ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / سه شنبه ۷ مرداد ۱۳۹۳ / Tuesday, 29 July, 2014
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
دارو و درمان    درمان    جراحی    پستان    کارسینوم پستان در زنان (۳)   
صنعت توریسم    جامعه شناسی و روانشناسی جهانگردی    همزمانی پیدایش جهانگردی در جوامع صنعتی    ایام فراغت    فعالیت های اوقات فراغت   
آموزش    راهنمایی و مشاوره    فنون مشاوره   
صنایع دستی    قطاعی    کاغذ بران ایران   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    جاذبه های مذهبی    امام زاده ها و بقعه ها (ادامه)   
بانک و بیمه    بورس اوراق بهاءدار    اوراق اختیار معامله در بازار سرمایه ایران    ارزش گذاری اختیار معامله    ارزشیابی اختیار خرید در تاریخی قبل از مهلت سررسید آن   
بانک و بیمه    مدیریت مالی    بازارهای سرمایه   
روانشناسی    مبانی و مفاهیم روانشناسی    شخصیت و فردیت    انگیزه های بنیادی    پاداش و انگیزش تشویقی   
آموزش    روشها و فنون تدریس    روش های جدید تدریس    روش های آموزش انفرادی (individual instruction)    روش های مختلف آموزش انفرادی    آموزش برنامه ای (PI)    آموزش برنامه ای خطی   
دارو و درمان    درمان    روانپزشکی    روان درمانی    روانکاوی و روان درمانی روانکاوانه   


کلمات در حال جستجو
نفت    داعش    شورای امنیت    گلستان    رودخانه    سیل    بارندگی    فلسطین    استکبار    علم الهدی    مشهد    رفاه    دین    نماز عید فطر    رهبر    نماز    ضیا هاشمی    فرجی دانا    مراجع تقلید    وزارت علوم   



خلاصه رسانه‌ها
دیدار جمعی از وزرا، معاونان و مقام‌های دولت به مناسبت عید سعید فطر با رئیس جمهور - دولت - رئیس‌جمهور با اشاره به عمق فاجعه رژیم صهیونیستی در کشتار بی‌رحمانه مردم غزه بویژه کودکان و زنان افزود: صهیونیست‌ها خیلی وحشیانه عمل می‌کنند چرا که آنها ذره‌ای وجدان و عاطفه ندارند
نگاه آخرالزمانی عراقی‌ها به حوادث سالهای اخیر - وقتی که جورج بوش رئیس جمهور سابق آمریکا حمله نظامی به عراق را شروع کرد، تمایل داشت نگاه مسیحیان راست‌گرا در مورد آخرالزمان را به عنوان واقعیات این دوران در دستور کار خود قرار دهد ولی هیچ کس در سال 2003 پیش‌بینی نمی‌کرد که در درگیری‌های اخیر در این کشور، بسیاری و از جمله طرف‌های درگیر حوادث خونبار عراق را در قالب پیش‌بینی‌های آخرالزمانی تفسیر کنند و این عقیده بر رفتار آنها تاثیر بگذارد.
آیا لیگ چهاردهم از تلویزیون پخش می‌شود؟ - نزدیک به هشت ماه است که رئیس فدراسیون فوتبال و رئیس سازمان لیگ ایران از عزم جزم خود برای مشخص کردن تکلیف حق پخش تلویزیونی مسابقات فوتبال سخن می‌گویند و با نزدیک شدن به زمان آغاز لیگ چهاردهم باید دید این دوستان تا چه میزان بر تصمیم خود مصمم هستند. هیات رئیسه سازمان لیگ برتر اولتیماتوم ۴۸ ساعته‌ای به سازمان صدا و سیما داده تا تکلیف این ماجرا را مشخص کند.
روحانی:جمهوری اسلامی به دنبال جلوگیری از کشتار و بازگشت صلح به منطقه است - دولت - رئیس جمهور گفت با اشاره به بحران های منطقه،گفت:راهی برای حل معضلات ، جز وحدت دنیای اسلام وجود ندارد.
چرا جنگ غزه به پایان نمی رسد/ مصر از چه آتش بسی حمایت می کند - یک نشریه غربی با پرداختن به بحران غزه و رویکرد مصر در خصوص این موضوع به واکاوی دلایل پایان نیافتن حملات رژیم صهیونیستی به نوار غزه پرداخت.
