مکالمات تلفنی

در جوامع توسعه يافته، براى انجام کسب و کار، مکالمات تلفنى به‌طور فزاينده‌اى طرفدار پيدا مى‌کنند و اگر به‌طور صحيح به‌کار روند، مى‌توانند در اين زمينه مفيد باشند که يک وضعيت توسط آنها تشريح و در زمانى بسيار کوتاه، از يک مسافت طولانى توصيه يا دستورالعملى کسب شود. کارکنان بايد آموزش ببينند تا به‌طور مؤثرى از مکالمه‌هاى تلفنى استفاده کنند. با اين حال، هنگام آموزش بايد بر اين نکته تأکيد شود که آنچه در طى يک مکالمهٔ تلفنى گفته مى‌شود به‌طور دائم ثبت نمى‌شود و بايد بسيار دقت شود تا اطمينان به‌دست آيد که تمامى دستورالعمل‌هاى مشروحى که در طى يک مکالمه ارائه شده‌اند، به‌طور کامل مفهوم شده باشند. وقتى در طى يک مکالمه تلفني، دستورالعمل‌ەا يا تصميم‌هاى مهمى ارائه مى‌شوند، بايد به محض فراهم شدن امکان، متعاقباً به‌صورت کتبى تأئيد شوند. برخى افراد استعداد 'تفکر مستقل' ندارند و هميشه اين احتمال وجود دارد که در طى يک مکالمهٔ تلفني، ناگهان تصميمى اتخاذ يا توصيه‌اى ارائه کنند که ممکن است بعداً غيرعاقلانه به‌نظر رسد. اگر در خصوص هر کدام ازا ين نکات ترديدى وجود دارد، بهتر است از تصميم‌گيرى‌هاى مهم اجتناب و پس از بررسى بيشتر مطلب مورد نظر، ترتيبى براى تماس مجدد داده شود، يا در صورتى که دستورالعمل‌ها براى ارسال از طريق تلفن بسيار طولانى يا مشروح هستند، نامه‌اى ارسال شود.

اگر چه مکالمات تلفنى بايد هميشه به‌طرز مؤدبانه و دوستانه انجام پذيرد، ولى بايد از اين مسئله جلوگيرى شود که کارکنان، مکالمات را با احوال‌پرسى‌هاى طولانى هميشگى آغاز کنند. اين مکالمات را بايد بدون رنجاندن طرف مقابل، به کمترين حدى که براى او قبال قبول باشد، کاهش داد. در زمان‌هاى خاصى از روز، مکالمات تلفنى گران هستند و پرس و جوهاى طولانى راجع به حال و روز خويشاوندان دور پرهزينه است و احتمال دارد مانع از تماس فورى شخصى ديگر شود.

اهداف و مزيت‌هاى مکالمات تلفنى

اهداف اصلى و مزيت‌هاى مکالمات تلفنى به‌شرح زيرند:

- هدف از اين مکالمات شبيه به هدف از ديدارهاى ادارى است، در حالى که از زمان صرف شده براى مسافرت اجتناب مى‌شود.

- براى درخواست و دريافت سريع اطلاعاتى خاص سودمند هستند، مشروط بر آنکه انتقال صحيح اين اطلاعات از طريق صرف گفتار عملى باشد.

- روشى سريع به‌دست مى‌دهند تا بتوان تأثيرگذارى برنامه‌هاى راديوئى و تلويزيونى را در مواردى که اين برنامه‌ها کاربردى گسترده در فعاليت‌هاى ترويجى دارند، پيگيرى و ارزشيابى کرد.

- براى 'پى بردن به نظر' اشخاص در مورد يک پيشنهاد، پيش از اينکه آن پيشنهاد در نامه نوشته شود، سودمند هستند.

برخى عيب‌هاى مکالمات تلفنى که هميشه وجود دارند و بايد حتى‌الامکان آنها را جبران کرد، از اين قرارند:

- اگر چه تماس رو در رو امکان‌پذير نيست، ولى اگر فرستنده و گيرندهٔ پيام به قدر کافى با زبان و اصطلاحاتى که به‌کار مى‌برند آشنائى داشته باشند، تغيير در لحن صدا يا در گفتار ممکن است معناهاى ديگرى بر پيام بيفزايد.

- بسيارى از نواحى روستائى فاقد خدمات تلفنى کارآمد هستند و در برخى نواحي، افراد کمى به‌ خدمات تلفنى دسترسى دارند.

- برقرار کردن تماس‌ها ممکن است اندکى وقت‌گير باشد و شايد تلفن‌کننده در حالى که منتظر گرفتن خط است، پشت ميز خود معطل شود.

- برخورد بايد به‌هنگام پاسخگوئي، ممکن است به‌سوءاستفاده يا رنجش منجر شود.

- تلفن يک وسيلهٔ ارتباطى نسبتاً گران است.

- برخى از عامهٔ مردم شايد به استفاده از آن اعتماد نداشته باشند.