بررسی نقش فرهنگ سازمانی بر اصلاح الگوی مصرف

مبنا و اصول توسعه در هرکشوری از زیر بنایی ترین تفکرات مسوولین آن کشور به حساب می آید رهبر معظّم انقلاب سال جدید را سالی مهم خواندند و با ابراز امیدواری درباره غلبه قدرت ایمانی ملت ایران بر همه حوادث و تحولات این سال، افزودند: با توجه به اهمیت "حیاتی و اساسیِ مصرف مدبرانه و عاقلانه منابع کشور "، سال جدید را در همه زمینه ها و امور، سال اصلاح الگوی مصرف می دانم . الگوی مصرف در ایران باید متناسب با شرایط اقتصادی و میزان توسعه کشور تغییر کند از جمل عوامل موثر در تعیین الگوی مصرف هر کشور از نگاه اقتصاد دانان سطح درآمد مردم آن است . تغییر الگوی مصرف در جامعه به هیچ وجه به معنای مصرف نکردن نیست . انسان به هر حال این حق را دارد که در رفاه و اسایش ناشی از آن به سر ببرد ئو یا به عبارت بهتر توسعه و پیشرفت کشورها در زمینه های مختلف ناشی از رسیدن انسان به رفاه بیشتر میاشد به گونه ای که هر روزه با افزایش دانش و اطلاعات بشری ، دانشمندان اختراعات و نواوریهای زیادی را در جهت استفاده معرفی و به ثبت می رسانند . بنابرین در جهت الگوی بهینه مصرف نیازمند یک تفکر بهینه و تلاش آگاهانه در جهت استفاده درست از امکانات خصوصی و عمومی است که در زندگی به آنها نیاز داریم
● مقدمه :
مقوله فرهنگ می تواند از دغدغه های حیاتی مدیران در جهت اصلاح الگوی مصرف در سازمانهای دولتی و جامعه تبدیل گردد. هر چند در این خصوص کارشناسان امر باید بسیار با دقت در زمینه شناخت درست فرهنگ گام برداشته و مشخصات اصلی یک فرهنگ مناسب و اثرگذار را درک ور جهت اعتلای آن سعی و کوشش نمایند امروزه مدیران به خوبی به نقش و اهمیت مدیریت فرهنگ سازمان‌هایشان آگاهی دارند. در اهمیت این موضوع ادگار شاین می‌گوید: « اگر شما فرهنگ را هدایت نکنید، فرهنگ شما را هدایت می‌کند و ممکن است حتی متوجه نشوید که چه بلایی سرتان آمده است». به همین منظور سعی بر آن شده تا درچهار محوریت که هدف اصلی اینطرح نیز می باشد حرکت کرده و راهکارها و فهم درستی از چگونه گی موارد مشروحه ذیل بدست آورد اول اینکه فرهنگ چیست و نشانه ها و علایم ایجاد کننده یک فرهنگ مناسب چگونه می باشد .
دوم اینکه هدف از اصلاح الگوی مصرف چیست و یک الگو درست چه الگویی می تواند باشد سوم چگونه فرهنگ میتواند بر اصلاح الگوی مصرف تاثیر گذار باشد و در نتیجه چگونگی ایجاد راهکارهای علمی و عملی جهت این مهم(تبین اصلاح الگوی مصرف در جامعه را شناسایی و به اجرا درآورد ؟
اولین سوال و شاید اصلی ترین سوالی که در ذهن نقش می بندد و باعث می شود تا در خصوص آن تامل و تفکر بیشتر و عمیق تر ی صورت پذیرد این است که آیا بین فرهنگ رفتاری و سازمانی بر اصلاح الگوی مصرف ارتباط معنی داری وجود دارد؟
پژوهشگران مسائل فرهنگی، کاربرد فرهنگ را در دو زمینه بیان می‌کنند:
۱)فرهنگ در گسترده‌ترین معنی می‌تواند به فرآورده‌های تمدن پیچیده و پیشرفته اشاره داشته باشد که در چنین معنایی به چیزهایی مانند ادبیات، هنر، فلسفه، دانش و فن‌شناسی بازمی‌گردد.
۲) در زمینه دیگر فرهنگ از سوی مردم‌شناسان و دیگر کسانی که انسان را بررسی می‌کنند به کار می‌رود در این معنی به آفریده‌های اندیشه، عادات، اشیاء عادی اشاره دارد که در پی انباشت آنها سازگاری پیچیده‌ای بین انسان و محیط طبیعی وی پدید می‌آید.
● ویژگیهای فرهنگ
با بررسیهای زیادی که از فرهنگهای مختلف به عمل آمده، چنین به نظر می‌آید که علی‌رغم تفاوتهای موجود، همۀ فرهنگها دارای ویژگیهایی هستند که تعدادی از آنها را می‌توان به شرح زیر معرفی کرد:
۱) فرهنگ آموختنی است. فرهنگ خصوصیتی غریزی است و ذاتی نیست. فرهنگ نظامی است که پس از زاده شدن انسان در سراسر زندگی آموخته می‌شود.
۲)فرهنگ آموخته می‌شود. انسان می‌تواند عادتهای آموخته‌شده خود را به دیگران منتقل کند.
۳) فرهنگ اجتماعی است عادتهای فرهنگی، ریشه‌های اجتماعی دارند و شماری از مردم که در گروهها و جامعه‌ها زندگی می‌کنند در آن شریک اند.
۴) فرهنگ پدیده‌ای ذهنی و تصوری است. عادتهای گروهی که فرهنگ از آنها پدید می‌آید به‌صورت هنجارها یا الگوهای رفتاری، آرمانی ذهنی می‌شوند یا در کلام می‌آیند.
۵) فرهنگ خشنودی‌بخش است. هر فرهنگی که نتواند از عهدۀ تعیین هدف اعلای زندگی برآید از برآوردن آرمانهای عالی حیات نیز ناتوان است. عناصر فرهنگی تا زمانی که بر افراد یک جامعه خشنودی نهایی می‌بخشد می‌توانند پایدار بمانند.
۶) فرهنگ سازگاری می‌یابد. فرهنگ دگرگون می‌شود و فراگرد دگرگونی آن همراه با تطبیق و سازگاری است.
۷) فرهنگ یگانه‌ساز است. عناصر هر فرهنگ گرایش به آن دارند تا پیکری یکپارچه و به هم بافته و سازگار پدید آورند و این سازگاری به زمان نیاز دارد.
همچنین فردلو تانز نیز شش ویژگی با شرح زیر برای فرهنگ عنوان می‌کند:
۱)قابل یادگیری است.
۲) اشتراکی است.
۳) از یک نسل به نسل دیگر قابل انتقال است.
۴)نمادی است. (استفاده از یک چیز برای نشان دادن چیز دیگری).
۵)دارای الگو است. (تغییر در یک بخش به تغییرات در بخش دیگر منجر می‌شود).
۶) قابل تعدیل است.
با توجه به مفهوم فرهنگ و ویژگیهای آن می‌توان نتیجه گرفت که رفتار انسان اصولاً بر باورهای فرهنگی متکی است. باورهایی را فرهنگی می‌گوییم که به‌صورت نسبی در جامعه پذیرش زیادی دارند. منشأ این باورها متفاوت است. گاهی ریشه در شرایط تاریخی یا جغرافیایی یا مذهبی یا حوادث ویژه و یا در علم دارد. ولی آنچه که مسلم است این است که بخش اعظمی از باورهای فرهنگی در قالب اصول اعتقادی ظاهر می‌شوند و یا همچنین می‌تواند از تعاملات سازمانی ناشی شود.
البته باید خاطر نشان نمود در انجام این مقاله به نکات ویژه و اساسی به جزءاهداف ذکر شده که بصورت کلی و تئوری بیان شده به موارد دیگر من جمله موارد ذیل در جهت اجرایی شدن فرمایشات مقام معظم رهبری بسیار معتقد بوده و نقش کلیدی و حساس و کاربردی آن اشاره خواهد نمود . که امیدوار است که هم تحت عنوان مسایل علمی و راهبردی از آن استفاده شده و همین اینکه بتوان فرهنگ سازی مناسب جهت اجرایی کردن مسایل مشروحه ذیل انجام داد که در این میان نقش دولت و انجام برنامه های زیر ساختاری و الگو سازی در میان جامعه در اولویت اول و اساسی قرار دارد .
بسیاری از علمای مدیریت فرهنگ را عبارت از آداب، رسوم، عقاید و باورهای مشترک یک جامعه تعریف کرده اند. ودارای ویژگیهای زیراست:
۱) فرهنگ آموختنی است. فرهنگ خصوصیتی غریزی است و ذاتی نیست.
۲) فرهنگ آموخته می‌شود. انسان می‌تواند عادتهای آموخته‌شده خود را به دیگران منتقل کند.
۳) فرهنگ اجتماعی است عادتهای فرهنگی، ریشه‌های اجتماعی دارند .
۴) فرهنگ پدیده‌ای ذهنی و تصوری است.
۵) فرهنگ خشنودی‌بخش است. عناصر فرهنگی تا زمانی که بر افراد یک جامعه خشنودی نهایی می‌بخشد می‌توانند پایدار بمانند.
۶) فرهنگ سازگاری می‌یابد. فرهنگ دگرگون می‌شود و فراگرد دگرگونی آن همراه با تطبیق و سازگاری است.
۷) فرهنگ یگانه‌ساز است. عناصر هر فرهنگ گرایش به آن دارند تا پیکری یکپارچه و به هم بافته و سازگار پدید آورند.
با توجه خصوصیات و ویژگیهای فرهنگ که در مطالب فوق مطرح شد راهکارهای علمی و عملی جهت اجرای درست اصلاح الگوی مصرف در جامعه به صورت کلی در زیر بیان می گردد و سپس چگونگی و کاربردآن در راستای اصلاح الگوی مصرف بهینه و صحیح بیان می گردد. :
۱)استفاده از آموزش صحیح و مستمر در راستای اهداف مذکور:
۲) نقش قانون(مجلس ) و اصلاح الگوی مصرف استفاده از تکنولوزی در جهت اصلاح الگوی مصرف در جامعه:
۳) استفاده از فرهنگ مشترک و ماندگار بصورت جو سازمانی درجامع
۴)استفاده از اتوماسیون اداری در سیستم اداری بخصوص در مکاتبات روزمره و مالی و.....
۵)الگوی صحیح اسلامی را مبنای کارقرار دادن به روش عملی و علمی نگاه دین مبین .
۶) آغاز اصلاح الگوی مصرف از مسوولین دستگاههای دولتی و اصلاح الگوی مصرف از زیر ساختها
۱)استفاده از آموزش صحیح و مستمر در راستای اهداف مذکور:
یکی از مشکلات اساسی دستگاههای اجرایی، کمبود کارکنان ورزیده و دارای مهارت است. کمبود بودجه آموزش دستگاههای اجرایی و بنگاههای اقتصادی به عنوان یکی از مهمترین موانع و تنگناهها است. عدم اعتقاد بعضی از مدیران، عدم علاقمندی تعدادی از کارکنان به آموزش نیز از موانع توسعه در این زمینه است. اگر برنامه های آموزشی جزو برنامه های مدیران محسوب شده و یا ارتقاء شغلی کارکنان وپرداخت مزایای کارکنان وتصدی و انتصاب به پستها به آموزش ارتباط داده شود، بسیار موءثر واقع می شود.( بابایی و همکاران - تدبیر ۱۲۹)
پیگورز و مایرز در زمینه نقش آموزش می گویند :
آموزش خوب ، نارضایتی شغلی و دوباره کاری را به مقدار زیاد کاهش داده و کارکنان را یاری می دهد که با تمام ظرفیت خود کار کنند . یک چنین هدف های مهمی تحقق نمی یابند مگر آنکه تمام سلسله مراتب سازمان (از مدیر اجرایی تا کارکنان ) به اهمیت آموزشی اگاه باشند .
بنابراین می توان نتیجه گرفت که : یکی از عواملی که تاثیر زیادی بر بهره وری داشته می تواند در بهبود آن نقش مهمی را ایفا کند آموزش نیروی انسانی است . هدف های آموزش نیروی انسانی را چنین بر می شمرند :
- هماهنگی با تغییرات و پیشرفت های علمی و تکنولوژی در جهان .
- هماهنگی با تحولات سیاسی و اقتصادی جامعه .
- هماهنگی با نیازهای جدید جامعه و ارباب رجوع .
- کسب مهارت های ادارکی ، فنی و روابط انسانی .
- کسب نگرش درست و آمادگی برای ایجاد تغییر
۶) رشد کمی و کیفی تولید .
۷) اثر بخشی و کارآیی نیروی انسانی
۸ ) پرهیز از ضایعات (بهره گیری از امکانات و نیروها )
امید است نقش و جایگاه آموزش در بین تفکرات و اذهان تحت عنوان مسیر رشد و توسعه نقش بندد و در این راه سرمایه گذاری معنوی چه بصورتمای و چه بصورت حمایت و پشتیبانی و ایجاد ایده های نو در زمینه آموزش و همرنگ و همسو نمودن با آداب و رسوم جهت عمران و آبادانی بیشتر کشور انجام پذیرد.
۲) نقش قانون(مجلس ) و اصلاح الگوی مصرف :
با توجه به اینکه رهبر معظم انقلاب بر هماهنگی سه قوه در جهت ر سیدن به آرمانها و اهداف عالی نظام مقدس جمهوری اسلامی ایران تاکیدات فراوان داشته اند ، نقش قوه مقننه با توجه به حمایت و پشتیبانی ریاست محترم مجلس از روند اصلاح الگوی مصرف بسیار حساس و کلیدی است تا بتواند با قانون گذاری صحیح و با دقت و درایت تمام رسالت نظام مقدس و مجلس محترم را محقق سازد . به علاوه، مجلس محترم می‌تواند با دقت در تخصیص بودجه جاری دستگاه‌ها و نهادهای دولتی و غیر دولتی، ضمن جلوگیری از افزایش غیرمنطقی بودجه برخی دستگاه‌های خاص، و با کسب اجازه از رهبر معظم انقلاب، نظارت دقیق بر استفاده صحیح از منابع و امکانات این دستگاه‌ها داشته باشد. تنها با هماهنگی و همدلی مسوولان در سه قوه و مردم میسر خواهد بود و در نهایت منجر به تسریع در روند توسعه‌ی اقتصادی کشور و «حرکت پر شتاب و بزرگ به سمت تحقق پیشرفت و عدالت» و نیل به اهداف سند چشم‌انداز خواهد شد.
۲) استفاده از تکنولوزی در جهت اصلاح الگوی مصرف در جامعه:
امروزه بعد گذشت یک دهه از تغییرات سریع در خصوص فناوریهای نوین و تکنولوژی های برتر در زمینه های مختلف اهمیت روز ازون فناوریهای جدید در زمینه تکنولوری ،it ،که کاربرد آن در مسایل مختلف روزمره که نقش بسیاری زیادی در بهروری ازمانها و شهروندان
( مشتریان ) داشته و از نتایج این فواید ؛کاهش زمان و تبدیل آن به زمان واقعی و مفید ، افزایش کیفیت و افزایش کمیت و افزایش دقت و موارد اجتماعی دیگر من جمله کاهش استرس و تشنجات بیماریهای روحی و جسمی که به علت عوامل متعدد کاغذ بازی و بورکراسی های اداری رخ داده است نشانگر حمایت و استقبال سازمانها و دولتها و شهروندان یک جامعه حال پیشرفت و خواهان رفاه را بدنبال دارد شایان ذکر است که آمدن و ایجاد یک تکنولوژی برتر نیازمند یک فرهنگ برتر نیز می باشد که متاسفانه این یکی از مشکلات بنیادین در جامعه کشور ایران می باشد که قبل از اینکه فرهنگ آن دستگاه یا علم مربوطه را توسعه و گسترش دهند و آموزش و درک و استفاده درست و چگونگی آن را بشناسانند وسیله و تکنولوژی یاد شده را در اختیار سازمانها و بویژه مشتریان گذاشته و به امید اینکه با مرور و گذشت زمان چگونگی استفاده درست از آن را خود به خود و یا احیاناٌ از طریق آموزش های نه چندان کلاسک و بصورت یکسری تبلیغات و آگهی های تلوزیونی و پوستر های خیابانی و.. فرا گیرندن که این روش در جهان امروزی کاملاً منسوخ و بی درایتی مسوولین امر می باشد . امروزه و یا عبارت بهتر فرهنگ استفاده از تلفن همراه از سوی مخابرات و دست اندرکاران ارتباطات مشخص و آموزش داده نشده است و در ابتدای ورود این دستگاه همراه در سبد خانواده ها به عنوان یک وسیله کاملاٌ تجاری بیشتر مورد خرید فروش قرار می گرفت تا ارتباط و تماس های ضروری و بعد از پیش رفته تر شدن گوشی های تلفن همراه مظهر و نماد فخر فروشی مبدل گشت و اسیب های اجتماعی فراوان که از طریق فیلمبرداری عکس و بولوتوس در سطح جامعه رخ می دهد نشانگر عدم فرهنگ صحیح استفاده از این تکنولوژی که در جای خود می تواند بسیار مفید واقع گردد . کارتهای سوخت خود نشانگر یک مثال ایده آل در خصوص استفاده از تکنولوژی در راستای مصرف بهینه است که باز با توجه به کارهای فراوان و بنیادی و یا به عبارتی شجاعانه که صورت گرفت فرهنگ و هدف از این کار بصورت تدریجی شکل گرفت که ممکن بود این ریسک بسیار گرانبرای دولت و نهایتاٌ ملت بهای سنگینی در پی داشته که بحمد ا.. شعور و درک صحیح جامعه از هدف و فواید این تکنولوژی و برنامه سبب اصلاح مصرف سوخت گردید که امید است راهکارهای اساسی در خصوص مصرف انرژی های دیگر مانند نفت ،گاز، برق، آب و طراحی گردد. که دراین راستا دانشمندان بویژه دانشمندان و مهندسان خلاق و نوآور کشور عزیزمان در خصوص مسایل استفاده درست و بهینه از انرژی امروزه در خانه های هوشمند که توسط دستگاه مرکزیBEMS تجهیز می شوند لامپ هر فضایی فقط زمانی روشن است که شما در آن حضور داشته باشید و پس از خارج شدن از این فضا چراغها به صورت اتوماتیک توسط این سیستم خاموش می شوند . بعبارتی بعد از این مسئولیت شعار لامپ اضافی خاموش به جای انسان بر عهده تکنولوژی است و حال می توان اطمینان داشت در خانه هیچ چراغ اضافی روشن نمی ماند ! اینها همه امکاناتی است که با استفاده از سیستمهای جامع مدیریت ساختمان که در دنیا با نامهای BMS یا BEMS شناخته می شوند در اختیار ساکنین خانه قرار می گیرند . امید است فرهنگ استفاده از تکنولوژی حداقل همراه با آن طراحی و مورد استفاده قرار گیرد نه بعد از ورود آن که در اینصورت دچار آسیب های فراوان اجتماعی و استرس ها و فشار های عصبی و.. را شامل می گرددد.
۳) استفاده از فرهنگ مشترک و ماندگار بصورت جو سازمانی درجامع
برخی از کشورهای آسیای جنوب شرقی مانند ژاپن ، کره جنوبی ، مالزی و چین به لحاظ ویژگی ها ی فرهنگی مردم آن بسیار صرفه جو بوده و با عنایت به نرخ بالی پس انداز در آن کشورها اقتصاد آنها نیز بر همین اساس شکل گرفته است . هر قدر درآمد کشوری پایین باشد گرایش به سمت مواد غذایی افزایش پیدا کرده و بیشتر می باشد . در کشور هایی مانند ایران آن با میزان درامد ( متوسط تا کم درآمد ) متوسط پایین گرایش درآمد عمدتا به سمت مواد غذایی است . البته هر قدر دید مردم نسبت به آینده کشورشان مطمئن تر و با ثبات تر باشد به شکلی که بتواند آینده اقتصادی فرهنگی اجتماعی سیاسی کشور را با اطمینان پیش بینی کند الگوی مصرف مردم نیز منطقی تر خواهد شد در غیر اینصورت الگوی مصرف تحت تاثیر بی ثباتی و بی اطمینانی نسبت به آینده حالت غیر منطقی پیدا می کند . رهبر انقلاب اسلامی در پایان پیام نوروزی تأکید کردند: همه ما بخصوص مسئولان قوای سه گانه، شخصیتهای اجتماعی و آحاد مردم باید در سال جدید در مسیر تحقق این شعار "مهم، حیاتی و اساسی " یعنی "اصلاح الگوی مصرف در همه زمینه‌ها "، برنامه ریزی و حرکت کنیم تا با استفاده صحیح و مدبرانه از منابع کشور، مصداق برجسته ای از تبدیل احوال ملت به نیکوترین حالها، ظهور و بروز یابد. یکی از موارد مهم و راهگشا در جت رسیدن به این مهم فرهنگ درست و پایداری و ثبات آن به عنوان یک الگو می باشد اکنون زمان آن رسیده که مسوولین امر در خصوص مسایل علوم انسانی انعطاف و تمرکز بیشتری نمایند تا کارشناسان و متخصصان مسایل فرهنگی با اعتماد به نفس بیشتری از لحاظ پیشتیبانی معنوی و قانونی بتوانند جایگاه و اهمیت موضوع ( فرهنگ درست مصرف ) و شناساندن یک الگوی درست جهت استفاده از امکانات خصوصی و عمومی را به کلیه افراد معرفی نمایند .
● فرهنگ چیست ؟
فرهنگ به عنوان آمیزه‌ای از ارزش‌های مشترک، طرز فکر مشترک، رفتارهای معین و علا‌یم و نشانه‌های متفاوت، تعریف می‌شود. برای اینکه بتوان فرهنگ را تغییر داد، نخستین قدم ایجاد تصویری روشن و درکی درست از فرهنگ موجود است. این درک باید با توسعه بصیرت نسبت به منشأ آن آغاز شود.در بعضی از سازمان‌ها، فرهنگ به طور مسلم به شیوه‌ای غیربرنامه‌ریزی شده و ناخودآگاه توسعه یافته است. در این شیوه، ارزش‌ها هرگز مدون نشده، مفروضات مشترک مورد گفت‌و‌گو قرار نگرفته و بدیهی تلقی شده است. رفتارهای معین، بدون هیچ تلا‌ش از پیش تمهید شده برای ایجاد الگوی رفتار، از یک الگوی نقش به الگوی نقش دیگر منتقل شده است.
به رغم مشکلا‌تی که در تغییر فرهنگ وجود دارد، ممکن است تغییر وسیع فرهنگ در شرایطی ویژه لا‌زم باشد؛ اگر فرهنگ متناسب با محیط متغیر نباشد، اگر صنعت فوق‌العاده رقابتی بوده و به سرعت در حال تغییر باشد، اگر شرکت یا سازمان در حد متوسط یا بد باشد، اگر سازمان در صدد تبدیل شدن به یک سازمان بزرگ باشد یا اگر سازمان یا شرکت کوچک‌تر بوده و به سرعت در حال رشد باشد.سازمان‌هایی که با چنین شرایطی مواجه‌اند نیازمند تغییر فرهنگ به منظور سازگاری با موقعیت‌ها یا عملکرد در سطوح بالا‌تری از اثر بخشی هستند. آنها ممکن است مجبور به انجام کوشش‌هایی برای تغییر فرهنگ با روش‌هایی دیگر نظیر اعمال مدیریت حول فرهنگ موجود و اصلا‌ح راهبرد شوند
فرهنگ به عنوان آمیزه‌ای از ارزش‌های مشترک، طرز فکر مشترک، رفتارهای معین و علا‌یم و نشانه‌های متفاوت، تعریف می‌شود
۴) استفاده از اتوماسیون اداری در سیستم اداری بخصوص در مکاتبات روزمره و مالی و..... همواره سازمانها و موسسات و شرکتها تمایل به بهبود در بهره وری سازمان در بخشهای مختلف داشته و دارند. سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :
ـ کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی
ـ امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات
ـحذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
ـ دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان
ـ کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات
...
ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانها قرار می دهد.
استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهد داشت مانند :
ـ حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی
ـ امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات
ـ امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها
ـ امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش
ـ استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر
ـ امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه
ـ بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
ـ شناسایی گلوگاه های سازمانی
ـ نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی
ـ به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری
ـ تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
...
سیستم اتوماسیون اداری کارا یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است. یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن است.گردش اطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه های صادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد.
▪ بخشهای اصلی سیستم :
ـ کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد.
ـ نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد.
ـ ارتباطات : مسوول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است.
ـ تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای ساماندهی وظایف و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است.
ـ تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان
▪ امکانات عمومی سیستم :
ـ پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستم را آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند
رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است.
ـ دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ....
ـ فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی
ـ نمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه
ـ امکانات اداری - سازمانی
ـ ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان
ـ ثبت الکترونیکی نامه
ـ ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها
ـ بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی
ـ امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها
ـ امکان جستجوی قوی و دقیق در تمام فیلدهای اطلاعاتی مکاتبات ، مستندات ، سوابق نامه و حتی جستجو در مشخصات ریز وارد شده
ـ امکان ذخیره کردن نتایج جستجو و اطلاعات کاری و استفاده مستمر از آن
قابلیت ضمیمه کردن اصل نامه پویش شده ، دورنگارهای دریافت شده الکترونیکی، فایلهای Microsoft Word, Microsoft Excel و دیگر محصولات Microsoft Office ، مستندات فنی و یا نقشه ها، پیوستهای پویش شده و یا الکترونییک موجود در انواع فرمت های دیگر مانند متن، عکس، موزیک، فیلم و ...
● گردش اصل نامه پویش شده همراه نامه
گزارش ساز پویا که امکان ساخت ، ویرایش و ذخیره گزارشهای متنوع از مستندات، مکاتبات و گردش آن ها را به تفکیک تمام مشخصه های اطلاعاتی فراهم می نماید.
ـ نمایش اطلاعات در قالب نمودارهای مختلف و به صورت پویا
ـ امکان انجام عملیات مختلف مانند هامش روی نامه الکترونیکی، به صورت معمولی و یا با استفاده از قلم نوری
ـ ساماندهی دفتر اندیکاتورهای مختلف
ـ بایگانی موقت نامه ها در یک ساختار درختی
ـ بایگانی دائمی نامه ها هر موقع که نیاز باشد
ـ امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت های آن به صورت موازی برای کاربران مختلف
ـ امکان ثبت گردش مکاتبات
● ردگیری و پی گیری
ـ تعریف حقوق دسترسی و امنیتی استفاده از قسمت های مختلف سیستم برای هر کاربر
ـ گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نیاز به گردش کاغذ
ـ ارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفی (CC, BCC)
ـ پیکربندی ظاهری کارتابل متناسب با خواست هر کاربر
ـ امکان مشاهده نامه ها، پیغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دریافت شده و ارسالی در پوشه های جداگانه
ـ امکان ارتباط از راه دور از طریق خطوط تلفن و یا اینترنت
امروزه دیگر با وجود سیستم های مجهز و فناوریهای برتر اداری دلیلی بر ای اتلاف زمان و مسایل منفی روحی و روانی و دیگر نیست اتوماسیون اداری سبب منسوخ نمودن و عدم بکارگیری درست از بورکراسی های اداری کهبه بورکراسی مریض شهرت یافته است را ر غم می زند سازمانها در دنیای رقابتی امروز خود را باید با تغییرات وفق دهند و فرهنگ استفاده آز آن را برای کارکنان سازمانی خود معرفی نمایند و در آن سوی دیگر شهروندان نیز آمادگی ذهنی کامل در خصوص برخورد با مسایل جدید و بروز که در راستای اهداف زندگی بهتر در کنار زمان واقعی می باشد گام بردارند و در الگوهای نادرست و قدیمی مصرف تجدید نظر نمایند .
۵) الگوی صحیح اسلامی را مبنای کارقرار دادن به روش عملی و علمی نگاه دین مبین .
در مباحث مختلف اسلامی بسیار از ریشه کن نمودن فاصله های طبقاتی و قطب بندی اجتماعی در راستای اجرایی نمودن اصل عدالت اجتماعی صحبت به میان آمده و از آنجایی که در آیات و روایات اسلامی متعدداٌ تعدی و تجاوز سلطه جویان از موازین قسط و عدل سبب فقر و محرومیت و عامل فشاری بر توده های انسانی بوده است و در این میان اسراف و تبذیر از نظر فقهاو عالمان امر به عنوان دشمن عدالت اجتماعی نام برده می شود .
قرآن کریم اسراف و تبذیر را عمل شیطانی و شیوه طغیان گران و متجاوزان به حدود الهی و حقوق انسانی نامیده میاست . اسراف چنانکه در لغت آمده است ، عبارت است از : خارج شدن از حد اعتدال .
واژه اسراف ( ریشه سر ف ) به معنای تجاوز و تعدی از حد : در هر عملی است که انسان انجام می دهد .
تبذیر به معنای تصییع مال است .
ولا تبذر تبذیران المنذیرین کانوا اخوان الشیاطین ( تبذیر مکن که تبذیر کنندگان برادران شیطان اند.
اسلام بر مصرف را نیز می توان پایه و اساس رسیدن به هدف بهینه مصرف در راستای اصلاح الگوی مصرف دانست . همانطور که در آیات فراوان قرآن کریم بر عدم اسراف بر مسلمین سفارش موکد شده را می توان در زندگی پیامبر بزرگ اسلام حضرت محمد (ص ) و ائمه گرانقدر جستجو نمود که تمل گرایی و اشراف گری را نمی پسندیدند ولی متاسفانه حتی در بعضی از ادارات دولتی که در شان نظام مقدس جمهوری اسلامی و مسوولان آن نمی باشد شاهد تجملات و زرق و برق های اشراف گرایانه هستیم که با تاکیدات فراوان رهبر کبیر انقلاب در خصوص پرهیز از کاخ نشینی مغایرت دارد. که امید است این روند مصرف گرایی که وارد بدنه جامعه شده و مانند یک ویروس مخرب مانع سازندگی و ترقی کشور در جهت اهداف استراتژیک و چشم انداز بیست ساله کشور می باشد توسط مسوولان دولتی ریشه کن شده ومصرف درست چه در اموال دولتی و خصوصی به عنوان یک فرهنگ در جامعه گسترش یابد بنابر این در دین مبین اسلام بر الگو سازی رهبران و دولتمردان بسیار سفارش و تاکید شده و پیامبران و بویژه پیامبر اکرم (ص) و اهل بیت (ع) و دوران معاصر نیز خصوصیت رفتاری و زندگی پر از معنویت و بدون اسراف و تجمل گرایی امام خمینی (ره) به عنوان رهبران نظام ولایی اسلام ، به عنوان الگوهای کامل در همه حوزه ها ، معرفی و به جوامع بشری شناسانده شده اند .
۷) آغاز اصلاح الگوی مصرف از مسوولین دستگاههای دولتی و اصلاح الگوی مصرف از زیر ساختها :
بی تردید ارزان بودن قیمت حامل‌های انرژی (نفت، گاز، بنزین، گازوئیل، برق، آب) در سالیان گذشته باعث اسراف و ولنگاری و رشد بی‏رویه مصرف شده و به هدر رفتن منابع ملی و نیز تشدید تخریب محیط زیست را در پی داشته است. اگر چه با عمومی شدن فرهنگ صرفه‌جویی و آموزش شیوه‌های درست مصرف کردن می‌توان امیدوار به کاهش هزینه‌های مصرف انرژی در کشور بود اما فراموش نکنیم که با توجه به مصرف بسیار بالای حامل‌های انرژی در کشور، حتی در خوش بینانه‌ترین حالت(۱۰ الی ۱۵ درصد)، میزان صرفه‌جویی مردم قابل توجه نخواهد بود چرا که در حال حاضر مصرف انرژی در کشورمان به شدت بالاتر از میانگین جهانی است و این آثار بسیار نامطلوب و مخربی بر اقتصاد ‏کشور دارد به طوری که مصرف انرژی در ایران، ۵/۳ برابر کشور چین با جمعیتی بالغ بر ۳/۱ میلیارد نفر می‌باشد!
بر اساس آمارهای منتشر شده، سهم یارانه‌های مستقیم و حامل‌های انرژی از تولید ناخالص ملی‌ (GDP) در سال ۱۳۸۰، ۶/۷ درصد بوده که در سال ۱۳۸۵، ۹/۲۵ درصد رسیده و بدون تردید با وضعیت کنونی هر سال رو به افزایش است. به زبان گویاتر میزان مصرف، یارانه و قیمت حامل‌های انرژی در ماه که در سال ۱۳۸۰، ۲/۱۵ میلیارد دلار بوده در سال ۱۳۸۶، به ۸/۷۸ میلیارد دلار رسیده است که رقمی فوق‌العاده بالا و غیر قابل تصور برای اقتصاد ایران است. بدون شک با این ۸۷ میلیارد دلار می‌توان بسیاری از پروژه‌های عمرانی را به ثمر رساند و آن را هزینه آموزش، بهداشت، رسیدگی به مناطق محروم و غیره نمود.
از سوی دیگر روند شدت مصرف انرژی در ایران نسبت به بسیاری از کشورهای جهان قابل مقایسه نبوده و بنا به اظهارات وزیر محترم نفت، با این شدت مصرف در آینده‌ای نه چنان دور نه تنها دیگر انرژی برای صادرات نخواهیم داشت بلکه به وارد کننده‌ی انرژی تبدیل خواهیم شد که این امر تهدیدی جدی برای نظام و انقلاب محسوب می‌شود.

مهدی فرخ پور
دانشجوی ترم آخر کارشناسی ارشد مدیریت دولتی دانشگاه آزاد اسلامی واحد رشت
منابع :
۱-کریمی ، عابد -مقاله( چرا اصلاح الگوی مصرف ) . روزنامه کیهان ، ۲۳فروردین ۸۸
۲-نظافتی ، ایرج –مقاله (این بار مسولان از مردم جلو می زنند) - روزنامه کیهان- ۲۴فروردین ۸۸
۳- رابینز ، استیفن – مبانی رفتار سازمانی –مترجمان دکتر رضاییان و دکتر اعرابی – انتشارات دفتر پژوهشای فرهنگی – چاپ پنجم
۴- پنهانی ، داود – روزنامه ایران -مقاله مصرف درست زندگی –آذر ۸۶
۵- جلیل‌خانی ، بهرام ( مدیرکل منابع انسانی و تحول اداری استانداری زنجان و مدرس رشته‌های اقتصاد و مدیریت(.عنوان مقاله مدیریت تحول
۶- رهبر ،محمد تقی - مقاله عدالت و اصلاح فرهنگ مصرف- ( پایگاه حوزه)
۷- (چراغی – آموزس و بهینه سازی نیروی انسانی -سایت hrs)