ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / دوشنبه ۲۳ تیر ۱۳۹۳ / Monday, 14 July, 2014
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
ارتباطات    گاهشماری چند در اطلاع رسانی وارتباطات    بعد از میلادمسیح    از سال ۱۹۶۶ تا سال ۲۰۰۱ میلادی   
بازار و بازاریابی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی ایران    مناطق ویژه اقتصادی ایران    منطقه ویژه اقتصادی سرخس   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    جاذبه های مذهبی    مساجد، تکیه ها و حسینیه های قدیمی   
شعر و ادب    مولوی    دیوان شمس    غزلیات   
بانک و بیمه    حسابرسی    مفهوم حسابرسی    برنامه حسابرسی صورت های مالی    سایر دارائی ها   
فرهنگ عامهٔ مردم ایران    بازی ها    انواع بازی ها به تفکیک استان    استان بوشهر   
شعر و ادب    محتشم کاشانی    دیوان اشعار    قصاید   
بازار و بازاریابی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی ایران    مناطق ویژه اقتصادی ایران    منطقه ویژه اقتصادی سیرجان    صادرات کالا، قوانین، مقررات و آئین نامه ها    قوانین امور گمرکی ترانزیت داخلی   
دارو و درمان    درمان    روانپزشکی    اختلالات روانی    اختلالات شخصیت    گروه غیرعادی و نامتعارف    اختلال شخصیت پارانوئید   
شعر و ادب    سعدی    بوستان    باب اول در عدل و تدبیر و رای   


کلمات در حال جستجو
دلواپس    خط قرمز    مذاکرات هسته ای    مذاکرات وین    توافق جامع    آلودگی هوا    آب و هوا    تهران    ریزگرد    بانک    بنگاه داری    پول    موجودی سرمایه    بانک مرکزی    سرمایه    جان کری    ظریف    روحانی    مجلس    دولت    رکود   



قدرت دیپلماسی عمومی ایران با بازیگری چهره‌های فرهنگی
هنرمندان ایران یک صدا مقابل کودک‌کشی در غزه
هنرمندان ایران یک صدا مقابل کودک‌کشی در غزه
واکنش‌ها به این بیانیه‌ها و چند بیانیه دیگر از سوی دیگر اقشار فرهنگی، خلاصه نشده و بسیاری از هنرمندان نظیر بهرام رادان، امیر جعفری، باران کوثری، چکامه چمن چاه، مهدی پاکدل، آنا نعمتی و... به صورت انفرادی نیز در شبکه‌های اجتماعی نظیر فیس بوک، توئیتر و اینستاگرام به انحای مختلف این حملات وحشیانه به مردم مظلوم فلسطین را محکوم کردند...

گزارش لحظه به لحظه از فینال جام بیستم
گزارش لحظه به لحظه از فینال جام بیستم
فینال جام‌جهانی ۲۰۱۴ از لحظاتی پیش در ماراکانای بزرگ آغاز شده است. آلمان و آرژانتین بعد از بیست و چهار سال بار دیگر در فینال جام‌جهانی به‌هم رسیده‌‌اند و برای قهرمانی جهان می‌جنگند.

پانزدهمین ‌‌افطار‌‌ با «تابناک»؛
فیلم: یک ضیافت در نیمه ماه خدا به برکت کریم اهل بیت
فیلم: یک ضیافت در نیمه ماه خدا به برکت کریم اهل بیت
اسماءالله‌الحسنی، نوای روح‌بخش اذان، نوای ربنا، دعای روز و دعای ماه را خواهید شنید... حجت الاسلام نقویان در روز پانزدهم به طور خاص به گفتاری توجه داشته‌اند که مرتبط با میلاد امام دوم شیعیان است... به مناسبت میلاد مبارک امام حسن مجتبی، نوایی از حاج محمود کریمی را خواهید شنید.

آیا ظریف هنوز رئیس تیم مذاکره کننده ایران است؟!
آیا ظریف هنوز رئیس تیم مذاکره کننده ایران است؟!
از این نگاه، بعید نیست این کار، تحلیل‌ها و گفتارهایی تحت این عنوان از سوی تحلیلگران غربی در پی داشته باشد و بر مذاکرات و انسجام تیم ایرانی سایه بیندازد که رئیس تیم مذاکره کننده ایران، چه کسی است و آیا در کنار رئیس هیأت ایران (محمدجواد ظریف)، یک رئیس سایه (حسین فریدون) نیز وجود دارد و آیا این کار آن هم در این مقطع حساس ضرورتی داشت و کمکی به پیشبرد مذاکرات می‌کند؟

مجلس - 33 سال بعد از تصویب قانون فعالیت احزاب، جمعیت ها و انجمن های سیاسی در 7 شهریور 60 که البته شمولش به فعالیت های صنفی و انجمنهای اسلامی یا اقلیتهای دینی هم رسید،نمایندگان مجلس نهم طرح نحوه فعالیت احزاب و گروههای سیاسی را بازبینی کرده تا جایگزین آن کنند.
بازرگانی - بررسی ها نشان می دهد سهم هر ایرانی از درآمدهای نفت و گاز کشور 5 میلیون و 60 هزار تومان درسال است.
تئاتر - علی رفیعی می‌گوید با این نیت عضویت در شورای مشاوران هنری تئاترشهر را پذیرفته که بتواند کمکی کند، هرچند معتقد است این شورا راه به جایی نخواهد برد.
آموزش - معاون آموزشی وزیر علوم درباره انتقادات به این وزارتخانه گفت: سلایق مختلف است. سلیقه ای هست که نگاه هشت سال قبل را می پسندد و سلیقه اش را به جد دنبال می کند.
بیستمین دوره جام جهانی - برزیل؛
جایزه بازی جوانمردانه جام جهانی به تیم ملی فوتبال کلمبیا رسید
تیم ملی فوتبال کلمبیا که تا مرحله یک چهارم نهایی رقابتها هم بالا آمد و در آنجا مغلوب برزیل میزبان شد جایزه بازی جوانمردانه جام جهانی 2014 را از آن خود کرد.
۱۳۹۳/۴/۲۳ - ۰۴:۵۱
مهر منتشر کرد؛
گزارش تصویری از قهرمانی آلمان در جام بیستم/ دلداری شوانی به مسی
تیم فوتبال آلمان، فاتح جام جهانی 2014 برزیل، نخستین تیمی اروپایی بود که در قاره آمریکای جنوبی این مسابقات بزرگ را فتح کرد. آنها همچنین پس از ایتالیا و اسپانیا، سومین تیم ...
۱۳۹۳/۴/۲۳ - ۰۴:۴۳
بیستمین دوره جام جهانی - برزیل؛
ماریو گوتزه: نمی دانم چطور حسم را توصیف کنم/ رویا برای ما به حقیقت پیوست
زننده تک گل پیروزی بخش تیم ملی فوتبال آلمان در دیدار فینال جام جهانی 2014 بعد از بازی گفت از خوشحالی در پوست خود نمی گنجد و حتی نمی تواند احساس باورنکردنی اش را با کلام ...
۱۳۹۳/۴/۲۳ - ۰۴:۳۹
بیستمین دوره جام جهانی - برزیل؛
یواخیم لوو: این پروژه را 10 سال پیش شروع کردیم/ آلمان بهترین تیم این دوره بود
سرمربی تیم ملی آلمان بعد از پیروزی در دیدار فینال مقابل آرژانتین و کسب عنوان قهرمانی جام جهانی 2014 برزیل از عملکرد شاگردانش تمجید کرد و گفت این موفقیت حاصل 10 سال کار و ...
۱۳۹۳/۴/۲۳ - ۰۴:۲۹


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved