شیوه تنظیم اطلاعیه‌ها

اطلاعيه‌ها، اعلاميه‌ها، بيانيه‌ها و پيام‌ها مطالبى هستند که در ظاهر به‌صورت آماده در اختيار رسانه‌هاى خبرى قرار مى‌گيرند ولى نياز به گزينش و بازنويسى دارند.

هر روز ده‌ها اطلاعيه، بيانيه و نظاير (Publicity releases)، آن از طرف روابط عمومى سازمان‌ها و مؤسسه‌ها، احزاب و اداره‌هاى دولتى و خصوصى به روزنامه‌ها مى‌رسد که اگر تمامى آنها چاپ شود، احتمالاً چندين صفحه روزنامه را اشغال خواهد کرد. بسيارى از اين اطلاعيه‌ها براى فرستندگان آنان جنبه تبليغاتى دارد. به‌عنوان مثال، احزاب و جمعيت‌هاى سياسى يا غيرسياسى با انتشار بيانيه‌ها يا اطلاعيه‌ها‌ى گوناگون کوشش در جلب حمايت مردم به جمعيت خود را دارند، اما در اين ميان، اطلاعيه‌هائى هم منتشر مى‌‌شوند که براى مردم جنبه هشدار يا آگاهى دارد.

مثلاً وقتى وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکى در اطلاعيه‌اى شايعه شيوع يک بيمارى مسرى را در کشور تکذيب مى‌کند، مطالب اين اطلاعيه همه افراد جامعه را در برمى‌گيرد و براى اين وزارتخانه جنبه تبليغاتى ندارد.

انتخاب اطلاعيه‌ها

به‌طورکلى هرگونه مطلبى از قبيل اطلاعيه‌ها که به روزنامه مى‌رسد، ابتدا بايد به دقت خوانده شود. روزنامه‌ها معمولاً بيش از نيمى از اين‌گونه اطلاعيه‌ها را يا چاپ نمى‌کنند يا اگر چاپ کنند تنها به نوشتن خلاصه‌اى از آن اکتفاء مى‌کنند. يکى از دلايل اين امر اين است که اکثر اطلاعيه‌ها يا ارزش خبرى لازم را ندارند يا حاوى مطالب زائد هستند و تنها جاى خبرهاى مهمتر را مى‌گيرند. بنابراين در درجه اول، بايد اطلاعيه‌هائى را که داراى 'ارزش خبري' هستند از اطلاعيه‌هائى که ارزش خبرى لازم را ندارند، تفکيک کرد.

شيوه تنظيم اطلاعيه‌ها

خبرنويس پس از اينکه مشخص کرد اطلاعيه ارزش خبرى لازم را دارد، بايد آن را بخواند و از نظر خبرنويسى صلاح کند. در بسيارى از موارد، يک اطلاعيه پنج صفحه‌اى را مى‌توان در سه يا چهار پاراگراف خلاصه کرد و تنها مطلب خبرى آن را ارائه داد.

در تنظيم اطلاعيه‌هائى که ارزش خبرى لازم را دارند، مناسب‌ترين شيوه نگارش 'سبک هرم وارونه' است. خبرنويس بايد مطالبى را که اهميت و ارزش خبرى دارند از مطالب ديگر متمايز و مطالب مهم را با توجه به اصول نگارش به سبک هرم وارونه تنظيم کند يعنى چکيده مهم‌ترين مطلب را در ليد خبر قرار دهد و بقيه مطالب را هم با توجه به اهميت آنها از بالا به پائين تنظيم کند. بايد توجه داشت همان‌طور که خبرنويس بايد مطالب بى‌اهميت را حذف کند، در مواردى هم ممکن است اطلاعيه ناقص باشد. در اين‌گونه موارد، لازم است با ارسال‌کننده اطلاعيه تماس گرفت و اطلاعات لازم را براى نوشتن يک خبر جامع و کامل به‌دست آورد و چون تنظيم يک خبر، به عناصر خبر (که، کجا، کي، چه، چرا، چگون) توجه داشت. بايد ديد که آيا اطلاعيه به سؤال‌هاى عناصر خبر پاسخ داده است يا خير؟ در مواردى هم ممکن است احتياج به سابقه رويداد باشد که بايد از آرشيو کمک گرفت.

با وجود همه اينها، اطلاعيه‌هاى مطبوعاتى براى روزنامه‌ها يک منبع مهم اطلاعاتى محسوب مى‌شوند. روزنامه اگر به دلايل گوناگون اطلاعيه را چاپ نکند، حداقل مى‌داند که در يک حزب، جمعيت، سازمان، اداره، وزارتخانه و ديگر مراکز سياسى و غيرسياسى چه مى‌گذرد و در واقع يک منبع خبرى به‌شمار مى‌رود.