ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / جمعه ۷ شهریور ۱۳۹۳ / Friday, 29 August, 2014 /
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
شعر و ادب    سعدی    دیوان اشعار    غزلیات   
علم    طبقه بندی علوم    علوم انسانی   
خانه و خانواده    مدیریت خانواده    مهارت های کاربردی    امتحان   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    جاذبه های فرهنگی و هنری    صنایع دستی   
بهداشت و سلامت    سلامت    واکسیناسیون    راهنمای ایمن سازی در ایران   
علوم و مبانی تربیت بدنی و ورزش    علوم تربیت بدنی و ورزش    طب ورزش    بیمار ی ها    بیماری قلبی    نارسائی احتقانی قلب    درمان   
روانشناسی    تاریخ علم روانشناسی    زمینه ها    ارتباط فیزیولوژی و روانشناسی در نیمه اول قرن نوزدهم    هیپنوتیزم و معادله شخصی    هیپنوتیزم    آنتون مسمر    مسمریزم   
فرهنگ عامهٔ مردم ایران    آداب و رسوم مردم ایران    کرمان   
دارو و درمان    درمان    بیماری های داخلی    بیماری های غدد داخلی و متابولیسم    اختلالات مربوط به هیپرکلسمی و هیپوکلسمی    هیپو - هیپر فسفاتمی   
جامعه شناسی    مبانی و مفاهیم پایه در جامعه شناسی    درآمدی بر جامعه شناسی    روش های تحقیق در جامعه شناسی    تکنیک تحقیق (تحقیق تجربی در علوم اجتماعی)    مراحل فراگرد و فرایند تحقیق   


کلمات در حال جستجو
اوباما    کت و شلوار    کنفرانس    آمریکا    داعش    طالبان    القاعده    فولی    عافیه صدیقی    وزیر بهداشت    هاشمی    جراحی    طلا    بازار    دادگستری    پرونده    م ر    خودرو    واردات    تولید    صنعت    روحانی    انتخابت    دولت    مجلس    وام    مسکن    نوبخت    کی روش    تیم ملی    فوتبال   



سازمان غذا و دارو قادر به مراقبت از مردم نیست
اینکه استفاده از روغن پالم در مواد غذایی بخصوص لبنیات با مجوز بوده یا نه و یا سالیان سال تخلف صورت گرفته و اینکه درصد آن قابل قبول بوده یا نه بماند اما آقایان باید بابت عدم درج این اطلاعات و میزان استفاده از این مواد بر روی محصولات در چند سال گذشته محاکمه شوند این یک کلاهبرداری گسترده است که متاسفانه جناب مدعی العموم نیز سکوت اختیار کرده اند. فکر کنید سالیان سال به فرزند عزیزتان شیر یا لبنیات کافی از انواع آن داده اید که او سالمتر بزرگ شود و حالا میفهمید که با دست خود و پول خود به سلامتی او آسیب زده اید. ماجرای آلودگی مواد غذایی سردراز دارد که نشان میدهد این سازمان قادر به مراقبت از مردم نیست.
ماجرا را اینجا بخوانید.

