چهارشنبه ۶ خرداد ۱۳۹۴ / Wednesday, 27 May, 2015
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
مرز لبنان و سوریه , پورشیب , فرشید نوابی , جامعیتن , ترومن کاپوتی , گارنر , صنعت دام پروری , نامیرا , فهمدیم , شرعی , بیزاری از شغل , ساخت دارو , توصیه تغذیه ای , ولزی , داروی فشار خون , فاطمی مقدم , تجهیات , حقوق ۲۰ , چاک , کریستوف کلمب ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
دوره بعد از مراجعت استعمارگران بریتانیایی به سنگاپور در سال ۱۹۴۶ , خشم و حسادت , جدول دبی خروجی از نازل‌های معمولی , تركیبات شیمیائی , دل معشوق سوزیده است بر من , زفاف خسرو و شیرین , دره‌ها و تنگه‌ها (۳) , دل تنگم و ز عشق توام بار بر دل است , پف‌کردگی چشم , نگرش‌ها (attitudes) , آفرینش در کیش مانی , مفعول , قوانین، مقررات و آئین‌نامه‌ها جهت سرمایه‌گذاری در منطقه > سیرجان , نقش کشور در سیاست جهانی , امور مالی , طالع اگر مدد دهد دامنش آورم به کف , جهانگشای , گورستان كرجان، دهكده كرجان، كلخوران، اردبیل , رودخانه‌ها (۴) , تل كمین، (هزاره دوم قبل از میلاد) ,

فیلم یک میلیون زنبور روی بدن یک مرد - یک زنبوردار چینی با پوشاندن بدنش با زنبور عسل رکورد گینس را شکست. «جیو بینگائو» که 30 سال به این کار اشتغال داشته حدود یک میلیون زنبور را روی بدن خود نشاند که وزن آنها 109 کیلوگرم بود.
هویت فیلمبردار فاش شد ! / تصاویر - اقدام جالب و منحصر به فرد این نماینده ، گرچه باعث افشای دقیق اتفاقات در روز حادثه شد، اما احتمالاً پس از این باعث خواهد شد برخی در شلوغی های مجلس، مواظب زبان و بیان خود باشند، چرا که ممکن است حتی دور از دسترس خبرنگاران، نماینده ای در حال فیلمبرداری از ماجرا باشد.
فیلم/ بازخوانی ماجرای سیتی سنتر اصفهان - در این حادثه تعدادی از خودروهای پارک شده در پارکینگ آسیب دیده که به دنبال ریزش آوار بر روی این خودروها بنزین برخی از آنها نشت کرده است.
بیماری استودیو بازی در رسانه ملی! - آدم حیران می‌ماند، این همه نشان دادن هنرپیشه‌ها، آن هم پی در پی و پرسیدن اینکه چه رنگی را دوست دارند و چه نقشی می‌پسندند و اگر خواننده‌اند، یک دهن آواز بخوانند و... چه فایده‌ای برای مردم دارد؟
تصاویر مراسم اختتامیه جشنواره کن - مراسم اعطای جوایز شصت و هشتمین دوره جشنواره فیلم کن با اعطای جایزه نخل طلای این دوره به فیلم «دیپان» ساخته «ژاک ائودیار» کارگردان معروف فرانسوی برگزار شد.
شوک سلفی مادر و دختری هانیه غلامی / تصاویر - سلفی مهران غفوریان، امین زندگانی و همسرش در ردیف اول یک کنسرت. لادن مستوفی و هنگامه قاضیانی. حضور علی اوجی هم که اتفاقی طبیعی است. عکسی دیدنی از سید احمد خمینی. مهتاب کرامتی در اختتامیه جشن عکاسان سینمای ایران
اینجا واس ماس تیتر یک «گاردین»! / عکس - رجمه ساده این عبارت انگلیسی که خلاصه صحبت های این مقام مسئول صهیونیستی است دقیقا دیالوگ معروف جواد رضویان در سریال در حاشیه است: « اینجا واس ماس، اینجا کل‌ش واس ماس»
حجامت / گزارش تصویری - پزشکان اعتقاد دارند حجامت نقش مهمی در پیشگیری از بیماری ها، مخصوصا بیماری های مزمن و مرتبط با سبک زندگی دارد. از دیرباز هدف اصلی در حجامت ارتقای سلامتی جسمی و روحی بوده است.
ویدیو: مشاجره لفظی کوچک زاده و ظریف در مجلس - جلسه غیر علنی مجلس با حضور محمد جواد ظریف وزیر امور خارجه و سید عباس عراقچی عضو ارشد تیم مذاکره کننده هسته‌ای امروز صبح به ریاست علی لاریجانی برگزار شد. ظریف و عراقچی آخرین روند مذاکرات ایران با 1+5 را در جلسه غیر علنی امروز مجلس برای نمایندگان تشریح کردند.اما پس از پایان سخنان ظریف و زمانی که وی قصد ترک مجلس را داشت برای لحظاتی صحن علنی با مشاجره کوچک زاده با ظریف به تشنج کشیده شد.
ظریف در کنسرت موسیقی آهنگسازان ایرانی - اجرای ارکستر سمفونیک البرز شامگاه شنبه با حضور محمدجواد ظریف وزیرامور خارجه کشورمان در مرکز همایشهای بین المللی برج میلاد تهران برگزار شد.
تصاویر دار زدن یک نطامی ایرانی! توسط داعش - این جنایت هولناک درحالی صورت گرفته که یک سایت معتبر مصر اعلام کرد که نظامی اعدام شده، یک سرباز ایرانی بوده که در گروه الحشد الشعبی (نیروهای بسیج مردمی) در فلوجه می‌جنگیده است!
ورود خاندان هاشمی به انتخابات مجلس / عکس - مشی پدران و رفتار دختران اگرچه با علم به این تفاوت‌ها نمی‌توان عملکرد 3 زن را در یک راستا ارزیابی کرد اما مشترکات آنها قابل توجه است که از مهم‌ترین آن می‌توان به نحوه مواجهه پدران با نگاه ایده‌آلیستی دختران اشاره کرد.
گلشیفته فراهانی در فرش قرمز جشنواره کن 2015 - گلشیفته فراهانی با فیلم سینمایی "دو دوست" به کارگردانی لویی گرل بازیگر و کارگردان فرانسوی در پنجاه و چهارمین دوره "هفته بین‌المللی منتقدان کن" شرکت کرده است. گزارش تصویری از گلشیفته فراهانی را ببینید.
خواهران اسکندری؛ لاله، سارا، ستاره / تصاویر - گریم متفاوت لیلا حاتمی که به سختی قابل تشخیص است، هنر دست استاد عبدالله اسکندری. و امیرمحمد زند و سارا منجزی پور در ارگ کریم خان زند.
این آزاده نامداری نیست کتیه ! / عکس - آزاده نامداری در واکنش به انتشار عکس گریمش در فیلم «نسیم» نوشت: این یه درد دله، باهمه کسایی که دوسشون دارم، من آزاده نامداری‌ام. چادریم، بخاطر اعتقادم، بخاطر قلبم. این عکس من نیستم، کتیه، تو فیلم جناب شهبازی، میخوام درکم کنید.
رایزنی هسته‌ای در منزل صالحی / عکس - عراقچی در صفحه شخصی‌اش در اینستاگرام با انتشار عکسی از این دیدار نوشت : عيادت كاري! استفاده از فرصت عيادت از استاد عزيز جناب آقاي دكتر صالحي براي پيگيري مباحث مذاكرات.
تصاویری از خودسوزی دختر دانشجو در شیراز! - ﺑﺮﺧﯽ ﺷﻨﯿﺪﻩ‌ﻫﺎ ﺣﺎﮐﯽ ﺍﺯ ﺁﻥ ﺍﺳﺖ ﯾﮏ ﺭﺍﺑﻄﻪ ﻋﺸﻘﯽ ﻭ ﻋﺎﻃﻔﯽ ﻧﺎﻓﺮﺟﺎﻡ ﻋﻠﺖ ﺍﯾﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻮﺩﻩ ﺍﺳﺖ ﻭ ﺁﺧﺮﯾﻦ ﺗﻤﺎﺱ ﺗﻠﻔﻨﯽ ﺩﺍﻧﺸﺠﻮ ﺑﺎ‌‌ ﻫﻤﺎﻥ ﻓﺮﺩ ﻣﻮﺭﺩﻧﻈﺮ ﺑﺮﻗﺮﺍﺭ ﺷﺪﻩ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺣﺎﻝ ﺣﺎﺿﺮ ﺍﯾﻦ ﻓﺮﺩ ﺩﺭ ﺑﺎﺯﺩﺍﺷﺖ ﺑﻪ ﺳﺮ ﻣﯽ‌ﺑﺮﺩ.
فقیهه سلطانی پای سفره عقد / تصاویر - سلفی جدید آزاده نامداری با شال و مانتوی جدید در پشت فرمان که به لطف خدا همه چیز سر جایش است و خیلی خندان و بشاش و خوب بنظر میرسد. فقیهه سلطانی و همسر فوتبالیست پای سفره عقد.
وقتی امین حیایی ادای رامبد جوان رو درمیآره... - در برنامه خندوانه اتفاق افتاد.
همسرم بهترین انتخاب برای من بود / تصویر - گروه هنری-رسانه‌ها: از روزهایی که نخستین آلبوم رسمی رضا صادقی در بازار موسیقی کشور منتشر شد، زمان زیادی می گذرد. اتفاق ها و فراز ...
پربازدیدها
ازدواج در فضای مجازی - ازدواج جوانان به مساله مهمی در جامعه تبدیل شده است که هر روز در شبکه‌های مجازی با سایت‌های جدیدی برای همسریابی...
وضعیت سرخابی‌ها باید هر چه زودتر مشخص شود/استناد به طرح دو فوریتی نباید صورت بگیرد - رئیس کار گروه نظارت مجلس بر واگذاری سرخابی‌ها به بخش خصوصی گفت: معتقدم که مسئولان وضعیت واگذاری سرخابی‌ها را هر چه سریعتر باید مشخص کنند.
سینماگران از رئیس سازمان صداوسیما چه درخواستی داشتند؟ - اهالی سینما در دیدار با دکتر محمد سرافراز رئیس سازمان سینما درخواست های خود را برای تعامل بیشتر سینما با صداوسیما مطرح کردند.
توهین به تیم مذاکره کننده و انتشار مذاکرات غیرعلنی هیچ کمکی به روند مذاکرات نمی­‌کند/مقام معظم رهبری موجب سربلندی نظام هستند - آیت الله آملی لاریجانی گفت: توهین به تیم مذاکره کننده و یا انتشار مذاکرات غیرعلنی مجلس با تیم مذاکره کننده هیچ کمکی به روند مذاکرات نمی­ کند و وجهی ندارد و امیدواریم توصیه ­های مشفقانه در خصوص حمایت از مذاکرات و همدلی در این زمینه مورد پذیرش واقع شود.
کفاشیان: رئیس کونکاکاف پس از عقد قرارداد با AFC دستگیر شد/ اسلامیان رفتن به وزارت را تکذیب کرد - رئیس فدراسیون فوتبال گفت: رئیس کونکاکاف امروز بازداشت شد و جالب اینکه این اتفاق پس از انعقاد قرارداد این منطقه برای توسعه همکاری‌ها با AFC رخ داد.
سفر گران نمی‌شود - مردم نگران افزایش نرخ کرایه سفرهای درون و برون شهری نباشند؛ این چکیده سخن مسئولان در پاسخ به نگرانی‌هایی است که مردم درباره ادامه...
ادامه روند نزولی قیمت ACN در بازارهای آسیایی طی هفته جاری - بر اساس گزارشات دریافتی، کاهش تقاضا برای خرید، مناسب بودن سطح موجودی کالا در بازار و کاهش ارزش پروپیلن در بخش بالادستی دلایل این ادامه...
توسعه اقتصاد خلاق، گامی بزرگ در راستای اقتصاد مقاومتی است - رییس‌جمهوری توسعه اقتصاد خلاق را گامی بزرگ در راستای اقتصاد مقاومتی دانست و بر لزوم تسهیل و حمایت از ورود گسترده بخش خصوصی به ویژه انجمن‌های تخصصی به این مقوله و استفاده از تجربیات جهانی تأکید کرد.
گازوییل فراموشکاران 600 تومان شد!/ سهمیه واحدهای تولیدی برقرار است - اما برای افرادی که بدون کارت اقدام به سوخت گیری کرده و با فراموش کردن همراه داشتن کارت خود از کارت جایگاه‌ها استفاده کنند 600 تومان محاسبه خواهد شد.
افزایش ظرفیت تمتع با کاهش 15 درصدی اعزام عوامل اجرایی - رئیس سازمان حج و زیارت گفت: با کاهش 15 درصدی اعزام نیروی انسانی اجرایی به حج تمتع ظرفیت اعزام زائران به سرزمین وحی افزایش یافته است.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved