بروکراسی و عوامل آن

● مقدمه
در حالی که فایول و تیلور با مسائل مدیریت دسته و پنجه نرم می کردند یک جامعه شناس آلمانی به نام مارکس وبر برای ساختارهای اختیار، تئوری خاصی تدوین می کرد که در آن نوعی سازمان را به نام بروکراسی مشخص می ساخت. جنبه های متفاوت بروکراسی تعریف نقش ها در یک سلسله مراتب بود که در آن، کارکنان بر پایه لیاقت منصوب شوند، از قوانین تبعیت کنند و رفتاری بی طرفانه داشته باشند.
اصطلاح بروکراسی در معانی مختلفی به کار برده می شود و همین، موجب درک نادرست از معانی واقعی آن شده است. مشهورترین معانی آن عبارتند از:
▪ بروکراسی، تشریفات زائد است یعنی کاغذ بازی و مقررات اضافی که موجب از بین رفتن کارایی می شود. این معنی منفی کلمه است.
▪ بروکراسی، دستگاهی اداری است، یعنی همه ابزار و امکانات دولت مرکزی و محلی. این معنا، مشابه تشریفات زائد است.
▪ بروکراسی، نوعی شکل سازمانی است، دارای ویژگی های مشخص از قبیل سلسله مراتب اختیار و نظام مقررات (ماکس وبر).
ماکس وبر از نظر تاریخی همزمان با فایول و تیلور، از نخستین پیشگامان تفکر مدیریت بود که پیش از این از آنها سخن گفته شد. اما برخلاف آنها، وبر یک دانشگاهی بود نه یک مدیر اجرایی. علاقه او به سازمان ها و ساختار اختیار در آنها سرچشمه گرفت. او می خواست بداند چرا کارکنان سازمانی از افراد ما فوق پیروی می کنند. مشاهدات مطالعات و نتیجه گیریهای او، برای نخستین بار در ۱۹۴۷از زبان آلمانی ترجمه و انتشار یافت. در این نوشته که به نام تئوری سازمان اجتماعی و اقتصادی بود او واژه بروکراسی را برای ترویج نوعی سازمان که کما بیش عملاًدر هر موسسه خصوصی و عمومی وجود دارد به کار برد.
وبر با تجزیه و تحلیل سازمان ها ۳ نوع اختیار مشروع را شناسایی می کند:
۱) سنتی
۲) کاریز ماتیک
۳) عقلایی یا قانونی
نخست لازم است بدانیم منظور از اختیار مشروع چه بود. اختیار را باید از قدرت متمایز دانست. قدرت موضوعی یک طرفه است. دارنده آن می تواند از طریق زور یا پاداش، دیگری را وادارد که به دلخواه او رفتار کند. اما در اختیار، قبول حاکمیت توسط فرو دستان نیز نهفته است. به بیان دیگر اختیار را می توان تنها محدوده مورد موافقت فرودستان به کار برد. منظور وبر از اختیار مشروع، همین موقعیت اخیر است. سه نوع اختیار مشروع تشریح شده توسط وبر را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:
▪ اختیار سنتی: که در آن پذیرش افراد واجد اختیار از سنت و رسم ناشی می شود.
▪ اختیار کاریزماتیک: که در آن پذیرش از وفاداری و اعتماد به توانایی های شخصی حکمران سرچشمه می گیرد.
▪ اختیار عقلایی یا قانونی: که در آن پذیرش از مقام یا سمت دارنده یا اختیار که توسط مقررات و دستور العمل های سازمان محدود و مشخص شده، ناشی می شود. امروزه این شکل است که در اکثر سازمان ها وجود دارند و این شکلی است که وبر به آن نام بروکراسی داده است.
وبر معتقد است یکی دیگر از مبانی اختیارات، قوانین و مقررات صریح و روشنی است که موجودیت سازمان را جنبه عقلایی می دهد و اختیارات را در نظر مرئوسین مشروع جلوه گر می نماید.
همچنین او معتقد است سوابق، محیط اجتماعی و شرایط فرهنگی مختلف، عواملی هستندکه مبانی اختیارات را در سازمان ها تعیین می نمایند. مثلاً در جوامع قرون وسطایی اغلب اختیارات ناشی از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزی اغلب اختیارات ریشه های بروکراتیک و در سازمان های انقلابی مثلاً انقلاب ۱۹۱۷روسیه اختیارات اغلب منشأ جذبه شخصی داشته است. از طرف دیگر وبر می گوید: «اختیارات خانواده حتی در جوامع بروکراتیک بر مبنای رسم و سنت، اختیارات سازمان های وسیع و پیچیده حتی در دوران قرون وسطایی بر اساس بروکراسی یا قوانین و مقررات و بالاخره اختیارات احزاب سیاسی و انقلابی حتی در یک جامعه کهنه و قدیمی بر اساس کاریزماتیک یا جذبه استوار می باشد.» وبر پس از تجزیه و تحلیل بالا نتیجه گیری می کند که اداره ی مؤثر و مفید سازمان های وسیع و پیچیده امروز مستلزم اعمال اختیارات مبتنی بر مبنای بروکراتیک است. مبانی دیگر اختیارات نظیر کاریزما و یا رسم و سنت هیچکدام قادر نیست احتیاجات سازمان های جوامع امروزی را جوابگو باشد زیرا فاقد یک سیستم منظم تقسیم و تخصصی کردن کارهای سازمان است و ثانیاً اساس و پایه های منطقی و عقلایی را برای انجام مؤثر فعالیت های سازمان ایجاد نمی کند و در اختیار نمی گذارد.
● ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک‌‌‌‌(ویژگی های اصلی بروکراسی)
وبر ساختار ایده آل سازمان های بروکراتیک امروزی را بر اصول زیر استوار و آن ها را به تفصیل بیان کرده است:
تنظیم وظایف رسمی و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است که سازمان های عقلایی امروزه باید مداومت و ثبات خود را حفظ کنند و برای انجام دادن وظایف سازمانی رفتار و راه حل های استاندارد و یکنواختی را به وجود آورد. وجود قواعد به این دلیل لازم است که امکان اینکه وظایف سازمان های وسیع به صورت مواردی منحصر به فرد و انفرادی به طور مؤثر و با صرفه انجام گیرد بسیارضعیف و یا اصولاًغیر ممکن است.
ایجاد زمینه برای ابراز شایستگی
الف) تقسیم منظم کارها برای مسئولین تعهد و مسئولیت ایجاد می کند.
ب) برای تسهیل انجام این چنین مسئولیت ها، اختیارات لازم را تفویض می نماید.
ج) و بالاخره مسائل را مناسب با شرایط مختلف دقیقاً مشخص نموده و در اختیار مجریان قرار دهد. به عبارت دیگر ایجاد زمینه مناسب برای ابراز شایستگی در سازمان بر اساس تقسیم منظم (کار، حقوق و قدرت) امکان پذیر خواهد بود. بنابراین، نه تنها افراد سازمان باید شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسایل مورد لزوم را یکی از عوامل مهم فرماندهی بر دیگران است در اختیار داشته باشند، بلکه باید به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گلیم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئولیت و نقش دیگران قدم نگذارند و هدف های کلی سازمان را تحت الشعاع هدف های خود در نیاورند.
استقرارسیستم آموزش های فنی و تخصصی: معمولاً قواعد و مقرراتی که در هر پست و مقام، وظایف ساز مانی را محدود و مقید می کند، اغلب فنی ، تخصصی و منطبق بر فرم های مختلف سازمانی می باشند. بنابراین تنها کسانی می توانند در این تیپ ها به ایفای موفقیت آمیز مسئولیت های خود بپردازند که از آموزش فنی و تخصصی بهره کافی گرفته باشند. وبر همچنین معتقد است که اختیارات بروکراتیک مدیر در پست های سازمانی وسیع، از دانش تحصیلات و آموزش های تخصصی او ریشه می گیرد زیرا دانش و آموزش فنی یک مدیر است که اختیارات او را هم در نظر مرئوسین، مشروع و قابل قبول جلوه گر می سازد.
ایجاد سلسله مراتبی از مقامات و پست های سازمانی: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن کار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمی آید و باید به طور منظم مورد بازرسی و نظارت قرار گیرد. لذا به منظور حصول یک سیستم نظارت همه جانبه باید بین پستها و مقامات سازمانی و واحد های تحت سرپرستی آن ها، سلسله مراتب فرماندهی و نظارت ایجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد های تحت نظارت و بازرسی دقیق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقید به پیروی از اصول و مقرراتی استاندارد باشند.
تفکیک مدیریت و مالکیت: وبر تأکید می کند که اعضای اداری و مدیریت سازمان ها از مالکین و هیئت امنای سازمان مجزا باشند. بعلاوه مایملک سازمان نیز باید کاملاً از مایملک اعضای اداری سازمان تفکیک گردد. همچنین نباید مقام و موقعیت رسمی ناشی از سازمان با مقام و موقعیتی که بر اثر عوامل غیر از سازمان برای مدیران ایجاد می گردد اشتباه شود و به جای هم به کار نرود.
آزادی سازمانی: وبر معتقد است که برای آزادی سازمانی، لازم است که از یک طرف منابع سازمانی از قید و نفوذ خارجی رها گردد و مطابق احتیاجات سازمانی تشخیص داده شود. از طرف دیگر مشاغل سازمانی نیز باید متناسباً به افراد شایسته و لایق توزیع و به آنها واگذار گردد.
ایجاد سیستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارک در سازمان: یکی از موارد قوی انتقادات مخالفین بروکراسی این است که نگهداری و جریان بیش از حد پرونده ها و مدارک در سازمان نه تنها برای یک سازمان منطقی و عقلایی نیست بلکه سبب ایجاد قرطاس بازی و دوباره کاری های بی مورد می شود و این خود دلیلی است بر غیر عقلایی بودن کارها. ولی وبر معتقد است تنها ضابطه ای که می تواند همیشه نشان دهد که قواعد و نرم های سازمانی کاملاً اجرا شده است همانا ایجاد یک سیستم منظم بایگانی، ثبت و ضبط مدارک در سازمان است زیرا در غیر این صورت با ارتباطات شفاهی و لفظی نمی توان منظور فوق را تأیید نمود.
ایجاد سیستم منطقی حقوق و مزایا: وبر معتقد است که پاداش های مادی باید جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتری یا ارباب رجوع. این امر افراد را به سوی سازمان و هدف هایش رهنمون می سازد. بعلاوه باید سیستم تر فیع آن چنان منظم باشد که قدرت تحرک و جاه طلبی افراد را در کار ارضاءکند و آن ها را نسبت به شغلشان بیشتر وفادار سازد.
اتزیونی معتقد است که کلیه تجزیه و تحلیل ماکس وبر را باید شامل اصولی دانست که در اطراف یک شکل اساسی سازمان دور می زند و آن این است که ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ های خارجی آسیب پذیر است و ضرورت دارد که به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنین فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصمیمات خود را خارج از نفوذ های خارجی و به منظور تحقق هدف های خود اتخاذ نماید. شاید این مهمترین دلیلی باشد که مدل ایده آل بروکراسی یک سیستم بسته است.
ویژگی های یاد شده سازمان بروکراتیک، موجب می شود که اختیار صاحب منصبان، تابع مقررات و شیوه های منتشر شده ای باشد. از این جاست که اختیار مشروعیت دارد و مستبدانه نیست. این نکته بیش از هر چیز باعث شد وبر اظهار کند که ساز مان بروکراتیک می تواند به بالاترین درجه کارایی برسد و به این معنا عقلانی ترین وسیله شناخته شده برای اجرای کنترل ضروری بر سازمانهاست.
به نظر وبر ، بروکراسی در سازمان های بزرگ غیر قابل اجتناب بوده و شکی نیست که همه مؤسسات با اندازه های مختلف در سراسر جهان، عملاً این شکل سازمانی را اختیار کرده اند. مهمترین عوامل در رشد سازمان های بروکراتیک بی تردید دو عامل اندازه و پیچیدگی بوده است.

نویسنده : احمدی، شبنم
مراجع
تئوری ها و فرایند مدیریت. نوشته جی. ای. کل. مترجم دکتر سهراب خلیلی انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی.
تئوری های مدیریت و مدل سازش. تالیف منوچهر کیا. انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی.
سازمان و مدیریت. دکتر علی محمد اقتداری. انتشارات مولوی.
نظریه های جدید سازمان و مدیریت. ابوالفضل صادقپور جلال مقدس. مؤلفین.
مدیریت اسلامی. محمد حسن نبوی. انتشارات بوستان قم.

منبع : راهکار مدیریت