سیستم‌اطلاعاتی برنامه ریزی منابع سازمانی

● مقدمه
رشد غیر قابل پیش بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و ... صورت گرفته بر جنبه های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است. در این میان سیستمهای اطلاعاتی زیادی پا به عرصه ظهور گذاشته‌اند تا بتوانند مشکلات و پیچیدگی‌های سازمانهای امروزی را حل کنند که از جمله آنها میتوان به سیستمهای اطلاعاتی ERP اشاره کرد. در دو شماره قبل جناب آقای دکتر یقینی اشاره‌ای بر این مقوله از سیستمهای اطلاعاتی داشتند و ما هم در این مقاله قصد داریم تا بطور جامع در مورد آن بحث کرده و شما را با این نوع سیستم‌های اطلاعاتی آشنا نمائیم.
آقای داونپورت که یکی از صاحبنظران برجسته در حوزه فناوری اطلاعات هستند سیستمهای اطلاعاتی ERP را چنین تشریح می‌کنند: «سیستمهای [i]ERP می توانند به عنوان مهمترین توسعه سازمانی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه ۹۰ میلادی قلمداد شوند.» پیاده سازی سیستم ERP مزایای بی شماری را برای سازمانها به ارمغان می آورد اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرآیندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دست یابی نیست. پیاده سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب، تأمین کننده مناسب، نحوه بومی سازی نرم افزار در سازمان با توجه به استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده سازی نرم افزار، شایستگی مشاوران در پیاده سازی نرم افزار، کنترل پروژه مناسب در طول فرآیند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش بینی شده و ... دارد که در این مقاله به آنها خواهیم پرداخت
● برنامه ریزی منابع سازمانی
ERP آخرین راهکار فناوری اطلاعات (IT) جهت تأمین نیازهای انفورماتیکی سازمانها و موسسات و برنامه ریزی بهینه منابع آنها با نگرش توأم درون و برون سازمانی است. ERP مجموعه فرآیندهای عملیاتی وجریان اطلاعاتی یکپارچه ای را جهت بهره برداری بهینه از منابع سازمان با نگرش اتکا به تغییرات مداوم ارائه می نماید. سیستم اطلاعاتی ERP سیستم یکپارچه‌ای است که تمامی بخشها، عملیات و فرآیندهای درونی و بیرونی یک موسسه را از طریق سیستم کامپیوتری یکپارچه[ii] به منظور ارتقای بهره وری و بهینه سازی عملیات به یکدیگر مرتبط می نماید. بدین ترتیب یک سیستم واحد جوابگوی نیازهای واحد مالی، تولید و خدمات خواهد بود. ERP ازطریق یکپارچه سازی موارد زیر با از بین بردن جزایر اطلاعاتی موجب فراهم آوردن اطلاعات دقیق به موقع و جامع از وضعیت کل سیستم میگردد.
▪ Database
▪ Application
▪ Interface
▪ Tools
از شاخص‌ترین مشخصات این سیستم می‌توان به موراد زیر اشاره نمود:
▪ سازگاری و مبادله روان اطلاعات بین ماژول‌ها
▪ استفاده از یک بانک اطلاعات مرکزی
▪ تجویز فرآیندهای استاندارد و بومی سازی بسیار مشکل
▪ نرم افزاری بسیار پیچیده و گرانقیمت
● اجزای ERP
سیستمهای اطلاعاتی ERP نیز همانند سایر سیستم‌های اطلاعاتی از اجزاء مختلفی تشکیل می‌شوند که این اجزاء عبارتند از[۱]:
ـ لجستیک و حمل و نقل
ـ لیست مواد اولیه (BOM:Bill Of Material)
ـ بازاریابی و فروش
ـ زمانبندی تولید MRP
ـ یا برنامه‌ریزی احتیاجات مواد
ـ کنترل سطح فروش
ـ حسابداری
ـ منابع انسانی
● سیر تحول و تاریخچه ERP
در دهه ۱۹۶۰ تمرکز بر کنترل موجودی در کارخانه‌های تولیدی بسیار قوت یافت. در اواخر این دهه بود که برنامه ریزی سفارشات مواد و توسعه مفهوم MRP شکل گرفت و بدنبال آن IBM بر روی Mainframeهای خود نرم افزار MRP I را عرضه نمود. در دهه ۱۹۷۰ بود که ویژگی زمانبندی تولید یا همان MPS به MRP I اضافه گردید و باعث قدرتمند شدن و همه گیر شدن این سیستم در کارخانجات صنعتی گردید. با اضافه شدن ویژگی برنامه‌ریزی توزیع یا DRP به MRP I در دهه ۱۹۸۰، حرکت در جهت کاملتر شدن حلقه‌های زنجیرة تأمین شدت گرفت. در دهه ۱۹۹۰ بود که سیستم پشتیبانی تصمیم[iii] مدیران به مجموعه نرم‌افزاری MRP I اضافه شد و بعد از آن هم این سیستم به سایر حوزه‌های سازمان از قبیل فروش، بازاریابی، حسابداری و ... گسترش یافت.در همان زمان بود که MRP II و بعد از آن ERP پا به عرصه صنعت نرم‌افزارهای سازمانی نهاده و با مطالعه فرآیندهای کسب وکار در بیش از ۹۰ کشور دنیا از این سیستم استفاده گردید. در دهه ۲۰۰۰ بود که نسل جدید ERP تحت عنوان ERP II در نتیجه اضافه شدن ماژول‌های SCM و CRM عرضه گردید[۱].
● معماری ERP و انباره‌های داده
سیستمهای ERP جهت پردازش مقادیر زیادی از داده ها در مدت زمان کوتاه ایجاد شده، به همین دلیل ساختار معماری آن شامل انبوهی از جداول و روابط بین آنها میباشد. در واقع ساختار دادهای ERP جهت پردازش و گزارش‌دهی، ونه تجزیه و تحلیل داده ها بهینه‌سازی شده‌اند. ERP به منزله قلب سیستم اطلاعاتی سازمان بوده و با انجام عملیات، ورودی‌های خام را به داده و اطلاعات تبدیل می‌نماید. در صورتیکه بخواهیم از اطلاعات سیستمهای ERP در تجزیه و تحلیل‌های سازمانی جهت تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان استفاده کنیم، بکارگیری انباره‌های داده یا DW[iv] بسیار ضروری می‌باشد. جدول زیر مقایسه‌ای مابین برنامه‌های کاربردی ERP و انباره‌های اطلاعاتی انجام داده که جهت مطالعه بسیار مفید می‌باشد[۲]. البته ما قصد داریم در شمارگان آینده بطور مفصل در مورد انباره‌های داده که امروزه یکی از داغ‌ترین بحث‌های متخصصین کامپیوتر و تحلیل‌گران می‌باشد به تفضیل صحبت کنیم.
تجزیه و تحلیل داده های ERP از دو طریق صورت میگیرد :
۱) دسترسی مستقیم به داده ها
۲) استفاده از DW
فروشندگان ERP با توجه به نیاز بازار، DWهای مبتنی بر ERP را برای استفاده شرکتها جهت تجزیه و تحلیل داده های ERP عرضه کرده اند. با استفاده از DW های مبتنی بر ERP، سیستم حلقه بسته[v] پشتیبانی تصمیم حاصل می‌گردد که به تصمیم‌گیران در نشان دادن میزان اثر بخشی تصمیم‌هایشان یاری می‌رساند.
● ERP و داده‌کاوی[vi]
داده‌‌کاوی یا DM یک فرآیند راهبردی است که از الگوریتمهای مختلف جهت یافتن روندهای مشخص بر روی مخازن بزرگ داده بهره می‌گیرد. شرکتهای عرضه کننده ERP با استفاده از DWها نرم‌افزارهای پشتیبانی کننده DM را توسعه داده‌اند .۳ محصول برتر این شرکتها عباتند از :
ـ Oracle Business Intelligence Solution
ـ Peoplesoft Enterprise Performance Management
ـ SAP Business Information Warehouse
نرم‌افزارهای داده‌کاوی فراوانی وجود دارد که یکی از پرکاربرد ترین متدولوژی داده‌کاوی که در نرم افزارهای ‍ERP نیز به کار گرفته شده استCRISP-DM [vii] می‌باشد. این نرم‌افزار از قدرت بسیار بالائی در جستجو بر روی انباره‌های اطلاعاتی برخوردار است.
الگوریتم‌های استفاده شده در نرم‌افزار SAP BW از سه شاخص زیر پیروی می‌کند:
ـ درخت تصمیم
ـ دسته بندی
ـ امتیاز دهی
● شیوه های پیاده سازی ERP
با توجه به اینکه پیاده‌سازی این نرم‌افزار از پیچیدگی خاصی برخوردار بوده و زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد، بهمین خاطر شرکت‌های تولید‌کننده اینگونه سیستم‌ها، شیوه‌های مختلفی را طراحی کرده‌اند که عمده آنها عبارتند از:
۱) پیاده سازی ERPبه طور کامل((BIGBANG
۲) پیاده سازی ERPبه صورت جزیره ای(FRANCHISING STRATEGY)
۳) پیاده سازی فرآیند های اصلی سازمان((SLAM UNK-ERI
پیاده سازی ERP الزاماً بایستی مرحله‌ای باشد، و زمان مطلوب آن بین ۱ تا ۳ سال می‌باشد.
