ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / سه شنبه ۷ مرداد ۱۳۹۳ / Tuesday, 29 July, 2014
آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی

آماده‌ سازی و استفاده از شرح وظایف شغلیشرح وظایف ،نمایانگر یک ارزیابی جامع از هدف شغل، کمک آن به تحقق اهداف سازمان، تناسب آن با ساختار کلی سازمان، وظایف اصلی، مسئولیت‌ ها و اصول گزارش ‌دهی است.
شرح وظایفی که به خوبی نوشته شده باشد، به دارنده‌ آن شغل و مدیر مستقیم وی بینشی شفاف از شغل مورد نظر می دهد . واحد توسعه‌ منابع انسانی نیز دارای ابزاری است که بر اساس آن می‌ تواند به راحتی مهارت ‌ها، تجارب و صلاحیت ‌های افراد در قبال شغل مورد نیاز را بسنجد. شرح وظایف شکل ‌دهنده‌ مبنایی مفید است که می‌ توان بر اساس آن عملکرد را ارزشیابی کرد ، تکامل شغل مورد نظر را سنجید، شغل را درجه ‌بندی کرد و نیز کارها و فعالیت ‌هایی را مشخص کرد که به نظر می ‌رسد در سازمان وجود ندارند. ضروری است که شرح وظایف ساختاریافته باشد تا امکان انعطاف ‌پذیری در کار مهیا شود و هیچ کس نتواند بگوید، «این جزء شرح وظایف من نیست!»
▪ تعریف
شرح وظایف شغلی، بیان واقع‌ بینانه‌ ساختار و واقعیت ‌های برگرفته از اهداف و وظایف تعیین شده برای یک کار است. شرح وظایف شغلی، حد و مرزهای اختیارات شاغلین را مشخص کرده و شامل عنوان شغل، واحد شغلی، مکان شغل و اصول گزارش ‌دهی شغلی است.
▪ مزایا
شرح وظایف شغلی:
ـ وظایف و مسئولیت‌ ها را روشن می‌ کند؛
ـ برای استخدام کارکنان مفید است؛
ـ شکاف ‌ها یا موازی‌کاری ‌ها در سازمان را نشان می ‌دهد؛
ـ یک ارزیابی جامع از وظایف و فعالیت ‌هایی که در یک واحد یا یک سازمان انجام می‌ شوند، ارایه می ‌کند.
▪ معایب
شرح وظایف شغلی:
ـ اگر محیط سازمان بیش از حد محدودکننده باشد، ممکن است افراد بگویند که «این کار من نیست.»
ـ نیازمند روزآمد شدن مستمر است.
● چک لیست عملی
۱) کارکنان را از علل ارزیابی و اصلاح شرح وظایف شغلی آنان مطلع سازید
وقتی به بررسی شرح وظایف شغلی می ‌پردازید، ضروری است، کارکنان خود را به طور کامل از این فرآیند مطلع سازید و برای آنها توضیح دهید که این کار با مشارکت همه کارکنان صورت می گیرد. اهداف ارزیابی شرح وظایف شغلی عبارتند از:
▪ شناخت ارتباطات و تعاملات کاری؛
▪ کمک به ارزیابی و ارتقای شغلی؛
▪ ارایه‌ درکی کامل از نحوه‌ سازماندهی شرکت به همه‌ کارکنان.
۲) مسئولیت‌ ها را تعیین کنید
شرح وظایف شغلی را واحد پرسنلی تهیه کرده و به تایید مدیران صف می ‌رساند. البته در برخی سازمان ‌ها ،این کار به عهده‌ مدیران صف است و واحد پرسنلی تنها در این زمینه راهنمایی و مشاوره می ‌دهد. در این خصوص باید نکات زیر را مد نظر داشت:
▪ آیا تمامی وظایف و فعالیت ‌ها بر اساس اولویت فهرست‌ شده‌ اند؟
▪ همه‌ کارکنان از شرایط گزارش‌ دهی کارشان مطلع هستند؟
▪ توازنی میان تعداد کارکنان یک مدیر وجود دارد؟
▪ سطوح گزارش ‌دهی بیش از حد زیاد هستند؟
▪ تداخلی میان کار واحدهای فعال در یک سازمان وجود دارد؟
▪ مشاغل به طور منطقی گروه ‌بندی و برخی از دیگران جدا شده ‌اند؟
▪ شکافی در وظایف کلیدی دیده می‌ شود، ممکن است برخی از این وظایف حذف شده باشند؟
۳) اطلاعات لازم را گردآوری کنید
فردی که مسئول تدوین شرح وظایف شغلی است، باید این موارد را در نظر بگیرد:
▪ تمایز میان آنچه کارکنان فکر می‌ کنند و آنچه واقعاً انجام می ‌دهند؛
▪ تمایز میان افکار همکارانی که با فرد مورد نظر ارتباط دارند و آنچه باید انجام شود.
شما می ‌توانید از طریق مصاحبه ‌های غیررسمی، به راحتی به این اطلاعات دست یابید. می‌ توانید از پرسش ‌نامه هم استفاده کنید، اما وقتی با افراد مصاحبه می ‌کنید، تجزیه و تحلیل اطلاعات مکتوب به دست آمده از آنها، نیازمند صرف زمان بیشتری است و ممکن است نتایج آن هم مبهم باشد.
۴) پیش ‌نویس شرح وظایف شغلی تهیه کنید
شرح وظایف شغلی باید شامل موارد زیر باشد:
اطلاعات پایه.. عنوان شغلی و واحد شغلی . عنوان شغلی باید مختصر، روشن و شفاف باشد. به خاطر داشته باشید کارمندان، وضعیت و موقعیت افراد را از روی عنوان شغلی آنها حدس می ‌زنند.
سلسله ‌مراتب گزارش ‌دهی. باید در تعیین عنوان شغلی مشخص کنید فرد قرار است به چه کسی گزارش دهد و چند نفر باید به فردی که این عنوان را در اختیار دارد، گزارش کنند.
مکان. مکان شغلی مورد نظر را تعیین کنید. اگر سفر مورد نیاز است، آن را با بیان جزییات دقیق روشن کنید.
ارتباطات مهم کاری. در صورت تناسب، از چارت سازمانی برای نشان دادن نحوه‌ ارتباط یک شغل با دیگر مشاغل و جایگاه آن در ساختار سازمان استفاده کنید.
هدف اصلی یا هدف شغلی. به طور مختصر توضیح دهید، چرا این شغل وجود دارد. مثلاً در شرح وظایف شغلی یک مدیر فروش باید چنین آمده باشد: «تضمین تحقق اهداف فروش.»
وظایف یا مسئولیت‌ های کلیدی، همان وظایفی هستند که نقش بسزایی در تحقق اهداف شغلی و سازمانی دارند. آنها بخش مهمی از شغل را تشکیل می‌دهند. ایده‌ آل آن است که برای هر شغل بیش از پنج یا شش وظیفه را تعیین نکنیم. ممکن است برخی مشاغل پایه ،تنها دارای دو یا سه وظیفه باشند هر چند که اکثر مشاغل دارای چند وظیفه هستند. وظایف و فعالیت‌ های ثانویه را نیز باید فهرست کرد:
توصیف هر یک از وظایف باید دارای سه عنصر زیر باشد:
▪ تعیین فعالیت اصلی (مانند توسعه، طراحی، اجرا، مشاوره)؛
▪ ابزار آن فعالیت (سطح موجودی کالا، عرضه‌ کنندگان فعلی و یک سیستم جدید رایانه‌ ای)؛
▪ منظور از آن فعالیت (کاهش هزینه‌ ها، افزایش اثربخشی و ایجاد درآمدهای جدید).
یک نمونه از شرح وظایف شغلی که شامل تمامی این عناصر باشد، «مشاوره در مورد گزینش و اجرای یک سیستم جدید رایانه ‌ای برای ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان کلیدی است.» نتایج حاصله (مانند «توسعه‌ مشتریان فعلی) را در شرح وظایف شغلی بگنجانید اما اهداف را بیان نکنید. در مورد اهداف باید به طور جداگانه بحث کرد و بهتر است آنها را با سیستم ‌های عملکرد یا ارزیابی ‌های منظم تلفیق کنید.
معمولاً وظایف کلیدی بر اساس درجه‌ اهمیت یا دیگر معیارهای توافق شده همانند فن‌ آوری، توالی فعالیت ‌ها یا وظایف مرتبط با یک فعالیت خاص فهرست ‌بندی می ‌شوند.
● برای آماده سازی و استفاده از شرح وظایف شغلی
▪ بایدها
ـ اجازه دهید کارکنانتان بدانند چرا شرح وظایف شغلی آنان اصلاح و یا روزآمد شده است.
ـ شاغلین فعلی را در این فرآیند دخالت دهید.
ـ برای جلوگیری از دوباره‌کاری، شرح وظایف شغلی را مرتباً بررسی کنید.
ـ به طور منظم، شرح وظایف شغلی را روزآمد کنید
ـ نبایدها
ـ با نوشتن شرح وظایف شغلی سختگیرانه، قدرت ابتکار کارکنان خود را محدود نکنید.
۵) شرح وظایف شغلی را روزآمد و بررسی کنید
شرح وظایف شغلی باید بطور مستمر روزآمد و حداقل در قبال حوزه‌ های زیر بررسی شود:
ـ به طور سالانه یعنی زمانی که عملکرد شاغلین بررسی می ‌شود
ـ زمانیکه پستی خالی می‌ شود باید همخوانی آن شغل با شرح وظایف آن تضمین شود.
ـ عملکرد یک شغل به تناسب پس از مدتی بازنگری و در مورد آن تصمیم گیری شود.
● پرسش ‌های مهم
▪ آیا شرح وظایف شغلی خود را می ‌دانید؟
▪ آیا تمایل دارید شرح وظایف شغلی خود را تغییر دهید؟
▪ آیا تاکنون شرح وظایف شغلی شما روزآمد شده است؟
مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«نگارش شرح وظایف شغلی»، آلن فاولر ، انتشارات ووداستاک ، ۲۰۰۰
«استخدام و گزینش: رویکردی در قبال صلاحیت ‌ها»، گرت رابرتس ، انتشارات ووداستاک، ۲۰۰۰
منبع : نشریه میثاق مدیران

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
شعر و ادب    سیف فرغانی    غزلها   
معماری    تاریخچه معماری ایران    معماری ایران از سلجوقیان تا پایان عصر تیموریان   
علوم و مبانی تربیت بدنی و ورزش    مبانی تربیت بدنی    مفهوم و فلسفهٔ تربیت بدنی و ورزش    تربیت بدنی    حوزه های همبسته   
شعر و ادب    انوری    دیوان اشعار    قصاید   
شعر و ادب    اَوْحَدی    دیوان اشعار    غزلیات   
شعر و ادب    ناصرخسرو    دیوان اشعار    قصاید   
تغذیه    خواص گیاهان   
رشته های ورزشی    دو و میدانی    امکانات و تجهیزات    وسایل تخصصی رشته    باند دورخیز پرتاب نیزه   
تعلیم و تربیت    تابستان و کارنامه تحصیلی دانش آموزان    برنامه ریزی برای تابستان    پرورش و سازندگی   
ارتباطات    جامعه شناسی    روش تحقیق در جامعه شناسی    مراحل تحقیق    ابزار و وسایل جمع آوری اطلاعات    مصاحبه (Interview)   


کلمات در حال جستجو
وام ازدواج    وام    کنکور    شرکت کتندگان    مطهری    اژه ای    حصر    روحانی    اردوغان    کمک    غزه    طلا    سکه    ارز    بازار    نقشه    داعش    مطالعات جنگ   



خلاصه رسانه‌ها
نوید ناصری به تیم فوتبال بیرمنگام سیتی پیوست - بازیکن تیم ملی زیر 21 ساله های ایران با عقد قراردادی به تیم فوتبال بیرمنگام سیتی انگلیس پیوست.
از «عید مبارک» دژاگه تا پیام تبریک مسعود اوزیل به مسلمانان جهان - ستاره‌های دنیا فوتبال هم با حلول ماه شعبان و پایان یک ماه روزه‌داری و عبادت مسلمانان جهان، فرا رسیدن عید فطر را تبریک گفتند.
«نامه برای مادری که نیامد» - کارگردان فیلم «آشغال‌های دوست‌داشتنی» داستان کوتاهی را با نام «نامه برای مادری که نیامد» منتشر کرد.
جاده چالوس یک طرفه می‌شود - ‌رییس پلیس راه استان البرزگفت: همزمان با فرارسیدن عید سعید فطر و آغاز تعطیلات تردد وسایله نقلیه درجاده کرج - چالوس روز دوشنبه ششم مرداد ماه جاری از ساعت 19 از مرزن‌آباد به سمت کرج ممنوع خواهد بود.
گوشی هوشمند را به پروژکتور سینما تبدیل کنید! - نوعی جعبه مقوایی ابداعی، فیلم‌های موجود در تلفن همراه را روی هر دیواری می‌تاباند.
اتوبوس‌ها تندرو شده اما قوانین 50سال عقب است - حدود 50 سال از ایجاد اولین جاده‌ها و قوانین ایمنی راه‌ها و رانندگان و مجریان قانون گذشته و در این سالها تکلیف روشن بوده اما با گذشته زمان و تغییر شرایط و غلبه ترافیک و تکنولوژی همه چیز تغییر کرده و دیگر در بسیاری از موارد این قوانین پاسخگو نیستند.
واکنش «خاویر باردم» به کشتار مردم مظلوم فلسطین - خاویر باردم هم به کمپین "کشتار همنوعان خود را متوقف کنید" پیوست.
تخلف محرز استقلال و سپاهان در رعایت سقف قراردادها - در حالی که سازمان لیگ فوتبال برای فصل پیش‌رو سقف هزینه هریک از باشگاه‌های حاضر در لیگ برتر را 15 میلیارد تومان و سقف هزینه هریک از تیم‌های حاضر در لیگ قهرمانان آسیا را 18 میلیارد تومان ابلاغ کرده است، تخلف دو باشگاه سپاهان و استقلال در تعرض به این سقف تعیین شده محرز شد.
رژیم‌صهیونیستی با بمباران شمال غزه بار دیگر آتش بس عید فطر را نقض کرد - رژیم صهیونیستی با بمباران شمال نوار غزه بار دیگر آتش بس اعلام شده میان دو طرف را نقض کرد.
مشکل وام ازدواج حل شد - طی هماهنگی های انجام شده بین وزارت اقتصاد، بانک مرکزی و مدیران عامل بانک‌ها پرداخت وام ازدواج که مدت ها بود با مشکل تامین منابع و پرداخت مواجه بود حل شده است و بانکها اعلام کردند که از امروز دوشنبه ششم مرداد ماه آماده پرداخت تسهیلات ازدواج به متقاضیان هستند.
کدخدایی: اراده برای توقف جنگ غزه به اندازه‌ کافی قوی نیست - عضو حقوقدان و سخنگوی پیشین شورای نگهبان گفت: متاسفانه انگیزه و اراده‌ای که بین دولت‌های غربی و اسلامی برای توقف جنگ غزه وجود دارد به اندازه‌ کافی قوی نیست.
ایجاد اولین مراکز نوآوری و برج فناوری در دانشگاه‌های برتر کشور - نخستین مراکز نوآوری به منظور استعدادیابی دانشجویان و فارغ‌التحصیلان دانشگاهی در دانشگاه‌های برتر کشور ایجاد می‌شوند.
آیا با معاینه شکم و لمس کبد می‌توان به بیماری کبدی پی برد؟ - رییس شبکه هپاتیت کشور "کبد" را بزرگ‌ترین غده بدن دانست و گفت: می‌توان کبد را به کارخانه‌ای شیمیایی تشبیه کرد که وظیفه تولید، تغییر، انبار کردن و دفع مواد را بر عهده دارد.
افخم حمله به راهپیمایی روز قدس در نیجریه را محکوم کرد - سخنگوی وزارت امور خارجه حمله مسلحانه به تظاهر کنندگان راهپیمائی روز قدس در شهر زاریای نیجریه را که منجر به شهادت تعدادی از تظاهرکنندگان روزه دار شد ، شدیداً محکوم نمود .
رژیم صهیونیستی بزرگترین بیمارستان غزه و یک پارک را هدف قرار داد - پیش از نیز اسرائیل به بیمارستان های الاقصی و بیت حانون نیز حمله کرده بود و در پی آن شمار زیادی از فلسطینیان شهید و زخمی شدند.
فیلم: سرنوشت تلخ خودپسندی و خودخواهی - در آخرین غروب مبارک رمضان اشاره‌ای به یکی از گروه‌هایی از مردم می‌کنیم که مصائب‌شان از دشوارترین مشاغل نیز بیشتر است و با این حال بسیاری از ایشان با زبان روزه این ماه عزیز را گذرانده‌اند. جانبازان سرافزار کشورمان به خصوص جانبازان شیمیایی که همچون شمعی آب می‌شوند و مسیر حق را برای حق‌طلبان روشن می‌کنند و به واسطه فداکاری‌های این قهرمان، همواره روی ماهشان را می‌بوسیم.
چند سنگ نبشته هزار ساله میان زباله‌ها گم شده است؟! - آنچه موجبات برجای ماندن این کتیبه‌های بسیار ارزشمند و رها شدنشان میان زباله های گردشگران و به نوعی گم شدنشان در بی خبری مسئولان را فراهم آورده، بی خبری گردشگران از ماجراست چراکه احتمالا در غیر اینصورت، خبر وجودشان دهان به دهان می‌چرخید و فرجام امر، اگر سر از موزه های گران قیمت آن سوی دنیا در نمی‌آوردند، دست کم راهی اتاق پذیرایی ...
پشت پرده مخالفت کشورهای خیلج فارس با توافق هسته‌ای ایران - یکی از موضوعاتی که همواره در بحث پرونده هسته ای ایران مطرح بوده، موضعی است که کشورهای عرب حاشیه خلیج فارس در قبال برنامه هسته ای ایران و به ویژه موضوع مذاکرات در پیش گرفته اند. یک نشریه آمریکایی با انتشار مطلبی در این زمینه، به بررسی عواملی پرداخته که سبب شده برخی کشورهای منطقه خواستار حل نشدن موضوع هسته ای ایران باشند.
با این قانون، سوپرمارکت ها هم «حق فنی» خواهند گرفت! - داروخانه‌ها، فروشگاه‌های عرضه دارو هستند و در قبال نسخه باید دارو تحویل دهند، اگر دارو خانه‌ها بخواهند بابت تحویل دارا مبلغ اضافه بگیرند پس باید بقالی‌ها و سوپر مارکت‌ها نیز در قبال لیست اقلامی که به مشتری می‌دهند، باید حق فنی بگیرند.‌
مسائلی وجود دارد که پرسپولیسی‌ها باید بدانند/ فشار زیادی را تحمل کردیم - مدیر عامل باشگاه پرسپولیس با اشاره به اتفاقاتی که طی روزهای گذشته رخ داده است گفت: فشارهای بسیار زیادی را تحمل کردیم و مسائل متعددی باید به اطلاع هواداران برسد، اما در ...
هلاکت 200 تروریست در حمله هوایی/بازداشت یک داعشی با لباس زنانه - هلاکت مفتی داعش در بیجی، کشته شدن شمار زیادی از تروریست ها در مناطق مختلف عراق و بازداشت یک عضو تونسی گروه موسوم به دولت اسلامی عراق و شام از مهمترین اخبار این کشور است.
نگاه متناقض غرب به دو حادثه مشابه/ پرواز MH17 مالزی با پرواز 655 ایران ایر چه تفاوتی داشت - سقوط هواپیمای مالزیایی در شرق اوکراین که انتقادهای شدید غرب را به دنبال داشت، نخستین حادثه شلیک موشک به یک هواپیمای مسافربری نیست، 26 سال پیش نیز پرواز 655 هواپیمایی ...
چرا بزرگان فرهنگ به جنگ علنی روی آورده‌اند؟ - کمترین عوارض چنین برخوردهایی برای اهالی فرهنگ، آسیب رسیدن به شان و اعتبار چهره‌هایی است که هریک جزو سرمایه‌های انسانی کشورمان هستند و سال‌ها برای دستیابی به این جایگاه در بستر فرهنگ تلاش کرده‌اند و اگر قرار بر هزینه شدن این اشخاص باشد، قطعاً موقعیت بهتری به جز آسیب رسیدن به چهره همدیگر وجود دارد.
کدام کارگردانان مجوز ساخت فیلم جدیدشان را گرفتند؟ / معرفی سه فیلم‌اولی - سینما - نتیجه تازه‌ترین جلسه شورای پروانه ساخت، صدور مجوز برای چهار کارگردان باسابقه سینما و سه فیلم اولی است.
آغاز پرداخت وام ازدواج جوانان/ 200 میلیاردتومان اختصاص یافت - با تامین 2 هزار میلیارد ریال اعتبار، وام ازدواج جوانان از امروز دوشنبه در شعب بانک ملی به متقاضیان پرداخت می شود.
مالکیت راه‌آهن در اختیار دادستانی ماند/ دیدار با استقلال در ابهام! - مزایده واگذاری باشگاه راه آهن در شرایطی برگزار شد که هیچ خریدار جدیدی برای حضور در این مزایده حضور پیدا نکرده بود. نماینده حمید استیلی نیز با تاکید بر اینکه این گروه ...
ترافیک محورهای البرز با 20 دوربین کنترل می شود - کرج - خبرگزاری مهر: معاون حمل و نقل اداره کل حمل و نقل و پایانه های استان البرز از آغاز دور دوم سفرهای تابستانی هموطنان خبر داد و اعلام کرد: وضعیت ترافیک محورهای ...
«ننه نقلی» از نیمه مردادماه اکران می‌شود - سخنگوی شورای صنفی نمایش از اکران فیلم «ننه نقلی» به کارگردانی پرویز صبری از نیمه مردادماه در سینماهای تهران خبر داد.
کلاهبرداری چند میلیاردی یک صرافی از ده‌ها تن - آنگونه که مال باختگان دریافتند، مالکان صرافی «ج» مدتی بوده که با بهانه‌هایی چون «حواله برگشت خورده و با تقبل ضرر و زیان، بار دیگر انجامش خواهیم داد»، مدتی پول افراد مختلف را نزد خود نگه داشته بودند و گاه حتی با صدور فیش های جعلی سوئیفت یا پس دادن بخشی از پول افراد مال باخته سعی داشتند به کسب و کار پر سود خود ادامه دهند ...
مایکروسافت مجددا Siri اپل را به تمسخر گرفت + فیلم - داستان تبلیغات مایکروسافت برای منشی مجازی ویندوز فون یعنی Cortana تدریجا تبدیل به یک داستان جالب و در عین حال جدلی میشود. اینبار نیز مایکروسافت در یک تبلیغات تلویزیونی اقدام تمسخر منشی مجازی اپل یعنی Siri کرده است. این برای دومین بار است که مایکروسافت به یک چنین تبلیغات جدلی روی آورده است.


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved