دوشنبه ۱۵ تیر ۱۳۹۴ / Monday, 6 July, 2015
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
تجلی مهر , فاتحی , رئیس شورای شهر , پدر فیزیوتراپی , مختاری , سرلشکر صالحی , تیپ قجری , طلایه داران آفتاب , علوم اقتصاد , دورگه ها , گارسیا , ناکامی در اهداف دولت ها , تهران تاکسی , قانون Logan Act , گول خوردن , فضای مجلس , نرخ حامل های انرژی , رمزگذاری اجباری , وعده غذایی , تفت , پیله ای , سکوی , یادگار رستمی , داروسازمان غذا , تو دهنتو , خورشیدی فر , لکسوس 2054 , تشرف آمریکایی , تسریع، , ناوگان آزادی غزه , اپ پیام رسان , فقید , هنجارها , رئیسه , راهیی , خودرو های استیشن , تایفون , شرکت اپل , فرمانده قرارگاه , بطری یخ , والیبال روسیه , عرفان های کاذب , شالیزاری، , فرآورده های , عقب ماندگی ذهنی , پلارک , محارب , کرولا , تهران شمال , عزت علیزاده , سایت آرزو , سرعت، , صفحه فیس بوک , وزیر حج , مخالفان , بچه روباه , رضوی , کیان مقدم , داوود آجرلو , آئودی tt , درآمد سالانه نفتی ایران , سن مناسب , حسین بکایی , تبعه آسیایی , افسر سابق اطلاعاتی عربستان , بی اطلاعی , غیاب , تاریخ عکاسی , آزارجنسی زنان , بازداشتی , میراث فرهنگی عراق , کمیسیون احزاب , شبکه گاز , استخدام دولت , پایه ی کاخ , نمود , دیدار غیر منتظره , اقتصاد غیررسمی , سبیل چخماقی , مقامات سعودی , مسجد امیر , چاه غیر مجاز , آمریکا بازهم علیه ایران , اورلی , دکترین مهدویت , اختلال دو قطبی , انصار الشریعه , تکنولوژی شگفت انگیز , حادثه گلپایگان , 60 درصد فیلمبرداری , ارتقاء زیر ساختها , وانگ چون , محمدرضا زائری , هیئت انصارالله , استفان والت , هزینه دارویی , امیر محمد زند , سیاه پوستان آمریکا , نفسیه روشن , کمیته مسابقات ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
جدول میزان تولید محصولات دامی در هلند طی سال‌های ۱۹۸۷الی ۱۹۹۲ میلادی (هزارتن) , درمان , اثرهای مواجهه با سر و صدا , موسیقی دوران سلوکیان , طراحان بزرگ فرش تهران , سدره ـ کلیجه ـ جلیسقه , مشاهدهٔ مستقیم درآمدها , بهداشت روان , قُم: مجموعه بنای حضرت معصومه (س) , تاریخچه اهلی شدن , نیروهای سه‌گانه ارتش و تجهیزات آنها , اتحادیه دمکراتیک مجاری‌های رومانی (Hangarian Democratic Union of Romania) , سبک بین بین , منارهٔ زیار، اصفهان , سونا , اشکنه با رب انار , برنامه‌های آموزشی شرکت‌های خصوصی , از غم عشقت جگر خون است باز , شمعدانی (ژرانیوم) , در صفت خانقاه و مدرسه ,

اولین bmw i8 سه میلیاردی در ایران چپ کرد / عکس - تقریبا 1 ماه پیش بود به ورود یک خودروی بی‌ ام‌ دبلیو bmw i8 به ایران اشاره شده بود. این خودرو که جزء پیشرفته ترین خودروهای دنیا می باشد, زمانی که وارد ایران شد به دلیل خاص و تک بودن در کشورمان, قیمتی در حدود 3 میلیارد تومان پیدا کرد!!
پست جنجالی آنا نعمتی، رعنا دختر اول پورعرب ! - آنا نعمتی مطلبی را در صفحه شخصی‌اش منتشر کرده است که باعث تعجب افراد بسیار زیادی از جمله طرفداران آنا نعمتی و ابوالفضل پورعرب شده است.
ابوعزرائیل در مشهد! / تصاویر - شنيده شده مبارز عراقی در مقابل داعش معروف "ابوعزراييل" در حرم رضوی بوده است. كه از تصاوير منتشر شده با استقبال گرم مردم هم مواجه شده است.
فیلم ضیافت لیلا بلوکات با حضور هنرمندان و ورزشکاران - لیلا بلوکات بازیگر خوش قلب سینما و تلویزیون ایران، در روزهای زیبای ماه رمضان، ضیافت باشکوهی را به نفع کودکان معلول بی سرپرست و مبتلا به بیماری سندرم دان برپا کرد و از ستاره های سرشناسی دعوت به عمل آورد تا با حضورشان باعث دلگرمی این بچه های نازنین شوند. علی کریمی، اکبر عبدی، سعید معروف، پوریا پولیلا بلوکات بازیگر خوش قلب سینما و تلویزیون ایران، در روزهای زیبای ماه رمضان، ضیافت باشکوهی را به نفع…
فیلم/ علیخانی : دستمزدم 45 میلیون تومان است. - احسان علیخانی مجری برنامه ماه عسل شب گذشته ضمن توضیح دباره شایعه دستمزد میلیاردی، درخصوص دعوت از میهمانان حاشیه‌ساز از مردم عذرخواهی کرد.
انتشار توبه نامه بهرام رادان پس از 100 ساعت سخت - بهرام رادان بازیگر سینمای ایران پس از گذشت چند روز از توئیتش که حمایت از قانونی شدن ازدواج همجنس‌بازان در آمریکا تعبیر شد، در نامه‌ای رسماً عذرخواهی کرد اما آنچه از اصل نامه جالب‌تر بود، مخاطب این نامه بود.
محسن کیایی و همسر / تصاویر - سام درخشانی چمدان‌ها را بسته و به همراه تازه عروسش راهی ماه عسل است. عکس جدید مهناز افشار و همسر و ...
حضور جنجالی پزر عروس در ماه‌عسل! / فیلم - برنامه ماه‌عسل امسال که با برنامه جنجالی اثبات عشق یک پسر به دختر آغاز شد، در قسمت یازدهم میزبان یک پزر عروس شد تا حاشیه‌ها کماکان دامن‌گیر این برنامه باشد.
نخستین مصاحبه همسر مهناز افشار / عکس - ...آقازاده بودن یک سری ویژگی‌ها، محدودیت‌ها و چارچوب‌ها دارد که به درست و غلط بودن آن کارى ندارم اما وقتی از آنها عبور کنى به تو می‌گویند "آقازاده خاص".
ورود همسر ظریف به محل مذاکرات / تصاویر - عکس های منتشر شده از محل برگزاری گفتگوها نشان می‌دهد همسر ظریف نیز همراه با گروه ایرانی وارد وین و هتل کوبورک محل برگزاری نشست ها شده است. حسین فریدون برادر رئیس‌جمهور و نماینده ویژه او در مذاکرات هسته‌ای و جان کری وزیر امور خارجه آمریکا نیز دقایقی پیش وارد هتل کوبورگ شدند.
شب پُر ستاره اکران خصوصی «عصر یخبندان» / فیلم - جدیدترین ساخته مصطفی کیایی این روزها با بازی بهرام رادان، مهتاب کرامتی، سحر دولتشاهی، آناهیتا نعمتی، فرهاد اصلانی و محسن کیایی اکران عمومی شده و پیش بینی می‌شود با استقبال بسیار زیادی روبرو شود.
لیلا اوتادی: من گرانقیمت‌ترین بازیگر زن شدم / فیلم - لیلا اوتادی بازیگر زن سینما و تلویزیون ایران مهمان ویژه برنامه ماه رمضان تی وی پلاس که در رستوران ژیلمو سعادت آباد تهران ضبط می شود، شد تا با او گفتگویی انجام بدهیم که شاید تا امروز در هیچ رسانه‌ای به زبان نیاورده بود.
تیپ جدید مهناز افشار و همسرش / عکس - محمد یاسین رامین، فرزند محمدعلی رامین، نظریه پرداز هلوکاست در دولت احمدی نژاد به همراه همسرش مهناز افشار
اکران خصوصی فيلم عصر یخبندان / تصاویر - بازیگران این فیلم عبارتند از :مهتاب کرامتی، بهرام رادان، آنا نعمتی، سحر دولت شاهی، مینا ساداتی، محسن کیایی، بابک بهشاد، علی میلانی، پوریا رحیمی سام، صدف طاهریان، علی کوچکی، فرهاد اصلانی، ژاله صامتی و ... . نویسنده و کارگردان : مصطفی کیایی .
رونمایی مهران غفوریان از همسرش / تصاویر - جشن حافظ اولین جایی بود که مهران غفوریان همراه با همسرش در آن جا حاضر شد و به عبارت دیگر از همسر خود رونمایی کرد!
بازاری که داعش در آن زنان را می‌فروشد / فیلم - "نخاسة"؛ بازاری که داعش در آن زنان را می فروشد
نیوشا ضیغمی در فستیوال فیلم مسکو / تصاویر - نیوشا ضیغمی و همسرش در فستیوال فیلم مسکو شرکت کرده اند . نیوشا ضیغمی با فیلم «دریا و ماهی پرنده» به کارگردانی مهرداد غفارزاده را در این جشنواره شرکت کرده است.
پوشش متفاوت مهتاب كرامتی در شانگهای / تصاویر - در جشنواره شانگهای مهتاب کرامتی و مصطفی زمانی در یک فیلم مشترک به نام جامه درآن حضور دارند و به همین دلیل سفری به شانگهای کرده اند.
جشن زادروز رضا کیانیان / تصاویر - جشن زادروز رضا کیانیان بازیگر سینما تئاتر و تلویزیون عصر یکشنبه با حضور هنرمندان سینما برگزار شد.
الناز شاکردوست در مراسم اکران فیلم آتیش بازی - تصاویری از الناز شاکردوست و سایر هنرمندان را در مراسم اکران خصوصی فیلم آتیش بازی مشاهده می کنید.
پربازدیدها
روسیه؛ بازنده بزرگ بازگشت ایران به بازار جهانی نفت - پایگاه خبری-تحلیلی بلومبرگ در گزارشی نوشت: در تلاش ایران برای دست‌یابی به توافق هسته‌ای، کمتر کشوری مانند روسیه به حمایت از ایران پرداخته است؛ اما اگر دسترسی به توافق طی هفته پیش‌رو میسر شود، دولت ولادیمیر پوتین اولین نتایج این پشتیانی خود را خواهد دید.
کارنامه مبادله تجاری ایران و آلمان/این دو کشور چه کالاهایی ردوبدل می‌کنند؟ - در حالی که به روزهای پایانی مذاکرات نزدیک می‌شویم، شرکت‌های آلمانی برای ورود به بازار ایران صف بسته‌اند. اما پیش از این روند همکاری‌های اقتصادی ایران و آلمان و به خصوصی مبادله تجاری بین این دو کشور چگونه بوده است؟
برنامه ششم توسعه تشریح شد - نوبخت گفت: قصد ما این نیست که در یک محیط بسته بنشینیم و برای ارتقای کشور در سال 1395 تا 1399 تصمیم بگیریم.
سوءاستفاده جدید از گندم و گندمکاران! - در شرایطی که یک کیلوگرم گندم حدود 900 تومان برای واردکنندگان تمام می‌شود، نرخ خرید تضمینی این محصول 1155 تومان است که این نگرانی ادامه...
شیر ۲۵ درصد گران تر از قیمت جهانی است/خیز ترک‌ها برای تصاحب بازار لبنیات عراق - رئیس کمیسیون کشاورزی اتاق بازرگانی تهران با اشاره به اینکه قیمت شیر در ایران بالاتر از قیمت جهانی است، افزود: در صورت افزایش ادامه...
اهداف پشت پرده ملاقات مدیر رئال با مالکانPSG - روز گذشته نسخه دیجیتال مجله فرانس فوتبال، در گزارشی فاش ساخت که فلورنتینو پرز، رئیس باشگاه رئال مادرید، روز شنبه در دوحه قطر، با مالکان باشگاه پاری سن ژرمن ملاقات کرده است.
عادل غلامی‌: انگار ما 10 سال قهرمان جهان و المپیک بودیم!/از روی عمد به روسیه نباختیم - عادل غلامی‌: انگار ما 10 سال قهرمان جهان و المپیک بودیم!/از روی عمد به روسیه نباختیم عادل می گوید شکست آمریکا مقابل لهستان روحیه تیم را از هم پاشید.
«نه» یونانی‌ها، رای به پیروزی اروپا بود - «پل کروگمن»، اقتصاددان نوبلیست که هفته پیش در یادداشتی گفته بود اگر جای مردم یونان بود در همه‌پرسی رای«نه» می‌داد، دیروز و پس از اعلام نتایج همه‌پرسی یونان گفت: رای «نه» دیروز، نه تنها رای به پیروزی ملت و دولت یونان بود، بلکه رای به پیروزی دموکراسی در تمام اروپا بود.
ردیابی بازیگر پنهان تورم - نگاهی به جزئیات تازه‌ترین آمارهای بانک مرکزی از عملکرد شبکه بانکی کشور در سال گذشته نشان می‌دهد افزایش بدهی «بانک‌های غیردولتی و ادامه...
ذخیره‌سازی 110 هزار تن مرغ مازاد - معاون شرکت پشتیبانی امور دام با بیان اینکه ذخایر مرغ این شرکت حدود 110 هزار تن است، گفت: علیرغم آمادگی کامل شرکت برای توزیع مرغ ادامه...