پنجشنبه, ۹ فروردین, ۱۴۰۳ / 28 March, 2024
مجله ویستا


نگاهی به سیستم جامع مدیریت پروژه های فرهنگی و هنری


نگاهی به سیستم جامع مدیریت پروژه های فرهنگی و هنری
اینکه چگونه کارگردان ها در سینما و تلویزیون برنامه هایشان را تنظیم می کنند، با شیوه های رایج در سازمان تهیه کننده، نوع و خصوصیات برنامه و تجربه و سلیقه شخصی کارگردان متغیر خواهد بود. به همین جهت در تولید برنامه دامنهء وسیعی از گرایشهای آزاد و تجربی تا برنامه ریزی دقیق و سنجیده وجود دارد.تولید یک برنامه تا حدود زیادی به استانداردهای هنری و اجرایی موجود و تجارب گروه تهیه برنامه بستگی دارد.
● تولید بدون برنامه ریزی:
در تولید برنامه های سینمایی و تلویزیونی ، برخوردهایی از نوع "هرچه پیش آید خوش آید" به هیچ وجه قابل قبول نیست‌، زیرا نتایج وخیم و زیان باری پدید می آورد. یک پروژه هنری در سینما و تلویزیون لزوما" به کار گروهی وابسته است. اگر گروه تهیه از آنچه قرار است اتفاق بیافتد مطلع نباشد باید انتظار هر اتفاقی را داشت، صندلی مهمان برنامه گم شود، فیلم مورد نظر آماده نباشد، نورپردازی کامل نباشد، ترتیب نمای دوربینها به هم بریزد یا صدای گوینده شنیده نشود.
معمولا" افراد آماتور سعی می کنند موارد برنامه را جمع آوری کنند، سپس نحوه استفاده از آنها را بیایند. در حالی که یک گروه حرفه ایی کار تهیه را با طرح و برنامه ریزی اهداف خود شروع می کند و مواد مورد نیاز را براساس این اهداف تهیه و آماده می سازد.
مراحل اصلی تولید یک برنامه:
۱) ایده های برنامه
۲) تصمیات اجرایی
۳) تصویر نامه
۴) گرد آوری بازیگران
۵) جمع آوری موارد تصویری
۶) گروه خدمات
۷) خدمات نوشتاری مربوط به تولید
۸) سازماندهی خدمات هنری
۹) سازماندهی خدمات فنی
۱۰) سازماندهی تجهیزات
۱۱) تمرینات خارج از استودیو
۱۲) تمرینات در استودیو
۱۳) ضبط برنامه
۱۴) تدوین نوار
۱۵) بازبینی و پخش
۱۶) فعالیتهای مرحله پس از تولید
در صورت نبود یا کمبود برنامه ریزی علمی و تخصصی و استفاده از علم روز مدیریت پروژه ، اجرای پروژه از نظر زمان و هزینه مطابق با خواسته های تهیه کنندگان نبوده و عمدتا" خروجی مورد نظر تهیه کنندگان بدست نمی آید.
با توجه به روند تصمیم گیری و تصمیم سازی در حوزه فرهنگ و هنرکه بسیار متغیر است، تکمیل بموقع پروژه ها در زمان و با توجه به برآورد اولیه بودجه آن بسار حائز اهمیت خواهد بود. عموما" ۸۰ در صد پروژه ها خارج از بازه اولیه تکمیل شده و بعضا" از نظر هزینه و زمان شکست خورده اند، و این بعلت عدم داشتن برنامه اصولی و برنامه ریزی و کنترل سنتی پروژه های هنری و ندادن فیدبک (بازخورد) مناسب به متولی اصلی یک پروژه سنمایی و تلویزیونی است.
در دنیای امروز که تمامی حرفه ها تخصصی شده، علم روز مدیریت پروژه نیز به کمک صنعت سینما آمده و کمک رسان حوزه فرهنگ و هنر شده است. از جمله در هالیوود پروژه های بزرگ و چند میلیارد دلاری با توجه به دانش مدیریت پروژه و افراد متخصص در این زمینه برنامه ریزی و اجرا می‌شوند که مسلما" در کاهش انحرافات از برنامه های مورد انتظار نقش موثری داشته است.
با نگاهی اجمالی به شکل زیر، پیوند نزدیک عوامل فنی، هنری و بصورت خلاصه برنامه ریزی زمانی و هزینه ای از ابتدا تا انتهای یک پروژه هنری که همانا عرضه محصول هنری و تحقق اهداف ترسیم شده است وظیفه اصلی برنامه ریز پروژه های هنری خواهد بود.
● مقایسه سینمای ایران و شرق در سینمای بدنه:
در بررسی سینمای هند و شرق آسیا بعد از ماهیت و شاخصهای هنری یک اثر،دیدگاه تجاری و نگاه به گیشه از اهمیت فراوان برخوردار است. نگاه مدیران هنر هفتم در سینمای بالیوود، به غیر از تعداد محدودی از آثار، یک نگاه تجاری به یک بنگاه اقتصادی است. در هند سالانه ۹۰۰ فیلم سینمایی تولید می شود که موجب شده نگاه به پروژه های سینمایی در این کشور نگاهی علمی، همراه با شاخصهای مورد قبول بازار و مخاطب داخل و خارج از هند باشد. اصول علم مدیریت پروژه در هریک از این پروژه ها متبلور شده، کما اینکه در فرایند آغازین یک پروژه سینمایی ابتدا اهداف تولید فیلم و نوع تماشاچی هدف فیلم کاملا" شفاف گردیده و در فرایند برنامه ریزی با توجه به شاخصهای بازار محصول یک پروژه سینمایی، برنامه ریزی اعم از انتخاب بازیگران، روند زمانی و هزینه ایی پروژه تخمین زده می شود. سپس این برنامه در مرحله اجرا قرار گرفته و در فرایند کنترل از نظر دو شاخص اصلی زمان و هزینه بررسی می‌شود. در مرحله بعدی گزارشات مبسوط به تهیه کنندگان یا سرمایه گذاران ارائه می شود و نهایتا" پروژه با ارزیابی نهایی و مراحل پس از تولید به اتمام می رسد. شاید مثال بارز این واقعه در سینمای هند در پروژه فیلم "دلاور عروس را می برد" با بازی شاهرخ خان و کاجول محصول ۱۹۹۵ باشد که اکنون پس از ۵۰۰ هفته اکران پیاپی بار دیگر با اقبال عمومی دچار شده است.
بر طبق آمار و اطلاعات ایران در رده چهارم تولیدات سینمایی در دنیا قرار دارد و می توان تصور نمود با توجه به تولید ۷۰ فیلم سینمایی بلند در سال که بودجه هریک بطور متوسط ۲۰۰ میلیون تومان برآورد می شود بالغ بر ۱۴میلیارد تومان پول در سال هزینه شده که در بسیاری از موارد این سرمایه مدیریت نمی شود. در ضمن اینکه در این آمار برنامه های تلویزیونی و سریال ها نیز گنجانده نشده که با در نظر گرفتن تمامی پتانسیل تولید محصولات فرهنگی رقم قابل ملاحضه ای خواهد شد. با تصدیق این مطلب که سینمای ما در دوران پس از انقلاب دستخوش تحولات شگرف از نظر مفهومی شده است و سینمای ما روز به روز در ویترین جهانی می درخشد، اما حرکت در استفاده ار تکنیکها و متدولوژی های جدید بسیار کند و لاک پشتی است. مسلماً هر تغییری با مقاومت روبرو است. مثلاً در فیلم دوئل گارکردان برای اولین بار از دالبی استفاده کرد که در آن مقطع با انتقاد شدید منتقدین روبرو شد، اما بعد از اینکه حصارهای تفکرات خشک و سنتی شکسته شد، فیلمهای فراوانی به روش و متد دیجیتال و با تکنولوژی روز صدا در دنیا تصویر برداری شد.
سینمای ژاپن که از نظر مفهومی دارای پتانسیل بالا بوده و از جایگاه مناسبی در سینمابرخوردار است نیز از این قاعده بی بهره نمانده است. ساختن یک فیلم خوب با بودجه کم، کار بسیار مشکلی است که از تهیه کنندگان ژاپنی برمی‌آید. محدودیتهای زمانی و هزینه ای در سینمای ژاپن باعث شده که جهت تولید محصولات سینمایی و تلویزیونی با نگاه علمی نظیر دانش مدیریت پروژه برخورد می‌کنند.
سینمای ایران از این نظر بسیار شبیه سینمای ژاپن بوده و همواره کارگردانان سعی خود را کرده اند که با بودجه کم تخصیصی به پروژه ها بالاترین کیفیت و درآمد را ایجاد کنند. با توجه به اینکه دست کم ۶۰% محصولات سینمایی ایران با نگاه ویژه به مخاطب ساخته می شود و باید حداقل یک فیلم ۴۰۰ میلیون تومان فروش کند تا سرمایه اولیه خود را بازگرداند. با نگاه به آمار و ارقام متوجه خواهیم شد که بیشتر فیلمهای اکران شده در سال ۱۳۸۵ موفق به بازگشت سرمایه نشده و حتی خارج از بازه هزینه ایی و زمانی تعریف شده پایان یافته اند. با اینکه مدیریت یک پروژه هنری ارتباطی با بفروش یا نفروش بودن یک فیلم یا محصول هنری ندارد، اما با کنکاش در مثالهای پرفروش سینمای ایران مثل آتش بس، اخراجیها و چهارشنبه سوری، وجود ساختار مدیریتی قوی اعم از هزینه ای و زمانی در این پروژه ها دیده می شود.
این نکته در ورود این متدولوژی جدید به سینما قابل ذکر است که با حضور یک برنامه ریز و کنترل کننده پروژه، صحت و سقم برآورهای هزینه ای و زمانی سنجیده شده و از اتلاف پول، زمان، نیروی انسانی و منابع موجود جلوگیری خواهند شد .البته لزوماً با استفاده از این رویکرد، فیلم کم فروش، پرفروش نخواهد شد.
با این پیش زمینه مولف مقاله، سینما را وسیله ای برای نماد سازی نمی‌بیند ، چرا که سینما و تلویزیون نیز مثل تمامی عناصر و عرصه های کاری جایی برای تبلور باورها و اندیشه های نو است و نه جایی برای آنچه قادر به بیانش نیستیم. نگاه حرفه ای و اقتصادی به سینما و تلفیق علم روز پروژه ها در بطن محصول هنری که دارای ظرافتهای فراوان است، در صنعتی شدن و اقتصادی شدن این هنر تاثیر بسزایی خواهد داشت.
● نوآوری در بخش برنامه ریزی و مدیریت پروژه های فرهنگی و هنری
هدف از طراحی و اجرای سیستم جامع مدیریت پروژه، استفاده از اصول تئوریک و عملی مدیریت پروژه جهت پروژه های سینمایی و تلویزیونی مرتبط در محدوده پروژه های تعریف شده در یک دفتر سینمایی یا تلویزیونی و یا در حد یک پروژه مستقل هنری است. برای این منظور وجود شخصی به عنوان مدیر برنامه ریزی پروژه ضروری به نظر می رسد.
این کار در ۵ فاز انجام پذیرد.
۱) فاز شناخت و ارزیابی وضعیت موجود
▪ شناخت ماموریت و سطح دانش موجود
▪ شناخت سیستمهای موجود
▪ شناخت فرآیندهای مرتبط با مدیریت پروژه در وضعیت جاری
▪ شناخت نیازهای سازمان یک پروژه هنری برای مدیریت پروژه
۲) فاز طراحی
▪ بررسی استانداردهای مختلف مدیریت پروژه در جهت بکارگیری در یک پروژه فرهنگی و هنری. در ایران استانداردهایی مثل PMBOK (دانش مدیریت پروژه) IPMA (استاندارد اروپایی مدیریت پروژه) موجود است که می توان از هریک از این استانداردها جهت تطابق با سازمان یک پروژه فرهنگی و هنری استفاده نمود.
▪ برگزاری جلسات و انتخاب استاندارد مدیریت پروژه
▪ شناسایی وضعیت موجود و مغایرت با استاندارد
▪ طراحی وضعیت ایده آل سازمان بر اساس استاندارد انتخاب شده در حوزه های دانش مدیریت پروژه.
▪ طراحی فرمهای اطلاعاتی، گزارشات و اطلاعات خروجی جهت رده ها و واحدهای مختلف
▪ طراحی رویه های انجام کار
▪ انتخاب نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی مورد نیاز
▪ برنامه ریزی بودجه و زمان دقیق پروژه
▪ برنامه های روزانه، ماهانه و سالانه با توجه به زمان کلی پروژه و با توجه به نوع درخواست تهیه کننده و کارگردان.
۳) فاز پیاده سازی و اجرا
▪ جمع آوری تیم یک پروژه هنری با توجه به نیازهای تخمین زده شده
▪ اجرای پروژه با توجه به برنامه های ارائه شده
▪ قابلیت ارائه گزارشات مورد نظر تهیه کنندگان (بودجه، زمان، انحرافات و....)
۴) فاز کنترل
▪ کنترل هزینه ایی و زمانی پروژه
▪ کنترل دقیق Scope (دامنه)پروژه
▪ بررسی و اعمال تغییرات تایید شده مدیر پروژه در برنامه کلی پروژه
▪ جلسات پیگری جهت جلوگیری از انحرافات احتمالی بودجه و زمان پروژه
▪ ارائه گزارشات عملکردی هزینه ای و زمانی از پروژه و ارزیابی شاخصهای پولی و زمانی
۵) فاز اختتام
▪ بازبینی محصول نهایی
▪ اقدامات پس از تولید
● استانداردهای مورد استفاده:
در اینجا به بررسی کلی استاندارد های موجود درحوزه مدیریت پروژه در ایران می پردازیم.
▪ PMBOK : معتبرترین استاندارد و متدولوژی مدیریت پروژه دنیا که متولی آن موسسه PMI بوده و با قدمت بیش از ۴۰ سال که در ۹ حوزه دانش و ۵ فرآیند، روند پروژه را مستند کرده و پروژه را تحت کنترل کامل خود در می آورد.
▪ IPMA : استاندارد اروپایی مدیریت پروژه که شامل ۸ حوزه دانش و مواردی مثل، اهداف و الزامات پروژه، ساختار پروژه، حل مسئله، مستند سازی و کارگروهی است.
استانداردهای گوناگونی برای فازبندی پروژه‌های مختلف طراحی شده است که متناسب با فعالیت‌های خاص آن پروژه می‌باشد. به عنوان مثال یک پروژه‌ طراحی می‌تواند در ۵ فاز (Gateway) برنامه ریزی، تصدیق طراحی و تکوین محصول، تصدیق طراحی و تکوین ساخت، صحه گذاری محصول و فرایند ارزیابی نتایج و اقدامات اصلاحی برنامه‌ریزی شود.
اقلام قابل تحویل از شروع تاپایان مدیریت یک پروژه هنری :
۱) بررسی بازار مخاطب فیلم با توجه به ژانر هنری و پیش بینی فروش با استفاده از اطلاعات گذشته و وضعیت فعلی((Business plan
۲) شرح دامنه پروژه(Project scope statement ) بعنوان مرجع تمامی فرایندهای موجود در یک پروژه هنری شامل:
ـ هدف از اجرای پروژه
ـ دلایل توجیهی پروژه
ـ مفروضات پروژه
ـ محدودیتهای پروژه
ـ زمان شروع و پایان پروژه
ـ مدت زمان پروژه
ـ مجوزها و تاییدیه های پروژه
ـ نقاط کلیدی پروژه (Milestone )
ـ شرح مشخصات کلی محصول پروژه
ـ بودجه تخمین زده شده
۳) تعریف شاخص برای ارزیابی پروژه
۴) زمانبندی جذب بودجه پروژه
۵) تهیه ساختار شکست کار پروژه (FWBS - PCWBS -RWBS )
۶) تعریف فعالیتهای پروژه(Activity list )
۷) تعریف توالی فعالیتها
۸) شرح تقسیم وظایف پروژه ( Job sharing)
۹) تخمین و تخصیص منابع مورد نیاز برای فعالیتها با توجه به روش Expert judgment
۱۰) برآورد زمان مورد نیاز برای فعالیتها
۱۱) تهیه چارت سازمانی پیشنهادی پروژه
۱۲) برنامه زمانبندی پروژه(Action plan ) در ۳ سطح روزانه، هفتگی، ماهانه در قالب نرم افزارهای موجود در زمینه مدیریت پروژه (MSP ،P۳ )
۱۳) تعریف و تهیه جدول فاکتور وزنی (Wight Factor) فعالیتها با توجه به شاخصهای مورد نظر برای تهیه کننده
۱۴) مدیریت هزینه پروژه شامل(براورد هزینه های فعالیتها،تهیه cost baseline ، تهیه cash flow ،کنترل هزینه)
۱۵) نمودار نقدینگی پروژه(Cash flow )
۱۶) بروزآوری برنامه ،جمع آوری داده ها ،و هماهنگی و نظارت برروی تمامی فعالیهت های برنامه ریزی شده
۱۷) تضمین کیفیت پروژه (Quality Assurance) با توجه به شاخصهای هزینه ای و زمانی(EV )
۱۸) پیش بینی ریالی و زمانی پروژه با توجه به روند انجام کار
۱۹) تهیه و ارائه گزارشات هفتگی پیشرفت مالی و فیزیکی پروژه
۲۰) تهیه و ارائه فرمت گزارشات مقایسه ایی روزانه، هفتگی، ماهانه شامل(S-CURVE ، موارد بحرانی پروژه ، شاخصهای هزینه‌ای پروژه و راهکارهای پیشنهادی به مدیر پروژه)
۲۱) کنترل قراداد عوامل و نحوه پرداختها
۲۲) بررسی، ارائه و آنالیز ریسکهای پروژه و شدت و ضعف آن و کمی نمودن و پیگیری مستمر
۲۳) ارائه ماتریس ضعف ها-قوت ها-فرصت ها-تهدیدات( (SWOT
۲۴) تهیه و ارائه درسهای آموخته شده Lessons learned) ) جهت استفاده در پروژه های آتی
● نرم افزار ویژه فعالیت های سینمایی:
امروزه شرکت های بزرگ تولید کننده فیلم در برنامه ریزی یک پروژه فرهنگی در کنار نرم افزارهای عمومی مدیریت پروژه، از یک نرم افزار ویژه برنامه ریزی تولید فیلم نیز استفاده می کنند. این نرم افزار قابلیت جمع آوری و برنامه ریزی کلیه عوامل یک پروژه فرهنگی به صورت یکپارچه را داراست. کاربرد این نرم افزار در تولید فیلم، تئاتر، نمایشهای رادیویی، نمایشهای موزیکال و .. می باشد.
نویسندگان: وحید آزاد منش/مهران کولانی
منبع : خبرگزاری فارس


همچنین مشاهده کنید