تخصیص بودجه

قيمت‌گذارى شبکه‌اى

يک مسئلهٔ بسيار پيچيده در مورد ديسک نوري، قيمت‌گذارى مجوزهاى مرکزى است که امکان دسترسى چندگانه به ديسک‌ها را فراهم مى‌نمايد. برخى ناشران و تأمين‌کنندگان به‌صورت رايگان اجازه مى‌دهند که ديسک‌هاى آنها شبکه‌اى گردد؛ ولى بيشتر آنها درخواست پرداخت اضافى مى‌کنند و از اينجا است که اشکالاتى پيش مى‌آيد. همان‌گونه که انتظار مى‌رود هيچ نوع استانداردى در خط‌مشى قيمت‌گذارى وجود ندارد و هر ناشر مبالغ متفاوتى را براى انواع مختلف دسترسى مقرر مى‌کند. اين تغيير و تبديلات بدين قرار هستند:

- تعداد کاربرانى که به ديسک نورى دسترسى دارند. مثلاً مرکز تحويل مدرک، يک نرخ مجوّز سالانه براى قيمت فهرست، به اضافهٔ ۵۰ درصد براى شبکه‌اى کردن خدمات خبررسانى جارى اينسايد اينفورميشين (Inside Information) براى ۲ تا ۱۲ کاربر پرداخت مى‌کند. نرخ براى افزون بر ۱۳ کاربر، ۱۰۰ درصد قيمت فهرست است. اگرچه بسيارى از تأمين‌کنندگان، محاسبه را بيشتر براساس تعداد کاربران هم‌زمان انجام مى‌دهند تا تعداد پايانه‌هاى شبکه‌شده؛ چرا که برخى از آنها ممکن است گهگاه به ديسک نورى دسترسى برقرار کنند. نرخ‌هاى شبکهٔ سيلور پلاتر در پله‌هاى سه‌تائى افزايش مى‌يابد؛ اين نرخ با ۴ - ۲ کاربر هم‌زمان شروع مى‌شود و به ۲۱ کاربر و بيشتر مى‌رسد.

- وسعت جغرافيائى شبکه: آيا استفاده از شبکه به يک ساختمان، يک پايگاه، يا يک مؤسسه در چند محل جدا از هم محدود مى‌گردد؟ در اين صورت، مسئله اين است که شايد کاربران بخواهند وقتى که در خانه کار مى‌کنند با شبکه ارتباط داشته باشند. شايد يک ناشر اجازهٔ استفادهٔ شبکه‌اى را براى يک پايگاه، رايگان منظور کند، اما براى دسترسى از چندين پايگاه، مبالغى را محاسبه کند. محاسبات تأمين‌کنندهٔ ديگر ممکن است بستگى به فاصلهٔ بين پايگاه‌ها داشته باشد - مثلاً دو پايگاه که بيش از ۳۰ کيلومتر با هم فاصله دارند ممکن است به‌عنوان دو سازمان مختلف محسوب شوند.

گاهى هزينهٔ شبکه کردن بسيار زياد است، به‌نحوى که ممکن است به‌جاى آن، خريد دو نسخه از يک ديسک، اقتصادى‌تر باشد. چنانچه هزينه سنگين باشد، راه ديگر - به استثناء مواردى که ديسک‌ها قديمى هستند و بايد به ناشر برگردانده يا نابود شوند - عبارت است از مبادلهٔ نسخه‌هاى جديد با مراکز خدماتى ديگر. اگرچه از ديد بى‌طرفانه لازم است اين نکته براى کاربران روشن شود که آنها به روزآمدترين اطلاعات موجود دسترسى پيدا نمى‌کنند.

تخصيص بودجه

در هر نوع بودجه و خدمات، تصميم‌گيرى‌ها بايد مبتنى بر چگونگى منابع مالى تخصيص‌يافته انجام شود. بايد بين درخواست‌هاى هم‌پايهٔ حوزه‌هاى موضوعى مختلف، بين انواع مختلف منابع نظير کتاب‌ها، ادوارى‌ها و مواد ديدارى - شنيداري، و نيز بين اطلاعات با قالب چاپى و الکترونيکى يک توازن برقرار شود. در يک مرکز کوچک با بودجهٔ محدود، اين تصميمات ممکن است در هنگام نياز گرفته شوند و از نياز به تعيين پيشاپيش چگونگى تقسيم بودجه اجتناب شود. در سازمان‌هاى بزرگتر، عموماً تقسيم‌بندى بودجه هنگامى انجام مى‌شود که منابع مالى در شروع سال مالى تحويل مى‌شوند.

تعدادى از عواملى که بايد در هنگام تخصيص بودجه در نظر گرفت عبارتند از:

- تجربهٔ قبلي، شاخص مفيدى براى نيازهاى آينده است - هر چند مصون از خطا نيست؛ مثلاً اگر براى پوشش هزينه‌‌هاى کاوش درون‌خطى در سال مالى قبلي، ۱۰۰۰ پوند کافى بوده، بودجه بايد براى ۱۲ ماه بعدى احتمالاً به ميزان کمى افزايش يابد.

- سطح تقاضا براى انواع مدرک يا حوزهٔ موضوعى خاص؛ مثلاً وقتى تعداد زيادى درخواست براى اطلاعات پيشه‌گانى وجود دارد، بايد بودجهٔ بيشترى براى فهرست راهنما و پايگاه‌هاى اطلاعاتى مالى به‌کار گرفت.

- نياز به ايجاد يا نگهدارى مجموعه‌هاى خاص، نظير يک بخش مشاغل يا خدمات اطلاع‌رسانى جامعه که به‌وسيلهٔ بسيارى از کتابخانه‌هاى عمومى ارائه مى‌شود؛ حفظ روزآمدى چنين مجموعه‌هائى به معناى تدارک پول کافى براى خريد فهرست راهنماهاى جديد، انتشارات دولتى نظير قوانين مجلس، و نظاير آن مى‌باشد.

- نياز به جلوگيرى از هزينه‌ کردن در يک حوزهٔ خاص يا نوع ويژه‌اى از مدارک؛ در بسيارى از کتابخانه‌هاى علمى - پژوهشي، يک قانون عام تجربى عبارت است از پاى‌بندى به هزينه کردن حداکثر ۶۰ درصد کل بودجهٔ مواد براى مجلات علمى و فنى - که با وجود افزايش قيمت‌ها که در چند سال گذشته رخ داده، کار ساده‌اى نيست.

- نياز به حفظ توازن بين بخش‌ها و تمايلات مختلف، مثلاً در ارتباط با هزينهٔ ديسک‌هاى نوري، پخش کردن منابع به‌صورتى حتى‌الامکان مساوى در بين حوزه‌‌هاى موضوعى - به‌منظور تضمين اين نکته که با تمامى بخش‌ها منصفانه رفتار مى‌شود - لازم است.