بیمه الکترونیک راه‌حل نظام اداری سنتی‌

صنعت بیمه الکترونیک اصولا مورد استفاده شرکت‌ها و صنایعی قرار می‌گیرد که کاغذ در کار آنها نقش عمده‌ای را بر عهده دارد. به عبارت بهتر انگیزه فرار از هزینه‌های فراوان بایگانی و نگهداری و ارسال مرسولات و اسناد مکتوب کاغذی منجر به یافتن شیوه‌های جدید و بهره‌گیری از تکنولوژی‌های نوین در سرعت بخشیدن به کار کاهش هزینه‌ها و همچنین سهولت در بهره‌گیری‌های آنی و فوری از اسناد و مدارک شده است. در این میان مهمترین عاملی که تمام ارائه‌دهندگان خدمات بیمه کارگزاران، آژانس‌ها، واسطه‌ها و بازاریابان صنعت بیمه را در یافتن راه‌های نوین و بهره‌گیری از سیستم‌های خودکار تشویق و ترغیب می‌کند، همانا رضایتمندی مشتری است.
از سویی مهمترین کلید موفقیت در راه‌اندازی یک سیستم بیمه اتوماتیک اهمیت دادن به جمع‌آوری اطلاعات معتبر، مستند و ممیزی شده است. اهمیت دادن به این طبقه‌بندی‌ها، کارایی سیستم ارائه خدمات بیمه را تا حد بسیار زیادی بالا برده و روند فراهم کردن تدارکات و خدمات مورد نیاز مشتری را با استفاده از مدیریت موثر و اطلاعات منسجم شتاب بیشتری خواهد داد.
>جفری مارکس> تحلیلگر بیمه معتقد است، ارائه توضیحات و تشریح نحوه عملکرد اجرای کار و قابلیت و کارایی مدیریت و رهبری یک شرکت بهترین معرف آن است. افزایش بازدهی مراحل انجام کار و بالا بردن قدرت رهبری، شرکت را بیش از پیش سودآور خواهد کرد. او همچنین معتقد است: رهبران سازمان‌های امروزی جهان همواره در جست‌وجوی راه‌هایی هستند تا بتوانند مراحل انجام کار در سازمان تحت امرشان را روز‌به‌روز کاراتر و پربازده‌تر کنند.
اولین گام اجرایی رهبران امروزی که سازمانشان درگیر بوروکراسی‌های دست و پاگیر است این است که با موشکافی و دقت هر چه‌ تمام‌تر بر روی مطالعات علمی از سویی و افزایش روابط موثر با مشتری از سوی دیگر، متمرکز شوند. این امر به ویژه در صنعت بیمه که فرم‌های درخواست مختلف، ادعانامه‌ها، تغییرات در دستورات صادر شده فاکتور فروش و سیاست‌های مختلف پولی جایگاه ویژه‌ای دارند، از اهمیت فراوانی برخوردار است.
Gartner group یکی از موسسات تحقیقاتی در زمینه بیمه الکترونیک در جهان با انجام مطالعه‌ای تخمین‌زده است که روزانه در محیط کار ۳۰ درصد از زمان کاری کارمندان در انجام کارهای روزانه و جابجایی اسناد و مدارک کاغذی تلف می‌شود. این آمار جدای از زمان تلف شده برای انجام امور بی‌ارزش و رفتارهای غیرکاری محاسبه شده است. براساس گزارشات و شاخص‌های ارائه شده این موسسه، شرکت‌هایی که هنوز در آنها انجام کارها توسط کاغذ صورت می‌گیرد، مدت زمان تلف شده در آنها در سال ۲۰۰۳ به حدود ۴۰ درصد می‌رسد. بنابراین مدت زمان تلف شده در این شرکت‌ها با توجه به بالا رفتن پیوسته سطح استانداردهای کاری و اداری در جهان به مرور بیشتر شده و شرکت را متحمل هزینه‌های فراوانی می‌کند.
براساس یک طبقه‌بندی هزینه‌های اضافی مربوط به کاغذ در نظام اداری سنتی برآورد شده است: بر این اساس هزینه‌های انجام کپی‌برداری چه به صورت دست‌نویس و یا به صورت الکترونیکی از اسناد و فرم‌های کاغذی که روزانه به طور معمول ۹ الی ۱۱ بار صورت می‌گیرد حدود ۱۸ دلار برآورد شده است همچنین طبقه‌بندی مدارک و اسناد کاغذی روزانه ۲۰ دلار هزینه‌بر است. در این طبقه‌بندی بازیابی اسناد و مدارک کاغذی گم شده برای نظام اداری سنتی تقریبا ۱۲۰ دلار هزینه دارد.
از سویی هزینه‌های جاری دیگر همچون بایگانی کردن، توزیع و طبقه‌بندی فیزیکی اسناد با توجه به بزرگ و کوچکی شرکت متفاوت است اما در مجموع هزینه‌های جاری یک شرکت رقم بالایی را به خود اختصاص می‌دهد. هزینه‌هایی که اصولا در لیست هزینه‌های جاری یک شرکت تعریف دقیقی ندارد و مدیران و حسابداران به آن به دیده هزینه‌های جاری و معمول می‌نگرند. در صورتی که با یک تحقیق موشکافانه می‌توان ارزش واقعی یک کار و هزینه‌های مناسب آن را با به‌کارگیری سیستم‌های نوین کاری تعیین کرد.
براساس گزارشات موسسه تحقیقاتی Gartner group مدت زمانی که هر کارمند در محیط کار بنا به سیستم کاغذی سنتی به هدر می‌دهد سالانه رقمی در حدود ۱۱ هزار دلار ارزش دارد و بایگانی، نگهداری و نقل و انتقال و توزیع کاغذها سالانه به طور متوسط ۵۵ هزار دلار از مجموع هزینه‌های جاری یک شرکت را به خود اختصاص می‌دهد. براساس آمار این موسسه در بعضی از شرکت‌های بزرگ دنیا در خوشبیانه‌ترین حالت سالانه رقمی در حدود ۱۱ میلیون دلار از هزینه مصرف شده در بوروکراسی اداری، به دور ریخته شده است و در صورتی که سرعت و حجم نقل و انتقال اسناد کاغذی بیشتر باشد آمار هزینه‌های تلف شده بسیار بیشتر است.
از این رو با توجه به رشد و توسعه صنعت تجارت الکترونیک در دنیا و فروش اینترنتی کالاها و خدمات، به کارگیری این صنعت در شرکت‌ها مزایای فراوانی دارد که از آن جمله می‌توان به:
▪ کاهش هزینه تولید اسناد و مدارک
▪ حذف سریع اطلاعات تکراری و اشتباهات‌
▪ افزایش اطلاعات مستند و قابل اطمینان‌
▪ افزایش امکان دسترسی و ارائه سریع‌تر خدمات به مشتریان اشاره کرد.
ظرفیت کاهش هزینه‌ها با به کارگرفتن سیستم‌های خرید و فروش الکترونیکی به ویژه برای شرکت‌های بیمه‌ای، تماما به روند کاری موثر و کارا و جریان پیوسته آن ارتباط دارد. فراهم‌آوردن امکان تولید و به کارگیری اسناد کافی و فرم‌های الکترونیکی مدت زمان انجام کار را از ماه‌ها به یک ‌هفته کاهش می‌دهد.
به علاوه ارزش افزوده، کارایی و بازدهی، امنیت، کاهش زمان درگیری با کار و ایجاد یک زمینه رقابت متفاوت، از بهترین نتایج استفاده از سیستم خرید و فروش اینترنتی است.
>تجارت الکترونیک> به عنوان یکی از مهمترین دستاورد‌های علمی بشر امروزی عرصه‌ای است که سال‌هاست هوش و حواس رهبران سازمان‌های بزرگ اقتصادی دنیا را معطوف خویش ساخته و پیش‌بینی شده است که تا سال ۲۰۱۰ میلادی بیش از ۵۰ درصد تجارت دنیا از این روش صورت گیرد و بی‌شک درآینده‌ای نه چندان دور تمامی مردم جهان به طور مستقیم و یا غیرمستقیم با این نوع تجارت در تماس خواهند بود.
براساس گزارش کنفرانس توسعه و تجارت سازمان ملل متح‌د (Unctad)، حجم تجارت الکترونیک در سال ۲۰۰۲ میلادی، رقمی در حدود ۲۲۹۴ میلیارد دلار بوده است. این سازمان پیش‌بینی کرده است در سال ۲۰۰۶ میلادی این رقم به ۲۸۳۶ میلیارد دلار برسد.
هم‌اکنون در آمریکا ۲۶ درصد معاملات به صورت اینترنتی انجام می‌شود. کشور‌های اروپایی غربی و ژاپن نیز به ترتیب با ۳/۱۹ و ۶/۱۴ درصد در رده‌های بعدی قرار دارند. کشور‌های در حال توسعه با اینکه مد‌ت‌ها بعد به فکر استفاده از دانش الکترونیک در تجارت افتادند، با این حال در سال ۲۰۰۲ میلادی از حجم ۲۲۹۴ میلیارد دلار حجم تجارت الکترونیک، ۱۰۵ میلیارد دلار آن مربوط به کشور‌های در حال توسعه بوده است و پیش‌بینی شده است که تا سال ۲۰۰۶ این رقم به ۸۵۸ میلیارد دلار برسد. براساس این اطلاعات، نرخ رشد تجارت الکترونیکی در کشور‌های اندونزی، فیلیپین و مالزی به ترتیب ۱۰۰، ۹۳ و ۸۱ درصد است و این نسبت در کشور‌های سنگاپور و هنگ‌کنگ ۵۸ درصد است.
<بیمه الکترونیک> به عنوان یکی از مهمترین بخش‌های تجارت الکترونیک صنعتی است که به شدت مورد توجه قرار گرفته است. از بین رفتن محدودیت‌های مکانی و زمانی، کاهش نرخ، افزایش حجم فروش، دسترسی آسان به اطلاعات، کاهش هزینه‌های معاملاتی، مشتری مداری، تخصصی ‌شدن فعالیت‌ها و تغییر ساختار شبکه فروش از جمله مزایای استفاده از بیمه الکترونیک است. تولید و انتشار کارت‌های اعتباری بیمه‌ای نیز از جمله ابزار‌های نوین این صنعت است که پا به پای دیگر کارت‌‌‌‌های اعتباری و نقدی ساختار فروش بیمه‌نامه و تعرفه‌های بیمه‌ای را دستخوش تغییرات اساسی خواهد کرد.
در بیمه الکترونیک مهمترین ابزار اطلاعات و ارتباط است به عبارت بهتر بیمه الکترونیک بهره‌گیری از فناوری اطلاعاتی و ارتباطی برای ایجاد فرآیند جدیدی از بیمه است که با جامعه اطلاعاتی و شبکه‌ای همخوانی دارد. از این رو بیمه الکترونیک شامل توسعه و به‌کارگیری زیرساخت‌ های اطلاعاتی و همچنین تهیه و تدوین و اجرای سیاست‌ها، قوانین و مقررات لازم برای عملکرد جامعه اطلاعاتی یا دیجیتالی در صنعت بیمه است.
بیمه الکترونیکی در معنای عام به کاربرد اینترنت و فناوری اطلاعات در تولید و توزیع خدمات بیمه‌ای اطلاق می‌شود و در معنای خاص می‌توان آن را به عنوان تامین یک پوشش بیمه‌ای از طریق بیمه‌نامه‌ای دانست که به صورت آنلاین(on line ) درخواست ، پیشنهاد، مذاکره و قرارداد آن منعقد می‌شود. از سویی وجود مشکلاتی همچون کلاهبردار‌ی‌های اینترنتی در اکثر کشورهای جهان موانعی را نیز برسر تجارت الکترونیک بیمه‌ای به وجود آورده است.
در برخی کشورها هنوز امضای الکترونیکی وجهه‌ای قانونی ندارد و ترس از فاش شدن اسرار محرمانه مشتری، که به هنگام معرفی و ارائه کار و مذاکره و معامله اینترنتی در وب‌سایت‌های بیمه‌ای ارائه می‌شود، از دیگر موانعی است که مشتریان را در هنگام خرید بیمه‌نامه از طریق اینترنتی دچار تردید می‌کند. از سویی ارائه فیزیکی و تحویل مدارک بیمه‌ای یکی از الزاماتی است که این صنعت را دچار وقفه می‌کند.
لذا تدوین و به‌کارگیری قوانین اجرایی و نظارتی منطبق با فرهنگ هر کشور، به نظر، یکی از مهمترین عوامل موثر در پیشرفت این صنعت می‌باشد.
امنیت و اعتماد و رعایت حریم شخصی افراد یکی از ضروری‌ترین زیرساخت‌های مورد نیاز این صنعت (بیمه الکترونیک) است.
بیمه الکترونیک بدون ایجاد امنیت و اعتماد برای مردم و شرکت‌های بیمه نمی‌تواند به اهداف خود دست یابد. مردم باید به امنیت انتقال، پردازش و ذخیره‌سازی اطلاعات از طریق شبکه اعتماد داشته باشند. بنابراین، هر طرح بیمه الکترونیک نیازمند تدوین یک چارچوب حقوقی در زمینه حفاظت از حریم خصوصی افراد، تعقیب جرایم رایانه‌ای، ایجاد و تقویت مراجع سنجش اعتبار و سندیت و قانونی کردن امضاهای الکترونیکی است.
در این میان زیرساخت‌های حقوقی فراوانی را نیز باید برای حمایت از اجرایی شدن بیمه الکترونیک تدوین کرد. از آن جمله می‌توان به تدوین قوانینی برای نظارت بر نحوه انجام رویه‌های اداری، حفاظت از داده‌ها و اطلاعات، اجازه دسترسی آزاد به اطلاعات صنعت بیمه شناسایی و قدرت تشخیص صحت و سقم امضاهای الکترونیکی و قانون جرم‌های رایانه‌ای اشاره کرد.

منبع : مرکز توسعه و تبادل دانش فناوری اطلاعات