بیش از 190 کودک و نوجوان در زندان های آل خلیفه محبوس هستند - رسانه های بحرین در گزارشی اعلام کردند که بیش از 190 کودک و نوجوان در زندان های رژیم آل خلیفه بسر می برند.
جریمه روسیه از سوی دادگاه لاهه همزمان با فشارهای غرب بر مسکو - همزان با توافق رهبران آمریکا و اروپا برای افزایش فشارها بر روسیه دیوان داوری لاهه نیز مسکو را به پرادخت 50 میلیارد دلار جریمه به سهامدارن شرکت نفتی یوکاس محکوم کرد.
بازتاب گسترده سخنان رهبر انقلاب در خطبه‌های نماز عید فطر - سخنان امروز مقام معظم رهبری، حضرت آیت الله خامنه ای در جریان برگزاری مراسم نماز عید سعید فطر که در آن، به وقایع اخیر در غزه و تهاجم صهیونیست ها به مردم فلسطین اشاره نمودند، بازتاب بسیار گسترده ای در رسانه ها و مطبوعات کشورهای مختلف جهان داشته است. امری که بار دیگر بر اهمیت مواضع ایشان در موضوعات مختلف منطقه ای و بین المللی برای کشورهای مختلف صحه می گذارد.
برای احیای سازمان مدیریت اختلاف شدیدی وجود دارد! - عده ای در دولت هستند که معتقد هستند باید در احیای این سازمان نیروی انسانی را از برنامه ریزی جدا کرد و این سازمان باید به فکر مدیریت کلان اقتصادی کشور باشد و تمام تلاش خود را معطوف به اقتصاد و مدیریت کند.
تصاویری از مراسم تولد مسعود کیمیایی در خانه سینما / جشنی برای پایه‌گذار تم رفاقت - سینما - مراسم تولد مسعود کیمیایی کارگردان پیشکوست سینمای ایران شب ششم مرداد ماه با حضور جمعی از سینماگران و برگزارکنندگان جشن سینمای ایران در خانه سینما برگزار شد.
شورای امنیت نسبت به تجارت نفت با داعش و جبهه النصره هشدار داد - شورای امنیت سازمان ملل متحد در بیانیه ای نسبت به تجارت نفت با گروه های تروریستی داعش و جبهه النصره در عراق و سوریه هشدار داد.
دفاع رایس از سیاست اوباما در قبال ایران در جمع رهبران یهودی آمریکا - مشاور امنیت ملی کاخ سفید در مجمع رهبران یهودیان امریکا از سیاست های ریاست جمهوری این کشور در مورد برنامه هسته ای ایران دفاع کرده و عنوان داشت که پیشرفت هایی در رابطه با ...
جهانبخش را ارزان نمی فروشیم/ گرونینخن مشتری ستاره ایرانی - باشگاه نایمیخن هلند که به دسته دوم لیگ هلند سقوط کرده اعلام کرد به هیچ عنوان ستاره 20 ساله ایرانی خود را ارزان نخواهد فروخت.
بازتاب فرمایشات رهبر معظم انقلاب در رسانه های جهان - خبرگزاری مهر - گروه بین الملل: فرمایشات رهبر معظم انقلاب اسلامی ایران در خطبه های نماز عید سعید فطر بازتاب گسترده ای در رسانه های جهان داشت.
آغاز اجرای تحریم های اروپا علیه روسیه/اطرافیان پوتین در لیست بروکسل - اتحادیه اروپا از امروز سه شنبه با اضافه کردن نام چند مقام روسی دیگر به لیست خود اعمال تحریم های خود علیه مسکو را آغاز کرد.
پخش مستقیم نماز عید فطر به امامت رهبر معظم انقلاب - نماز باشکوه عید سعید فطر به امامت رهبر معظم انقلاب اسلامی صبح سه شنبه هفتم مرداد با حضور مردم متدین در مصلی بزرگ امام خمینی (ره) در تهران اقامه می ...
پخش زنده اولین دیدار پرسپولیس با گزارش فردوسی پور - دیدار راه آهن - استقلال تهران ، پنجشنبه (9 مرداد ماه) از ساعت 19:40 به صورت زنده به روی آنتن شبکه سه قرار می گیرد.
کیمیایی شمع‌های 73 سالگی را فوت کرد/ تصاویر - برگزارکنندگان شانزدهمین جشن سینمای ایران در آخرین روز افطار ماه مبارک رمضان، تولد 73 سالگی مسعود کیمیایی را جشن گرفتند.
محتوای نامه حسن روحانی به هومن سیدی چه بود؟ - همزمان با مراسم افطاری حسن روحانی در جمع هنرمندان، رئیس جمهور سیمرغ بلورینی را که هومن سیدی، به او اعطا کرده بود، به امانت به این فیلمساز بازگرداند.
در پشت صحنه «متهم گریخت» و «مدینه» چه گذشت؟ - محمد هوشمند تهیه کننده «پشت ماه» ضمن اعلام این خبر گفت : گروه «پشت ماه» با حضور در پشت صحنه سریال رمضانی «مدینه» روند ضبط این سریال را در یک ...
«خاله شادونه» به تلویزیون بر می‌گردد - تهیه کننده «شادونه در سرزمین پرندگان» می‌گوید این مجموعه تلویزیونی شهریور ماه با دکور جدید و ساختاری متفاوت به آنتن شبکه دو برمی‌گردد.
عید همراه با غم برای الناز شاکردوست - الناز شاکردوست سوپراستار سینما دقایقی قبل با تقدیم عیدی به هوادارانش در اینستاگرام متنی را منتشر کرد.
اقتباس یا کپی؛ مساله این است - «می‌دانی هفت‌سنگ کپی مدرن فمیلی است؟» این جمله‌ای است که این روزها به‌عنوان کشفی بزرگ بین خیلی‌ها رد و بدل می‌شود.
رهبر معظم انقلاب:دولتهای اسلامی برای یاری مظلومان غزه از اختلاف نظرهای سیاسی و غیرسیاسی صرف‌نظر کنند - رهبری - مقام معظم رهبری تصریح با تاکید بر اینکه گستاخی صهیونیستها در قتل عام غزه، از نتایج تفرقه دنیای اسلام است، تاکید کردند:دولتهای اسلامی برای یاری مظلومان غزه از اختلاف نظرهای سیاسی و غیرسیاسی صرف‌نظر کنند.
جشن 73 سالگی کیمیایی در خانه سینما/ کارگردانی که با آثارش عاشق سینما شدیم - جشن هفتاد و سه سالگی مسعود کیمیایی در خانه سینما برگزار شد.
رکورد گازرسانی به نیروگاه‌ها شکسته شد/ گاز 9 فاز پارس‌جنوبی به نیروگاه‌‌ها رفت - معاون وزیر نفت با اشاره به شکسته شدن رکورد گازرسانی به نیروگاه ها، اعلام کرد: در طول چند روز گذشته به طور متوسط روزانه 230 میلیون متر مکعب گاز تحویل نیروگاه‌های کشور شد.
ایران با همه توان در پی جلوگیری از کشتار در منطقه است - رئیس جمهور در جریان دیدار مسوولان ، سفرای کشورهای اسلامی و جمعی از اقشار مختلف مردم به مناسبت عید سعید فطر با مقام معظم رهبری گفت: امروز جمهوری اسلامی ایران با همه توان ...
بازگشت «فیتیله‌»یی‌ها و «خاله شادونه» به تلویزیون - «عموهای فییتله‌ای» پس از یک ماه همزمان با عید سعید فطر به آنتن شبکه دو بازگشتند؛همچنین برنامه «خاله شادونه» قرار است با ساختاری جدید از شهریور ماه امسال به تلویزیون برگردد.
چرا «پالت»؟ - خواننده گروه «پالت» با حضور در برنامه رادیویی فرزاد حسنی، به پرسشی درباره‌ی علت انتخاب چنین نامی برای این گروه موسیقی پاسخ داد.
مسیر معکوس فوتبال ایران؛ لیگ ستارگان قطر به‌ جای حضور در اروپا - کارلوس کی‌روش یک بار در یک برنامه تلویزیونی گفته بود، «مسیر پیشرفت ایران از بازی بازیکنانش در اروپا می‌گذرد. من چاره‌ای جز گشتن به دنبال بازیکنانی که در لیگ‌های بزرگ دنیا بازی می‌کنند، ندارم. جوان‌های شما باید یاد بگیرند از پول بگذرند و به دنبال بازی در لیگ‌هایی باشند که کیفیت فوتبالشان را افزایش می‌دهد».


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved