جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


مدیریت زمان


مدیریت زمان
زمان از جمله نعمت های گرانبهایی است که نیازمند برنامه ریزی دقیق است. راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرن ها مردم از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان، زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت هایی را برای تنظیم فعالیت های خود ساختند.
در طول تاریخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های نو محیطی فراهم آورده اند که تقریبا در مدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریع تر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریع تر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود.
این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن به صورت موثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مساله قدیمی است، مساله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایندهای اداری، کمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن روبه رو شویم تا در زندگی موفق شویم.
مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت هاست که شما را در استفاده موثر از زمان کمک می کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می دهیم. احتمالا روشنترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است; بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی موثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.
اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیت هایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید. برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید. در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسوولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان خود می دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسوولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد. ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هرگونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیت ها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیت ها را حذف کنید. همچنین مدیریت زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیرضروری، مدت زمانی که واقعا کار می کنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود
این امر ملاحظاتی را می طلبد و افرادی که قصد دارند وقت خود را برای انجام امور متنوع زندگی سازماندهی کنند، باید به چند نکته اساسی توجه کنند: ۱- توجه به مفهوم فراطلایی زمان ۲- از بین بردن عوامل مخرب زمان ۳-تقسیم بندی و تفکیک زمان ۴- هدف گذاری امور زندگی ۵- سازماندهی فعالیت ها و برنامه های زندگی ۶- عزم و اراده برای اجرای برنامه ها.
نکته حائز اهمیت اینکه، هر یک از موارد فوق، مکمل مورد قبلی بوده و توجه به یک مرحله و غافل ماندن از مراحل بعدی، نمی تواند فرد را به موفقیت در عرصه های زندگی برساند. بنابراین ضروری است که تمامی مراحل گفته شده به صورت سلسله مراتب به اجرا درآید تا نتیجه نهایی و مطلوب حاصل گردد. برای هر فردی در همه عرصه های زندگی وقت ارزشی فراطلایی دارد. ارزش گذاردن بر ثانیه های زندگی، زیربنایی ترین قدم در راه کنترل و مدیریت زمان به شمار می آید و این به معنای حساسیت داشتن به زمان است. برای مشخص شدن این موضوع که ارزش وقت، توسط شما درک می شود یا نه، به این سوال پاسخ دهید که آیا برای وقت و زمان خود واقعا ارزش قائل هستید یا نه؟ و دلایل آن را برای خود مشخص کنید.
برای پاسخ دهی به این سوال، لازم نیست ایده آل پروری کنید، بلکه واقعیت های روزانه را که با آنها مواجهید، در نظر بگیرید و یادداشت کنید تا به یک خودشناسی اولیه نائل شوید. نکته اینکه قبل از وارد شدن به حیطه برنامه ریزی امور زندگی ، ابتدا باید خصوصیات وقت و زمان را بشناسید که در این راستا می توان گفت وقت یک پدیده شخصی است و تنها شما مصرف کننده آن به شمار می آیید، بنابراین هیچ کس نمی تواند به جای فرد دیگری از وقت او استفاده کند. از طرف دیگر، وقت قرض دادنی و ذخیره کردنی نیست و افراد به طور یکسان از آن بهره مند هستند. بنابراین تنها راه برخورد با وقت، استفاده درست از آن است. روی هم رفته می توان گفت که وقت غیرقابل تغییر است، لذا نه طولانی می شود و نه کوتاه.
وقت با سه نوع از عوامل مخرب روبه روست که در این میان، عادت های غلط فرد، مهمترین عامل مخرب زمان به شمار می آید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب، می توان سایر آفت ها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان، بایستی به بررسی و مطالعه منشها و روش های خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد.
برای شناسایی آفت های وقت، بررسی عملکرد روزانه یکی از راه های مناسب به شمار می آید که در این راستا، فرد می تواند با یادداشت عملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها، هفته ها و ماه ها، اشکالات موجود را دریابد. چنان که گفته شد، شناسایی آفت های تخریبی زمان، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار می آید و نکته اینکه، شناسایی این عوامل، برخی راه حل های مناسب را نیز روشن خواهد کرد.
برای مبارزه با آفت های مربوط به خلق و خوی افراد که زمان را تلف می کنند، بهترین راه، برقراری یک انضباط شخصی مستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه می گردد. از آنجا که عادت های نامناسب به صورت تدریجی شکل می گیرند و موجب تخریب زمان می گردند، لذا تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود، بر این اساس، بایستی سرلوحه کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد. در راستای تقسیم بندی و تفکیک زمان، یک فرد بایستی اوقات مربوط به یک روز، یک هفته و یک ماه را به طور واضح مشخص کند. مشخص شدن این اوقات موجب به وجود آمدن وقت اضافی برای فرد خواهد شد. در نخستین گام در تقسیم بندی زمان، باید مشخص شود که فرد در یک هفته چند ساعت مطالعه، خواب، رفت و آمد، نظافت شخصی، صرف غذا و اوقات فراغت دارد و در همین راستا فرد بایستی برای انجام کارهای مورد نظر در یک روز، یک هفته، یک ماه، سه ماه و شش ماه، یک قاعده و معیار زمانی مشخصی داشته باشد. بنابراین هدف از تفکیک اوقات این است که بدانیم، به طور کلی اوقات شما چگونه صرف می شود و از چه قسمت هایی می توان کاست و برای آن، برنامه های دیگری جایگزین کرد.
نویسنده : شهرام مظفریان
منبع : روزنامه کیهان


همچنین مشاهده کنید