سیستم کامپیوتری

در سیستم کامپیوتری نیاز نیست که آن‌گونه انجام دهند زیرا در سیستم کامپیوتری طوری طراحی شده که به طور اتومات بسیاری از کارهای ضروری در ارتباط با کنترل‌ها در سیستم پیش‌بینی شده و انجام می‌شود.

نوشتن یا حذف نکردن بسیاری از مطالب یا فرم‌های دستی از کتاب اصول یا تکنیک هتلداری به دلیل اهمیت آنها که باید مدیران هتل با سیتسم گردش کار هتل کاملاً اشنا باشند تا بتوانند هتل را اداره کنند و چنانچه سیستم گردش کار هتل را ندانند اطمینان داشته باشید که از بیشتر گزارش‌های کامپیوتری سر در نخواهد اورد و نمی‌توانند کنترل درستی از بخش‌ها یا ادره بخش‌ها را انجام دهند و باید طرز به کار افتان تمام فرم‌ها را کاملاً بدانید و هیچ کدام را بی‌اهمیت ندانید اگر تمام فرم‌ها را آموختید سیستم کنترل تمام بخش‌ها را می‌دانید البته نباید فرم‌ها را که نشان از گردش کار است چنانچه اشتباه بیاموزید بسیاری از کنترل‌ها را نمی‌توانید داشته باشید و اگر درست بیاموزید برابر است با سال‌ها تجربه در مدیریت هتلداری.

درست مثل اینکه اگر از خواندن نقشه سر نیاورید نمی‌توانید با اتوکد کار کنید یا اگر با اتوکد نقشه ساختمانی را کشیده باشند شما نمی‌توانید این نقشه را بخوانید باید ابتدا نقشه‌خوانی را بدانید تا از اتوکد سر در بیاورید اکنون برای هر کنترلی در هتل سیستم‌های بسیار پیش رفته موجود دارد که بستگی به نیاز می‌توان از آنها استفاده کرد و بدون حضور فیزیکی می‌توان از هر قسمت هتل یا رستوران یا آشپزخانه را از راه دور شنید و مشاهده و کنترل کرد بیشتر مباحث عنوان شده مربوط به سیستم گردش کار که در این کتاب آمده در سیستم نرم‌افزار هتلداری پیش‌بینی شده است.

اموال، رسپشن، خانه‌داری، کاست کنترل، جسابداری حقوق دستمزد، اضافه‌کاری رستوران، انبار، کنترل کاربران، کارکرد گارسن‌ها، تدارکات، کشیر، مهندسی، رزرو فروش اتاق، جشن‌ها و . . .

چنانچه بخواهیم در مورد نرم‌افزار هتلداری سیستم کامپیوتری توضیح دهیم خود به تنهائی کتابی خواهد شد از آنجائی که نرم‌افزارها و ارتباط بین آنها بستگی تامی به اهداف مورد استفاده که همان سیستم و گردش کار کلیه بخش‌های هتل و ارتباط بخش‌ها با یکدیگر جهت ارائه خدمات و کنترل‌های ضروری و به جریان‌افتادن کارها دارد در نتیجه قبل از شناخت کامل از جریان گردش کار هتل، مفاهیم و قوانین متربط به آن نمی‌توان از ارتباط بین این نرم‌افزارها به راحتی سخن گفت و نیز از اهدافی که این نرم‌افزار‌ها بر اساس آن طراحی شده‌اند فقط با داشتن تخصص و اطلاعات لازم در کلیه امور هتلداری که به چه دلایلی اینگونه طراحی شده و نیز آشنائی کامل با چرخه‌کاری هتل از ورود تا خروج میهمان و کنترل‌های ضروری برای مدیریت هتل و نیازهای میهمان باید اشراف کاملی داشت تا نسبت به تهیه نرم‌افزار و ویژیگی‌های آن اظهار نظر و انتخاب کرد.

هرقدر امر ترویج هتل داری اهمیت بیشتری می‌یابد، وسایل اداره‌کردن هتل‌ها نیز ازهر قبیل تازه‌تر و مدرن‌تر می‌شود و از لحاظ تجهیزات و دستگاه‌های کنترل‌‌کننده به‌صورت اعجاب‌آوری پیش می‌رود، و صاحبان فکر و ذوق و ابتکار در صدد برمی‌آیند وسایلی ابداع کنند که در طرز عمل و سرعت کارها تسهیلات قابل ملاحظه‌ای فراهم سازند: مثلاً در بعضی از هتل‌ها به خصوص هتل‌هائی که دارای اتاق‌های متعدد و زیادی هستند برای انجام نظم و کنترل دقیق و گسترش سریع و مرتب کارها و احاطه همه جانبه به کلیه مسایل جاری و روزمرهٔ هتل، از یک سیستم کامل کامپیوتری استفاده می‌کنند که در نوع خود از نظر خدمات، بسیار بدیع و مفید و پراهمیت است، شاید بدون مجهز بودن به این وسایل، اداره کردن این نوع هتل‌ها امکان‌پذیر نباشد. کارآئی این سیستم کامپیوتری در کلیه قسمت‌های هتل چشمگیر و حساس و روشن است. این کامپیوترها به مانیتور مجهز هستند که جوابگوی همه سؤالات و انتظارات شما است از نظر رزرو کردن اتاق چنانچه بخواهید از تعداد اتاق‌های خالی هتل آگاه شوید فوراً منظور شما روی صفحه مانیتور عرضه می‌شود.

مثلاً می‌خواهید بدانید که کسی به نام . . . در این هتل ساکن است یا خیر؟ نام وی را می‌زنید در صورتی که این خواسته مثبت باشد بلادرنگ نام او روی صفحه منعکس می‌شود. به‌علاوه شماره اتاق، تاریخ ورود، قیمت اتاق و تعداد نفرات هر اتاق درآن منعکس خواهد شد و اگر بخواهید از تعداد اتاق‌های خالی یا رزرو شده و یا تحت تعمیر و . . . مطلع شوید در هر تاریخی پرسش شما را بدون اشتباه جواب می‌دهد.

این کامپیوتر در امر رزرو، می‌تواند کلیه اطلاعات داده شده را را در حافظه خود نگهدارد. همچنین صورت‌حساب مسافر را در مدت اقامت، با تمام مخارجش و با ذکر تاریخ ترک اتاق، ارائه دهد. عمل خاموش کردن وسیله تهویه مطبوع هر اتاق پس از خروج مسافر و روشن کردن آن را پس از ورود مسافر جدید به طور اتوماتیک انجام می‌دهد. و نیز اطلاع می‌دهد که کدام اتاق نظافت شده و کدام‌ یک نشده آیا اتاق از جهت نظافت آماده است که میهمان را بپذیرد یا خیر. ارقام حساب دفاتر روزنامه و کل آمارهای مختلف را می‌توان از این دستگاه خواست و به جواب قطعی و مطمئن نایل شد.