جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


از دیسک سخت تا چاپ روی کاغذ(From hard drive to hard copy)


از دیسک سخت تا چاپ روی کاغذ(From hard drive to hard copy)
● چگونه دفتر ملی پست استرالیا از دسک تاپ پست هیبرید برای افزایش کارآیی و سوددهی استفاده می کند؟
یک پیشنهاد برای تقویت خدمات پست EDI (تبادل الکترونیکی داده ها) در استرالیا ایجاد دسک تاپ سیستم پست هیبرید است. پست EDI بطور سنتی ارائه کننده خدمات برای ایجاد مرسولات پست معاملاتی با حجم بالاست، اما در چند سال گذشته خدمات متنوعی از جمله ارتباطات مستقیم پستی را نیز شامل شده است.
به منظور افزایش درآمد و تکریم مشتریان، پست EDI براین باور است که نیاز به استفاده از فناوری برای کاهش هزینه ها و ارتقاء سطح خدمات مشتریان می باشد.
پرینت سافت (PrintSoft) سرویس نامه الکترونیکی پستی (Post eLetter) در پست EDI است که به منظور اصلاح دسک تاپ فرآیندهای پستی استرالیا ایجاد شده است.
نامه الکترونیکی پستی به ضمیمه یک موتور تولید پستی (mail production engine) جدیداً طراحی شده به نام دسک دایرکت ,(DeskDirect) در حال حاضر در سطح گسترده تری مورد استفاده قرار می گیرد.
سیستم فوق این امکان را به مشتریان می دهد تا مستقیماً از طریق دسک تاپ خودشان از خدمات B۲C و B۲B استفاده نمایند. کاربران B۲B و یا B۲C را در کامپیوترهای شخصی خود ایجاد نموده و سپس بصورت الکترونیکی آنرا به اداره مربوطه مثلاً اداره پست EDI ارسال می کنند تا از آنجا وارد انتقالات شبکه پستی شود. هدف از طراحی این سیستم حذف پرینت های وقت گیر و پر زحمت اداری از طریق استفاده از محل های چاپ (Printing locations) کاملاً خود کار است. این یک سیستم کامل پستی است که در آن تامین کننده چاپ (print provider) کارهای چندگانه (multiple jobs) را از ایستگاههای کاری متعدد دریافت، طبقه بندی، مسیر یابی و دسته بندی می نماید.
نامه الکترونیکی پستی در حال حاضر یکی از محصولات شاخص EDI است که از زمان راه اندازی سالانه ۳۰ درصد افزایش درآمد داشته است. این سرویس با کاهش هزینه های پردازش و افزایش ارزش مرسوله باعث صرفه جوئی قابل ملاحظه ای در هزینه ها شده است.
آقای فرانک فورگن (FrankForgione) مدیرکل EDI در مصاحبه ای اظهار داشته است:
(( سرویس نامه الکترونیکی پستی شما را قادر میسازد تا مرسولات نوعاً‌ کم حجم را به مرسولاتی با حجم بالا تبدیل کنید. هرچند از نقطه نظر اقتصادی شما با مقیاس حجم بالا مواجه می شوید اما به مشتریانتان این امکان را می دهد تا مرسولات کم حجم را با هزینه بسیار مناسبی ارسال نمایند.))
جیسون مایلز (Jason Miles )مدیر بخش فروش ملی پست EDI معتقد است: ((نامه الکترونیکی پستی فرصتی است برای ایجاد یک جریان جدید درآمد. عرضه این محصول بسیار آسان است چراکه به نفع مشتریان بوده و باعث کاهش هزینه آنها می شود.)) پست EDI سالانه بیش از ۱۲ میلیون نامه الکترونیکی در استرالیا ایجاد می کند.
پژوهش های موردی ذیل مربوط به استفاده از نگارش دسک دایرکت متعلق به به پست EDI موسوم به نامه الکترونیکی پستی هستند.
نتیجه بررسی یک موسسه بزرگ مالی در استرالیا نشان می دهد که استفاده از نامه الکترونیکی باعث حذف شدن مراحل دستی چاپ، درپاکت گذاشتن و ارسال نامه می شود، بطوریکه کارمندان،وقت برای انجام کار مفید بیشتر در اختیار دارند. نامه ها سریعتر ارسال می شوند و هزینه پستی تخفیف یافته توسط بانک وصول می شود.
سرویس پست هیبرید در عملیات خدمات نقدی نصب شده است و در نتیجه الگوهای (template ) نامه و داده می توانند مستقیماً از دسک تاپ از طریق یک خط امن به پست استرالیا منتقل شوند. سپس بر روی مرسولات کارهای مربوطه مسیریابی، الصاق بارکد، طبقه بندی، چاپ، قراردادن در پاکت و سرانجام ارسال مستقیم به ایالت مقصد در کشور استرالیا انجام می شود.
این سرویس اصولاً برای ارتقاء خدمات ارائه شده به مشتریان در عین کاهش هزینه ها استفاده می شود. کاربر می تواند با استفاده از نرم افزار تعداد زیادی فیلد انعطاف پذیر(flexible fields ) برای هریک از نامه های خود ایجاد نماید. بدین ترتیب اداره جمع آوری می تواند تعداد فرمتهای نامه ها را از صدها به حدود ۴۰ کاهش دهد.
مایر (myer ) بزرگترین خرده فروش زنجیره ای کشور استرالیا در عمل مشاهده کرد که امکان ندارد بتوان همه آگهی های مشتریان را در ساعات شلوغ و پرکار ارسال کرد. شکل ظاهری این نامه ها از یک فروشگاه به فروشگاه دیگر تغییر می کرد و همیشه مطابق با استانداردهای واحد نبود.
با استفاده از نامه الکترونیکی هزینه های سنگین حذف شده و نامه ها مطابق با استاندارهای واحد تهیه می شوند به کسانیکه برای خرید بعدی یک کالا بیعانه پرداخت کرده اند، نامه هائی به منظور آگاهانیدن ایشان از هرگونه تغییری در شرائط ارسال می شود. مایرمی خواست بامتمرکز کردن این فرآیند هزینه ها را کاهش داده و استاندارها و نگاه واحدی اعمال نماید. خرده فروش مایل نبود که هر فروشگاه بطور مجزا الگوی نامه را تعیین نماید. به جای آنکه الگوی نامه در اختیار پست استرالیا باشد و هر فروشگاه عصر به عصر داده ها را به منظور تولید متمرکز نامه ها مطابق با الگو، به این شرکت ارسال نماید، این راهکار منجر به صرفه جویی در زمان و درنتیجه صرفه جویی در هزینه شده است.
استیون بلک (Steven black ) از شرکت مایر می گوید: ((ما بار کاری روی منابع داخلی امان را کاهش دادیم و زمان متوسطی را که طول می کشد تا یک مشتری مکاتبات ما را دریافت کند، حذف نمودیم.))
خدمات جمع آوری دان و براد استریت (D&B ) به نیابت از طرف مشتریان خودروزانه ۱۶۰۰۰ نامه ارسال می کند. به منظور کاهش منابع داخلی مورد نیاز برای چاپ نامه ها و مخارج مربوط به چاپ و کوتاه تر کردن زمانی که طول می کشد تا نامه پس از چاپ به دست شخص بدهکار برسد، سیستم مورد استفاده قرار گرفته است.
جف کاپ (Geoff Cope ) از D&B معتقد است : (( ما اصلاحاتی را در نظر داشتیم که حاصل آن ماهانه دهها هزار و سالانه صدها هزار دلار است. ما روند کاری را روان تر کرده ایم بطوریکه تحویل سریع تضمین شده و کارکنان وقت بیشتری برای تمرکز روی جمع آوری قروض دارند.))
در D&B ، سیستم فقط بر روی دو تا سه دسک تاپ نصب شده و الگوها بوسیله گروه کوچکی از مؤلفین الگو (Template authors ) ایجاد ونگهداری می شوند. کاربران دیگری که مایل به ارسال هستند، داده ها را برای مؤلفین الگو می فرستند، سپس ایشان دسته (batch ) را ایجاد کرده و اسناد را برای پست EDI ارسال می کنند.
مؤسسه اثاثیه منزل مایر مجبور است با مشتریان خود پس از ورود اثاثیه اشان به انبار تماس برقرار نماید. این امر از جهت پرداخت نهائی و تسویه حساب لازمست و بطور سنتی مستلزم تماس تلفنی با مشتریان است. معمولاً دسترسی به مردم در خلال ساعات کاری دشوار بود و پس از
ساعات کاری نیز ایشان رغبت چندانی برای یک مکالمه تلفنی سرزده نشان نمی دادند. با استفاده از نامه الکترونیکی، مؤسسه مایر به این نتیجه رسید که نرخ پاسخگویی به نامه های خصوصی بسیار بالا تر از تماس تلفنی است و باعث صرفه جویی ۴۰ درصدی در مخارج می شود. مضافاً به اینکه مشتریان نیز تمایل بیشتری به نامه دارند و می توانند هرزمان که بر ایشان مناسب است جواب آنرا بدهند.
یان هویت (Ian hewitt ) از موسسه مایر اظهار داشت: ((امتیاز مهم آنست که ما توانسته ایم اثاثیه را خیلی سریعتر از مرحله انبار عبور دهیم و این منجر به کاهش صدمات وارده شده است. ثانیاً به علت متمرکز شدن تماس ها با مشتریان، هزینه ها تقلیل یافته است.
ما پنج سایت در استرالیا داشتیم که همه را در یک محل متمرکز کردیم. ما توانستیم با حذف تماس های تلفنی بی اثر و استفاده از پست الکترونیک، ۴۰ درصد در هزینه هایمان صرفه جوئی نمائیم.))
● پروفایل واحد پرینت سافت
مجموعه محصولات نرم افزاری پرینت سافت توانسته است سیستم ارتباطی کاملاً پیشرفته و خصوصی با مشتریان به منظور توزیع الکترونیکی چاپ و مشاهده وب ایجاد نماید. پرینت سافت متعلق به پست استرالیا است ودر سال ۲۰۰۵ به رکورد سودخالص ۵۲۵ میلیون دلار استرالیا (۳۲۵ میلیون یورو) درکل درآمد ۳/۴ بیلیون دلار استرالیا (۶/۲ بیلیون یورو) دست یافته است. با دفاتری در آمریکا، اروپا و استرالیا و بیش از ۵۵۰۰ سیستم تولید سند که در ۵۰ کشور جهان نصب شده است، پرینت سافت یک فرآیند خودکار تولید سند و همچنین سیستم های مجتمع اسناد را در اختیار مشتریان قرارداده است. برای اطلاعات بیشتر به سایت www.deskdirect.com مراجعه نمایید.
منبع : پورتال مرکز فناوری اطلاعات


همچنین مشاهده کنید