سیستم اطلاعاتی اتوماسیون آماری پشتیبان مدیران برای تصمیم گیری

سازمان‌ها دیگر با روش‌های دستی و سنتی قادر نیستند عملکردها، گزارش‌ها و مجموعه‌ای از فعالیت‌های خود را که در قالب داده‌ها، آمار و اطلاعات نمود پیدا می‌کنند، به اطلاع مردم برسانند یا در سازمان به گردش درآورند.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت Management information System به عنوان مکانیزم‌های پشتیبان مدیران برای تصمیم گیری و تصمیم‌سازی می‌توانند نقش موثری در سازمان بر عهده بگیرند. سیستم‌های اطلاعاتی بازوهای موثری در سازمان‌ها هستند که با زیر سیستم‌ها، برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف و با کارایی‌های متفاوتی، هر کدام به بخشی از نیازهای اطلاعاتی مدیران و سازمان‌ها پاسخ می‌دهند.
سیستم اطلاعاتی اتوماسیون آماری که از جمله سیستم‌های Transaction Processing System TPS یا پردازش رخداد است، می‌تواند به عنوان سیستم‌های تصمیم یار در اختیار سازمان‌ها ومدیران قرار گیرد تا با کمک آن داده‌ها و آمارهای تولیدی سازمان متبوع خود را در همان محل عملیات ثبت، دسته‌بندی و منتقل کنند تا پس از آن توسط حوزه فرماندهی یا ستادی سازمان مورد پردازش و تحلیل قرار گرفته و سپس در اختیار کاربران دورن و برون سازمان قرار گیرد.
یکی از اهداف اصلی هر نظام آماری در سازمان‌ها، سامان‌دهی و نظم بخشی به فعالیت‌های آماری و اطلاعاتی است. برای جلوگیری از نقص‌هایی که ممکن است در جریان تولید آمار و اطلاعات در هر سازمانی به وجود آید، اتوماسیون نظام آماری راهکار مناسبی است. این ایرادها بیش‌تر به نبود دقت و بهنگام بودن آمار بر می‌گردد. دست کاری مدیران، اتلاف وقت و هزینه‌های زیاد، احتمال خطا به علت دستی بودن و انتقال داده‌ها از محل تولید تا انتشار و مشخص نبودن افراد پاسخگو در فرایند تولید آمار از دیگر مشکلاتی است که در سازمان‌ها وجود دارد. اتوماسیون نظام آماری به نوعی برای جلوگیری از این گونه خطاهاست.
● اتوماسیون آماری چیست؟
اتوماسیون نظام آماری در حقیقت مجموعه‌ای از نرم‌افزار‌ها، سخت‌افزارها و شبکه‌های ارتباطی تحت وب است که مدیریت گردش کار فرایند تولید آمار (طراحی فرم‌ها، جمع‌آوری، دسته‌بندی، طبقه‌بندی و گزارش دهی) یک سازمان را از پایین‌ترین نقطه (مکان تولید) تا بالاترین نقطه (مدیریت) به صورت بانک‌های اطلاعاتی یکپارچه بر عهده دارد.
فرایند کار در این سامانه شبیه اتوماسیون اداری است، با این تفاوت که به طور عموم اتوماسیون دارای محدوده‌ای اینترانتی و تحت شبکه داخلی (LAN) است و در داخل یک ساختمان امکان دسترسی به آن وجود دارد، ولی اتوماسیون آماری به دلیل ویژگی تولید آمار در منطقه عملیاتی و مدیریت آن توسط سطوح مختلف سازمان، فارغ از موقعیت مکانی‌شان تحت شبکه وب است و امکان دسترسی در هر زمان و مکانی خارج از سازمان به آن وجود دارد.
به بیانی دیگر اتوسیون نظام آماری یک ابزار و سامانه تصمیم یار DSS یا Decision Sopport System در نظام مدیریتی محسوب می‌شود و فرایند سیاست‌گذاری، برنامه‌ریزی، تصمیم‌سازی و تصمیم گیری در خدمت مدیریت است. بنابر این اتوماسیون نظام آماری با طیف وسیعی از آمار و اطلاعات، دقیق، بهنگام و با طبقه‌بندی مطلوب امکان تحقق آن سه وظیفه مهم مدیریت ر ا فراهم می‌کند. با توجه به اهمیت آمار در نظام برنامه‌ریزی داشتن این چنین سامانه‌هایی دیگر یک نیاز ساده نیست بلکه یک ضرورت اجتناب ناپذیر است.
● مزایای اتوماسیون نظام آماری در سازمان
پیاده‌سازی اتوماسیون آماری در یک سازمان موجب سامان دهی و نظم بخشی به جریان فرایند تولید آمار و اطلاعات می‌شود و از بروز مشکلات جلوگیری می‌کند و می‌توان مزایایی به این شرح برای آن برشمرد:‌
▪ بالا رفتن سرعت فرایند تولید، پردازش و انتشار آمار و اطلاعات.
▪ بالا رفتن دقت و درستی آمار و اطلاعات.
▪ حذف واسطه‌ها. این واسطه‌ها ممکن است در جریان تولید آمار و اطلاعات با اعمال سلیقه و نفوذ، آمار و اطلاعات را به نفع خود یا به نفع جریان خاصی دست کاری کنند. چون یکی از ویژگی‌های اتوماسیون نظام آماری مشخص بودن افراد و میزان مسوولیت‌شان در این سامانه است، بنابراین واسطه‌ها خود به خود در این چرخه حذف می‌شوند.
▪ مشخص بودن جریان تولید و پاسخگویی افراد مسوول در تولید آمار و اطلاعات.
▪ بهنگام شدن آمار و اطلاعات سازمان.
▪ جلوگیری از احتمال خطا و اشکال در فرایند تولید آمار به روش سنتی و دستی.
▪ ایجاد فضایی چند بُعدی در ارایه گزارش‌های مدیریتی و امکان گزارش‌های تحلیلی.
▪ به دلیل دسته‌بندی و طبقه‌بندی آمار و اطلاعات به صورت رایانه‌ای امکان پردازش آسان‌تر می‌شود.
● کاربران اتوماسیون آماری
یک اتوماسیون نظام آماری مناسب دارای قابلیت‌های متعددی است. اما برای این سامانه مخاطبان آن را به سه دسته به این شرح تقسیم می‌کنند:
۱) مدیران و کارکنان درون سازمانی: مدیران و کارکنان در هر زمان و در هر مکان به گزارش‌های مورد نظر خود در قالب جدول‌ها و نمودار‌های گرافیکی یا به صورت متن دسترسی دارند.
۲) واحدهای متولی آمار در سازمان‌ها: این واحدها که در ستاد سازمان‌ها فعالیت می‌کنند، افزون بر مدیریت فرایند تولید آمار می‌توانند با شناسایی نیاز‌های آماری جدید نسبت به توسعه این سامانه و اقلام آماری اقدام کنند.
۳) رابطان آماری: گروه یکم رابطان آماری در واقع افرادی هستند که در پایین‌ترین نقطه تولید آمار به ثبت داده‌ها و اقلام آماری در اتوماسیون می‌پردازند و گروه دوم کارکنان یا مدیران واحد‌ها یا بخش‌های میانی سازمان‌اند که بر جریان راست آزمایی و درستی داده‌های واحد‌های پایین دست نظارت می‌کنند.
۴) کاربران برون سازمانی: این گروه در واقع فقط استفاده‌کنندگان اتوماسیون نظام آماری هستند و با سطح دسترسی که برای آنها تعریف شده است، می‌توانند از آمار و اطلاعات آن استفاده کنند.
اتوماسیون نظام آماری امکان دریافت اطلاعات از طریق قالب استاندارد "زبان نشانه گذاری گسترش پذیر" XML را فراهم می‌کند. با استفاده از این قابلیت، آمار و اطلاعات به‌صورت مکانیزه از سامانه‌های عملیاتی و نرم‌افزارهای مختلف سازمان دریافت و در یک بانک متمرکز جهت استفاده و بهره‌برداری کاربران سازمان قرار می‌گیرد.
● کاربردهای اتوماسیون نظام آماری در یک سازمان
▪ مدیریت اطلاعات و دانش: این سامانه امکان نگهداری و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی سازمان را دارد و از این طریق می‌توان با ایجاد مدیریت اطلاعات به استخراج نتایج مطلوبی از اطلاعات دست یافت که اطلاعات تشکیل دهنده دانش سازمانی و آرشیو اطلاعات مرتبط به دانش منجر می‌شود.
▪ امکان تهیه گزارش‌های متنوع و متکثر از رابطه بین داده‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن
▪ تولید سالنامه عملکردی: اتوماسیون‌ این امکان را فراهم می‌کند که سازمان، با استفاده از جدول‌ها و نمودارهای گرافیکی، در سریع‌ترین زمان نسبت به ارایه گزارش عملکردی خود اقدام کند.
▪ مدیریت پروژه: این سامانه امکان کنترل، نظارت و ارزیابی بر عملیات مالی و اجرایی هر پروژه را می‌دهد.
▪ امکان مانیتورینگ کردن عملکرد کلان سازمان در هر لحظه و زمان
▪ کنترل برنامه و بودجه سازمان به منظور مقایسه و کنترل برنامه‌های آتی سازمان و مقایسه عملکرد جاری با برنامه و اهداف تعیین شده
▪ مدیریت نظارت و ارزش یابی: سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از امکانات این سامانه نسبت به دریافت بازخوردهای عملکردی سازمان و مقایسه وضعیت جاری با شاخص‌های مورد انتظار پیش‌بینی شده در برنامه به ارزیابی وضعیت موجود و وضعیت مطلوب بپردازند.
▪ ایجاد بانک متمرکز اطلاعاتی: چنان چه این سامانه مناسب و با کیفیت خوبی طراحی و پیاده‌سازی شود، می‌تواند با استخراج اطلاعات از نرم‌افزارهای پراکنده سازمان و دریافت الکترونیکی اطلاعات از سامانه‌های عملیاتی جاری سازمان، با تجمیع آنها نسبت به تولید گزارش‌های یکپارچه مدیریتی اقدام کند.

علیرضا حسین آبادی

منبع : روزنامه فناوران