بیکاری فارغ التحصیلان دانشگاه زیبنده کشور نیست/ به گشایش سیاسی و اقتصادی دست یافته ایم - ری - خبرگزاری مهر: وزیر کشور یکی از مشکلات عرصه اقتصاد داخلی کشور را بیکاری و فقدان شغل برای جوانان برشمرد و خاطرنشان کرد: زیبنده نیست که فارغ التحصیلان دانشگاه بیکار ...
آمار عضويت در سامانه ثمان واقعي نيست/ ثبت‌نام خبرنگاران غيرواقعي و عدم عضويت خبرنگاران واقعي - يزد - خبرگزاري مهر: مشاور رسانه اي رئيس جمهور با بيان اينكه برخي از امتيازات خبرنگاران بر اساس سامانه ثمان ارائه شده است، گفت: آمار عضويت در اين سامانه واقعي نيست.
منوچهر متکی: 6 ماه پس از انتخابات 84، اوباما به ایران نامه نوشت / اصولگرایان باید بازنگری اساسی کنند - احزاب و شخصیت‌ها - وزیر پیشین امور خارجه می گوید:رئیس جمهور در دیدار قبل از سفر به سنگال نه به من گفتند که به سنگال نروید و نه گفتند که شما مثلا دیگر وزیر خارجه نیستید البته قبلا این حرف را به من زده بودند.
«خانه خورشید» از 16 شهریور افتتاح می شود/ تقدیر از اسماعیل خلج در جشنواره تئاتر شهر - افتتاح نمایش «خانه خورشید» از 16 شهریور، تقدیر از اسماعیل خلج در جشنواره تئاتر شهر، معرفی برگزیدگان جشنواره تئاتر شهروند لاهیجان، اجرا ویژه نمایش «بر پهنه دریا» با حضور ...
64 کشور به جشنواره فیلم کودک و نوجوان می‌آیند - در این دوره از جشنواره فیلم کودک و نوجوان اصفهان 619 اثر از ایران و 63 کشور جهان در بخش اصلی سینمای ایران، بین الملل و بخش های ویژه جشنواره به نمایش درمی آید.
کاهش 8 تا 14 درجه ای دمای هوا/ وزش باد شدید و بارندگی  - سازمان هواشناسی کشور نسبت به نفوذ هوای سرد همراه با وزش باد شدید در سواحل جنوبی دریای خزر هشدار داد.
دشمنان راهی جز تعامل با جمهوری اسلامی ایران ندارند - بوشهر - خبرگزاری مهر: رئیس سازمان انرژی اتمی ایران گفت: دشمنان راهی جز تعامل با جمهوری اسلامی ایران ندارند.
فصلنامه موسیقی ماهور منتشر شد - شصت و سومین فصلنامه موسیقی ماهور ویژه بهار سال 1393 با عنوان ویژنامه ریتم منتشر شد.
سنت تولید و توزیع در سینمای کودک از بین رفته است - امیر شهاب رضویان کارگردان سینما با اشاره به معضلات سینمای کودک بروز این مشکلات را ناشی از بین رفتن سنت تولید و توزیع نمایش فیلم‌های کودک دانست و بیان کرد با فعال شدن ...
اگر دولت ناکارآمد باشد، ملت زیان می‌بیند/ دولت اعتماد دینی مردم را کسب کند - حجت‌الاسلام صدیقی گفت: دولت اعتماد دینی مردم را کسب کند تا اینگونه نباشد که گروهی این طرفی و گروهی آن طرفی باشند به گونه ای که در درون خانواده نیز بگومگوها وجود داشته ...
جلال مقامی: عده‌ای با دوبلاژ دشمنی دارند/ مراسم تجلیل از گویندگان فیلم «محمدرسول‌الله» برگزار شد - سینما - آیین تجلیل از گویندگان فیلم «محمد رسول‌الله» روز پنجشنبه ششم شهریورماه در شصت‌ویکمین برنامه سینماتک خانه هنرمندان ایران برگزار شد.
آشپز داعش و دو فرزندش در جلولاء کشته شدند - یک منبع امنیتی در استان دیالی عراق از کشته شدن یک زن که مسئولیت پختن غذا برای گروه تروریستی داعش در شهر جلولاء را داشته است، خبر داده است.
غرب با حمایت از تروریستها قصد ضربه به اسلام را دارد/ توجه به ولایت مانع انحراف می‌شود - قم - خبرگزاری مهر: رئیس قوه مقننه گفت: کشورهای غربی در حالی از اقدامات تروریستها ناراحت و عصبانی هستند که در گذشته برای ضربه به کشورهای اسلامی از آنها حمایت‌های مالی و ...
توافق نظر ایران و روسیه درباره خطر تروریسم در خاورمیانه/تحریم محکوم به شکست است - وزیر خارجه جمهوری اسلامی ایران در کنفرانس مشترک خبری با همتای روسی خود در مسکو از مواضع روسیه در جریان مذاکرات ایران و گروه 1+5 تمجید کرد.
قرارداد ساخت دو نیروگاه هسته‌ای جدید در بوشهر به‌ زودی امضا می‌شود - بوشهر - خبرگزاری مهر: رئیس سازمان انرژی اتمی ایران گفت: قرارداد ساخت دو نیروگاه هسته‌ای جدید در بوشهر و با همکاری روسیه به‌ زودی امضا می‌شود.
خاطرات دوبلورها از «محمد رسول‌الله»/ 23 گوینده فیلم تجلیل شدند - در مراسمی که برای تجلیل از دوبلورها و گویندگان فیلم «محمد رسول‌الله» برگزار شد صداپیشگان خاطراتی از دوبله این فیلم، سختی‌ها و تجاربی که داشتند، بیان کردند.
