طراحی برنامه جامع کسب و کار سازمانی

پیچیدگی و سرعت تحولات اقتصادی در دنیا، شاخص ها و ملزومات قرار گرفتن در عرصه رقابت و بهینه سازی ساختار تولید و اجرایی را در سازمان ها دچار تغییرات و دگرگونی های بسیاری کرده است. سازمان ها برای باقی ماندن در عرصه رقابت های بازار و هماهنگ سازی خود با شرایط بازار و افزایش تطابق پذیری باید راه کارها و ابزارهای جدیدی را جستجو کنند. از مهمترین ویژگی های سازمان ها در عصر جدید می توان به لزوم پویایی و انعطاف پذیری بالای آنها اشاره کرد. سازمان های پیشرو می دانند که راه جل های امتحان شده برای یک کسب و کار خاص هر چند هم موفق، نمی تواند دربرگیرنده شرایط مناسبی برای سایر کسب و کار ها باشد بنابراین آنها سعی می کنند به جای تقلید و تکرار با شناخت دقیق و موشکافانه محیط درونی و بیرونی سازمان بتوانند چالش های اساسی کسب و کار خود را شناسایی کنند و بر اساس آن راه حل های کارا و مناسبی را درپیش بگیرند.
هر سازمانی برای حرکت رو به رشد و دستیابی و حفظ تعالی و پویایی در بخش های مختلفش نیازمند یک طرح و برنامه کلی است که باید دربرگیرنده چالش ها و مسائل اساسی پیش روی سازمان از بدو تاسیس تا رسیدن به اهداف مقطعی و اصلی باشد. چنین سند و مکتوبی که معرف اصول و راهکارهای توسعه سازمان محسوب می شود و بر حسب نیاز در اختیار افراد مرتبط با آن در سازمان قرار می گیرد برنامه جامع کسب و کار می گویند. همچنین نباید فراموش کرد که در بدو شروع به کار سازمان ها و یا در مراحلی که باید بخش های جدیدی راه اندازی شود و یا پروژه های جدیدی تعریف شود برنامه جامع کسب و کار سازمانی می تواند کمک خوبی برای جذب کمک های مالی سازمان ها و ارگان های مختلف باشد. در این مقاله سعی شده است تا اصول و ساختار مورد نیاز برای نوشتن یک برنامه جامع کسب و کار سازمانی ارائه شود. شایان ذکر است که این اصول کلی در رابطه با هر کسب و کاری قابل استفاده و کاربردی است.
همانطور که هر کارشناس فروش خبره ای می داند، شما مجبور هستید همه چیز را درباره محصولات و خدمات خود برای ترغیب دیگران به خرید آن بدانید.
طرح جامع کسب و کار باید مدام در جریان کار مورد بررسی و بازنگری قرار گیرد. رشد مناسب کسب و کار در گروه تهیه یک طرح جامع مناسب ، پویا و آینده نگرانه برای کسب و کار است.
● مقدمه:
برنامه کسب و کار یا طرح توجیهی برای یک پروژه یا فعالیت تجاری در هر سازمان اقتصادی بزرگ و شرکت کوچکی به عنوان یک سند اصلی تلقی می شود که مقیاسی خواهد بود برای کارمندان و مدیران تا به واسطه آن بتوانند میزان موفقیت های خود و شرکت را بسنجند و برای فعالیت های آتی خود تصمیم گیری کنند. این برنامه بر اساس توانایی های شرکت در نیروی انسانی, تجهیزات و سرمایه تهیه می شود.
به عنوان مثال داشتن یک برنامه کسب و کار مناسب هنگام ارائه تقاضای دریافت وام ازموسسات اعتباری همچون بانک ها نقش موثری در تصمیم گیری آنها برای حمایت از شرکت شما و پروژه های در دست اجرای شما دارد. در ادامه با اطلاعات مورد نیاز برای تهیه یک برنامه کسب و کار آشنا می شویم.
صفحه آغازین(جلد)
برای صفحه ابتدایی برنامه کسب و کار باید در بالا و وسط صفحه و با قلم مناسب عنوان برنامه کسب و کار آورده شود. این عنوان باید کاملاً گویای ساختار کلی طرح باشد.
اگر طرح شما به زبان فارسی است در سمت راست و پایین و اگر به زبان انگلیسی است در سمت چپ و پایین اطلاعات زیر را به ترتیب وارد کنید.
۱) نام صاحبان طرح و ایده ارائه شده
۲) نام کسب و کاری که هدف شماست
۳) نشانی پستی اول
۴) نشانی پستی دوم
۵) شهر، خیابان- کد پستی- تلفن
۶) نمابر
۷) پست الکترونیک
۸) وب سایت( در صورت وجود)
● فهرست
صفحه فهرست پس از صفحه جلد خواهد آمد و به ترتیب زیر تهیه می شود:
۱) فهرست
۲) خلاصه مدیریتی
۳) توصیف کلی شرکت
۴) محصولات و خدمات
۵) برنامه بازاریابی و فروش (تحلیل بازار)
۶) برنامه عملکرد
۷) ساختار مدیریتی و سازمانی
۸) بیانیه اقتصادی
۹) سرمایه گذاری و هزینه های شروع
۱۰) برنامه اقتصادی
۱۱) پیوست ها
● خلاصه مدیریتی
خلاصه مدیریتی مهمترین بخش طرح جامع کسب و کار شماست که در آن مروری اجمالی بر کل طرح صورت می گیرد. به طور خلاصه این بخش قصد دارد به خواننده بگوید که شرکت شما در چه سطحی و در کجای کار قرار دارد و قصد دارد به کجا رود. این اولین چیزی است که خواننده می بیند بنابراین می تواند در ترغیب آنها به خواندن یا نخواندن طرح موثر باشد. بیش از هر چیز دیگری اهمیت این بخش به این خاطر است که علت تفکر شما را نسبت به موفقیت آمیز بودن طرح، برای خواننده بازگو می کند.
بخش خلاصه مدیریتی باید در انتهای کار نوشته شود یعنی زمانی که شما تمامی برآوردها و محاسبات خود را انجام داده اید و در ساختار کلی طرح مورد استفاده قرار داده اید. در این صورت شما می توانید با احاطه کامل خلاصه ای مناسب از محتوای طرح خود تهیه کنید و در بخش خلاصه مدیریتی قرار دهید.
این بخش علی رغم کم بودن محتوای آن بسیار مهم و حیاتی است بنابراین برای تهیه آن باید نهایت دقت را صرف کنید چرا که مدیرانی که قرار است طرح شما را مطالعه کنند پیش از هر کاری این قسمت را مطالعه می کنند و برای ایجاد جذابیت در آنها نسبت به مطالعه سایر قسمت ها لازم است در تهیه این بخش دقت و توجه زیادی را صرف نمایید.
پیشنهاد می کنم این بخش را حداکثر در دو صفحه یا کمتر از آن تهیه کنید. فراموش نکنید که وقتی طرح خود را برای بانک ها یا موسسات و شرکت های سرمایه گذار ارسال می کنید مدیر مربوطه طرح را بدون حضور شما مطالعه می کند بنابراین شما باید با استفاده از هنر نویسندگی در کمترین حجم به گونه ای که در یک مرور حداکثر پنج دقیقه ای بتوان هدف و موضوع اصلی طرح را برای خواننده تصویر کند اطلاعات مهم و کاربردی را به وی منتقل کنید.
اگر بتوانید در این بخش به خوبی موفق به جلب نظر خواننده طرح شوید قطعاً او را برای مطالعه دقیق تر اطلاعات جزیی تر طرح که در صفحات آینده خواهد آمد تحریک کرده اید. بنابراین لازم است پیشنهاد ها، نظرها و توصیه های اساسی خود را تشریح کنید: محصولات شما چه خواهد بود؟مشتریان شما چه کسانی خواهد بود؟صاحبان و مالکان طرح چه کسانی هستند؟ برای آینده کسب و کار و صنعت خود چه فکری کرده اید؟
بخش خلاصه مدیریتی را برانگیزاننده، ترغیب آمیز، حرفه ای، کامل و مختصر تهیه کنید. اگر قصد دریافت وام دارید به روشنی بیان کنید که به چه مقدار اعتبار نیاز دارید؟چگونه آن را مصرف خواهید کرد و چگونه اعتبارات دریافتی می تواند باعث رونق کسب و کار شما شود تا آنها را از بازپرداخت اعتبارات مطمئن سازد.
● محتوای بخش خلاصه مدیریتی
▪ بیانیه(شعار) ماموریت
اگر بخش خلاصه مدیریتی با توصیف کلی شرکت یکی بود بیانیه ماموریت در این قسمت آورده می شود. بیانیه ماموریت شرح خلاصه ای در مورد واقعیت کسب و کار شماست که می تواند دو کلمه، دو جمله، یک پاراگراف و یا یک تصویر منحصر به فرد باشد. بیانیه باید تا حد ممکن مستقیم و متمرکز باشد و به روشنی به خواننده القاء کند که کسب و کار شما درباره چیست.
ـ تاریخ شروع کسب و کار
ـ اسامی موسسین و وظایف محوله به هر یک
ـ تعداد کارمندان
ـ مکان شرکت و شرکت های تابعه
ـ تشریح وضعیت کارخانه و امکانات موجود در آن
ـ محصولات تولیدی و خدمات قابل ارائه
ـ اطلاعات مربوط به سرمایه گذاری های انجام شده و بانکهای مرتبط
ـ خلاصه ای از جریان رشد شرکت شامل مسائل بازاریابی و اقتصادی
ـ خلاصه ای از مدیریت طرح ها و برنامه ٱینده
اگر شما هنوز در ابتدای کار هستید نیازی به جمع آوری و ارائه اطلاعات ذکر شده بالا نخواهید داشت. به جای این کار باید تمرکز خود را معطوف به تجربیات و سوابقی نمایید که به شما اجازه داد شروع به انجام این کار کنید. مشکلاتی که در بازار هدف با آن روبرو هستید و راه حل های پیشنهادی خود را مطرح کنید. مهارت ها و تخصص هایی را که به شما امکان می دهد با قدرت بیشتری به بازار هدف حمله کنید طرح کنید.
به خواننده طرح، فعالیت ها و تلاش هایی را که برای متمایز شدن یا بهتر شدن در بازار در نظر دارید بازگو کنید. خواننده طرح را متقاعد کنید که به محصولات و خدمات شما نیازمند هستند. سپس برنامه های آینده شرکت را ذکر کنید.
● توصیف کلی شرکت
چه کسب و کاری را انجام خواهید داد؟ چه کاری می خواهید انجام دهید؟
بدون اینکه به جزئیات بپردازید در این بخش باید دیدی کلی در مورد چگونگی ترکیب عناصر مختلف در کسب و کار خود مطرح کنید. بخش توصیف کلی شرکت باید شامل اطلاعاتی درباره ماهیت و اساس کسب و کار باشد و همچنین لیستی از فاکتورهای اولیه که باعث موفقیت کسب و کار شما خواهد شد.
زمانی که در مورد ماهیت کسب و کار خود (یا چرایی ورود به این کسب و کار) توضیح می دهید لیستی از نیازهای بازار که شما به دنبال رفع آنها و ارائه راهکارهای مناسب با استفاده از خدمات یا محصولات خود تهیه کنید. سرانجام نیازهای خاص شخصی و منحصر به فرد و سازمانی که تشخیص می دهید یادداشت کنید.
فاکتورهای اولیه موفقیت باید حداکثر توانایی را برای رفع نیازهای مشتریان داشته باشد. روش های کارآمد و مناسب برای تحویل دادن محصولات و خدمات، پرسنل فعال و خوب یا موقعیت مکانی مناسب از این جمله هستند. هر یک از این موارد می تواند برای کسب و کار شما یک مزیت رقابتی به حساب آید.
موارد قابل توجه در این بخش عبارتند از:
▪ بیانیه ماموریت شرکت:
بسیاری از شرکت ها بیانیه ماموریت کوتاهی دارند که معمولاً در ۳۰ یا تعداد کمتری کلمه به تشریح دلایل شکل گیری و اصول هدایت کننده آن می پردازد. اگر شما قصد دارید بیانیه ماموریت سازمان خود را طرح کنید. این بخش از برنامه کسب و کار محل خوبی برای قرار دادن آن است.
▪ اهداف و مقاصد شرکت:
اهداف نقاط و سطوحی از کار هستند که سازمان قصد دارد به آنها برسد. مقاصد نمایانگر پیشرفت هایی هستند که سازمان در راه رسیدن به اهداف حاصل می کند. برای مثال هدف باید داشتن یک شرکت موفق و سالم باشد که پیش آهنگ خدمات به متشریان است که از دارای مشتریان وفاداری است. مقاصد شامل اهداف فروش سالانه و برخی از مقیاس های رضایتمندی مشتری است.
▪ فلسفه کسب و کار:
برنامه کسب و کار برای گروهی که تلاش می کند یک ایده را به یک محصول تبدیل کند و یک شرکت بوجود آورد یک نیاز مبرم به شمار می رود.
برنامه کسب و کار شامل صفحاتی است که در آن اطلاعات تشریحی و مالی مختلفی گنجانده شده است. ساختار بخش تشریحی در واقع حکم بدنه اصلی برنامه کسب و کار را دارد که شامل بیش از ۱۵۰ سوال اصلی منقسم به چندین قسمت است.
شما می توانید کار خود را از هریک از بخش ها به غیر از بخش خلاصه مدیریتی که باید در انتهای کار تکمیل شود آغاز کنید. به دنبال سوالاتی بگردید که در کسب و کار شما به آنها توجهی نشده است. زمانی که کار نوشتن پیش نویس را به پایان رساندید مجموعه ای از اطلاعات مختلف در مورد برنامه کسب و کار خواهید داشت که باید به صورت منظم آنها را کنار هم قرار دهید تا منظور نهایی از برنامه کسب و کار حاصل شود.
ارزش اصلی طراحی یک برنامه کسب و کار دست یابی به محصول نهایی نیست بلکه هدف اصلی قرار گرفتن فرآیند تحقیق و تفکر درباره کسب و کار در یک مسیر سیستماتیک است. کار طراحی به شما کمک می کند با دقت بسیاری به همه شرایط کسب و کار فکر کنید و درباره آنچه کاملاً از آن مطمئن نیستید مطالعه و تحقیق کنید. انجام این فرآیند زمان بر خواهد بود اما مانع از هزینه های ناشی از خطاهای احتمالی آینده می شود.
آنچه در مقاله حاضر می آید یک الگو و مدل کلی مناسب برای انواع کسب و کارهاست. با این وجود شما باید آن را بر حسب شرایط و ویژگی های کسب و کار خود تغییر دهید و ویرایش نمایید.

http://bashari.blogfa.com/