ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / شنبه ۸ شهریور ۱۳۹۳ / Saturday, 30 August, 2014 /
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
شعر و ادب    اَوْحَدی    دیوان اشعار    غزلیات   
صنعت توریسم    فهرست موضوعی و تشریحی جاذبه های ایران    جاذبه های تاریخی    کاخ ها و ارگ ها   
رشته های ورزشی    تنیس روی میز    آموزش    تکنیک ها و تاکتیک های پیشرفته و آموزش آنها    برنامه های تمرینی برای بازیکنان پیشرفته    تمرین با توپ زیاد   
شعر و ادب    ناصرخسرو    دیوان اشعار    قصاید   
بازیها و سرگرمیها    بازی کودکان    روانشناسی بازی    رشد    ویژگی های شناختی(کودکان ۲ تا ۴ ساله)    تقلید و وانمود   
بانک و بیمه    بیمه    قراردادهای بیمه    پایان قرارداد بیمه   
سرگرمی    تعبیر خواب   
سرگرمی    فال قهوه   
بهداشت و سلامت    بهداشت    طبقه بندی بهداشت    بهداشت فردی    بهداشت چشم    معایب و بیماری های چشم   
دارو و درمان    درمان    بیماری های داخلی    علائم و نشانه های مهم    اختلالات خواب    بی خوابی    علل بی خوابی   


کلمات در حال جستجو
داعش    عربستان    خاورمیانه    افراط گرایی    رغد حسین    دختر صدام    عراق    اوباما    کت و شلوار    کنفرانس    استقلال    کسر قرارداد    سقف بودجه    افشارزاده    درگیری    مرز ایران    رویانیان    منزل    مصادره    واکنش    تحریم    آمریکا    نجفی    شورای عالی    انقلاب فرهنگی    طلا    سکه    ارز    بازار   



وزارت ورزش مخالف ماندن کی‌روش نیست/ مفاد قرارداد مورد تایید ماست - معاون وزیر ورزش جوانان در بخش ورزش حرفه‌ای و قهرمانی گفت: وزارت ورزش و جوانان نه تنها مخالفتی با آمدن کالوس کی روش ندارد که موافق ثبت نهایی قرارداد فدراسیون فوتبال با ...
پیام تسلیت رهبر معظم انقلاب در پی درگذشت پدر مهندس ترکان - رهبری - حضرت آیت‌الله خامنه‌ای در پیامی، درگذشت پدر گرامی مهندس ترکان -پدر دو شهید- را تسلیت گفتند.
رهبر معظم انقلاب درگذشت پدر اکبر ترکان را تسلیت گفتند - رهبر معظم انقلاب طی پیامی درگذشت پدر اکبر ترکان و پدر دو شهید را تسلیت گفتند.
فیلم‌هایی که بعد از سال‌ها اکران می‌شوند / از فیلم نخست کارگردان «شیار 143» تا «ماهی و گربه» - سینما - «ماهی و گربه» به کارگردانی شهرام مکری و چهار فیلم سینمایی در گروه هنر و تجربه روی پرده می‌روند.
باید به سینماگر برای فیلم ساختن پول داد یا هیچ نداد؟ - نه لزوماً فیلمسازی با اعتبارات دولتی بد است -که سیستم قدرتمند سینمای فرانسه چنین اعتباراتی را مستقیماً و بدون پرده پوشی تحت عنوان کمک تزریق می‌کند- و نه لزوماً خوب -به خصوص اگر قرار باشد به اسم فیلم‌های فاخر، بودجه‌های فراوان گرفت- و به همین دلیل نمی‌توان با یک تیغ سینمای خصوصی گیشه‌ای، سینما مستقل و سینمای متصل به کمک‌های دولتی را زد و یا تنها یکی را مصون داشت؛ نگاهی که در گفتار جیرانی موج می‌زند و تنها سینمای گیشه را تایید می‌کند.
ایران الگوی مبارزاتی کشورهای منطقه است/ دشمنان ولایت فقیه را نشانه رفته‌اند - اصفهان – خبرگزاری مهر: فرمانده کل سپاه پاسداران با اشاره به اینکه ایران همچنان الگوی دیگر کشورهای اسلامی و غیراسلامی در سیر مبارزاتشان است، گفت: انقلاب ایران توانست ...
