مدیریت دانش در واحدهای فناوری اطلاعات و ارتباطات

به منظور شناخت مدیریت دانش ابتدا نیاز به تعریف مناسبی از دانش می باشد. دانش در مفهوم عام اطلاعات بدست آمده از طریق مطالعه، تمرین و تجربه افراد می باشد. بطور مثال با خواندن کتاب شنا نمی توان شنا کردن آموخت به عبارت دیگر صرفاٌ با داشتن اطلاعات نمی توان به دانش دست یافت، تجربه و ممارست در اخذ دانش نیز امری حیاتی است. در برخی از امور، اطلاعات نقش مهمی (مهارتهای ذهنی و فکری) دارند، در برخی از امور، تمرین و ممارست (مهارتهای بدنی) و در برخی اطلاعات و تمرین هر دو نقش مهمی (مشاغل تخصصی) دارند. دانش سازمانی دارای پیچیدگی فراتری از دانش فردی است. در واقع دانش کل سازمان را می توان برآیند "دانش افراد سازمان+دانش کسب و کار سازمان" تلقی نمود. می توان گفت نسخه حاضر و آماده ای برای مدیریت دانش نمی توان تجویز نمود. سازمانها با توجه به نوع کسب و کار، اندازه، فرهنگ سازمانی و اجتماعی، برهه ای از زمان، نوع خدمات، موقعیت اجتماعی، نوع فعالیت، اندازه، نوع مالکیت، نوع استخدام پرسنل و روابط سازمانی نیاز به مدیریت دانش نوع مناسب و درخور خود دارند. در مدیریت دانش در مقیاس سازمانی، شناسایی دانش سازمانی مهم ترین عامل حصول موفقیت است. رویکرد ضمنی و صریح به دانش جهت تشریح دانش سازمانی نقش به سزایی دارد:
ـ "دانش افراد سازمان" یکی از موارد نا ملموس و فرار می باشد که بالطبع به سختی می توان آن را مدیریت نمود و غالباً در رده دانش ضمنی ارزیابی می گردد. و نیاز به آموزش، حفظ، توسعه و تصریح شدن دارد. در واقع، دانش ضمنی شخصی بوده و فرموله کردن آن بسیار مشکل است. این نوع از دانش که از طریق تسهیم تجربیات با مشاهده و تقلید کســـب می شود و ریشه در اعمال ،رویه ها ،تعهدات ، ارزشها و احساسات افراد دارد قابل کد گذاری نیست و ضمناً از طریق یک زبان مخابره نمی شود و دانش افراد از منظر سازمانی حائز اهمیت می باشد. رویکرد سازمان در بدو استخدام با گزینش عملی و طی دوره های همسنگسازی شروع و در ضمن خدمت نیز به منظور ارتقا و همپایی با احتیاجات شرکت و سازمان با طی دوره هایی مناسب و مورد نیاز می تواند عامل موفقی برای حفظ و توسعه سطح دانش افراد سازمان باشد. در پایان دوران خدمت نیز برای انتقال دانش و دانسته کاری شغلی به نیروهای جایگزین بایستی از مکانیزم های مناسب بهره برد.
ـ "دانش کسب و کار سازمان" غالباً به مثابه دانش تصریحی است تا دانش ضمنی. در اکثر موارد از تصویر ارکستر برای نمایش نظم و هماهنگی بهره می برند ولی این کار در سازمان پیچیده تر است. اعضای یک ارکستر هرچند کار سختی دارند ولی می توانند با تمرین و ممارست به حد مطلوب برسند. ولی عوامل دخیل در کسب و کار بصورت دائمی در حال تغییر می باشند و به همین دلیل نیاز به تدوین راهبردهایی برای اخذ، پایش، نشر، ارائه و توسعه دانش کسب وکار بصورت پویا می باشد. با توجه به پیشرفتهای فن آوری بهره بردن از این امکانات به منظور افزایش کیفیت، سهولت و کاهش هزینه ها می تواند از مصادیق مورد نیاز دانش "کسب وکار" تلقی شود. با توجه به توسعه روز افزون سازمانها و فن آوری، نیازمندیهای جدید به اطلاعات و فهم دانش سازمانی نیز گسترش یافته است. مدیریت دانش می تواند در چگونگی ارائه، نشر دانش بر کارائی (خوب کار کردن) و اثر بخشی (کار خوب انجام دادن) سازمان بیافزاید. طبق نظر محققین، دوره سازمانهای وظیفه گرا به پایان رسیده و لازم است که سازمان به همان شکلی در تولید دانش کاربردی خود حرکت می کند دربه اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش نیز بین کارمندان خود موثر باشد تا کارمندان توانایی انجام وظایف متعدد محوله بصورت فرایند گرا را کسب کنند.
از منظر دانش شرکتها و سازمانها و حتی کشورها به دو طبقه منبع گرا و دانش محور تقسیم میشوند. سازمانهای منبع گرا به عصر صنعتی و سازمانهای دانش گرا به عصر اطلاعات تعلق دارند. کشورهای دانش محور در حال انتقال فرایندهای منبع گرا به کشورهای در حال توسعه هستند. و از جمله تحدیدات می توان فاصله دیجیتالی-دانشی و منبع گرا ماندن را نام برد و از جمله فرصتها نیز تلاش برای ورود مقتضی به عصر اطلاعات و دانش محور شدن می باشد و نیز در خصوص شرکتها می توان گفت که روز به روز به سمت دانش محور شدن پیش می روند.
با توجه به اینکه هدف ارائه متنی در خصوص تبین مدیریت دانش برای واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمانها می باشد لذا منظور نمودن مشخصات واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات به موضوع بحث حائز اهمیت می باشد. واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات جزیی از واحد های ستادی می باشد . بالطبع فعالیتهای اصلی واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات شناسایی فن آوری اطلاعات مناسب برای سازمان، طراحی و اجرای و نگهداری سیستمهای مناسب و ارائه خدمات جاری مرتبط با فناوری اطلاعات و ارتباطات می باشد. بنا براین واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات جز سازمانهای دارای فعالیتهای پیچیده، گستردگی خدمات، نیاز به آموزش های متمادی و بروز، نیاز به سازماندهی سریع و گسترده به همراه رعایت استاندارد های متعدد قرار دارد. اصولاً در خصوص سیستمهای مدیریت دانش سه مولفه اساسی پرسنل، سازمان و فناوری مدد نظر قرار می گیرند:
ـ کارمندان فناوری اطلاعات و ارتباطات غالباً دارای تحصیلات دانشگاهی مرتبط با رایانه می باشند. بنابراین کارمندان جدیدالاستخدام نیاز به آموزشهای بدو استخدام فنی و تخصصی فناوری اطلاعات و ارتباطات جهت رسیدن به حد مطلوب را دارند (qualification). با توجه به اینکه عمر مفید دستاورد های فناوری اطلاعات و ارتباطات به ندرت بیش از ۵ سال می باشد برای جلوگیری از رخوت و رسیدن به نگرش متناسب با دوره زمانی معاصر طی دوره های مدون و روزآمد برای پرسنل از ضروریات توجه به امور دانش مدار سازمان به منظور نیل به تداوم کسب و کار می باشد. با توجه به دست آورد های جدید بهره مندی از E-LEARNING راهکاری مناسب برای توسعه دانش فناوری اطلاعات و ارتباطات می باشد. با توجه به اینکه پرسنل واحد در رده کارمندان دانشی هستند نیاز به ایجاد بانک اطلاعاتی از پرسنل شامل دوره های طی شده، تخصصها، پروژه های انجام داده، علاقمندیهای کاری و غیره بوده که روز آمد گردد.
ـ با توجه به اینکه عمده وظایف واحدفناوری اطلاعات و ارتباطات شناسایی فن آوری روز مناسب با نیاز سازمان، انجام طراحی، پیاده سازی، نگهداری و توسعه سیستمهای مبتنی بر فن آوری اطلاعات می باشد. لذا به منظور شناخت بهتر امور و عملکرد، بهره مندی از سیستمی حاوی اقدامات اولیه قبل از شروع به طراحی، مستندات تهیه سیستمهای فناوری اطلاعات، مستندات نگهداری و توسعه، مستندات بهره برداری برای هر یک از پروژه های سازمان می تواند به مدیریت دانش در خصوص امور اجرایی در سازمانهای فن آوری اطلاعات و ارتباطات کمک شایانی داشته باشد. در کنار این سیستم ایجاد بانک اطلاعاتی شامل سیستمهای فناوری اطلاعات حاوی اطلاعاتی از قبیل پرسنل طراحی، پرسنل پیاده سازی، واحد کاری، کاربران، مشخصات فنی و نیازمندیهای آتی بعنوان مکمل می تواند مورد استفاده قرار گیرد. ضمناً مدیریت دانش متدها و پارادایمهایی از قبیل EFQM، BPR، TQM، EA، ITSP، ISO۹۰۰۰، ISO۲۷۰۰۰،ISO۲۰۰۰۰ تداوم کسب و کار، مدیریت نوآوری، مدیرت تکنولوژی، مدیریت پروژه و ... را در بر می گیرد. هریک از این متدها برای اجرا در سازمان بر اساس مدل دانش خود ایجاد می گردند بنابراین مدیریت آنها نیز بهتر است که در سیطره مدیریت دانش قرار بگیرد. با توجه به ظهور روز افزون این متدها، مدیریت دانش نیاز به نگرشی جامع به منظور جلو گیری از دوباره کاریها و تضادها، کاهش هزینه های اجرایی، تجمیع رویکردها و پارادیمها و تعیین ترتیب و اولویتها ارائه می کند. این روشها (استانداردها و پارادیمها) غالبا در خصوص شناسایی، چهار چوب، پیاده سازی، نگهداری و توسعه در برخی از امور فصل مشترک دارند که مدیریت آنها نیز در مدیریت دانش رقم می خورد. ضمناً توجه به رویکرد شبکه ای در سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات بنا بر تغییرات سریع فن آوری اطلاعات نیز یکی از الزامات برای رسیدن به اهداف مدیریت دانش است.
ـ یکی از موارد قابل تامل در مدیریت دانش توجه به پویایی و گذرا بودن فن آوری اطلاعات می باشد که در مدیریت دانش مختص به واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات بایستی لحاظ گردد. لذا در سیستم مدیریت دانش واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات شناسایی و نهادینه سازی فن آوری های نوین نقش مهم و تعیین کننده ای بازی می کند. ایجاد واحدی درون سازمانی که بتواند این تازه ها را شناسایی، آماده سازی برای اجرا، اجرا و نهادینه کند نیز یکی از الزامات مدیریت بهینه دانش است. بطور مثال درک مزایای OPEN SOURCE برای مدیریت فرایند کسب وکار و استفاده از برنامه های پیش ساخته به جای کد نویسی صرف و از ابتدا برای موارد BMP، CRM، SCM و غیره یک نمونه بارز است.
لازم به ذکر است که راهکار ارائه شده تنها در حد شمارش دانش سازمانی برای واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات می باشد که در صورت حصول، نیاز به بازبینی و توسعه مستمر جهت رسیدن به سیستم مدیریت دانش فراگیر در سازمان را می طلبد.

مجتبی صابری
رای مند مهر