ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / چهارشنبه ۲ مهر ۱۳۹۳ / Wednesday, 24 September, 2014
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
شعر و ادب    مولوی    دیوان شمس    غزلیات   
خانه و خانواده    گل و گیاه   
کشاورزی جنگلداری و شیلات    كشاورزی    علف های هرز و علف کش ها    تیره های مختلف علف های هرز    تیرهٔ گندمیان( Poaceae = Geraminae )    ارزن وحشی   
ارتباطات    جامعه شناسی    فرهنگ    جامعه پذیری - فرهنگ پذیری    فرهنگ پذیری (Acculturation)   
شعر و ادب    عبید زاکانی    دیوان اشعار    غزلیات   
دارو و درمان    درمان    جراحی   
ارتباطات    اصول خبررسانی    انواع مطالب در رسانه های عمومی و نوشتاری    مطالب خبری    ساختار خبر    تیتر خبر   
بازار و بازاریابی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی    عملکرد مناطق آزاد در سایر کشورها و سیر تحول آنها   
شعر و ادب    اَوْحَدی    جام جم   
علوم و مبانی تربیت بدنی و ورزش    علوم تربیت بدنی و ورزش    حرکت شناسی و بیومکانیک    حرکت شناسی    زانو   

کلمات در حال جستجو
چین    شکنجه    بازار    ابزار    هانس بلیکس    ایران    پرونده اتمی    مذاکرات    غرب    ابوطالبی    تعامل    روحانی    نیویورک    آب تهران    کمبود آب    احمدی مقدم    فیلترینگ    وایبر    اوباما    داعش    ائتلاف    دیدار    ظریف    سوختگی    دهدشت    داورپناه   

برخی منابع مهم خبری
الف - اروم‌نیوز - افکار - تدبیر 24 - رسالت - بانی فیلم - خانه ملت - اقتصاد ایرانی - انصاف - ایران ورزشی - پارس - جام جم - آفتاب نیوز - فرهنگ - بورس نیوز - موسیقی ایرانیان - العالم - ارانیکو - خرداد - رجانیوز - آرمان - مهرخانه - موبنا - دانشجو - خبرنامه دانشجویان - انتخاب - پرسپولیس - پیام نو - پیام نفت - میراث فرهنگی - اصفهان امروز - باشگاه خبرنگاران - خبرورزشی - سی نت - فرارو - ایسنا - افق - واحد مرکزی خبر - کتابخانه مجلس - زومیت - تیک - بولتن - آریا - عیارآنلاین - جمهوریت - زیباکلام - کافه سینما - سینما پرس - شانا - ایفنام - بانک ورزش - سیاست روز - موج - تریبون - شرق - ایلنا - گویا آی تی - فارنت - فرهنگ امروز - مشرق - پانا - تهران پرس - پویش - نیک صالحی - عصرایران - آفتاب - سفیر - برهان - حوزه هنری - مهر - ایربا - سنا - دنیای اقتصاد - فان پاتوق - روزنو - تسنیم - اعتدال - دیدبان - دیپلماسی ایرانی - جوان - سلامانه - پول - اقتصاد آنلاین - تفاهم - پارسینه - بی باک - عصر خودرو - گفتار - نورپرتال - ایرنا - قدس آنلاین - ایران استخدام - حوادث - نامه - پرداد - روزگارنو - سلامت نیوز - پرشین وی - ایران و جهان - ایبنا - ایران اکونومیست - خانه‌ ورزش - شفقنا ورزشی - برنا - جماران - فردا - تبیان - جنوب - رهیاب - بنکر - عماریون - بهارنیوز - سخن‌آنلاین - اقتصادایران آنلاین - سینما خبر - شفقنا - تراز - تابناک - خبر آنلاین - سینما نگار - مثلث - نماینده - جهان نیوز - خودرو - طلا - شفاف - ورزش سه - معماری - همشهری - آی تی آنالیز - رویش - فارس - ایستنا - پارس فوتبال - . - روزنامه نود - لیزنا - شفا - مجله ماشین - موسیقی ما - ایتنا - ایران گراند - صراط - شهرسخت‎‌افزار - پی سی ورلد - اقتصاد پنهان - سیمرغ - آی سی تی - برترینها - شهرخبر - ایران - پرشین خودرو - ای استخدام - سراج 24 - اکو - سیتنا - ملت - استخدام - ایمنا - شبکه - گسترش صنعت -



عکسی‌سیاسی از مسابقات جهانی‌والیبال!استقبال از ستاره های والیبال در اینچئون +عکسنشست تسنیم با تهمینه میلانیتصویر تکان دهنده جنازه یک قربانی ابولا در خیابان های لیبیجلسه علنی مجلس شورای اسلامیشکم جادوگر، سوژه پرسپولیسی ها! + عکسکریمی عکس دایی را حذف کرد+عکستصویری خنده دار از صادقیان؛ پیام بی خیال بروسلی نمی شود!رونالدو ثانیه‌ای چقدر درآمد دارد؟/ عکسجدیدترین عکس از حاج قاسم سلیمانیعکسی دیده نشده از ستاره امروز والیبال ایرانعکس/ دیدار روحانی با رئیس‌جمهور فرانسهعکس/ تبلیغ اپراتور ایرانی در دیدار بارسلونارونمایی اولین پهپادمسلح به موشک‌‌/عکسکیک مراسم تولد قوچان نژاد در الکویتبازیگر زن ورزشکار سینما/عکستصاویر بسته شدن مرز ترکیه بر روی آوارگان کرد‎حرکات دختر ایرانی در اینچئون / عکسپیام دفاع‌مقدسی احسان علیخانی +عکسبازیگر مرد و دخترش در راه مدرسه/عکستصاویر/ ورود روحانی به نیویورکپاتوق گدایان و بی‌خانمان‌های تهران+تصاویر

عکسی‌سیاسی از مسابقات جهانی‌والیبال! - رامین مهمان‌پرست، سفیر کنونی جمهوری اسلامی ایران در لهستان و سخنگوی سابق وزارت خارجه در دولت احمدی‌نژاد، در کنار آملیا اسدی، از طرفداران تیم ملی والیبال ایران در اروپا. اسدی به واسطه‌ی پخش چندثانیه‌ای تصویرش از تلویزیون…
بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
الهام هاشمی: تحریم‌ها شانس مدال آوری ایران را کم کرد - مربی تیم ملی تیراندازی بانوان ایران گفت: تحریم‌ها فرصت مدال آوری ایران را در بازی‌های آسیایی اینچئون کم کرده است.
جام بزرگ: با کمترین امکانات، توانمندی خودمان را نشان دادیم - عضو تیم ملی تیراندازی بانوان ایران که با بدشناسی مدال برنز بازی‌های آسیایی را در تفنگ خفیف درازکش 50 متر از دست داد، گفت: با کمترین امکانات، توانمندی‌های خود را به ...
سجادی: برنامه ویژه‌ای برای رشته‌های پایه و مادر داریم/ نتایج شناگران خوب بود - معاون ورزش قهرمانی وزارت ورزش و جوانان از برنامه ویژه این وزاتخانه برای توسعه بیشتر رشته‌های پایه و مادر از جمله شنا خبر داد.
نصرالله سجادی:همین که شناگران رکوردهای ملی را زده اند خودش موفقیت است - نصرالله سجادی:همین که شناگران رکوردهای ملی را زده اند خودش موفقیت است سجادی می گوید برنامه ویژه ای برای سرمایه گذاری در "رشته های…
هاشمی: با محدودیت به موفقیت رسیدیم/ امیدوارم کسانی که خودشان را به خواب زدند، بیدار شوند - رییس فدراسیون تیراندازی گفت: امیدوارم کسانی که خودشان را به خواب زدند از خواب بیدار شوند.
میلان در زمین امپولی متوقف شد/ فرار از شکست با هوندای ژاپنی - تیم فوتبال میلان در شروع هفته پنجم رقابتهای باشگاهی ایتالیا برابر امپولی متوقف شد.
مه لقا جام بزرگ با بدشانسی مدال را از دست داد/ تیم ایران هشتم شد - عضو تیم ملی تیراندازی بانوان ایران با بدشناسی مدال برنز بازی‌های آسیایی را در تفنگ خفیف درازکش 50 متر از دست داد.
نسیمی شاد در 100 متر قورباغه بیست و چهارم شد - نماینده ایران در مسابقات مقدماتی شنای 100 متر قورباغه بازی‌های آسیایی بیست و چهارم شد.
بایرن مونیخ با پیروزی پرگل صدرنشین شد - تیم فوتبال بایرن مونیخ با برد پرگل مقابل پادربورن به صدر جدول رده‌بندی بوندس لیگای آلمان صعود کرد.
هاشمی: تحریم‌ها شانس مدال را برای ایران کم کرده است - مربی تیم ملی تیراندازی ایران گفت: تحریم‌ها فرصت مدال‌اوری ایران در بازی‌های آسیایی را کم کرده است.
گروه خراسان؛ بهانه اوباما برای اقدام نظامی بدون مجوز کنگره - در دو هفته اخیر در آستانه اقدام نظامی در سوریه، نام گروه ناشناخته «خراسان» بارها مطرح شده و مقامات آمریکایی ادعا کرده‌اند که این گروه به اندازه «داعش» خطرناک است.
مهدی انصاری در مقدماتی شنای 100 متر پروانه نوزدهم شد - نماینده ایران در پایان مسابقات شنای 100 متر پروانه بازی‌های آسیایی نوزدهم شد.
تقویم ورزشی - خبرگزاری مهر - گروه ورزشی: پیگیری هفدهمین دوره بازی‌های آسیایی با رقابت ورزشکاران ایران با حریفان قاره کهن و برگزاری نشست خبری مربیان لیگ برتر از مهم‌ترین اتفاقات ورزشی ...
روحانی: ایران می‌تواند مرکز انرژی مطمئنی برای اروپا باشد - رییس‌جمهوری کشورمان بر گسترش همکاری‌های اقتصادی میان ایران و اتریش تأکید کرد و گفت: ایران برای تکمیل برنامه توسعه خود در صدد گسترش شبکه راه‌آهن، توسعه بنادر و صنایع است و در این زمینه از همکاری با…
برد پر گل رئال مادرید مقابل الچه/ رونالدو 4 گل زد - تیم فوتبال رئال مادرید در شروع هفته پنجم لالیگا با درخشش ستاره پرتغالی خود الچه را با شکست پرگل بدرقه کرد.
آرسنال در خانه حذف شد/ پیروزی جالب توجه لیورپول در ضربات پنالتی - رقابتهای فوتبال جام اتحادیه انگلیس با حذف تیم‌های آرسنال، اورتون و صعود جالب توجه لیورپول در ضربات پنالتی همراه شد.
گرفتن مدال ورزشکاران ایران از هفته دوم آغاز می‌شود/ قرار نیست هیچکسی برکنار شود - معاون ورزش قهرمانی و حرفه‌ای وزارت ورزش و جوانان گفت: گرفتن مدال ورزشکاران ایران از هفته دوم بازی‌های آسیایی آغاز می‌شود.
سی‌ان‌ان: نیروهای امنیتی آمریکا به حالت آماده‌باش درآمده‌اند - شبکه سی‌ان‌ان به نقل از یک مقام آمریکایی گزارش داده است که وزارت امنیت داخلی این کشور به نیروهای امنیتی و پلیس اعلام کرده است که احتمال حملات خرابکارانه و تروریستی در خاک آمریکا وجود دارد.
حذف توپچی‌ها در امارات/ لیورپول 16 - میدلزبورو 15؛ صعود عجیب قرمزهای آنفیلد در ماراتن پنالتی - تیم فوتبال آرسنال از رقابت‌های جام اتحادیه باشگاه‌های انگلیس کنار رفت.
جنگنده‌های آمریکایی بار دیگر مناطقی در سوریه را هدف قرار دادند - وزارت دفاع آمریکا اعلام کرد جنگنده‌های این کشور برای دومین شب متوالی مناطقی داخل سوریه را هدف قرار داده‌اند.
قطع نوار باخت‌های آبی در اصفهان؛ پرسپولیس مقابل برادر کوچک استقلال/ تراکتور در صدر می‌ماند؟ - دیدارهای هفته دهم لیگ برتر در روزهای پنجشنبه و جمعه این هفته برگزار می‌شود. تراکتورسازی صدرنشین میهمان سپاهان است و استقلال به مصاف ذوب آهن می‌رود و پرسپولیس میزبان…
صعود نایمخن به دور سوم با گلزنی جهانبخش - تیم فوتبال نایمخن به دور سوم رقابت‌های جام حذفی هلند راه یافت.
اصرار عجیب به آغاز رالی خاورمیانه در تخت جمشید - ظاهراً این مخالف‌ها نتیجه‌ای در پی نداشته و قرار است از فردا این رویداد در شیراز آغاز شود اما حقیقتاً تاکنون در حریم کدام محوطه باستانی، مسابقات رالی برگزار شده که در ایران با الگوبرداری از آن، به چنین طرح…
سفر روحانی به نیویورك، در مذاكرات هسته‌ای اثر مثبت دارد - روحانی آن قدر شجاع است كه اگر به این نتیجه برسد كه منافع ملی ایران در گرو مذاكره است حتما این كار انجام بدهد.
علیه من حرف می‌زنند چون آدم مهمی هستم/ انقلاب در تیم ملی عاقلانه نیست - سرمربی تیم ملی گفت: مربیان و منتقدانی که علیه من صحبت می‌کنند هرچه بیشتر این کار را انجام دهند، من مهم‌تر خواهم شد!
میزبانی رقابت‌های مقدماتی جوانان زن فوتبال آسیا از فلسطین گرفته شد/ سریلانکا میزبان جدید - میزبانی رقابت‌های گروه دوم فوتبال دختران جوان آسیا به کشور سریلانکا رسید.
بايد درک کنید که ايران قدرتي تأثيرگذار در منطقه است - مثلث آنلاین: رييس‌ جمهوري فرانسه نسبت به گسترش همکاري‌هاي صنعتي ابراز خوش‌بيني کرد.
عکسی‌سیاسی از مسابقات جهانی‌والیبال! - رامین مهمان‌پرست، سفیر کنونی جمهوری اسلامی ایران در لهستان و سخنگوی سابق وزارت خارجه در دولت احمدی‌نژاد، در کنار آملیا اسدی، از طرفداران تیم ملی والیبال ایران در اروپا. اسدی به واسطه‌ی پخش چندثانیه‌ای تصویرش از تلویزیون…
روحانی در دیدار رییس جمهوری فرانسه: غرب باید درک کند که ایران قدرتی تأثیرگذار در منطقه است - روحانی در دیدار رییس جمهوری فرانسه: غرب باید درک کند که ایران قدرتی تأثیرگذار در منطقه است …
سیدحسن نصرالله: ائتلاف علیه داعش را قبول نداریم/ آمریکا مادر تروریسم است - دبیرکل حزب‌الله لبنان در سخنانی که از شبکه المنار پخش شد در سه بخش به تازه‌ترین تحولات لبنان و منطقه پرداخت.
غرب باید درک کند که ایران قدرتی تأثیرگذار در منطقه است - مذاکرات این روزهای ایران و ۱+۵ برای ساختن آینده، اهمیت بسیاری دارد و امیدواریم که با در نظر گرفتن حقوق و نگرانی‌های ملت ایران مسأله هسته‌ای به شکلی متوازن حل و فصل و نتیجه برد – برد برای طرف...
آمازون به مال خود آتش زد: عرضه تبلت 99 دلاری - آمازون به مال خود آتش زد: عرضه تبلت 99 دلاری بزرگ‌ترین خرده‌فروش آنلاین دنیا تبلت 99 دلاری راهی بازار کرد.
غرب باید درک کند که ایران قدرتی تأثیرگذار در منطقه است - رییس‌ جمهوری با تأکید بر اینکه مهم‌ترین پیام مذاکرات ایران با ۱+۵ این بود که می‌توان مسایل مهم جهانی را با گفت‌وگو حل و فصل کرد، اظهار داشت: با آغاز این مذاکرات و روشن شدن اراده جدی ایران، فضایی که…
درس بزرگ معلم کوچکترین دبستان جهان - در روزگاری که سرانه اندک مطالعه در کشورمان نگرانی های بسیاری رقم زده و پیرو آمار پایین مطالعه، نهادهای بسیاری ماموریت یافته‌اند که این درد مزمن را چاره جویی کنند، معلم جوان کالو طرحی به اجرا در آورده که ستودنی است.
وقتی کره‌ای‌ها با این کیفیت میزبانند چرا ما نباشیم؟ - چهارمین روز بازی‌های آسیایی در حالی با یک برنز برای کاروان کشورمان سپری شد که همچنان این سوال در ذهن ورزشکاران، مسئولان و خبرنگاران ایرانی حاضر در اینچئون بی‌پاسخ مانده که وقتی کره‌جنوبی با این کیفیت…


Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved