پنج شنبه ۱۳ فروردین ۱۳۹۴ / Thursday, 2 April, 2015
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
دختر مست , شهید بیضائی , تیپ فاطمیون , پرداخت آنلاین , اسکار هشتادوهفتم , شب آسمانی , روز هشتم , الخطیب , مقیم , جایزه گرمی , کارناوال عروسی , آنتی اکسیدان , برنامه هسته‌ای , سرهنگ رحمانی , قیمت شیرینی , ناآگاه , جینسینگ , جونو , لورن استامپ , بدنبال ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
گردشگاه امام‌زاده سلطان شهباز، روستای رودبال , ”بحران“ جامعه صنعتی , نوشتار علمی - فنی غیر دانشگاهی , برون کن سر که جان سرخوشانی , قدیمی‌ترین آثار پهلوی اشکانی , درد عشق از تندرسیت خوشترست , تلفن و تلفن‌چی در هتل , منوچهر مطیعی تهرانی , ذخائر خارجی و طلا , شعر , روزگاری شد که در میخانه خدمت می‌کنم , کنون ای سخن گوی بیدار مغز , مراقبت از نوجوان در زمینه لباس , قوز بالا قوز , خلاف شرط محبت چه مصلحت دیدی , گر چه ما بندگان پادشهیم , جزایر و بنادر مهم , ز کج بینی به زلفت نسبت چین ختن کردم , کاهش بویائی , آثار مهم فرهنگی، تاریخی و باستانی , پیشرفت‌های جدید در واکسیناسیون , خانواده در سلامت و بیماری , ترمیم , نیاز به استقلال , ارلیشیوز (Ehrlichiosis) , استریوتایپی (stereotypy) , ۲۲ مارس ۱۹۹۳- فاینانشال میل , خوی او از خام‌کاری کم نکرد , صندوقی که سوگلی هارون‌الرشید توش بود , سل ,

وبگردی
من روحانی هستم ۲ - مک فارلین - این ویدئو گزیده ای از فیلم «من روحانی هستم ۲»، ساخته «فرورتیش رضوانیه» است که سال ۱۳۹۲ در پاسخ به مستند دانشجویی «من روحانی هستم» ساخته شد.
برخورد 65 خودرو در آزادراه کرج - قزوین/ عکس - معاون امداد و نجات جمعیت هلال احمر استان البرز از دو تصادف همزمان زنجیره ای 65 دستگاه خودرو سواری در لاین شمالی و جنوبی آزاد راه کرج - قزوین خبر داد که 29 مجروح بر جا گذاشت .
آزاده زارعی با یک گریم عجیب در نقش پسر / تصاویر - فرزاد حسنی و آزاده زارعی در فیلم توقیفی. فيلم «آمین خواهیم گفت» به کارگردانی و نویسندگی سامان سالور ساختهٔ سال 1389 است. این فیلم برای اولین بار در سی امین جشنواره فیلم فجراکران شد.
پناهندگی در اوج مذاکرات هسته‌ای - در اوج مذاکرات هسته‌ای و در شرایطی که اصلی‌ترین مساله این روزهای رسانه‌های ایران آگاهی از سرنوشت مذاکرات هسته‌ای است، ماجرای رقم خورده توسط امیرحسین متقی، خبرنگار یک رسانه کم‌تاثیر، یک نکته را برای هر فرد پیگیر مسائلی از این دست روشن کرده؛ خوب یا بد، در زبان فارسی کلمه مناسبی برای توصیف کار انجام شده وجود ندارد.
تصاویر آخرین وداع خانواده با میلاد در فرانسه - میلادم، پاره تنم، عزیزم نجیب‌ترین انسان زندگیم، پسر وفادارم، تو را دوست دارم، همیشه در دینمان هر آنچه پیش می‌آید میگوئیم راضی هستیم به رضای خدا ولی میلادم پسرم پاره‌تنم این بار فریاد میزنم: من اصلا راضی به رضایت خدا نیستم، منتظرم تو پیشم برگردی، میلاد عزیزم همیشه در قلب منی.
80 هزار افغان در استادیوم آزادی - دیدار تیم های ملی فوتبال امید ایران و افغانستان بعدازظهر امروز یکشنبه با پیروزی شش بر صفر تیم ملی امید ایران در ورزشگاه آزادی تهران به پایان رسید.
فیلم نجات باورنکردنی یک خلبان - این خلبان شیردل پس از آنکه یک بال هواپیمایش را در نمایش هوایی از دست داد با خونسردی و به سلامت بر زمین نشست.
فرخنده زنده زنده سوزانده شد / تصاویر - گروهی از مردم افغانستان در کابل پایتخت این کشور یک زن را به شدت مورد ضرب و شتم قرار داده و کُشتند. مقامات امنیتی در کابل با تأیید این خبر اعلام کردند که مردان خشمگین در مرکز شهر، یک زن را که گفته شده قرآن را به آتش کشیده کشتند.
