ماهیت خدمات

برگزاری سمینارها و کنفرانس‌ها

جلسه‌‏ها،‌ کنگره‌‌‌ها، کنفرانس‌ها و سمینارهائی که در یک هتل برگزار می‏شود هنگامی از نظر تجارتی مفید خواهند بود که هتلداران از چگونگی برگزاری این مراسم اطلاع کافی داشته باشند، ویژگی‌های اصلی و مسائل حاشیه‏ای آن مراسم برای آنها دانسته باشد و عوامل عمده و شایان توجه مربوط به پروژه ساختمانی هتل را هنگام بنیان‏گذاری رعایت کرده باشند تا امکان برگزاری این نشست‌ها را از قبل در هتل خود فراهم کرده باشند. سمینار (Seminar) به این معنی نیست که یک نفرسخنرانی کند هریک از شرکت کننده‌ها مستقلاً تحقیق و مطالعه می‌کنند و نتیجه آن را در جلسه عمومی به دیگران گزارش می‌دهد به همین علت نشست‌های که به منظور مبادله اطلاعات و یادگیری نکات تازه از یکدیگر تشکیل می‌شود را سمینار می‌گویند.

کنفرانس (Conference) به معنی نشست‌های بزرگ که در آن شرکت کنندگان نظرها و عقاید خود را درباره مسائل و مشکلات مهم عنوان می‌کنند یا به کمک هم به راه حل و سیاست اجرای واحدی در قبال مسائل جدید می‌رسند مثل کنفرانس‌های پزشکی، مهندسی و . . .

کنگره (Congress) به اجتماعی از سران یا متخصصین یا دانشمندان، اندیشمندان گفته می‌شود که هر شرکت‌کننده به نمایندگی از کشوری، یا دولتی آمده باشد تا به بحث و گفتگو و تصمیم‌گیری پیرامون مسایل خاصی صحبت و تشریک مساعی کنند. به طور مثال کنگره اقتصاددانان، کنگره بین‌المللی روان‌شناسان و . . . سمپوزیوم (Symposium) به مهمانی‌های بعد از یک ضیافت شام گفته می‌شود که در آن سخنرانان متعدد نظرهای کوتاه خود را درباره موضوع‌های مختلف ارائه می‌کنند و آزادانه به عقاید خود می‌پردازند و در آن از هر دری سخن می‌راننده و با خواندن شعر و موسیقی و صحبت همراه است.

برای اینکه به یک اجتماع و نشست یکی از این چهار عنوان را بدهیم باید ملاحظه کنیم که هدف، موضوع و نحوه ارائه، مبادله، یا تضارب فکر در گرد‌همائی ما چیست و با کدام یک از تعاریف فوق همخوانی دارد.

در زمینهٔ اقتصادی لازم خواهد بود تا ترکیبی از راندمان‌های بالا در فعالیت‌های مختلف به حاصل آمده باشد تا بتوان میزان فروش به دست آمده را مناسب و قابل توجه دانست و برای دست‏یابی به یک موفقیت اقتصادی در این زمینه باید که امکاناتی متناسب با این برنامه‏ها را در هتل و پیش از آغاز چنین مراسمی تهیه و آماده گردد. نکات مهم و بنیادین لازم را که باید پیش از برگزاری این جلسه‏ها در زمینه شکل دادن به محیط و ساختمان هتل در نظر داشت و آن را به اجرا گذاشت به هشت مورد می‏توان تقسیم‏بندی نمود:

۱. محل و مکان هتل یا سالن‏ برگزاری این مراسم باید مناسب باشد.

۲. موقعیت اجتماعی و شهری ساختمان هتل مناسبت داشته باشد.

۳. سالن یا سالن‌های کنگره با دیگر قسمت‌های آن ارتباط مناسب داشته باشد.

۴. تقسیم‏بندی فضای سالن براساس هدف‌های ویژه انجام گرفته باشد.

۵. برای انجام کارهای جانبی نظیر، نمایش فیلم و اسلاید، فضا و مکان مخصوص تعبیه شود. همچنین برای برگزاری نمایشگاه‌ها دیوارهای ثابت و متحرک درنظر بگیرند و به منظور پذیرائی از میهمانان در حالت ایستاده و نشسته پیش فضاهائی آماده شده باشد.

۶. پوشاندن و آماده سازی قسمت‌های معین و مختلف سالن‌ها با کف‏پوش‌های مناسب نظیر موکت و غیره و برای دیوارها نیز نصب کاغذ دیواری یا رنگ‏آمیزی دیوارها به طوری که رنگ به کار رفته با رنگ پرده‏ها مبلمان و تابلوهای نقاشی تطبیق کند.

۷. نصب و آماده‏سازی تجهیزات تکنولوژیک مناسب و کارآمد نظیر: بلندگو، آمپلی فایر، میکروفن، ویدئو و پخش صدا به طور شنوا، ملایم و صاف.

۸. آماده‏سازی امکانات تفریح و آسایش برای مدت زمان استراحت شرکت‌کنندگان در سمینار.

خدماتی که در این گونه مراسم عرضه می‏شود بایستی از هر حیث کامل و دور از انتقاد باشد و علاوه بر آنچه یاد کردیم باید از وجود پرسنل آموزش دیده برای برگزاری این جلسات و یا عرضه غذا و پذیرائی دیگر استفاده شود.

می‏دانیم که از چند دهه گذشته ایجاد تغییرات در زمینه‏های علمی، تکنولوژیک، اقتصادی و دیگر شاخه‏های فکری و پژوهشی انسان با سرعت وصف‏ناشدنی صورت گرفته است و نیازمندی انسان‌ها برای آشنائی و کاربرد این تغییرها و پیشرفت روزافزون می‏گردد. یکی از شیوه‏هائی که به کمک آن می‏توان این پیشرفت‌ها را به آگاهی دیگران رسانید و همچنین می‏توان بر این موفقیت‌ها اطلاع حاصل کرد همین برگزاری سمینارها و کنفرانس‌های پژوهشی و علمی است. کنگره‏های تحقیقاتی و دوره‏های آموزشی کوتاه و درازمدت نیز می‏توانند بسیار مفید باشند. به همین دلیل است که در حال حاظر در هر گوشه و کنار شهرها و کشورهای مختلف به تعداد نامعلومی روزانه کنفرانس‌ها و سمینارهائی برگزار می‏شود و این مراسم هر روز بیش از روز پیش توسعه می‏یابد و شرکت‎کنندگان آنها را دانشمندان و متخصصین برجسته و اندیشمندان کم‏نظیر تشکیل می‏دهند.

جالب این است که تا همین چند سال پیش دارندگان هتل در خارج از کشور برای برگزاری این گونه مراسم در هتل خود چندان شوق و رغبتی نشان نمی‏دادند، ولی امروزه سمینارهای متعدد با شرکت مدیران هتل‌ها و به منظور دست‏یابی بر دانش بیشتر برگزار می‏گردد تا آنها نیز بتوانند در زمینه کاربرد تکنولوژی نوین در هتل‌ها اطلاع کافی به دست آورند. به طور کلی، آنها که به این بخش از فعالیت‌های ویژه می‏پردازند و واحدهای موجود در هتل خود را به دستگاه‌ها و سیستم‌های فنی مدرن و پیشرفته مجهز می‏نمایند در آغاز خود را مقابل یک بازار گسترده و بسیار عظیم مشاهده می‏کنند که یافتن خویش و دست و پاکردن جائی مناسب که تسلط بر این بازار به تبلیغات وسیع و برنامه‏ریزی خردمندانه و بودجه‏ای کلان میسر می‏گردد و اجرای روش‌هائی از گونه‏‎های زیر خواهد توانست در این زمینه‏ها سودمند باشد:

۱. ارسال مراسله‏های خصوصی برای شرکت‏کنندگان و علاقه‌مندان سمینارها.

۲. پیشنهاد و تعیین قیمت‌های تخفیف یافته به منظور جلب و فراخوانی مشتریان بیشتر.

۳. فرستادن فرم‌های چاپ شده تبلیغاتی برای مشتریان و طرفداران شرکت در سمینارها و معرفی انواع فعالیت‌ها و خدماتی که در طول برگزاری سمینار عرضه خواهد گردید از قبیل نمایش فیلم، اسلاید، ویدئو و غیره.

قیمت‌هائی که شامل تخفیف گردیده‏اند باید شامل خدمات و غذا نیز گردد. واضح است با این تخفیف‌ها صاحب هتل مجموعه‏ای از خدمات و غذای ارائه شده را به معرض فروش می‏گذارد. ارائه مواد غذائی صبحانه در این مواقع را می‏توان به صورت بوفه آزاد که هرکس می‏تواند به دلخواه و با استفاده از انواع آب‏ میوه، پنیر، کره، تخم‏مرغ، کالباس، میوه‏ها، چای یا قهوه از خود پذیرائی کند. درخلال سمینار هم برای رفع خستگی یا تشنگی شرکت‌کنندگان و پیش از ظهر می‏توان علاوه بر چای یا قهوه بیسکویت یا ساندویچ کوچک نیز عرضه کرد. ناهار را نیز ممکن است منوی کامل سه مرحله‏ای با نوشابه ارائه نمود و بعد از ظهر و هنگام استراحت علاوه بر چای یا قهوه می‏توان شیرینی یا کیک نیز ارائه کرد.

ماهیت خدمات

در این موارد لازم است که شرکت‏کنندگان در سمینار را در اتاق‌های انفرادی مجهز به حمام، دوش، دستشوئی، رادیو، تلفن و همچنین قلم و کاغذ برای یادداشت مسکن داد. برای مسئولین کنفرانس‌ها نیز باید اتاق‌های رایگان به عنوان دفتر کار آنها در نظر گرفت و برای تمام مدعوین نیز باید که سالن کنفرانس به صورت تمام وقت در اختیار باشد. به طور خلاصه باید در این موارد علاوه بر آنچه یاد کردیم به نکات زیر نیز توجه شود:

۱. تهیه کارت پستال‌های تجارتی – که با کاربرد صحیح این شیوه‏های تبلیغی، کار فروش نیز رونق خواهد گرفت.

۲. رعایت قیمتهای عادلانه و تخفیف یافته.

۳. آماده‏سازی خدمات تلکس یا فکس، تلفن ، اینترنت و ایمیل برای استفاده مدعوین و خبرنگاران.

۴. آماده کردن استخر شنا و حمام و سونا.

۵. تجهیز یک سالن به میکروفن‌های متعدد و دستگاه فتوکپی.

۶. آماده‏سازی و حضور ماشین‏نویس و تایپ‌کننده.

۷. آماده‏سازی سیستم (ترجمه همزمان) که بتوانند سخنرانی‌ها را به موقع خود ترجمه و به استحضار شرکت‎کنندگان برسانند.

۸. تهیه و آماده‏سازی نقشهٔ جامع شهر و معرفی نقاط دیدنی و تفریحی آن.

بار دیگر یادآور می‏شویم که هتل محل برگزاری این سمینارها باید در مکانی آرام و دارای فضای سبز و مناسب باشد تا شرکت‌کنندگان بتوانند برای رفع خستگی در آنجا به گردش بپردازند. با شیوه‏هائی که بیان گردید شرکت‏کنندگان در سمینارهای پژوهشی خواهند توانست افکار و اندیشه‏های سازنده و ابتکاری خود را متمرکز سازند و به بهترین نحو نتیجهٔ تحقیقات خود را عرضه نمایند و از دانش‌های ارائه شده بهره‏مند شوند و این واقعیت را می‏توان با رعایت نکات فوق ضمانت کرد.

ممکن است دارندگان بعضی هتل‌های معمولی نیز مایل باشند که سمینارهائی در هتل خود برگزار نمایند. در این صورت لازم است که ابتدا سالن‌های ویژه برگزاری کنفرانس‌ها و خدمات مناسب آن را در نظر بگیرند. محیطی آرام و دلگشا ایجاد نمایند و آن‌گاه عوامل دیگری را که پیش از این یاد کردیم و به عنوان تضمین‌کنندهٔ موفقیت شناختیم فراهم نمایند.

باید گفت که در این بخش تجاری شانس موفقیت از آن کسانی خواهد بود که مراکز برگزاری سمینار آنها دارای سالن‌های بزرگ و مجهز به سیستم‌های مورد نیاز و از نوع مدرن آن باشند و به علاوه اتاق‌ها و سرویس‌های خدماتی آنها با معیارها و استانداردهای بین‏المللی منطبق و سازگار باشد. برای بعضی از هتل‌هائی که از نظر جغرافیائی موقعیت خاص لازم را دارند تجارت با شیوهٔ برگزاری کنفرانس‌ها و سمینارها می‏تواند منبع درآمد مناسبی به حساب آید و به ویژه در مواقعی که میهمانان کمتری به هتل مراجعه می‏نمایند این امر از اهمیت عمده برخوردار است. شرکت‌ها و مؤسسه‏هائی که به منظور بازآموزی یا آموزش کارکنان و کارمندان خود به برگزاری دوره‏های ویژه اقدام می‏کنند تمایل دارند که همهٔ شرکت‌کنندگان در یک محل اجتماع نمایند و در این موقعیت امکاناتی از قبیل وسایل رفاهی هتل یا متل‌ها، استخر شنا، حمام سونا، پارکینگ، غذا و دیگر فروش‌هائی که با رعایت موازین مقرر انجام شود تجارتی سودآور خواهد بود.

هنگام ساختمان و بنای بسیاری از سالن‌های کنفرانس این موضوع مهم از یاد می‏‎رود که قسمتی از سالن را به محل یا جایگاه خبرنگاران اختصاص دهند، به طوری که از همان‌جا بتوانند با استفاه از تلکس، فکس یا تلفن یا ایمیل با مراکز خود تماس برقرار کنند. جایگاه مخصوص خبرنگاران باید از سالن کنفرانس مجزا و در عین حال بر آن مسلط باشد. این ضرورت برای قسمت ترجمهٔ همزمان به زبان‌های خارجی نیز وجود دارد. در سالن‌های کنفرانس بهتر است از میکروفن‌های بی‏سیم استفاده نمود تا سیم‌های متصل به آنها مزاحم رفت و آمد شرکت‏کنندگان نباشد.