انتخاب نرم‌افزار با توجه به سیستم گردش کار ـ نصب

خرید سیستم کامپیوتری برای هتل وظیفه ساده‌ای نیست امروزه وجود انواع مختلف از این سیستم‌ها به علاوه دشواری فرآیند خرید و نصب آنها به دو طریق محلی یا بین‌المللی این مسئله را بیش از پیش پیچیده کرده است و به علت عدم آشنائی مدیران با سیستم گردش کار هتل اکثراً نرم‌افزار درستی انتخاب نمی‌کنند و کنترل‌های ضروری را نمی‌توانند داشته باشند. اکثر این سیستم‌ها به صورت کلی و با مقدار زیادی تفاوت در بیشتر هتل‌ها مورد استفاده هستند علاوه بر این بخش‌هائی برای راحتی مسافران در نظر گرفته شده است، مدیریت هتل باید به نرم‌افزارهای مختلفی که برای اداره این بخش‌ها می‌تواند مورد استفاده باشد نیز بیندیشد برای شناخت این نرم‌افزارها باید هم به عملکرد کنونی آنها و هم به دورنمای امکاناتی که با استفاده از آنها برای هتل ایجاد می‌گردد توجه کرد و به این دلیل که سیستم‌های موجود و مورد استفاده در هتل‌ها بسیار متنوع می‌باشد، قدم بعدی شناخت نیازمندی‌های خاص هر هتل می‌باشد.

برای آگاهی از این مسئله بهترین گام برای شروع تجزیه و تحلیل عملکرد سیستم‌هائی که هم‌ اکنون در هتل وجود دارد و اینکه به کدامیک از انتظارات ما جواب نمی‌دهد و نیز چه امتیازاتی را دارا نمی‌باشند. مقدار کار سیستم‌های کامپیوتری در هتل‌ها بستگی به اندازه هتل و میزان عملکرد مورد انتظار متصدی کامپیوتر است. در هتل‌هائی که به‌صورت زنجیره‌ای کار می‌کنند باید سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مشابهی مورد استفاده قرار گیرد. یکی از عمده‌ترین انتظارات هتلداران، امکانات و سرویس‌دهی پس از نصب است. اهمیت این موضوع هنگامی که ما هم از سیستم‌های کامپیوتری محلی و هم به صورت اتصالات جهانی استفاده می‌کنیم دو چندان می‌شود بنابراین خرید هر نوع کامپیوتری باید با درنظرگرفتن امکانات پس از فروش صورت گیرد. این امکانات شامل تعمیر سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتر، آموزش برنامه‌های کامپیوتری و امکان ارتقاء کامپیوتر و سایرخدمات است و موارد بسیاری وجود دارد که برای پاسخگوئی به انتظارات موردنظر هتلدارن باید تسهیلات پس از فروش بیشتر مورد توجه قرارگیرد.

افرادی که با سیستم‌های کامپیوتری محلی کار می‌کنند و مسئول تعمیر و نگهداری آن می‌باشند می‌بایست آگاهی و مهارت لازم را داشته، تغییرات و تعمیرات مورد نیاز را در محل انجام داده در انتها نتایج کارشناسان را به صورت اسناد کتبی ارائه دهند و فروشندگان این سیستم‌ها باید چنین افرادی را که تأمین‌کننده تسهیلات در محل خود هتل می‌باشند را در اختیار داشته باشند. فروشندگان باید تسهیلات پس از فروش را نه تنها برای سخت‌‌افزار بلکه همچنین برای نرم‌افزارهای کامپیوتری نیز فراهم آورند پس از نصب سیستم، مسئولان هتل می‌بایست کارمندان آموزش دیده در اختیار بگیرند و از بر‌آورده شدن انتظارات و اهداف مورد نظرشان از سیستم کامپیوتری مطمئن گردند.

مسئولین هتل باید یک فرد خاص را به عنوان مسئول گروه کامپیوتر منصوب کنند. در برخی از هتل‌های زنجیره‌ای، در هر هتل یک فرد مدیریت سیستم را برعهده دارد درصورتی که در برخی دیگر مدیریت سیستم‌های چندین هتل را تنها یک نفر عهده‌دار می‌باشد. مدیریت سیستم باید مسئول پاسخگوئی به سواالات مر بوط به این بخش باشد. تعداد افرادی که می‌توانند در ارتباط باشند متغیر است اما مدیریت سیستم و پرسنل شب کار باید آشنائی کامل و دقیقی نسبت به آن داشته باشند و در برخی موارد به دلایل امنیتی این افراد باید تنها کسانی باشند که به تمام جزئیات سیستم آشنائی دارند هیچ فرد دیگری نباید توانائی و دسترسی به آن را داشته باشد سرانجام بهتر این است که بخش‌های Front Office و Back Office تحت سیستم کامپیوتری یکسانی قرار داشته باشد.

نکته دیگری که موقع خرید نرم‌افزار نباید فراموش کرد چنانچه نرم‌افزار کامپیوتر بدون نام و نشان برای سیستم گردش کار انتخاب کنند کنترل‌های ضروری روی امور مالی و گزارشات مدیریتی و کنترل‌های لازم روی عملکردها نمی‌توانند داشته باشند اغلب نرم‌افزارهای سیستم‌های کامپیوتری هتل‌ها به دلیل اینکه تحلیل‌گر مطلع و متخصص هتلداری نداشته‌اند در برنامه‌های نوشته شده نکات بسیار مهم هتلداری را پیش‌بینی نکرده‌اند و به هیچ عنوان تائید نمی‌شود و بود و نبود آنها تفاوت چندانی ندارد اینگونه نرم‌افزارها باید با حضور فیزیکی کنترل‌های ضروری و لازم هتل انجام شود متأسفانه توسط فامیل یا سازندگان هتل یا فروشندگان نرم‌افزار که هیچ نخصصی در امور مدیریت هتلداری و سیستم گردش کار هتل ندارند پیشنهاد می‌شود و به دلیل اینکه مدیران هتل یا مالکین یا تصمیم‌‌گیرندگان که اغلب اطلاعات درستی از امور گردش کار هتل و آشنائی با کامپیوتر ندارند بدون توجه حتی بدون اینکه بدانند چه کسی سیستم را تحلیل کرده چه بسا تحلیل‌گر بی‌اطلاع‌تر از تصمیم‌گیرندگان بوده با قیمت‌های گزاف خریداری می‌کنند که ای کاش چنین خریدی نمی‌کردند و باعث تعجب است این خرید اشتباه را به همکاران دیگر نیز پیشنهاد می‌کنند با اطمینان می‌گویم بسیاری از مدیران هتل با سال‌ها تجربه نتوانسته‌اند انتخاب درستی داشته باشند به همین دلیل با وجود داشتن این‌گونه نرم‌افزارها گزارشات بسیار ضروری و لازم را نمی‌توانند از سیستم داشته باشند مدیران مجبور هستند بسیاری از کنترل‌ها را با حضور فیزیکی انجام دهند.

انتخاب نرم‌افزار برای هتل بسیار پیچیده می‌باشد نرم‌افزار و سخت‌افزار هتلداری را می‌بایست پس از بازدید از معماری ساختمان و دسترسی‌ها و فاصله‌ها و نیازها و پیش‌بینی آنچه ممکن است اتفاق بیافتد و مشخص کردن سیستم و گردش کار بخش‌های هتل و ارتباط بخش‌ها، انتخاب کنند با اطمینان می‌گویم کسی که این مهم را به عهده می‌گیرد باید به کلیه امور هتلداری آشنا و به امور مالی هتل کاملاً تبحر داشته باشد و سیستم و گردش کار تمام بخش‌های هتل را با جزئیات آن به خوبی و کامل بداند و دارای مدرک معتبر هتلداری باشد یاحداقل چندین سال در اداره کردن هتل بزرگی تجربه کافی داشته و با کامپیوتر (سخت‌افزار و نرم‌افزار) و شبکه LAN آشنائی کامل داشته باشد تا بتواند انتخاب درستی انجام دهد لازم و ضروری است چنانچه شخص مورد‌اعتماد و صاحب نظری برای انتخاب نرم‌افزار ندارند حتماً موقع خرید یا بستن قرارداد برای نصب سیستم نرم‌افزار سئوال شود نام تحلیل‌گر سیستم نرم‌افزار هتلداری چه کسی بوده است؟

آیا این تحلیل‌گر اطلاعات لازم را داشته؟ آیا چنین نامی شناخته شده است؟ این شخص چقدر اطلاعات یا تجربه هتلی داشته؟ که به برنامه‌نویس منتقل نموده که این نرم‌افزار وارد بازار شده درغیر این‌صورت نرم‌افزار بدون نام نشان خریداری کرده‌اند که به صرفه صلاح هتل نیست ارزش و اعتبار چنین نرم‌افزارهائی درست مثل این است که تعمیرکار اتومبیل کتاب تخصصی هتلداری بنویسد یا بالعکس.

در زمان خرید ابتدا هدف از خرید باید مشخص شود آیا هدف از خرید نرم‌افزار فقط ثبت دستی اطلاعات میهمانان و نگهداری صورت‌حساب‌های آنان می‌باشد (همانند یک زونکن دستی) یا از خرید علاوه بر اهداف فوق اهداف عالی‌تری همچون اشراف مدیران بر عملکرد اپراتورهای نرم‌افزار و تعیین افراد خاطی از ضوابط هتل احساس می‌شود و نیز مدیران را می‌بایست از حضور دائمی در هتل آزاد نماید. یعنی بدون حضور مدیر هتل فقط با تهیه یک نرم‌افزار بتواند به جای مدیر اعمال قانون نموده و ضوابط و قوانینی که مدیر در سیستم اعمال کرده و اپراتور موظف به اعمال این قوانین می‌باشد بتواند تضمین‌های لازم و کافی به مدیریت بدهد و از طرف دیگر کلیه تسهیلاتی که یک اپراتور در برخورد با میهمان نیاز دارد در اختیار وی قرار بدهد یعنی امکانات جاری سیستمی نباید در اختیار فرد خاصی قرار بگیرد این ترکیب دوگانه یعنی اعمال تسهیلات به کاربر و کنترل وی موردی‌ است که به راحتی نمی‌توان بدان دست یافت.