پاسخ فرزاد حسنی به افشاگری آزاده نامداری - بر فرض محال اگر این ادعاهای کذب صحت هم داشت، آیا این روش درستی برای بیان آنهاست؟ ریختن آبروی دیگران و حتی خانواده خود به چه قیمتی؟ به قیمت پخش تصویرمان از تلویزیون؟! انسان ها را از روشی که برای رسیدن به هدفشان انتخاب می کنند بشناسید...
عکس ضرب و شتم آزاده نامداری و افشاگری بی‌سابقه - آزاده نامداری با به اشتراک گذاشتن عکسی تلخ و دردناک از آثار شدید ضرب و شتم روی صورت و چشم خود، از اتفاقاتی غیرقابل باور مربوط به زندگی گذشته اش . آقای حسنی چهل تا فایل صوتی دست من داری که مدت هاست حتی خودم گوشش ندادم.
شایعه رابطه احسان علیخانی و آزاده نامداری! / تصاویر اینستاگرام - توضیحات آزاده نامداری درباره یک شایعه - امروز آقای علیخانی چون صفحه‌ای دراینستاگرام ندارن ازمن خواستن توضیحی به هوادارانشون ودوستای خوب خودم بدم.
دختر گلفروش تجریش پدیده جدید شبکه‌های اجتماعی - دختر گلفروش میدان تجریش. این همه چیزی بود که از پدیده این روزهای شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌ها می‌دانستیم و البته چند عکس که از او منتشر شده بود. دختری که با ظاهری خاص توجهات را به خود جلب کرده بود.
شبکه‌های اجتماعی با ما چه کرده‌اند / فیلم - شبکه‌های اجتماعی چگونه ما را منزوی کرده‌اند. آیا شما هم ساعت‌های زیادی را صرف شبکه‌های اجتماعی و دنیای مجازی میکنید حتما این ویدیو را نگاه کنید.
پربازدیدها
یمن؛ آغاز حمله‌زمینی با فرود چتربازان مصر - گروه بین‌الملل: خبرگزاری‌ها به نقل از روزنامه کویتی الرای اعلام کردند که ارتش مصر دو هزار چترباز را به بندر المخا ...
تصرف اردوگاه یرموک دمشق توسط داعش - گروه بین‌الملل: چند روز پس از اینکه گروه های مسلح مخالف حکومت سوریه شهر ادلب را تصرف کردند؛ گزارش ها حاکی است که شبه نظامیان گروه ...
باب منندز -- سناتور آمریکایی -- به فساد مالی متهم شد - وزارت دادگستری آمریکا وی را به دریافت رشوه و دروغگویی متهم کرده‌است.
حکایت دور و درازی که کاغذپاره نامیده شد! - گروه اقتصادی: گفتگوهای هسته‌ای ایران با قدرت‌های بزرگ جهانی به مرحله‌ای حساس و سرنوشت ساز نزدیک شده است؛ مرحله‌ای که می‌تواند ترسیم ...
تقویم نجومی بهار و تابستان سال جدید/ گرفت خورشید و بارش شهابی - انجمن نجوم آماتوری ایران، در تقویم رویداد های نجومی بهار و تابستان سال جدید خورشید گرفتگی و ماه گرفتگی و بارش شهابی را پیش بینی کرده است.
ظریف: نتیجه کار بیش از یک بیانیه نخواهد بود / هارف: کری تا صبح پنجشنبه می‌ماند - وزیر امور خارجه کشورمان با بیان اینکه پیشرفت مذاکرات بستگی به اراده سیاسی دارد و اراده سیاسی طرف مقابل همیشه مشکل داشته است، گفت: قطعا نتیجه کار بیش از یک بیانیه نخواهد بود.
بدترین اتفاق سال رفتن دوستانم بود/ چهار سال دیگر در فوتبال هستم! - فوتبال ایران در سال ۹۳ ناکامی‌های زیادی را تجربه کرد که همین اتفاقات فشار زیادی را به رئیس فدراسیون وارد کرد اما به تایید خودش بدترین اتفاق سال گذشته رفتن دوستانش از فدراسیون بود.
تمدید ساعت به ساعت مذاکرات / هارف: کری تا صبح پنجشنبه می‌ماند‏ - سخنگوی وزرات خارجه آمریکا اعلام کرد: جان کری تا پنجشنبه صبح در لوزان می‌ماند.
واشنگتن: پیشرفت مذاکرات هسته‌ای ادامه دارد اما به تفاهم نرسیده‌ایم/ کری دستکم تا صبح پنج‌شنبه در لوزان می‌ماند - سخنگوی وزارت خارجه آمریکا چهارشنبه شب با بیان اینکه طرفین با وجود پیشرفت‌ها هنوز به تفاهم سیاسی نرسیده‌اند، گفت جان کری دستکم تا پیش از ظهر پنج‌شنبه در لوزان می‌ماند.
حرف آخر ظریف: این فرصت دیگر تکرار نمی شود - مثلث آنلاین: ظریف حرف هایی شبیه اولتیماتوم مطرح کرده است.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved