وضعیت بخش مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان

● مقدمه:
خدمات مدارک پزشکی بعنوان یکی از خدمات شاخص در علوم بهداشتی و پیراپزشکی در جهت نشان دادن راندمان کار و کیفیت امور درمانی محک قابل ارزشی به شمار می رود. حصول اطمینان از ارائه خدمات مطلوب و ارتقای آن مستلزم ارزیابی عملکرد آن می باشد. مطالعه حاضر یک مطالعه توصیفی است که به منظور بررسی وضعیت بخش مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان از لحاظ میزان فضای کافی، تجهیزات، پرسنل، تکنولوژی و فعالیت انجام گرفته است.
● روش کار:
در این مطالعه توصیفی، جامعه مورد مطالعه مسئولین بخشهای مدارک پزشکی در ۱۱ بیمارستان تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان می باشد که اطلاعات موردنیاز از طریق پرسشنامه جمع‌آوری شده است.
● نتایج:
۸/۸۱ درصد واحدهای تحت مطالعه با کمبود پرسنل مواجه می باشند. همچنین ۹۱ درصد آنها با کمبود فضا و امکانات در بخش مدارک پزشکی روبرو هستند. ضمناً ۸/۸۱ درصد واحدهای تحت مطالعه کمیته مدارک پزشکی فعالی ندارند و هیچ یک از بخشها دارای شبکه کامپیوتری نیز نمی باشند.
● نتیجه‌گیری:
از آنجا که کمیته مدارک پزشکی به بهبود کیفیت بخش مدارک پزشکی کمک می کند؛ لذا فقدان آن در این بیمارستانها سبب می شود علاوه بر اینکه مشکلاتی چون شبکه ای نبودن بخشهای مدارک پزشکی، کمبود پرسنل و کمبود فضا و تجهیزات حل نشود بلکه بررسی‌های کمی و کیفی نیز انجام نگیرد، توصیه می‌شود مسئولین مدارک پزشکی با فعال کردن این کمیته و مطرح کردن مشکلات در آن، پیش بینی فضا و امکانات و برنامه ریزی برای استخدام نیرو، سبب بهبود وضعیت مدارک پزشکی در این بخشها شوند.
● مقدمه:
ارزیابی جزء لاینفک هر فعالیت و کار اجرایی به شمار می رود، چرا که با استفاده از اطلاعات قابل اندازه گیری بهبود فعالیتهای اجرایی که هدف اصلی است دنبال می‌شود. تردیدی نیست که ثبت صحیح و دقیق داده های مؤثر در عملکرد هر واحدی برای ارزیابی اجتناب ناپذیر است .از آنجا که بخش مدارک پزشکی بیمارستان که مسئولیت پردازش، حفظ و نگهداری اطلاعات بهداشتی و درمانی را به عهده دارد، با ارائه خدمات متعددی که به بیمار، پزشک، مدیریت بیمارستان و پژوهشگران می دهد سهم بسزایی در ارتقای سطح مراقبتهای بهداشتی و درمانی دارد. لذا حصول اطمینان از ارائه خدمات مطلوب و ارتقای خدمات در این بخش از طریق ارزیابی عملکرد آن امکان‌پذیر می باشد .
در تأیید این مطلب قاضی سعیدی اظهار می‌دارد: به جهت نقش و اهمیت مدارک پزشکی در دستیابی به اهدافی از قبیل ایجاد ارتباط اطلاعاتی منظم و صحیح به اطلاعاتی در زمینه درمان، مسائل قانونی، هزینه و دستیابی داده‌های صحیح جهت مدیریت و تحقیق نیازمندیم که این هدف با آنالیز محتوای مدارک پزشکی محقق می‌شود . لذا بمنظور تحقق هدفهای بخش مدارک پزشکی بایستی هر چند وقت یکبار این بخش مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.
نتایج بدست آمده از یک تحقیق با موضوع بررسی وضعیت مدارک پزشکی بیمارستانهای کرمان، نشان می‌دهد که ابلاغ دستورالعملهای مدون و شرح وظایف شغلی، همچنین تشویق و ترغیب پرسنل به رعایت دستورالعملها و بکارگیری پرسنل آموزش دیده و علاقمند به کار می‌تواند باعث افزایش کیفیت عملکرد بخش مدارک پزشکی گردد . اهمیت و ضرورت بررسی بخش مدارک پزشکی پژوهشگر را بر آن داشت مطالعه حاضر را با هدف بررسی بخش مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان از لحاظ میزان فضای کافی، تجهیزات، پرسنل، تکنولوژی و فعالیت انجام دهد و تا اینکه با پی بردن به نقاط قوت و ضعف این بخشها از نتایج این تحقیق در برنامه‌ریزیهای آینده استفاده بهینه به عمل آید.
● روش کار:
این مطالعه بصورت توصیفی در سال ۱۳۸۲ در بخش مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان انجام گرفت. جامعه مورد نظر مسئولین بخشهای مدارک پزشکی در ۱۱ بیمارستان تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان می‌باشد. ابزار گردآوری داده‌ها پرسشنامه‌ای است که از تعدادی سؤال بسته و تعدادی سؤال باز که در راستای اهداف پژوهش طراحی شده‌اند، تشکیل شده است. پس از جمع‌آوری اطلاعات جهت تجزیه و تحلیل داده‌ها از روشهای آمار توصیفی استفاده گردید.
● نتایج:
یافته‌های بدست آمده از نتایج این پژوهش نشان داد، از بین ۱۱ نفر مسئولین مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان تنها ۲ نفر (۲/ ۱۸ درصد) از پرسنل موجود در این بخش راضی هستند و بقیه یعنی ۸/۸۱ درصد آنها در این بخش با کمبود پرسنل روبرو می‌باشند. از این تعداد یک نفر یعنی ۹ درصد از مسئولین مدارک پزشکی معتقد است با کمبود فضا و تجهیزات روبرو نمی‌باشد اما ۹۱ درصد بقیه آنها در این بخش هم با کمبود فضا و هم با کمبود تجهیزات مواجه می‌باشند.نتایج بدست آمده حاکی از آن است که هیچیک از بخشها دارای شبکه کامپیوتری نمی‌باشند. بر اساس این نتایج تنها ۲ بیمارستان (۲/۱۸ درصد) دارای کمیته مدارک پزشکی فعال می‌باشند و بقیه یعنی ۸/۸۱ درصد به دلایل مختلف کمیته مدارک پزشکی فعالی ندارند.ضمناً همه مسئولین مدارک پزشکی اظهار می‌دارند بخش جداگانه‌ای بنام واحد کدگذاری نداشته و عملیات کدگذاری در کنار بقیه بخشهای مدارک پزشکی و با استفاده از کتاب ICD-۱۰ انجام می‌گیرد.
● بحث و نتیجه‌گیری:
در پی جستجوهای بعمل آمده از سوی پژوهشگر، به نظر می‌رسد پژوهش جامعی در رابطه با بحثهای مدارک پزشکی بیمارستانهای تابعه دانشگاههای علوم پزشکی انجام نشده است. نتایج مطالعه نشان داد که اکثر مسئولین بر این باورند که فضای بایگانی پزشکی در این مراکز بسیار کم می‌باشد و اگر هم بطور مقطعی کافی باشد در آینده نزدیک با کمبود فضا مواجه خواهند شد. یکی از عوامل مؤثر بر این مسئله را می‌توان عدم برنامه‌ریزی صحیح جهت پیش‌بینی فضای بایگانی دانست. کل فضای مورد نیاز در بایگانی پرونده‌های پزشکی سرپایی و بستری را می‌توان به این صورت محاسبه کرد که: چنانچه A، اندازه طولی فایلهای مورد نیاز برای پرونده‌های بستری، B، اندازه طولی فایلهای موردنیاز برای پرونده‌های سرپایی و حاصلضرب طول یک طبقه از فایل و تعداد طبقات هر فایل، اندازه طولی یک فایل C در نظر گرفته شود، تعداد فایل مورد نیاز برابر خواهد بود با:
A+B
C
که با احتساب قرار دادن ۵۰ پرونده در هر متر و در نظر گرفتن تعداد سالهای نگهداری پرونده‌های فعال و سرپایی و همچنین تعداد فوت شده و مرخص شده بستری در سال، به سادگی می‌توان تعداد فایل مورد نیاز را محاسبه کرد.بطور کلی فضای مورد نیاز برای بایگانی از مجموع فضای مورد نیاز برای راهروهای بین فایلها و فضای اشغال مورد نیاز برای فایلها و همچنین فضا برای قرار دادن میز کار، کاردکس، کامپیوتر، میز مطالعه پرونده، میز سورت کردن پرونده ها، قفسه پرونده‌های ناقص، ترالی حمل پرونده و... بدست می آید. اگر فضای بایگانی بر اساس این فرمول محاسبه شود بعد از گذشت زمان بایگانی با کمبود فضا روبرو نخواهد شد. عامل دیگری که در این مسئله مؤثر است نگهداری بیش از حد پرونده هاست و این مسئله بدلیل غیر فعال بودن کمیته مدارک پزشکی بیمارستان‌ها می‌باشد زیرا افرادی که متخصص معدوم کردن پرونده ها هستند و نیز صلاحیت شناسایی پرونده‌های راکد را دارند مشخص نمی‌باشند ، لذا حجم بایگانی افزایش یافته و هیچ پرونده‌ای خارج نمی شود و در آخر با کمبود فضا مواجه خواهند شد.
دیگر نتایج مطالعه مبنی بر کمبود پرسنل متخصص و ماهر مدارک پزشکی در اکثر بخشهای مدارک پزشکی می‌باشد. این مسئله برای هر چهار بخش مدارک پزشکی (آمار، کدگذاری، بایگانی، مدارک پزشکی) صادق است. نیاز روزافزون به داشتن آمار صحیح و قابل اعتماد از خدمات پزشکی و بهداشتی .... استفاده علمی و پژوهشی از مدارک پزشکی، طرز استفاده از رایانه، روشهای نگهداری از مدارک پزشکی در واحدهای پزشکی و بهداشتی اعم از درمانی و پیشگیری بر اساس اصول علمی، تربیت کارکنان لایقی را ایجاب می کند که این وظایف را بتوانند با نهایت دقت و به طرز شایسته‌ای انجام دهند.یکی دیگر از مسائل مطرح شده در نتایج، نبودن شبکه کامپیوتری در این واحد هاست. علیرغم پیشرفتهای تکنولوژی در جهان و حتی در بعضی از شهرهای کشورمان، در بخشهای مدارک پزشکی بیمارستانهای دولتی استان هرمزگان هنوز در زمینه راه‌اندازی شبکه کامپیوتری تلاشی نشده است. البته کامپیوتر در بخشها وجود دارد که فقط بعنوان وسیله‌ای برای ورود اطلاعات و نتیجه‌گیری ساده و گزارشات آماری می‌باشد.
باید اذعان نمود وجود شبکه کامپیوتری یقیناً می‌تواند اطلاعات و آمار دقیق و کاملی را به سرعت در دسترس دست اندرکاران مراقبتهای بهداشتی درمانی و مدیران جهت اخذ تصمیمات بموقع برای جلوگیری از اتلاف هزینه‌ها، بهبود کیفیت مراقبت و افزایش بهره‌وری قرار دهد. در سایه استفاده از یک سیستم شبکه کامپیوتری علاوه بر تسهیل کار بالینی، به متخصصین بهداشتی درمانی بویژه پزشکان کمک می‌شود تا در کوتاهترین زمان و تنها با یک اشاره بتوانند به تمام اطلاعات هر قسمت از پرونده بیمار اعم از گزارشات فنی، اطلاعات تصویری حاصل از آزمایشات پزشکی، نگاره‌های مربوط به امتحانات رادیولوژیکی، مشاوره‌های کلینیک مصور و نیز هر نوع اطلاعات بطور یکجا دست یابند.
لذا به نظر می‌رسد علاوه بر وجود فضای کافی و تجهیزات متناسب و نیز نیروی متخصص ماهر و آموزش دیده استفاده از یک سیستم شبکه‌ای کامپیوتری در بخشهای مختلف بیمارستان و ارتباط آن به بخش مدارک پزشکی می‌تواند وضعیت بهداشت و درمان کشور بویژه مناطق حساس و در معرض خطری چون استان هرمزگان را بهبود بخشیده و از انجام کارهای تکراری و غیر ضروری جلوگیری شود.

نسرین داوری دولت آبادی ۱ مهربان شاهی۱
۱ مربی گروه مدارک پزشکی دانشگاه علوم پزشکی هرمزگان مجله پزشکی هرمزگان سال نهم شماره سوم پائیز ۸۴ صفحات ۲۱۲ - ۲۰۹
منابع ۱- صدقیانی، ابراهیم. ارزیابی مراقبتهای بهداشتی و درمانی و استانداردهای بیمارستانی. چاپ اول. تهران: انتشارات معین. ۱۳۷۶.ص ۱۵.
۲- American Medical Record Association. Glossary of health terms. Chicago: Medical association,۱۹۹۰;۱:۲۲-۳۵.
۳- قاضی سعیدی، مرجان. ارزیابی محتوایی مدارک پزشکی. فصلنامه آموزشی خبری انجمن علمی مدارک پزشکی ایران. ۱۳۸۱. شماره اول.ص ۷-۴.
۴- آریایی، منیژه. ظهور، علیرضا. وضعیت مدارک پزشکی بیمارستانهای وابسته به دانشگاه علوم پزشکی کرمان. تحقیقات پرستاری و مامایی. ۱۳۸۲، شماره ۱۹. ص ۳۲ – ۲۶.
۵- صدقیانی، ابراهیم. سازمان و مدیریت بیمارستان. چاپ اول. جلد دوم. تهران: انتشارات جهان رایانه. .۱۳۷۷. ص ۴۵۷.

منبع : مجله پزشکی هرمزگان، دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی هرمزگان