سه شنبه ۸ اردیبهشت ۱۳۹۴ / Tuesday, 28 April, 2015
چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیم

چگونه با نوشتن گزارشات کاری رئیس خود را تحت تاثیر قرار دهیماگر مشغول تهیه یک گزارش کاری برای رئیس خود هستید و یا در حال نوشتن اولین کتابتان، در هر دو حالت بدون شک، ده نکته زیر به شما کمک خواهد کرد تا یک کار برجسته خلق کنید.
گزارش نویسی یکی از کارهای رایج در دنیای تجارت امروزی است. علی رغم اینکه اکثر افراد تمایل چندانی به نوشتن گزارشات ندارند، اما نحوه نگارش یک گزارش می تواند اعتبار شما را چه در زمینه نویسندگی و چه در زمینه کاری افزایش داده و یا برعکس به مخاطره بیندازد.
مهم نیست که تا چه اندازه در کارتان موفق هستید، اگر به آسانی قادر به نوشتن در مورد آن نباشید در حقیقت در زمینه مکاتبات شغلی و ارزش گذاری حرفه خود ضعف دارید.
امروزه بسیاری از مدیران از ناتوانی کارمندان خود – حتی کارمندان تازه فارغ التحصیل – در نوشتن شکایت دارند. هر چند نرم افزارهای پردازش متن، به طور اتوماتیک غلط های املایی و اشکالات دستور زبان را چک می کنند، اما هنوز این دو مورد از رایج ترین مشکلات نگارشی کارمندان به شمار می روند.
با رعایت ده پیشنهاد زیر بدون شک نه تنها رئیس، بلکه مدیر اجرایی ارشد را نیز تحت تاثیر خود قرار خواهید داد:
۱) مخاطبان اصلی را در نظر بگیرید.
مخاطبین شما چه کسانی هستند؟ نایب رئیس شرکت؟ مدیر بخش؟ مدیر ارشد؟ یا ترکیبی از همه این موارد؟ شما باید نوشته خود را به گونه ای پیش ببرید که احساس راحتی در مخاطبان ایجاد نموده و توجه
آنها را به نکات مورد نطرتان معطوف نماید.. اگر مخاطبان شما از چندین دپارتمان مختلف هستند، می توانید بخش های جداگانه ای برای هر یک در نظر بگیرید و یا در حد پایین ترین سطح معلوماتی مخاطبان، موضوع مورد بحث را تفسیر نمایید؛ درحقیقت بدین روش سهولت درک موضوع، تضمین می گردد. در چنین حالتی اگر یکی از مخاطبان نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد می توانید به آسانی در اختیارش قرار دهید و یا به عنوان ضمیمه در انتهای مطلب مربوطه آن را ارائه نمایید.
۲) چکیده ای از کل مطلب را در صفحه آغازین بگنجانید.
نکات مهم و برجسته مطلب خود را تحت چندین پاراگراف و یا به صورت یک لیست، مشخص نمایید. از آنجایی که ممکن است صفحه اول، تنها صفحه ای باشد که خوانده می شود- خصوصا در مورد افرادی که محدودیت زمانی دارند و امروزه تعدادشان اندک نیست - مهمترین و تاثیرگذارترین بخش از کار شما را تشکیل می دهد. این صفحه را چندین بار بازنویسی کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.
۳) پاراگراف های کوتاه در متن به کار ببرید و تیترهای اصلی و فرعی را به منظور تاکید بیشتر مجزا کنید.
تیترهای اصلی و فرعی باید مستقیما با خلاصه مطلب در ارتباط باشند تا اگر خواننده در مورد یک بخش خاص تمایل به مطالعه بیشتری داشت، به آسانی مطلب مورد نظرش را پیدا نماید.
۴) جملات کوتاه به کار ببرید.
از به کارگیری جملات بلند خودداری کنید و هیچگاه کل پاراگراف را در یک جمله نگنجانید، بلکه آنرا به جملات کوتاهتر تقسیم نمایید. دنبال کردن جملات بلند علاوه بر دشواری، از میزان علاقه خواننده به پی گیری ادامه مطلب می کاهد.
۵) در تایپ مطلب از فونت های خوانا استفاده کنید.
برخی از فونت ها از جمله سری Serif faces خواناتر از بقیه هستند. فونت Times New Roman همواره انتخاب مطمئن و مناسبی برای تایپ متون است. از به کار بردن فونت های غیر استاندارد تا حد امکان خودداری نمایید.
۶) سعی نکنید با لغات، خواننده را تحت تاثیر قرار دهید.
موضوعات پیچیده را می توان در قالب لغات ساده توضیح داد. در حقیقت این کار درک موضوع را آسان تر می کند. لغات پیچیده و اضافی نه تنها ایجاد ابهام می کنند، بلکه این امکان را بوجود می آورند که در بسیاری از موارد خواننده معنای لغات را نداند.
۷) به خاطر داشته باشید که زبان مادری شما ممکن است زبان اول همه خوانندگان نباشد.
حتی اگر خوانندگان شما افراد تحصیل کرده باشند، ممکن است با برخی واژه ها در زبان شما آشنایی نداشته باشند. در حقیقت یکی از مزایای گزارش کتبی این است که برای افرادی که زبان مادری متفاوتی دارند، درک آن بسیار آسان تر از ارائه شفاهی خواهد بود، به علاوه در این حالت خواننده فرصت بیشتری برای بررسی معنی مورد نظر شما در اختیار دارد.
۸) از به کار گیری اصطلاحات و حروف اختصاری تا حد امکان پرهیز کنید.
حتی اگر شما و رئیس تان معنای حروف اختصاری خاصی را می دانید، بقیه خوانندگان را نیز در نظر بگیرید. به کار گیری این قبیل کلمات گزارش شما را پیچیده و غیرقابل فهم می کند. هر چه مخاطبان شما گسترده تر باشند، بهتر است از لغات استاندارد موجود در فرهنگ لغت استفاده نمایید زیرا ممکن است خوانندگان با اصطلاحات مختصر نویسی آشنایی نداشته باشند. اگر ناچار به استفاده از حروف اختصاری هستید، یک بار به طور کامل کلمه مربوطه را بنویسید و پس از آن برای اشاره به آن کلمه حروف اختصاری به کار ببرید. به عنوان مثال سازمان سلامتی جهانی (World Health Organization) را به صورت (WHO) استفاده نمایید.
۹) غلط های املایی و دستور زبان را چک کنید.
فراموش نکنید که نرم افزارها ممکن است در این مورد اشتباه کرده و یا ازبرخی غلط ها به دلیل عدم درک مفهوم لغات ، چشم پوشی نمایند. اگر به غلط گیری نرم افزاری که مورد استفاده تان است اطمینان کامل ندارید، هنگام نوشتن گزارش یک فرهنگ لغت و یک مرجع گرامری در دست داشته باشید.
۱۰) پس از اتمام، گزارش را کلمه به کلمه بازخوانی نمایید.
پس از اینکه خودتان چندین بار گزارش را بازخوانی نمودید، از شخص یا اشخاص دیگر نیز درخواست نمایید آن را مطالعه کنند. هر چه تعداد افرادی که متن شما را چک می کنند بیشتر باشد، امکان یافتن اشتباهات بیشتر است. از این افراد بخواهید که نوشته شما را نقد کنند و آن را از لحاظ قابل درک و کامل بودن مورد ارزیابی قرار دهند. به خاطر داشته باشید که حتی نویسندگان حرفه ای نیز قبل از چاپ، کارهایشان را مرور می کنند.
از این پس نکات فوق را در نوشتن گزارش در نظر داشته باشید، به طور قطع، نه تنها موفق می شوید، بلکه یک سر و گردن از همکارانتان بالاتر خواهید بود

منبع : پایگاه علمی دانش پژوهان

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
ثروتمندترین زنان , اموال زکات , کاهش مصرف نمک , همایش پیشگیری , کیسه برنج , جمهوری اسلامی ایران , مخلوط کردن , گوگل کروم برای IOS , پاریس , خشیار الوند , OLED , دور , پاسخ کوبنده , مناطق تهران , آزاد سازی , رونما , رهبر داعش , شهرنمای تهران , مزرعه خورشیدی , پیشرفت ایران در نانوپزشکی ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
جغرافیا , گلابتون‌دوزی، استان هرمزگان , اقدام‌های پیشگیری و کنترل دراسکلروز منتشر , آبله شتر Camel Pox , کلوچه , رباعیات ـ قسمت دوم (۳) , سهم جهانگردی در تراز پرداخت‌های مقصدهای بزرگ جهانگردی , خصوصیات اجتماعی جوانان در شهرها (۲) , آنچه با من می‌کند سودای تو , تغییرات ناشی از رشد در قدرت (۲) , کنترل‌کنندگان , بقعه‌ها و امامزاده‌ها , کشاورزی، دامپروری، ماهیگیری و صید مروارید , تیره‌های براهوئی , تشخیص، علایم و نشانه‌ها , سیاهرگ‌ها , زیوٌیه , اوضاع آموزشی , چو نزدیکی نرم‌پایان رسید (۲) , اوقات فراغت به عنوان آزادی و تسلط ,

وبگردی
موزیک ویدئو خارجی‌ها از قلب تهران - این چند نفر اعضای یک گروه موسیقی اهل ونزوئلا هستند. در تهران یک موزیک ویدئو ساختند که در شبکه‌های اجتماعی پخش شده است.
حرکات باورنکردنی راننده مست در اتوبان تهران! - همراهی یک شب خبرنگار با پلیس نامحسوس و واکنش دیدنی رانندگان خودرو با سرعت زیاد و حرکات مارپیچ.
روایت تنها بازمانده تصادف بی‌ام‌دبلیو - نامش آرمین بخشی است، ٢٤ساله و تنها بازمانده تصادف بی‌ام‌دبلیو در اتوبان همت. آن بامداد دوشنبه که آمد، راحت آمد و سخت رفت، دوستی‌هایشان تمام شد و تنها سیاهی بر جا ماند.
جنجال اپیلاسیون و مجری بی‌بی‌سی فارسی - ستار سعیدی مجری تلویزیون بی‌بی‌سی فارسی در صفحه رسمی خود در توئیتر نوشت: اپیلاسیون هم به کیس‌های پناهندگی اضافه شد.
اشکهای خانزاده در کنار عذرخواهی از مردم - بنابر هماهنگی قبلی ، گزارشگر شبکه خبر امروز بعد از جلسه انضباطی در دفتر باشگاه حاضر شد و با کریم باقری ، محمود خوردبین ، محمدحسین نژاد فلاح و محمدرضا خانزاده به گفت و گو پرداخت که این بازیکن در حین مصاحبه بغض کرد و گریست .
مصاحبه شنیدنی علی دایی در انگلستان - یکی از اعضای هیات مدیره فایل صوتی یکی از جلسه‌ها را در اختیار من قرار داده و اگر بخواهم این فایل را در اختیار مردم قرار بدهم، واقعا معلوم نیست که چه خواهد شد؟!
عکسی باورنکردنی از فرهاد مجیدی !! / تصاویر - تقریبآ باورکردنی نیست. بعد از هزارن عکس در رستوران و باشگاه بدنسازی و گردش و تفریح بالاخره یک عکس از فرهاد مجیدی در حال ورق زدن یک کتاب دیده شد.
درگیری کریم باقری با پیام صادقیان / تصاویر - بازیکن پرحاشیه پرسپولیس در حاشیه بازی تیمش برابر سایپا جنجال آفرید. بعد از اینکه پیام صادقیان در ترکیب پرسپولیس مقابل سایپا به میدان نرفت و با برخی درگیری پیدا کرد با دستور برانکو از پرسپولیس اخراج شد.
نقاشی یکی از هواداران مهناز افشار / تصاویر - سلفی نیکی کریمی در خیابان ولیعصر. سلفی حامد کمیلی در اتاق گریم که خبر از یک کار جدید میدهد. پوستر تور آمریکایی کنسرت بنیامین. میترا حجار در پشت صحنه تئاتری با هنرنمایی لادن مستوفی. و عکس هنری آزاده ریاضی بازیگر کهنه کار سریال‌های ایرانی.
فیلم خارج کردن جنین از مغز یک زن ! - زنی برای خارج کردن یک تومور از مغزش تحت عمل جراحی قرار گرفت، اما پس از عمل با واقعیت شگفت انگیزی مواجه شد. در مغز او به جای یک تومور با جنین دوقلوی او مواجه شدند، که مو، دندان و استخوان داشت !
فیلم حمله خانزاده به هوادار پرسپولیس در قطر - در این فیلم بازیکنان پرسپولیس مشغول خروج از ورزشگاه و سوار شدن به اتوبوس هستند که هواداران خطاب به بازیکنان چیزهایی می‌گویند که در یک نمایش ضعیف با ۳ گل مغلوب لخویا شده‌اند.
کشته تصادف پورشه نوه آیت الله / عکس - پسرجوانی که کنار پریوش اکبرزاده درتصادف پورشه کشته شد محمدحسين ربانی نوه آیت‌الله ربانی شیرازی بود.
آزاده نامداری: چرا آن عکس را منتشر کردم؟ - پس از حواشی بسیاری که پیرامون جدایی آزاده نامداری و فرزاد حسنی پیش آمد، آزاده نامداری عکسی از خود در اینستاگرام منتشر کرد که جنجالهای تازه ای را به دنبال ...
رونی کلمن قهرمان بدنسازی جهان در گلزار شهدا ! - رونی کلمن قهرمان بدنسازی جهان پس از حضور در ایران صبح امروز پنج شنبه در گلزار شهدای بهشت زهرا (س) حضور یافت.
فیلم اعترافات یزدان‌پناه درباره آقازاده معروف - در سال ۹۲ و آنهم در ایام رسیدگی به پرونده کرسنت در لاهه و درست هنگامی که قرار بود با شهادت در دادگاه گره کور این پرونده عیله ایران را باز کند،خبر ناپدید شدنش همه را شوکه کرد. او عباس یزدان‌پناه است.
تراژدی پریوش اکبرزاده کشته تصادف پورشه - مشتی مردم پست و رذل ریختند در صفحه یک دختر جوان مرده ، و تمام عقده‌های خود را بر یک مرده خالی میکنند!! فحاشی‌های غیرقابل باور! یعنی بد فحش نمیدهند که!! وحشیانه فحش میدهند!! سمفونی عقده و کینه و حقارت و رذالت و پستی است. اوج حماقت و بلاهت را به نمایش گذاشته‌اند.
گزارشی از جدیدترین بیزنس علی دایی و برادرانش - علی دایی ستاره فوتبال ایران و جهان که بعد از کنار گذاشتن فوتبال روزهای آرامی را تجربه می کند، در تازه ترین تجربه بیزنسی خود با برادرانش محمد و بهزاد دایی، سفره خانه و فست فودی مجلل در خیابان امیرآباد تهران افتتاح کرده‌اند.
سحر قریشی مدل صورت و لوازم آرایش ! / تصاویر - تصاویری که این روزها چهرها به همراه سگهایشان از خود در فضای مجازی منتشر میکنند. و همچنین عکس آتلیه‌ای رضا رویگری و همسرش. آرش نوذری و عکسی از کاراکتر خویش در سریال در حاشیه.
فیلم لحظه تصادف مرگبار قهرمان اتومبیلرانی ایران - متأسفانه خودرو " بی ام و" قبل از تصادف، در بزرگراه همت با سرعت 176 کیلومتر در حرکت بود. این خودرو در ساعت 36 دقیقه بامداد، با سرعت بالا از باند کندرو حرکت می‌کرد که به علت تغییر مسیر ناگهانی، با گاردریل باند سرعت برخورد کرد.
پورشه پسر امیر قلعه نویی بعد از تصادف با درخت - یک دستگاه پورشه که قبلا متعلق به پسر امیر قلعه نویی بود با درخت برخورد کرد و یکی از سرنشینان آن در دم فوت شد.
پربازدیدها
اسدی: کی‌روش جای من را تنگ نکرده است - دبیرکل جدید فدراسیون با حاشیه هایی همراه بوده است. از جلسه پرحرف و حدیثش با کی‌روش گرفته تا اظهارنظر علی حسنی خو مدیرکل حراست وزارت ورزش و جوانان در مورد منتقدان کی‌روش.
ادعای پنتاگون: ایران یک کشتی باری آمریکایی را در خلیج فارس توقیف کرده است - شبکه تلویزیونی العربیه مدعی توقیف یک فروند کشتی آمریکائی با 34 خدمه آمریکائی توسط نیروهای ایرانی و هدایت آن به سمت بندر عباس شد.
با رجوی در یک جلسه؟ هرگز! - انتقاد مقام پیشین آمریکا به حضور سرکرده منافقینبا رجوی در یک جلسه؟ هرگز!حذف شدن نام مجاهدین خلق (منافقین) از فهرست سازمان‌های تروریستی خارجی، به این معنا نیست که این گروه به طور ناگهانی قابل اعتماد شده است و یا لیاقت مشارکت در امور را دارد.
تفریح حسن روحانی در دوران طلبه‌گی/ خاطره مطهری از رهبر انقلاب/ حرف انصار حزب‌الله در قزوین به کرسی نشست/ روایت سایت هاشمی از دلواپسی‌های امام /نظر وزیر میلیاردر احمدی‌نژاد درباره کانون‌های ثروت! - رصد‌خانه «تابناک» ‌خبرهایی‌ برای مخاطبان آماده می‌کند که غیررسمی هستند یا اینکه کمتر از اهمیت خود، مورد توجه قرار می‌گیرند؛ تیترهایی مانند،«گاف جالب وکیل مهدی هاشمی»،«کریمی قدوسی ظریف را رها کرد به روحانی تاخت»،«روایت رسانه مصباح درباره آرزوی اصلاح طلبان»،«بوسه لاریجانی بردستان مادر مطهری »،«اظهارات «چینی» جهانگیری رد شد» و... رصد‌خانه امروز تابناک را تشکیل می‌دهند.
مدیریت یکپارچه شهری در اصلاح قانون شوراها لحاظ شود - رییس شورای شهر تهران طی یک نشست خبری به مناسبت سالروز شوراها تاکید کرد:مدیریت یکپارچه شهری در اصلاح قانون شورا ها لحاظ شود.
اسدی: کی‌روش جای من را تنگ نکرده است - دبیرکل جدید فدراسیون با حاشیه هایی همراه بوده است. از جلسه پرحرف و حدیثش با کی‌روش گرفته تا اظهارنظر علی حسنی خو مدیرکل حراست وزارت ورزش و جوانان در مورد منتقدان کی‌روش.
کدام سوپراستار مولانا می‌شود؟ - کارگردان و تهیه‌کننده ترکیه‌ای گفت: آغاز ساخت فیلم مشترک «مولانا» تنها در انتظار یافتن سرمایه‌گذار ایرانی است.
دومین نماینده مشهد به لیگ برتر آمد - گروه ورزشی: تیم فوتبال سیاه جامگان با تساوی یک ـ یک مقابل داماش گیلان به لیگ‌برتر فوتبال ایران صعود کرد و تیم های اتکا، شهرداری بندر ...
جان کری توافق‌ هسته‌ای را به تساوی پرگل تشبیه کرد - رسانه‌های آمریکایی از جمله نیویورک تایمز مدعی شدند که جان کری وزیر امور خارجه آمریکا توافق‌ احتمالی هسته‌ای...
تاج: کریمی به خاطر پول واکنشی نشان نمی‌دهد/ او با هزینه شخصی بیلتش را تعویض می‌کرد - رئیس سازمان لیگ گفت: علی کریمی بزرگتر از آن است که بخواهد به خاطر پول واکنشی نشان بدهد.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved