نیازسنجی آموزشی چیست؟

نیازسنجی آموزشی، فعالیتی حیاتی و مهم برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان است. آیا شما یک متخصص منابع انسانی هستید یا خیر؟ بسیار مهم است که شما در اجرای نیازسنجی آموزشی تبحر داشته باشید. این مقاله با دیدگاهی کلی به بررسی آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می‌پردازد و اینکه چگونه نیازسنجی در این فرایند به خوبی تناسب پیدا می‌کند. در ادامه نیز با دیدی عمیق به مفاهیم اصلی و گام‌هایی که درگیر با انجام نیازسنجی آموزشی است، می‌پردازد.
پ● یشینه
طراحی یک برنامه برای آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، شامل سلسله گام‌هایی است که می‌توان آنها را به پنج مرحله دسته‌بندی کرد:
۱) نیازسنجی،
۲) هدف‌های آموزشی،
۳) طراحی،
۴) اجرا،
۵) ارزشیابی.
به منظور کارایی و اثربخشی، همه برنامه‌های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند. قبل از اینکه آموزش واقعی اتفاق بیفتد مدیر آموزشی باید این موضوع را مشخص کند که چه کسی، چه چیزی، چه وقتی، چه جایی، چرا و چگونه آموزش دهد. به منظور انجام این امر مدیر آموزشی باید در حد توانش اطلاعات را تجزیه و تحلیل کند. درباره سازمان، اهداف و ماموریت‌های آن، مشاغل و وظایف مربوط به آنها که نیاز است یاد گرفته شود، افرادی که باید آموزش داده شوند، دیدگاه کلی درباره آموزش و بهسازی کارکنان، دیدی کلی بر آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان اولین گام در طراحی برنامه‌های آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان اجرایی نیازسنجی می‌باشد.
سنجش همراه با نیاز است که آن را می‌توان از طرق مختلفی شناسایی کرد اما به‌طور کلی نیاز به‌عنوان شکاف بین آنچه که در حال حاضر وجود دارد و آنچه که درآینده موردنیاز است، توصیف می‌شود. این شکاف‌ها می‌تواند شامل تفاوت‌هایی بین آنچه که سازمان انتظار دارد اتفاق بیفتد و آنچه که اتفاق می‌افتد،عملکرد شغلی فعلی و مطلوب، شایستگی‌ها و مهارت‌های موجود و مطلوب.نیازسنجی همچنین می‌تواند به کار برده شود برای کمک به بهبود شایستگی‌ها و عملکرد گروه‌های شغلی، موضوعات بهره‌وری و حل مسئله، نیاز به آمادگی و پاسخگویی به تغییرات آینده در سازمان یا وظایف شغلی.
نتایج نیازسنجی به مدیر آموزشی اجازه می‌دهد تا اهداف آموزشی را از طریق پاسخگویی به دو سوال خیلی اساسی شناسایی کند:
۱) چه کسی به آموزش نیاز دارد؟
۲) چه آموزشی موردنیاز است؟
گاهی اوقات آموزش راه‌حل نیست. بعضی از شکاف‌های عملکردی می‌تواند از طریق سایر راه‌حل‌های مدیریتی کاهش داده شود یا حذف شود. از قبیل: انتظارات ارتباطی، فراهم کردن محیط کاری حمایتی، دسته‌بندی و مرتب کردن نتایج، برداشتن موانع، چک کردن تناسب شغلی.بعضی مواقع نیاز سنجی انجام شده و اهداف آموزشی به‌طور واضح بیان شده‌اند. در این صورت مرحله طراحی برنامه آموزشی با توجه به گام‌های زیرشروع می‌شود:
انتخاب شخص درون یا برون‌سازمانی برای طراحی و توسعه آموزش، انتخاب و طراحی محتوای برنامه، انتخاب تکنیک‌هایی که برای سهولت یادگیری استفاده می‌شود (سخنرانی، ایفای نقش، شبیه‌سازی و غیره)، انتخاب موضوعاتی که برای اجرای آموزش به کار می‌رود (کتاب، ویدئو و غیره)، شناسایی و آموزش مربیان (در صورتی که درون سازمانی باشند.)
بعد از پایان مرحله طراحی، آموزش آماده اجراست: برنامه‌ریزی کلاس‌ها، تسهیلات و افراد شرکت‌کننده، برنامه زمان‌بندی شده مربیان برای تدریس، آماده‌سازی مواد آموزشی و ارائه آنها به موقعیت‌های زمان‌بندی شده و هدایت برنامه آموزشی. آخرین مرحله برنامه آموزش و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان، ارزشیابی از برنامه آموزشی به منظور تعیین اینکه آیا به اهداف آموزشی رسیده‌ایم یا نه می‌باشد. فرایند ارزشیابی شامل تعیین عکس‌العمل شرکت‌کنندگان در برنامه آموزشی است و اینکه تا چه حدی شرکت‌کنندگان، مطالب آموزشی را فرا گرفته‌اند و آیا مطالب یاد گرفته شده را به محیط واقعی کار انتقال می‌دهند؟ اطلاعات جمع‌آوری شده از ارزشیابی برنامه‌های آموزشی در مراحل بعدی نیازسنجی آموزشی قابل استفاده است. نیازسنجی آموزشی، تعیین اهداف آموزشی، طراحی، اجرا و ارزشیابی، فرایندهای مستمر و بسیار مهم برای سازمان به شمار می‌روند.
‌نیازسنجی
نیازسنجی در سه سطح انجام می‌گیرد: تجزیه و تحلیل سازمان، تجزیه و تحلیل وظیفه و تجزیه و تحلیل فرد. تجزیه و تحلیل سازمان، اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کند و همچنین تعیین می‌کند که در کجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود. تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید: تاثیرات محیطی (قوانین جدید)، شرایط اقتصادی و تاثیر آن بر هزینه‌های عملیاتی، تغییر جغرافیایی نیروی کار و نیاز به شناخت موانع فرهنگی و زبانی، تغییر فناوری و اتوماسیون، افزایش مکانی در بازار جهانی، تشدیدها و تهییج‌های مکان کاری، اهداف سازمانی (تا چه اندازه سازمان در رسیدن به اهدافش اثربخش است) منابع در دسترس (پول، امکانات، مواد در دسترس و همچنین متخصصانی که در سازمان هستند)، جو سازمانی و حمایتی که از برنامه‌های آموزشی می‌شود (حمایت مدیریت سطح بالا، علاقه‌مندی به همکاری در کارکنان، مسئولیت در قبال نتایج.)
اطلاعات موردنیاز برای هدایت و اجرای یک تجزیه و تحلیل سازمانی می‌تواند از منابع مختلفی به دست آید که این منابع شامل: اهداف و ماموریت‌های سازمان، فلسفه وجود و برنامه‌ریزی استراتژیک، جایگزینی کارمندان، برنامه‌ریزی‌های موفقیت‌آمیز، برنامه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برای نیازمندی‌های پرسنلی،
▪ جایگزینی مهارت‌ها:
هم نیازهای فعلی و هم نیازهای کوتاه‌مدت و بلندمدت، شاخص‌های وضعیت سازمانی، رابطه مدیر، کارگر، نارضایتی‌ها، نرخ جایگزینی کارکنان، غیبت از کار، پیشنهادات، بهره‌وری، حوادث در کار، بیماری‌های کوتاه‌مدت، مشاهده رفتار کارکنان، بررسی نگرش‌ها، شکایات مشتریان،
▪ تحلیل شاخص‌های کارایی:
هزینه کارگر، هزینه مواد، کیفیت محصولات‌، بهینه‌سازی تجهیزات، نرخ تولید، هزینه‌های توزیع،اتلاف، وقت‌کشی، تاخیر در تحویل و تعمیرات، تغییرات در ابزار،تکنولوژی و اتوماسیون، گزارش سالانه،برنامه‌هایی برای سازماندهی مجدد یا تجدیدساختار شغل، استثنائات مالی، سیستم‌های پاداش، سیستم‌های برنامه‌ریزی، سیستم‌های کنترل و تفویض اختیار، نگرش‌های کارکنان و رضایت آنها.تجزیه و تحلیل وظیفه اطلاعاتی را در ارتباط با یک شغل یا گروهی از مشاغل و دانش، مهارت‌ها، نگرش‌ها و توانایی‌های موردنیاز برای دستیابی به عملکرد بهینه را ایجاب می‌کند. منابع زیادی برای جمع‌آوری اطلاعات به منظور تجزیه و تحلیل وظیفه وجود دارد.
● شرح شغل
فعالیت‌هایی که انجام یک شغل و شرایطی که این فعالیت‌ها تحت آن انجام می‌شود را در بر می‌گیرد. اگر شرح شغل جدیدی وجود ندارد یا شرح شغل قدیمی می‌باشد بایستی فردی آماده شود تا تکنیک‌های تجزیه و تحلیل شغل را به کار ببرد.
● تجزیه و تحلیل )KSA(
شغل شامل دانش، مهارت‌ها، نگرش‌ها و توانایی‌های موردنیاز خود می‌باشد.
استانداردهای عملکرد و استانداردهایی که به وسیله آن قضاوت می‌شود. این استانداردها به منظور شناسایی تفاوت‌های عملکردی موردنیاز است: مشاهده شغل، نمونه کار، انجام شغل، پرسشنامه مربوط به شغل، اهمیت زمانی که برای انجام شغل سپری می‌شود، بازنگری پیشینه درباره شغل از طریق شرکت‌های دیگر یا بازنگری ژورنال‌های تخصصی، پرسیدن سوالاتی در ارتباط با شغل از سرپرستان، از مدیران سطح عالی، تجزیه و تحلیل مسائل عملیاتی، تاخیر در تحویل، کنترل کیفیت.تجزیه و تحلیل فردی، تحلیل می‌کند که یک کارمند یا کارگر خاص چگونه کارش را انجام می‌دهد و تعیین می‌کند کدام کارمند یا کارگر خاص به آموزش نیاز دارد و چه نوع آموزشی.منابع اطلاعاتی موجود برای تجزیه و تحلیل فردی شامل: ارزشیابی بهبود عملکرد، مشکلات عملکردی، تاخیر، تصادفات، اتلاف، کنترل کیفیت، وقت‌کشی، تعمیر و استفاده بهینه از ابزارآلات، شکایت مشتریان، مشاهده رفتار، نمونه‌های کاری، مصاحبه از کارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه که نیاز دارند یاد بگیرند، پرسشنامه‌ها، اندازه‌گیری شغل در ارتباط با کیفیت دانش‌ها و مهارت‌ها، بررسی نگرش‌ها، رضایت، چک لیست‌ها یا نمودارهای پیشرفت آموزشی مربوط به مهارت‌های فعلی.
● نتایج نیازسنجی
فرض کنید که نیازسنجی بیش از یک نیاز آموزشی را شناسایی می‌کند. آموزش مدیر، کار با مدیریت، اولویت‌بندی آموزش‌ها بر مبنای ضرورت نیاز، درجه نیاز (چه تعداد از کارکنان به آموزش نیاز دارند) و منابع موجود. بر مبنای این اطلاعات مدیر آموزش می‌تواند اهداف آموزشی سازنده‌ای را به منظور توسعه برنامه‌های بهبود و بهسازی عملکرد کارکنان و مدیران ایجاد کند. هر سه سطح نیازهای تحلیل شده ارتباطات درونی داشته و اطلاعات جمع‌آوری شده از هر سطح در اثربخشی نیازسنجی مهم و قابل تامل است.
● خلاصه
هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی ملزومات عملکرد یا نیازهای یک سازمان به منظور کمک به جهت‌دهی منابع در بخش‌هایی که نیاز بیشتری وجود دارد، می‌باشد. یعنی نیازهایی مدنظر هستند که ارتباط نزدیکی با رضایت‌بخشی اهداف و فعالیت‌های سازمانی دارند و باعث بهبود بهره‌وری و تولید کالاها و خدمات با کیفیت می‌شوند. نیازسنجی اولین گام در اجرای برنامه‌های آموزشی، بهبود و بهسازی عملکرد مدیران و کارکنان می‌باشد و از یافته‌های آن برای تعیین اهداف آموزشی،انتخاب و طراحی برنامه‌های آموزشی، اجرای برنامه‌ها و ارزشیابی از آنچه که آموزش به وجود آورده است استفاده می‌شود. این فرایند‌ها یک سیکل پیوسته‌ای را به وجود می‌آورند که همواره با نیازسنجی آموزشی آغاز می‌شود.

مسعود اردشی،کارشناس برنامه ریزی آموزشی

منبع : روزنامه رسالت