گلاب آدینه زنگ اجرای ویژه نمایش پارسا پیروزفر را می زند - تئاتر - نمایش بر پهنه دریا با کارگردانی و بازی پارسا پیروزفر که از 5 شهریورماه اجرای عمومی خود را در تماشاخانه ایرانشهر آغاز کرده است، شنبه 8 شریورماه اجرای ویژه­ای خواهد داشت.
مدیرکل هنرهای نمایشی در محاصره حواشی تئاتر خیابانی/ مسئولان گیلانی سنگ تمام نگذاشتند - مراسم اختتامیه پنجمین جشنواره تئاتر خیابانی «شهروند» لاهیجان روز گذشته با حضور مدیران و مسئولان استان گیلان برگزار شد که طی آن بهرام ریحانی با اجرای پانتومیم خواستار ...
این‌بار بچه‌های کپل و دوستانش در سینمای ایران رکورد زدند / فروش 75 میلیونی «شهر موش‌ها2» در یک روز - سینما - موش‌هایی که اوایل دهه شصت ابتدا به تلویزیون ایران آمدند و بعد راهی پرده سینما‌شدند، حالا در فکر رکورد زنی در سینمای کم رونق دهه 90 ایران هستند.
مشکل سرمایه‌گذاری پتروشیمی اجازه من نیست! - وزیر نفت می‌گوید شرکت ملی صنایع پتروشیمی ایران در صورتی که پول داشته باشد، می‌تواند در زیرساخت‌ها سرمایه‌گذاری کند.
تماس تلفنی جداگانه وزیر دفاع با سران جهاد اسلامی فلسطین و حماس - وزیر دفاع جمهوری اسلامی ایران در تماس های تلفنی جداگانه با رمضان عبدالله دبیر کل جنبش جهاد اسلامی فلسطین و خالد مشعل رئیس دفتر سیاسی حماس با تبریک پیروزی بزرگ مقاومت بر رژیم غاصب صهیونیستی گفت : این پیروزی موجب عزت و افتخار برای جهان اسلام و همه کسانی است که در تحقق آن ایفای نقش کرده‌اند.
 موضوع هسته‌ای وارد مرحله حساسی شده است - وزیر امور خارجه کشورمان که هم‌اکنون در مسکو به سر می برد،‌ با بیان اینکه موضوع هسته‌ای وارد مرحله حساسی شده است گفت: روسیه همواره نقش فعال و مثبتی در مذاکرات هسته‌ای ...
درهای تئاتر با «مائوزر» هاینر مولر به روی جوانان باز می‌شود - کارگردان نمایش «مائوزر» نوشته هاینر مولر که قرار است زمستان سال جاری در سالن چهارسوی مجموعه تئاتر شهر اجرای عمومی داشته باشد، قصد دارد بازیگران مورد نیاز برای ایفای نقش ...
فیلم: «دسته جداگانه» ژان لوک گدار را تماشا کنید - فیلم به وضوح مرز بین واقعیت و تخیل در آثار گدار را نمایش می‌دهد. سه شخصیت اصلی از حومه پاریس می‌آیند، زندگی بی‌هدف دارند و نقشه سرقتی را طرح‌ریزی می‌کنند که به خشونت می‌انجامد. حتی خانه‌ای که قصد سرقت از آن را دارند شبیه خانه ارواح است.
توصیه رهبری به دولت درباره واردات خودروهای گران‌قیمت - سخنگوی دولت توصیه مقام معظم رهبری به دولت تدبیر و امید درباره واردات خودروهای گران‌قیمت را روایت کرد.
کی‌روش از ایران رفت/ ترابیان: مذاکراتمان تمام نشده است - سرمربی تیم ملی فوتبال ایران در حالی ایران را ترک کرد که یکی از مسئولان فدراسیون فوتبال می‌گوید احتمالا کی‌روش مجددا به ایران باز خواهد گشت. سرمربی پرتغالی پیش از این ...
فقدان اندیشه دلیل دورشدن از گفتمان‌ هنری فرش - مهدی کشاورز افشار در نشست «فرش در میان هنر بودن یا نبودن» سیطره گفتمان زیبایی شناسی مدرن و فقدان اندیشه در مورد فرش را مهمترین مسئله در خارج شدن فرش از گفتمان هنری در ...
ایران فردا به مصاف مدعی قهرمانی جهان می‎رود/ آمریکا به دنبال پنجمین قهرمانی! - خبرگزاری مهر - گروه ورزشی: رقابتهای جام جهانی بسکتبال از فردا شنبه به میزباتی اسپانیا آغاز می شود و این در حالی است که ایران در نخستین گام به مصاف تیم میزان که مدعی ...
شمار آوارگان سوری از سه میلیون گذشت/ نیمی از مردم در داخل سوریه بی‌خانمان شدند - سازمان ملل با صدور بیانیه ای اعلام کرد: شمار آوارگان سوری ثبت شده در کشورهای خارجی از سه میلیون نفر گذشته است.
«مفتون و فیروزه» تاریخ خصوصی ملت ایران است/ روایتی از حضور داستانی رهبر انقلاب در یک رمان - سعید تشکری با اشاره به انتشار رمان جدید خود با عنوان «مفتون و فیروزه» که از سوی انتشارات کتاب نیستان منتشر شده است، گفت: رمان تاریخ خصوصی یک ملت به شمار می‌رود و من ...


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر


Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved