مدیریت بحران در کسب و کار

زمانی که یک کسب و کار با شرایطی بحرانی و دشوار مواجه می‌شود و اوضاع مالی آن رو به وخامت می‌گذارد، صاحب آن کسب و کار با نگرانی‌ها و اضطراب‌ها و فشارهای عصبی سختی درگیر می‌شود و حس می‌کند که همه چیز علیه اوست. در این مواقع، بسیاری از صاحبان مشاغل ناامید شده اظهار می‌‌کنند که کاری از دستشان ساخته نیست و دیگر نمی‌توانند این کسب و کار را نجات داده تداوم آن را حفظ نمایند. به همین جهت تصمیم می‌گیرند که دست از کار بکشند و رویای موفقیت و خلق تجارتی توانمند را از سر بیرون کنند. ولی نکته‌ای در این میان هست که ذکر آن خالی از فایده نیست. همگی ما بارها و بارها در اخبار شنیده‌ایم که کشور یا کشورهایی در منطقه خاصی از جهان با بحران اقتصادی روبه‌رو شده‌اند، ارزش واحد پولشان سقوط کرده یا سیاست جهانی در سمت و سویی علیه آنان قرار گرفته است ولی همین کشورهای بحران‌زده توانسته‌اند پس از مدتی شرایط اقتصادیشان را بهبود بخشند و در روندی مثبت و روبه‌ رشد قرار گیرند. حالا در نظر بگیرید که یک کسب و کار که نمونه‌ای بسیار بسیار کوچک از اقتصاد و جریان‌های پولی و مالی است، نمی‌تواند اوضاع آشفته‌ای را تغییر دهد و نمودار نزولی سود و درآمدش را به نموداری مستقیم و یا حتی نزولی تبدیل نماید.
بحران‌ها تنها به آشفتگی‌ها و نابه‌سامانی‌های مالی مربوط نمی‌شوند. زمانی که یکی از اعضای خانواده سخت بیمار می‌شود یا فوت می‌کند هم خانواده با بحرانی درگیر می‌شود. یک شخص، نیز به تنهایی ممکن است با نابسمانی‌های روحی و روانی مواجه شود که شرایطی بحرانی را برای او خلق می‌نماید. مهم این است که یک شخص خانواده یا مجموعه کسب و کار یا یک موسسه بزرگ تجاری چگونه این بحران را مدیریت کند. در اصل همان دو کلمه مدیریت بحران در اینجا مطرح می‌شود که به دفعات به گوشمان خورده است. شکست یا موفقیت در اینچنین شرایطی به دیدگاه و باورهای آن صاحب کسب و کار بستگی دارد و این که با چه زاویه‌ای دیدی به این اوضاع بحرانی نگاه کند. دیدگاه و زاویه دید هر انسانی به زندگی، بیش از هر زمان دیگری، در موقعیت‌های تنش‌زا و هنگام مواجهه با چالش‌ها، اهمیت پیدا می‌کند.
زمانی که اوضاع کسب و کارمان مساعد بوده با چالشی روبه‌رو نشده‌ایم، چندان از این دیدگاه و تاثیر آن آگاه نیستیم ولی واقعیت اینست که شرایط بازار و مشاغل مستقل و دولتی مدام در حال تغییر و دگرگونی‌اند. گاهی اوقات مدیریت این تغییرات ساده‌تر است و زمانی دشوار و نگران‌کننده. در اصل بیشتر اوقات فاکتورهای خارجی سبب می‌شوند که یک کسب و کار با دشواری مواجه شود. ما نمی‌توانیم شرایط بیرونی را کنترل کنیم ولی قادریم که واکنش‌هایمان نسبت به موقعیت‌های دشوار و چالش‌ها را کنترل نماییم.
مشکل اساسی خیلی از کارمندان و فروشندگان و کاسبان اینست که در شرایط مساعد و مطلوب کار و کسبشان، نسبت به کارهای دیروز و برنامه‌ریزی برای آینده بی‌توجه هستند و تنها توجه‌شان را به اوضاع خوب و رضایت‌بخش کنونی معطوف می‌دارند. فراموش می‌کنند که باید حساب دخل وخرج و سود و زیان دیروز را ثبت کنند و همیشه برای آینده‌ای که ممکن است مثل امروز خوب و راحت نباشد، برنامه‌ریزی کرده آماده باشند. آنها اخبار موفقیت‌های دیگر رقیبان را مهم نمی‌شمارند و درباره‌شان مطالعه و بررسی نمی‌کنند. به همین جهت نمی‌توانند در مواقع بحران مالی، کارایی و توانمندی گذشته‌شان را بازیابند و برای نجات کسب و کارشان مفید واقع شوند. مجموع این رفتارهای شغلی باعث می‌شود که رقابت بین بخش‌های مختلف یک موسسه و کسب و کار هم از میان برود. آنها دیگر اهمیت نمی‌دهند که آیا این دپارتمان به بهترین شکل وظایفش را انجام می‌دهد و کالا و خدمات ارائه شده آن بهترین کیفیت و کمیت را دارند یا خیر. حالا به این سوال پاسخ می‌‌دهیم که در این شرایط باید چه کار کنیم که کسب و کارمان را نجات دهیم؟
زمانی که می‌بینید که دیگر موفقیت‌های گذشته را کسب نمی‌کنید، درآمدتان افت کرده و سود نکرده یا زیان هم متحمل شده‌اید، بنشینید و فکر کنید که وقتی در اوج موفقیت و درآمدزایی بودید، چطور کار می‌کردید و چه راهکارها و راهبردهایی را پیش گرفته بودید. در حال حاضر چطور کار می‌کنید و تاکتیک‌ها و استراتژی‌های کنونی چه فرقی با روش‌های موجود در اوضاع مطلوب و رضایت‌بخش گذشته دارند؟
کاسبان و فروشندگان تیزهوش، موفق و هوشیار بدون فکر و درایت در پی تغییر و اصلاح سیاست‌گذاری‌هایشان برنمی‌آیند. آنها بدون فکر و تنها با روش آزمون و خطا وارد عمل نمی‌شوند. این عده به دانش و مهارت و تجربه‌هایشان اعتماد می‌کنند و با بررسی سوابق گذشته، موفقیت‌ها و شکست‌های دوران پیش از این شرایط دشوار و بحرانی کنونی، سعی می‌کنند کسب و کارشان را از آشفتگی برهانند.
مسئله مهم دیگر که شاید بسیاری به آن توجه نکنند یا بی‌ اهمیت بدانند اینست که همواره ظاهری آراسته داشته باشید و نگذارید دیگران با دیدن ظاهر شما بگویند که: «بله متاسفم؛ واقعا تحمل و پشت‌سرگذاشتن یک بحران مالی کار دشواریست.» در عین حال همواره حساب مخارج و هزینه‌ها را به دقت داشته باشید. هزینه‌ها را کاهش دهید ولی مراقب باشید که زیاده روی نکنید تا بقیه اعضای گروه فکر کنند که شما از مدیریت هزینه‌ها چیزی نمی‌دانید. به علاوه سعی کنید تا هزینه‌های آن بخش‌هایی که بسیار مشخص و در معرض دید هستند را زیاد کم ننمایید. اتومبیل و کیف دستی و کارت‌های ویزیت و میز کارتان را همواره تمیز و مرتب نگهدارید. زمانی که در محیطی منظم کار کنید و با ظاهری مرتب و آراسته و با اتومبیلی تمیز در محل کار حاضر شوید، بهتر می‌توانید فکر کنید و اوضاع را به حالت پیشین برگردانید. نکته دیگر به مشتریان کنونی ربط دارد. زمانی که کسب و کاری نمی‌تواند مشتریان جدیدی جذب کند، بهترین ابزار حفظ کسب و کار توجه و تمرکز بر مشتریان کنونی است. در این اوضاع بحرانی مشتریان تصور می‌کنند که حالا و با وجود بی‌ثباتی وضعیت این فروشنده قدیمی، بهتر است دامنه فعالیت‌هایشان با آن را محدود کنند یا اصلا به کسب و کار دیگری رو کنند که قیمت‌هایی ارزان‌تر دارد و ممکن است کالاها و خدمات چندان مطلوبی هم عرضه نکند. در اینجاست که صاحب این کسب و کار نباید اجازه دهد که این اتفاق روی دهد. لازمست که بهترین کارمندان که خوب با مشتریان تعامل می‌کنند، هر هفته با ‌آنها تماس بگیرند و با هر تماس اخبار پیشرفت روند بهبود وضعیت فروشنده‌شان را به آنها بدهند. این کار نشان می‌دهد که این کاسب به مراجعان و مشتریانش اهمیت داده برایشان احترام قایل است. زمانی که یک مدیر و فروشندگانش در اینچنین اوقاتی باز هم با مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند، نشان می‌دهند که مشتریان برای آنها مهم هستند و حتی در این شرایط که فروش خوبی هم ندارند از خریدارانشان غافل نمی‌شوند. مشتریان به این کسب و کار وفادار می‌مانند و پس از گذر از این بحران و موفقیت دوباره، نخستین نامی که به ذهنشان می‌آید، عنوان آن شرکت است.
در شرایط بحرانی یک کسب و کار، فروشندگان و کارمندان با توجه و توانمند، تمامی نیرو،‌ تمرکز، دقت و مهارت‌هایشان را در جهت ارتقای کسب و کار و گذر از این موقعیت دشوار و نگران‌کننده به کار می‌اندازند. آنها در قالب یک گروه و تیم، با یکدیگر همفکری و مشارکت می‌نمایند تا با چالش‌ها و تنش‌ها روبه‌رو شده، آنها را پشت سربگذارند. راه‌حل‌‌های خلاقانه‌ای که از این ذهن‌های تیزهوش برمی‌آیند، می‌توانند پله‌های نردبان صعود از این موقعیت سخت و پرتنش را بسازند.
تعدادی دیگر از صاحبان کسب و کار و فروشندگانشان هستند که درست برعکس افرادی که ذکر شد، رفتار می‌نمایند. آنها در عوض کار کردن، فکر و همفکری نمودن، بررسی و مطالعه شرایط و مواجهه با چالش‌ها، فقط نگران و مضطرب شده همچنان مشکلات را نادیده می‌انگارند. این اشخاص مسیر مشخصی را پیش نمی‌گیرند تا بتوانند مجاری عبور از این وضعیت و کشف راه حل‌ها را بیابند. بی‌هدف و سرگردان درصدد کشف فرصت‌هایی هستند که به واقع اصلا نمی‌دانند چگونه‌اند و حاصل آنست که زمانی که مسیر حرکت را پیدا می‌کنند، در می‌یابند که فرصت‌ها را از دست داده‌اند و برای عمل کردن دیر شده است.
در پایان باید بگویم که بدبینی، ناامیدی و اضطراب و نگرانی بیهوده و افراطی، مثل سنگی عمل می‌کنند که در دریاچه‌ای بیفتد. دیده‌اید که این سنگ، طول موج‌هایی را به شکل حلقوی در اطرافش پدید می‌آورد. این حلقه‌ها در ابتدا کوچکند و به تدریج بزرگ و بزرگ‌تر می‌شوند و برای دقایقی آب را از حالت سکون خارج می‌کنند. امواج منفی حالات فوق نیز اینچنین‌اند و به سرعت رشد می‌کنند و می‌توانند اوضاع یک کسب و کار را آشفته کنند و حتی آن را کاملا از بین ببرند. امواج مثبت همفکری و همکاری و خلاقیت گروه مصمم و با اراده فروشندگان، کارمندان و صاحب یک کسب و کار هم به این رویه وارد عمل می‌شوند. حلقه‌های به وجود آمده از عقاید و دیدگاه‌های مثبت، در اوضاع نابسامان یک مجموعه کاری تغییراتی ایجاد کرده، در نهایت آن را به ثبات و رشد و توسعه خواهند رساند.
اگر یک کاسب هنگام وقوع بحران مالی و اقتصادی کسب و کارش، روحیه مثبت خود را حفظ کند، همه نگرانی‌هایش را به کارمندان انتقال ندهد، ظاهر خود را آراسته نگه دارد و عقاید، باورها و دیدگاه‌های امیدوارانه و مثبتش را به کارمندان و اطرافیانش بگوید، آنها به همکاری و تلاش برای حفظ موقعیت شغلی و کسب و کارشان ترغیب می‌شوند. یک مجموعه کسب و کار هرگز به خاطر کار یک رئیس پیشرفت نمی‌کند و با تلاش آن یک نفر هم از ورطه بحران‌های مالی و اقتصادی نجات نمی‌یابد.

By:Tom Hopkins
مترجم: آذین صحابی

منبع : روزنامه تفاهم