100 طرح کشاورزی در تهران افتتاح شد/ انتقاد حجتی از بی‌توجهی دولت گذشته به کشاورزی - ری - خبرگزاری مهر: ظهر امروز با حضور محمود حجتی وزیر جهاد کشاورزی، حسین هاشمی استاندار تهران، ابوترابی‌فرد و حسین طلا نماینده مجلس، 100 طرح کشاوزی استان تهران به صورت ...
اختلافات عربستان و قطر به طور کامل حل شد/ سفرای عربی به دوحه باز خواهند گشت - وزیرخارجه عمان امروز اعلام کرد: اختلافاتی که میان کشورهای عربستان، امارات و بحرین با کشور قطر وجود داشت، کاملا حل شده است.
کاهش 5 درجه ای دمای پایتخت طی 24 ساعت آینده - مدیرکل پیش بینی و هشدار سریع سازمان هواشناسی از کاهش 5 درجه ای دمای پایتخت طی 24 ساعت آینده خبر داد.
کبوتر سرمایه‌گذاری بر بام ناامن نمی‌نشیند/ جاذبه‌های ایران برای سرمایه‌گذاری - وزیر امور اقتصادی و دارایی با تاکید بر لزوم شناساندن وضعیت موجود ایران به سرمایه گذاران خارجی و ایرانیان مقیم خارج گفت: کبوتر سرمایه گذاری بر بام ناامن نخواهد نشست.
بازدید معاون نظارت و ارزشیابی سازمان سینمایی از خبرگزاری مهر - معاون نظارت و ارزشیابی سازمان سینمایی به مناسبت هفته دولت از خبرگزاری مهر بازدید کرده و با مسئولان این رسانه به تبادل نظر پرداخت.
چگونه درخواست‌های اقلیم کردستان، وحدت عراق را تهدید می‌کند؟ - طی ماه های اخیر، پیشروی گروه های تروریست تکفیری در عراق، زمینه بحران جدیدی را در این کشور فراهم کرده که در کنار شکاف و اختلافات دیرپای سیاسی موجود در این کشور، بر چالش های دولت عراق افزوده است. در این میان، به نظر می رسد کردهای عراق با وجود تلاش های بسیار برای مقابله با داعش، دستور کار سیاسی جدیدی را نیز پیگیری می کنند که مستقیماً با وحدت ملی و یکپارچگی عراق در تضاد است.
کاهش دخالت‌های امنیتی در حوزه فرهنگ/ تا وقتی باشم، تسلیم فشارها نمی‌شوم - معاون امور فرهنگی وزارت ارشاد در پاسخ به این سوال که آیا فشارها در خصوص ممیزی و مسائل مرتبط با این معاونت بر شما اثر دارد؟ گفت: تا وقتی که من باشیم، نه ولی بعدش را ...
تحرکات داعش در عراق و سوریه از اتاق عملیات استانبول هدایت می‌شود - یک شبکه آلمانی در گزارشی اعلام کرد: گروه تروریستی موسوم به داعش، عملیاتهای خود را در سوریه و عراق از طریق اتاق عملیاتی که در استانبول ایجاد شده، هدایت می‌کند.
گزارش وضعیت تولید سینمای ایران تا اول شهریور - گزارش وضعیت تولید سینمای ایران تا اول شهریورماه سال جاری توسط واحد پشتیبانی تولید بنیاد سینمایی فارابی اعلام شد.
با افتخار تحریم ها را دور می زنیم - نشست‌خبری حجت‌الاسلام حسن روحانی رئیس‌جمهور در هفته دولت دقایقی پیش با حضور خبرنگاران داخلی و خارجی آغاز شد. محمدرضا حیاتی مجری مشهور اخبار صداوسیما، اجرای چهارمین نشست خبری رئیس دولت یازدهم را برعهده دارد.
«اینتل» از اولین پردازشگر 8 هسته ای رونمایی کرد - شرکت اینتل روز گذشته از پردازشگر جدید 8 هسته ای خود با عنوان Intel Core i7-5960X رونمایی کرد. این پردازشگر که پیش از این با نام کد «Haswell-E» شناخته می شد، بیش از همه بازار علاقه مندان به بازی های گرافیکی و تولید کنندگان محتوی را هدف قرار داده است.
روحانی: هیچ گروهی حق ندارد کار خودسر در زمینه فرهنگ کند/مبنای ما ادامه مذاکرات هسته ای است/1 - دولت - کنفرانس مطبوعاتی رئیس جمهور با حضور خبرنگاران داخلی و خارجی در محل نهاد ریاست جمهوری آغاز شد.
فروش «فرشته‌ها با هم می‌آیند» از 700 میلیون تومان گذشت - فروش فیلم «فرشته‌ها با هم می‌آیند» نخستین فیلم حامد محمدی پس از گذشت 33 روز از اکرانش در تهران و شهرستان‌ها به 760 میلیون تومان رسید.
درخواست صریح حزب الله از دولت لیبی درباره پرونده امام موسی صدر - جنبش حزب‌ الله لبنان با صدور بیانیه‌ای از مقامات فعلی لیبی خواست در زمینه روشن شدن پرونده امام موسی صدر در این کشور وارد عمل شوند.
نشست جده عرصه رویارویی سعودی-قطری/ریشه اختلافات دو رقیب سرسخت - نشست امروز وزیران خارجه کشورهای حوزه خلیج فارس در جده که لحظاتی قبل آغاز شده است متفاوت تر از نشستهای قبلی است، زیرا در یک سو سعودی ها، بحرینی و اماراتی ها هستند که سعی ...
ایران عامل ثبات در منطقه است/ تهران همچنان آماده مذاکره با غرب است - سفیر جمهوری اسلامی ایران در لهستان ایران را عامل ثبات در منطقه خواند و گفت تهران همچنان آماده همکاری و مذاکره با غرب است.
 چهارمین نشست خبری رییس جمهور با خبرنگاران آغاز شد - نشست خبری رییس جمهوری همزمان با آخرین روز از هفته دولت با حضور خبرنگاران داخلی و خارجی آغاز شد.
طرح توليد همزمان آب و برق آماده تقديم به دولت است/ رفع مشكل كم آبي با شيرين سازي آب دريا - قشم - خبرگزاري مهر: وزير نيرو از آماده شدن طرح توليد همزمان آب و برق در كشور خبر داد و گفت: اين طرح آماده تقديم به هيئت دولت است.
پس از جنگ عده‌ای کوشیدند پرونده دفاع مقدس مختومه شود/ در دوره‌ای از دفاع هم ابراز ندامت کردند - وزیر سابق فرهنگ و ارشاد اسلامی گفت: پس از جنگ عده ای می کوشیدند موضوع دفاع مقدس به فراموشی سپرده شود و در دوره ای هم به اسم دفاع مقدس فیلم هایی ساخته شد که پیام آن اظهار ...
اکران‌کنندگان و فیلمسازان عمار گرد هم آمدند/ «سربازان بین‌الملل» در افق - اکران کننده‌ها و چند تن از فیلمسازان عمار در نشستی پیرامون شرایط ساخت و چگونگی تولید آثار و همچنین بازخوردهای مخاطبان و مردم در هنگام پخش سخن گفتند.
طرفداران «دانتون ابی» افتتاحیه فصل پنجم را در سینما می‌بینند - شبکه آی‌تی‌وی با اعلام اين كه سریال درام محبوب «دانتون ابي» اواخر ماه سپتامبر دوباره بازمی‌گردد، اعلام كرد يك ويژگي نيز براي دوستداران اين سريال در نظر گرفته شده است.
سیاست خارجی عرصه بیم و امید دولت یازدهم است/ شورای عالی فضای مجازی تشکیل شود - سمنان - خبرگزاری مهر: مشاور عالی رهبر انقلاب و نماینده مردم تهران در مجلس شورای اسلامی سیاست خارجی را عرصه بیم و امید دولت تدبیر و امید خواند و گفت: این عرصه از اهمیت ...
افشاگری جدید در باره میلیاردری که مدرک تحصیلی اش جعلی است! - وی یک کاخ در جماران و یک رستوران و شیرینی پزی در شهرک غرب و زمینی در الهیه و هزار تاکسی و یک هتل در کیش و یک محموله نفت کوره و یک ماشین رویزرویز دارد. من نمی دانم این دارایی ها به چه درد وزارت نفت می خورد!
نمایش‌‌های مقاومت حمایت می‌شوند/ ایجاد شرایط اجرای عمومی - مدیر عامل انجمن تئاتر انقلاب و دفاع مقدس از آمادگی این انجمن برای حمایت از آثار با مضمون مقاومت خبر داد و از نمایشنامه نویسان تئاتر مقاومت خواست بدون آن که منتظر فراخوان ...


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر


Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved