تعیین هدف ، برنامه ریزی برای موفقیت

یکی از شاخص های قضاوت و شناخت انسان ها، بررسی اهداف و خواسته های آنان است. اهداف نمادهایی هستند که بیانگر مرتبه و درجه تکامل افراد است. لذت بخش ترین تجربه بشر در زندگی، دستیابی به اهداف مورد توجه وی و در نهایت کسب موفقیت در زمان معین است. دستیابی به موفقیت حتی در مورد اهداف به ظاهر کوچک مانند کسب سود مورد انتظار، طراحی و تولید محصولات جدید و یا حتی از بین بردن یک روش نادرست، باعث ایجاد رضایت خاطر، اعتماد به نفس و بالندگی در انسان می شود. آنچه در این میان از اهمیت بسیاری برخوردار است تعیین هدف است. برای رسیدن به موفقیت باید اهداف را از پیش تعیین کرد، در غیر این صورت آنچه به دست می آوریم فقط یک حادثه است و نه تنها قابل تکرار نیست بلکه اعتماد و رضایت خاطری هم نمی آفریند. استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۰۰ به ضرورت تعیین اهداف کیفیت تاکید کرده و در یکی از بندهای آن آمده است: «مدیریت رده بالا باید اطمینان یابد که اهداف کیفیت، به ویژه اهدافی که برای برآورده کردن الزامات و خواسته های محصول مورد نیاز هستند در بخش ها و سطوح مختلف درون سازمان تعیین شده اند. اهداف کیفیت باید قابل اندازه گیری بوده و با خط مشی همخوان باشند.»باید بدانیم که اهداف یک بخش ضروری از هدایت موفقیت آمیز کار است. تعیین اهداف عالی ما را قادر می سازد که فعالیت های مهم و مورد نیاز را انتخاب، طراحی و اجرا کنیم. باید توجه داشت زمانی را که برای برنامه ریزی رسیدن به اهداف صرف می کنید از دست نمی دهید بلکه سرمایه گذاری می کنید.
فرایند تعیین هدف در یک چرخه بهبود مستمر (Plan Do Check Act) PDCA انجام می گیرد که آن را در اینجا ملاحظه می کنید.
▪ فرایند هدف گذاری و اجرای آن در یک چرخه بهبود مستمر
ـ شناسایی نیازمندی ها، توانمندی ها، فرصت ها و تهدیدها- تعیین و تصویب اهداف در سازمان- تعریف شاخص های متناسب
ـ اجرای فرآیندها و فعالیت ها
ـ جمع آوری اطلاعات متناسب با شاخص ها- جمع بندی و تجزیه و تحلیل- نتیجه گیری حاصل از تحلیل
ـ تعریف اقدام و انجام آن- تعیین اثر بخشی اقدامات
● تعریف ها
در اینجا برای ورود به بحث «تعیین هدف» آشنایی با چند تعریف مورد نیاز است. در زبان انگلیسی واژه های مختلفی مانند Target، Objective، Goal، Mission وجود دارد که هر کدام بیانگر نوعی هدف از نظر ماهیت و زمان است. صاحبنظران، واژگان مربوط به تعیین هدف را چنین تعریف می کنند.
▪ هدف:
هدف یک خواسته دقیق و ملموس است که شما برای دستیابی به آن کوشش می کنید.
▪ ماموریت اصلی:
یک عبارت عام است که توسط آن راهکار کلی سازمان مشخص می شود. به بیانی دیگر ماموریت اصلی، قصدی است که اهداف کلی و جزیی را زیر نفوذ خود دارد.برای مثال شرکت نفت پارس در راستای استراتژی های پایدار کشور، به حفظ منافع ذینفعان، حضور در صنعت جهانی روانکارها و گسترش تنوع فعالیت ها با بهره گیری از تکنولوژی روز دنیا، تعالی منابع انسانی، ارتقای کیفی و کمّی محصولات تولیدی، صدور کالا و خدمات مهندسی، ارائه مشاوره های بین المللی و نقش آفرینی در تعیین استانداردهای جهانی در فعالیت های مورد نظر می اندیشد.
▪ اهداف کلی:
اهداف کلی، تکمیل کننده ماموریت اصلی هستند و اگر هیچ ماموریت اصلی و هیچ وظیفه و حس هدف داری در سازمان وجود نداشته باشد تعیین اهداف کلی مشکل است.
▪ اهداف جزیی:
اهداف جزیی را می توان، فوت و فن هایی برای رسیدن به اهداف کلی دانست. برای مثال اگر ماموریت شرکتی رسیدن به مقام بهترین تولید کننده خودرو در سطح جهان باشد استفاده از آخرین فناوری روز دنیا به عنوان یک هدف کلی و ایجاد راحتی و آسایش مشتری یا مصرف سوخت کمتر و غیره به عنوان هدف های جزیی مطرح می شوند. برای هر هدف می توان یک یا چند هدف جزیی تعیین کرد.
● تعیین اهداف
اهداف از ایده ها و خواست ها نشأت می گیرد. برای مثال یک خواسته می تواند این باشد که آنقدر درآمد داشته باشیم که بتوانیم یک خط تولید جدید برای شرکت، خریداری و راه اندازی کنیم. این خواسته می تواند سرچشمه اهدافی مانند افزایش فروش، افزایش سود و خرید خط تولید جدید باشد.محیط داخلی و خارجی سازمان در حال تغییر وتحول و دگرگونی است. بنابراین به طور پیوسته با فرصت ها و تهدیدهایی روبرو خواهیم بود که می توان از آن برای رسیدن به اهداف سازمانی به شیوه مناسب بهره برداری کرد.نکته مهم اینکه کسانی که در تحقق هدف ایفای نقش می کنند می بایست در تهیه و تنظیم اهداف نیز شرکت داشته باشند. فراهم آوردن زمینه مشارکت افراد باعث همکاری بیشتر، کسب حمایت و ایجاد حس تعهد در رسیدن به اهداف خواهد شد. فرایند تجزیه و تحلیل هدف، دارای سه مرحله است.
این سه مرحله عبارتند از:
۱) بحث (ارائه خواست ها، نیازها و قابلیت ها)،
۲) مصالحه (مبادله اطلاعات و توافق بر سر نحوه تحقق اهداف) و
۳) توافق (مرحله تکامل یافته مصالحه که در آن فوت و فن های مورد نیاز تعیین می شوند)
مهم ترین ماموریت و رسالت هر سازمان برطرف کردن نیازمندی طرف های ذینفع است که می بایست به طور مرتب تعیین و مورد بازنگری قرار گیرد.
به طور کلی اهداف در پنج بخش زیر تعریف می شوند:
- بهبود عملکرد کسب و کار: بازار و محیط جامعه و مشتریان مورد توجه قرار می گیرند.
- بهبود عملکرد محصول: تامین نیازهای مشتریان در اولویت قرار می گیرد.
- بهبود عملکرد فرایند: قابلیت، کارایی و اثربخشی فرایند را مورد توجه قرار می دهد.
- بهبود عملکرد سازمان: قابلیت، کارایی و اثربخشی سازمان و انعطاف پذیری در برابر تغییرات محیطی و نظایر آن را مورد توجه قرار می دهد.
- بهبود عملکرد کارکنان: مهارت، دانش، انگیزش و توانمندسازی نیروی انسانی را مورد توجه قرار می دهد.
● سلسله مراتب تعیین اهداف
به طور معمول اهداف به صورت آبشاری از بالا به پایین تعیین و اعلام می شوند. بالاترین رده اهداف، توسط هیأت مدیره سازمان براساس اطلاعات و نیازمندی های مشتریان، بازار، جامعه داخلی و جامعه جهانی، ماموریت اصلی (Mission) ، چشم انداز (Version) و آرمان ها یا اهداف کلان بلند مدت (Goal) تعیین می شوند. در مرحله بعد اهداف کیفیتی (Objective) توسط مدیریت ارشد و بر مبنای اهداف کلان یا آرمان ها تعیین شده و روش هایی مانند طوفان اندیشه ها (Brain Storming) تعیین می شوند.● ویژگی اهداف
هدفی را که بر می گزینید باید دارای۵ ویژگی باشد. اولین حرف هر یک از کلمات این۵ ویژگی را اگر با هم ترکیب کنیم به کلمه Smart به معنی هوشمند می رسیم. یعنی اگر هدفی را که انتخاب می کنید دارای ویژگی های زیر باشد به نحو هوشمندی کنترل امور را به دست خواهید گرفت. به عبارت دیگر سیستم عامل هوشمند جهان هستی، امکان اجرا شدن (Run) فرایند موفقیت را در صورتی می دهد که برنامه آن را به درستی نصب (Install) کرده باشیم.
▪ هدف باید مشخص باشد (Specified):
منظور این است که هدف نباید به صورت کلی و غیرشفاف بیان شود، یعنی باید به درستی بدانید چه پاسخی برای چه انتظاری وجود دارد و تصویر شفافی از آن در ذهن داشته باشید. همچنین باید بدانید هدف تحقق یافته چه آثاری برای شما و دیگران خواهد داشت و آیا این آثار ضرورت کافی داشته و انگیزه لازم را ایجاد می کند یا نه. مثلاً اینکه در سال آینده می خواهم پیشرفت کنم! چنین جمله کلی و مبهمی نمی تواند هیچگاه به عنوان یک هدف دنبال شود. بهتر است هدف را در قالب جملات مشخص و مثبت بیان کنید و اگر بتوانید تصویری از هدف تهیه کنید. توجه داشته باشید که برای هر چه بهتر به اجرا درآمدن هدف، باید برآنچه می خواهید تمرکز کنید، نه بر آنچه نمی خواهید. زیرا سیستم عامل جهان هستی انرژی های موجود در عالم را به طرف موضوعی که ذهن ما بر روی آن متمرکز است هدایت می کند.
▪ هدف باید قابل سنجش باشد (Measurable):
قضاوت دقیق در رابطه با میزان تحقق هر هدفی در گرو میزان اندازه گیری آن هدف است. قابلیت اندازه گیری برای اهداف، شاخص و معیاری ارائه می کند که با آن بتوان میزان تحقق هدف را اندازه گیری کرد.
ویژگی قابل سنجش بودن، منحصر به معنی کمّی بودن اهداف نیست، بلکه به این معنی است که هدف باید شاخصی برای تحقق داشته باشد تا بتوانیم فاصله خود را تا دستیابی کامل به هدف تعیین کنیم. بنابراین باید برای اهداف کمّی از شاخص های کمّی و برای اهداف کیفی از شاخص های کیفی استفاده کرد.
▪ هدف باید دست یافتنی باشد (Achievable):
اهدافی که انتخاب می کنید بایستی امکان پذیر باشند. درست است که اهداف باید در سطح بالاتری از شرایط فعلی قرار گرفته باشد اما حداقل باید برای خود ما امکان پذیر باشد. اگر دیگران هدف ما را غیرممکن بدانند به سیستم هوشمند ما خللی وارد نمی شود، اما خودمان باید به تحقق هدفمان ایمان داشته باشیم. چرا که اگر ایمان کافی به تحقق اهدافمان نداشته باشیم آنچه انتخاب کرده ایم یک آرزو محسوب می شود نه یک هدف. در ضمیر ناخودآگاه ما برای امور مختلف فایل های مختلفی تهیه و موضوعات در آن ذخیره می شود. ذخیره کردن هر موضوعی در هر فایلی نتایج خاص خود را به همراه دارد و اگر موضوعی که انتخاب می کنیم از نظر خودمان غیرممکن باشد، به طور اتوماتیک توسط ذهن در فایل آرزوها ذخیره می شود و چون در این فایل هیچ برنامه عملیاتی وجود ندارد در حد یک خاطره باقی می ماند.
▪ هدف باید واقعی و قابل افتخار باشد (Realistic) :
واقعی بودن هدف یعنی اینکه خیالی و توهمی نباشد. مثلاً تولید هزار دستگاه ماشین پرنده یا قبولی در رشته ای که در حال حاضر در کنکور وجود ندارد نمی تواند به عنوان هدف تلقی شود. البته به عنوان یک مخترع ساخت ماشین پرنده و یا به عنوان مسئول برنامه ریزی وزارت علوم، ایجاد یک رشته جدید می تواند هدف تلقی شود. همچنین هدف باید به گونه ای انتخاب شود که بتوان حتی قبل از تحقق به آن افتخار کرد.مثلاً تولید۱۰ هزار دستگاه ژیان نمی تواند هدف مناسبی برای یک شرکت بزرگ خودروسازی باشد.
▪ هدف باید دارای زمان باشد (Time bounded):
زمان، بخشی از هدف شماست و اهداف در صورتی که در زمان تعیین شده به انجام برسند مفهوم پیدا می کنند. فرض کنید در چهل سالگی صاحب دوچرخه شوید آیا این برای شما مفید خواهد بود؟ لازم نیست زمان هدف خود را پیش بینی کنید بلکه با توجه به ضرورتی که شناسایی می کنید خود هدف، زمان تحقق آن را هم تعیین می کند. بدون مشخص کردن زمان، امکان برنامه ریزی برای انجام فعالیت ها وجود نخواهد داشت. بعد از تعیین اهداف و کنترل Smart بودن آن باید حتماً اهداف را مکتوب کنیم. مکتوب کردن اهداف سبب می شود کلیه مطالب به صورت واضح مطرح شده و نتایج مورد انتظار مشخص شود. نوشتن اهداف به شما اطمینان می بخشد که همه عناصر و اجزا را در نظر گرفته اید. بهتر است اهداف را در دفترچه هایی با فرمت های مشخص شامل سرفصل های زیر مکتوب کنید.
- عنوان هدف (حتی المقدور در یک خط)
- منافع دستیابی
- منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف
- افرادی که باید در تحقق هدف همکاری کنند
- شاخص اندازه گیری
- طرح عملیات (Action Plan)
- نمودار گانت (Gant) برای کنترل مداوم پیشرفت برنامه و مقایسه آن با پیش بینی
در ضمن بهتر است برای هر هدف پرونده و فایل مجزایی تشکیل و کلیه مکاتبات، مدارک و ... را در درون آن نگهداری کنید.

منابع و ماخذ:
هدف و هدف گذاری لاری رویلارد، انتشارات سازمان بهره وری ملی ایران
سالنامه مدیریت زمان، دکتر سعید رجحان شرکت ساپکو
اهداف کیفیت از دیدگاه مدیریت، علیرضا شرکت رضوی ماهنامه کنترل کیفیت
نویسنده: تهیه و تدوین: سید علی میرشفیعی

منبع : ماهنامه نفت پارس