● مراحل پیاده سازی ERP
با توجه به گسترده بودن سیستم اطلاعاتی ERP، این سیستم را نمی‌توان همانند سیستم‌های کوچک یکجا نصب و راه‌اندازی کرد بلکه فرآیند نصب آن مرحله‌ای بوده و در هر مرحله می‌بایست به نقش متخصصین مالی در شناسایی نیازها و کنترل تامین آنها دقت فراوان نمود. این مراحل عبارتند از:
▪ برنامه ریزی پروژه
▪ تجزیه و تحلیل عملیات و اطلاعات سازمان
▪ مهندسی مجدد یا [viii]BPR
▪ نصب ERP
▪ آموزش تیم پروژه
▪ تعریف برقراری ارتباط نیازهای سازمان با قابلیتهای ERP
▪ پیکر بندی اجزای متشکله ( مدولها )
● هزینه و زمان استقرار ERP
Meta Group در اوایل سال ۲۰۰۰ در زمینه هزینه استقرار ERP در ۶۳ شرکت شامل هزینه های سخت افزار، نرم افزار ، خدمات تخصصی و آماده سازی نیروی انسانی و ۲ سال گارانتی تحقیقاتی را بعمل آورد که خلاصه گزارش آن را در ذیل مشاهده می‌کنید:
▪ هزینه :
ـ حداقل هزینه ۴۰۰ هزار دلار
ـ حداکثر هزینه ۳۰۰ میلیون دلار
ـ متوسط هزینه ۱۵ میلیون دلار
ـ متوسط هزینه سرشکن به هر کاربر ۵۳۳۲۰ دلار
▪ زمان :
ـ مدت پیاده سازی از ۱ تا ۳ سال
▪ هزینه های پنهان
ـ آموزش
ـ تست و پیاده سازی
ـ انتقال اطلاعات تاریخچه ای
ـ تحلیل اطلاعات(ترکیب اطلاعات ERP و سایر سیستم ها)
ـ مشاوره های مجدد و آموزش دوباره
ـ هزینه‌های ناشی از جابجایی نیروی انسانی در طول پیاده سازی
ـ اعمال اصلاحات
ـ پیاده سازی مستمر
ـ طولانی بودن دوره برگشت سرمایه گذاری نسبت به زمان مورد انتظار
ـ هزینه های ناشی از کاهش کارائی نیروی انسانی در اوایل راه اندازی
● معیار های کلی انتخاب ERP
سازمانها در انتخاب یک سیستم اطلاعاتی ERP سازگار با فرآیندهای خود می‌بایست معیارهائی را در نظر بگیرند که این معیارها شاخص سنجش عملکرد ERP در سازمان‌شان خواهد بود. از عمده این معیارها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
▪ میزان پوشش دهی وظایف کارکردی اصلی سازمان ( Main Functions )
▪ میزان تامین یکپارچگی کارکردها ، فرآیندها و جریان اطلاعاتی سازمان (Integrity Level)
▪ درجه به روز بودن و انطباق با آخرین روندهای فناوری اطلاعات(IT Trend)
▪ قابلیت شرکت پیاده کننده و پشتیبانی دهنده سیستم های متشکلهERP Vendor Capacity))
▪ ظرفیت هزینه کردن کارفرما (Funds Capacity)
▪ میزان سرمایه گذاری بهینه با توجه به شرایط و محدودیتهای سازمان
● عوامل کلیدی موفقیت پروژه های ERP
تعهد و حمایت مدیریت ارشد سازمان و حضور یک تیم قوی از مدیران بخشهای مختلف و درگیر نمودن کاربران با این سیستم از یک سو و انتخاب نرم افزار و فروشنده مناسب و انتقال دانش به طرز صحیح به آنها بهمراه بهبود فرآیندها همراه با استقرار نرم افزار وکنترل مناسب زمان و بودجه پروژه با دقت زیاد بر روی اهداف پروژه جهت پاسخگویی به خواسته های کاربران و مدیران از سوی دیگر از عوامل کلیدی موفقیت پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم‌های ERP محسوب می‌شود. از دیگرعوامل موفقیت در پیاده‌سازی پروژه‌ی ERP صرف وقت زیاد بر روی برنامه‌ریزیهای قبل از اجرا و اختصاص دادن منابع و متخصصین به موضوع مدیریت تحول در سازمان می‌باشد[۳].

http://itmanagement.persianblog.ir/
مراجع :
[۱]- Smyth, Threats to ERP success: a case study, ۵th Pacific Asia Conference on Information Systems, Seoul, South Korea, ۲۰۰۱
[۲]- http://www.SAP.com
[۳]- http://www.PoepleSoft.com
[i]- Enterprise Resource Planning
[ii] - Integrated
[iii] - DSS: Decision Support System
[iv]- Data Warehouses
[v]- Closed Loop
[vi]- Data Mining
[vii]- CRoss Industry standard Process for Data Mining
[viii] - Business Process ReEngineering