دوشنبه ۴ خرداد ۱۳۹۴ / Monday, 25 May, 2015
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
نوسان کاهشی , رشه کنی , مهران ضیغمی , ساغند , کستیرانی , فرمانده نیروی دریایی , کتابخانه دریچه , سناریوی نفتی , حامد حسین خوانی , رهبر ایرا , خرید مودم , فتحعلی‌بیگی , گسترش فولاد , طرح جدید , الهیاری , الهه کولایی , فارن پالسی , محتشمی , تولید الکتریسیته , سلمان خان ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
لوکارنیتین - LEVOCARNITNE , وضعیت فعلی ایدز در آفریقا , مادهٔ ۹۴ , بیماری‌های قلبی , محمّد برزگر , بس که من دل را به دام عشق خوبان بسته‌ام , ویرایش (ادیت) عکس , در نوشتن شیرین جواب خسرو را و عتاب کردن بدو در عشق و ... , تفسیر این خبر کی مصطفی علیه السلام فرمود لا تفضلونی ... , نام تجارتی و سازنده , گفتار اندر ثمره جوانمردی , اختلافات ارضی , دفروگزامین مسیلات - DEFEROXAMINE MESYLATE , مراسم ماه شوال , تجزیهٔ دقیق , کاهو خاردار - کاهوک , گل استكانی , مسجد معزالدین، مراغه , میزان کنترل دولت بر رسانه‌های گروهی , ای گل آبدار نوروزی ,

بررسی اپل واچ / فیلم - اپل هم در نهایت قدم در دنیای محصولات پوشیدنی گذاشت و در کنار معرفی آیفون 6، ساعت هوشمند Apple Watch را معرفی کرد، اپل از سال 2010 که آی‌پد را معرفی کرده بود تا 2014 هیچ محصول جدیدی را تولید نکرده بود، این محصول اپل اولین محصولی است که بعد از استیو جابز و در دوران مدیریت تیم کوک به عنوان یک محصول جدید تولید شده است.
شوک سلفی مادر و دختری هانیه غلامی / تصاویر - سلفی مهران غفوریان، امین زندگانی و همسرش در ردیف اول یک کنسرت. لادن مستوفی و هنگامه قاضیانی. حضور علی اوجی هم که اتفاقی طبیعی است. عکسی دیدنی از سید احمد خمینی. مهتاب کرامتی در اختتامیه جشن عکاسان سینمای ایران
اینجا واس ماس تیتر یک «گاردین»! / عکس - رجمه ساده این عبارت انگلیسی که خلاصه صحبت های این مقام مسئول صهیونیستی است دقیقا دیالوگ معروف جواد رضویان در سریال در حاشیه است: « اینجا واس ماس، اینجا کل‌ش واس ماس»
حجامت / گزارش تصویری - پزشکان اعتقاد دارند حجامت نقش مهمی در پیشگیری از بیماری ها، مخصوصا بیماری های مزمن و مرتبط با سبک زندگی دارد. از دیرباز هدف اصلی در حجامت ارتقای سلامتی جسمی و روحی بوده است.
ویدیو: مشاجره لفظی کوچک زاده و ظریف در مجلس - جلسه غیر علنی مجلس با حضور محمد جواد ظریف وزیر امور خارجه و سید عباس عراقچی عضو ارشد تیم مذاکره کننده هسته‌ای امروز صبح به ریاست علی لاریجانی برگزار شد. ظریف و عراقچی آخرین روند مذاکرات ایران با 1+5 را در جلسه غیر علنی امروز مجلس برای نمایندگان تشریح کردند.اما پس از پایان سخنان ظریف و زمانی که وی قصد ترک مجلس را داشت برای لحظاتی صحن علنی با مشاجره کوچک زاده با ظریف به تشنج کشیده شد.
ظریف در کنسرت موسیقی آهنگسازان ایرانی - اجرای ارکستر سمفونیک البرز شامگاه شنبه با حضور محمدجواد ظریف وزیرامور خارجه کشورمان در مرکز همایشهای بین المللی برج میلاد تهران برگزار شد.
تصاویر دار زدن یک نطامی ایرانی! توسط داعش - این جنایت هولناک درحالی صورت گرفته که یک سایت معتبر مصر اعلام کرد که نظامی اعدام شده، یک سرباز ایرانی بوده که در گروه الحشد الشعبی (نیروهای بسیج مردمی) در فلوجه می‌جنگیده است!
ورود خاندان هاشمی به انتخابات مجلس / عکس - مشی پدران و رفتار دختران اگرچه با علم به این تفاوت‌ها نمی‌توان عملکرد 3 زن را در یک راستا ارزیابی کرد اما مشترکات آنها قابل توجه است که از مهم‌ترین آن می‌توان به نحوه مواجهه پدران با نگاه ایده‌آلیستی دختران اشاره کرد.
گلشیفته فراهانی در فرش قرمز جشنواره کن 2015 - گلشیفته فراهانی با فیلم سینمایی "دو دوست" به کارگردانی لویی گرل بازیگر و کارگردان فرانسوی در پنجاه و چهارمین دوره "هفته بین‌المللی منتقدان کن" شرکت کرده است. گزارش تصویری از گلشیفته فراهانی را ببینید.
خواهران اسکندری؛ لاله، سارا، ستاره / تصاویر - گریم متفاوت لیلا حاتمی که به سختی قابل تشخیص است، هنر دست استاد عبدالله اسکندری. و امیرمحمد زند و سارا منجزی پور در ارگ کریم خان زند.
این آزاده نامداری نیست کتیه ! / عکس - آزاده نامداری در واکنش به انتشار عکس گریمش در فیلم «نسیم» نوشت: این یه درد دله، باهمه کسایی که دوسشون دارم، من آزاده نامداری‌ام. چادریم، بخاطر اعتقادم، بخاطر قلبم. این عکس من نیستم، کتیه، تو فیلم جناب شهبازی، میخوام درکم کنید.
رایزنی هسته‌ای در منزل صالحی / عکس - عراقچی در صفحه شخصی‌اش در اینستاگرام با انتشار عکسی از این دیدار نوشت : عيادت كاري! استفاده از فرصت عيادت از استاد عزيز جناب آقاي دكتر صالحي براي پيگيري مباحث مذاكرات.
تصاویری از خودسوزی دختر دانشجو در شیراز! - ﺑﺮﺧﯽ ﺷﻨﯿﺪﻩ‌ﻫﺎ ﺣﺎﮐﯽ ﺍﺯ ﺁﻥ ﺍﺳﺖ ﯾﮏ ﺭﺍﺑﻄﻪ ﻋﺸﻘﯽ ﻭ ﻋﺎﻃﻔﯽ ﻧﺎﻓﺮﺟﺎﻡ ﻋﻠﺖ ﺍﯾﻦ ﮐﺎﺭ ﺑﻮﺩﻩ ﺍﺳﺖ ﻭ ﺁﺧﺮﯾﻦ ﺗﻤﺎﺱ ﺗﻠﻔﻨﯽ ﺩﺍﻧﺸﺠﻮ ﺑﺎ‌‌ ﻫﻤﺎﻥ ﻓﺮﺩ ﻣﻮﺭﺩﻧﻈﺮ ﺑﺮﻗﺮﺍﺭ ﺷﺪﻩ ﮐﻪ ﺩﺭ ﺣﺎﻝ ﺣﺎﺿﺮ ﺍﯾﻦ ﻓﺮﺩ ﺩﺭ ﺑﺎﺯﺩﺍﺷﺖ ﺑﻪ ﺳﺮ ﻣﯽ‌ﺑﺮﺩ.
فقیهه سلطانی پای سفره عقد / تصاویر - سلفی جدید آزاده نامداری با شال و مانتوی جدید در پشت فرمان که به لطف خدا همه چیز سر جایش است و خیلی خندان و بشاش و خوب بنظر میرسد. فقیهه سلطانی و همسر فوتبالیست پای سفره عقد.
وقتی امین حیایی ادای رامبد جوان رو درمیآره... - در برنامه خندوانه اتفاق افتاد.
تصاویر حضور عوامل فیلم ناهید در جشنواره فیلم کن - آیدا پناهنده کارگردان و ساره بیات بازیگر فیلم ناهید از طرف مرکز گسترش سینمای مستند و تجربی و با مساعدت سازمان سینمایی به جشنواره کن اعزام شدند.
همسرم بهترین انتخاب برای من بود / تصویر - گروه هنری-رسانه‌ها: از روزهایی که نخستین آلبوم رسمی رضا صادقی در بازار موسیقی کشور منتشر شد، زمان زیادی می گذرد. اتفاق ها و فراز ...
تصاویر نوزادی که آیات قرآن بر بدنش نقش می بندد ! - هر چند صحت این گزارش قابل تایید نیست اما شبکه‌های خبری کلیپی از یک نوزاد روسی را منتشر کرده‌اند که روی بدن او هر جمعه آیات قرآنی نقش می‌بندد. مادر این نوزاد می‌گوید هر گاه این نوشته‌ها روی بدن فرزندم نقش می‌بندد دچار تب شدیدی می‌شود که پزشکان از پایین آوردن آن عاجز می‌مانند.
لباس عجیب بازیگر ایرانی در جشنواره فیلم کن! - نوید محمدزاده عکسی را به همراه پژمان بازغی در صفحه شخصی خود منتشر نموده است که لباس عجیب این بازیگر تعجب برخی از کاربران را به همراه داشت.
نوشته جنجالی هنرمند ایرانی در گالری نقاشی - یک هنرمند ایرانی با نوشته ای خنده دار و متفاوت بازدیدکنندگان نمایشگاه نقاشی را دست انداخت! اگر چه اقدام او هم هنری بود و هم جالب اما برخی بعد از فهمیدن موضوع نوشته دلخور و شاکی شدند.
پربازدیدها
راز قتل‌ آتشین دختر جوان در حافظه گمشده موبایل/ دختر دانش‌آموز به مادرش رحم نکرد/ 3 سنگی که از بهشت نازل شده اند! - در باشگاه شبانه امشب جنایت 2 برادر را بخوانید که وقتی نقشه قتل خواهرشان را کشیدند، تصمیم گرفتند از جنایت هولناکشان...
شاگردان ویسی برنده بازی پلی آف مقابل مس کرمان/ امیدواری استقلال خوزستان به بقا در لیگ برتر - شاگردان ویسی برنده بازی پلی آف مقابل مس کرمان/ امیدواری استقلال خوزستان به بقا در لیگ برتر تیم استقلال خوزستان بازی رفت مقابل مس کرمان را با پیروزی پشت سر گذاشت.
خوناس گوتیرز و نیوکاسل؛ داستان یک مبارزه - ‏"این فقط یک فیلم می توانست باشد" این اولین جمله خوناس گوتیرز بعد از گلزنی مقابل وستهام در آخرین ‏بازی فصل لیگ برتر بود اما شاید هیچ فیلم نامه نویسی نمی توانست چنین پایان درخشانی برای فصل ‏پرحادثه این هافبک آرژانتینی متصور باشد.‏
تجارت ایران با جنوب شرق آسیا گره خواهد خورد؟ - بر اساس تازه‌ترین تصمیم مسوولان دولتی، ایران قصد دارد برای گسترش مناسبات اقتصادی خود نهمین موافقتنامه تعرفه ترجیحی خود را با ادامه...
بازگشت به زندگی مردی که سرش قطع شد + عکس - یک مرد 29 ساله انگلیسی که سال گذشته طی یک تصادف وحشتناک، سرش از ناحیه ستون فقرات قطع شده بود، پس از انجام یک عمل جراحی نادر بطور معجزه‌ آسایی ...
واشنگتن: تسلیم شدن ایران در مذاکرات هسته‌ای خیالبافانه است/ به توافقی که کف مطالبات ما را برآورده کند، نزدیکیم/قبل از اوباما فشار بر ایران دشوار بود/تحریم‌ها می‌توانند نسبتاً سریع برداشته شوند - معاون دستیار رئیس‌جمهور آمریکا اخیراً در نشستی به تفصیل درباره سیاستهای واشنگتن در قبال ایران در مذاکرات هسته‌ای گفت‌وگو کرده است.
کاخ سفید: بابت کودتای سال ۱۹۵۳ در ایران عذر خواهی نمی‌کنیم - سخنگوی کاخ سفید در اظهاراتی قابل تعمق اعلام کردت که از ایراتن بابت کودتای آمریکایی سال ۵۳ میلادی عذر خواهی نخواهد کرد.
بخشش قاتل پس از 21 سال - زندانی متهم به قتل با گذشت اولیای دم پس از 21 سال در پای چوبه دار بخشیده شد.
سقوط سقف بر روی ۲۰ خودرو - شکستن اتصالات شش لوله فاضلاب منجر به آسیب دیدن ۲۰ خودرو در اصفهان شد.
کشف 139 گور با قصه ای غم انگیز در مالزی مهر سیاه بختی بر زندگی آنها که جلای وطن می کنند - مالزیایی ها از کشف 139 گور و 28 اردوگاه غیرقانونی قاچاق انسان در این کشور جنوب شرقی آسیا در دو هفته اخیر خبر داده اند؛ 139 گور با استخوان هایی ...




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved