جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


قاتلین با لفطره زمان


قاتلین با لفطره زمان
برای مدیریت زمان، قبل از هرکار دیگری باید قاتلین بالفطره زمان را بشناسیم بعدش هم برنامه ریزی کنیم برای غلبه بر این قاتلین بالفطره از این ۷ کلمه بترسید:
▪ ببخشید،
▪ می توانم یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟
▪ یادگیری مهارت نه گفتن
▪ البته به صورت مؤدبانه
▪ تمرین می خواهد مدیریت زمان،
▪ اسمش غلط انداز است،
▪ اما خودش چیز عجیب و غریبی نیست.
راستش را بخواهید، ما اصلا نمی توانیم زمان را مدیریت کنیم. یعنی هیچ کس نمی تواند. چون زمان، به اختیار هیچ بنی بشری درنیامده و نمی آید. زمان، همیشه راه خودش را می رود. سرعتش هم ثابت است. ما اگر خیلی زرنگ باشیم، برای به اصطلاح مدیریت زمان ، فقط و فقط باید خودمان را مدیریت کنیم، البته در بستر زمان. می پرسید یعنی چه؟ عرض می کنم که یعنی اول باید قاتلین بالفطرة زمان را شناسایی کنیم و بعدش برنامه ریزی کنیم برای غلبه بر این قاتلین بالفطره. قاتلین با لفطره زمان یکی دوتا نیستند و تازه در آدم ها و شرایط مختلف هم متغیراند اما مهمترین شان عبارتند از:
۱) افتادن در تلة بحران مدیریت: مدیری که همیشه مجبور است به مدیریت بحران بپردازد، حتی اگر در تمام این مدیریت ها موفق باشد و به نتیجة مطلوب برسد، مدیر خوبی نیست. چون یکی از ویژگی های مدیر موفق، این است که بحران ها را پیش بینی کند و جلوی وقوع آن ها را بگیرد. اگر پیشاپیش به فکر جلوگیری از بحران ها نباشید، آن ها نمی گذارند شما نفس راحتی بکشید و همیشه به شما حمله ور می شوند. به جای این که این آتش را در همان ابتدا خاموش کنید، آن را پیش بینی کنید و جلوی روشن شدنش را بگیرد.
۲) تلفن: هفتة گذشته، خیلی از تلفن حرف زدیم و با اجازه تان، دیگر آن حرف ها را تکرار نمی کنیم.
۳) روشن نبودن اهداف در زندگی شخصی و حرفه ای: این یکی از بزرگ ترین مشکلاتی است که باعث اتلاف وقت می شود، هم در حوزة زندگی شخصی و هم در زندگی حرفه ای. معمولا کسانی که به انجام تمام کارهای روزمره شان می رسند، آن هایی هستند که پیشاپیش، می دانند که قصد دارند در طول روز چه کار کنند. اغلب مان خیال می کنیم که تعیین اهداف زندگی، از آن کارهای سالی یک بار است. در صورتی که اصلا این طور نیست و روشن نبودن اهداف در زندگی شخصی و حرفه ای، باعث می شود که بیشتر وقتمان صرف چیزهایی بشود که چندان اهمیتی در حوزه های شخصی و حرفه ای زندگی مان ندارند.
۴) پذیرش مسؤولیت بیش از حد توانایی: با یک دست شاید بشود دو تا هندوانه را هم برداشت، اما ده تا را مطمئنا نمی شود. هر آدمی اگر یکی دو هندوانه را بردارد و سالم به مقصد برساند، کار مؤثرتری انجام داده است نسبت به آن کسی که چند هندوانه برمی دارد و هیچ کدامش را سالم به مقصد نمی رساند.
۵) خروس های بی محل: از این ۷ کلمه بترسید: ببخشید، می توانم یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ یادگیری مهارت نه گفتن ـ البته به صورت مؤدبانه ـ تمرین می خواهد.
۶) عدم تفویض کار به دیگران: یکی از مناسب ترین و مهم ترین ابزارهای مدیریتی، همین است که کارها و اختیارات مان را به روش درستی به دیگران واگذار کنیم. اگر مدیریت می کنیم و در مجموعة تحت مدیریت مان کسی هست که بتواند در حد ۸۰ درصد خودمان از عهدة کاری برآید، آن کار باید به او تفویض شود. این باعث می شود که ما به عنوان یک مدیر، فراغت و فرصت بیشتری برای برنامه ریزی ها و نظارت های حیاتی و مهم تر پیدا کنیم.
۷) شلختگی و نامرتب بودن محیط کار و زندگی: کارکردن در یک محیط شلخته و بی نظم و حتی کار کردن پشت میزهای شلوغ و شلخته، باعث افت راندمان کاری و اتلاف وقت می شود. مرتب کردن میز کاری و هر چیزی را در جای خود گذاشتن، یکی از ساده ترین توصیه ها به منظور مدیریت زمان است.
۸) تعلل در انجام کارها: دست دست کردن و کار امروز را به فردا واگذار کردن، معمولا از عدم قاطعیت و ناتوانی در تصمیم گیری مؤثر ناشی می شود و وقت زیادی را ضایع می کند. برای غلبه بر این قاتل بالفطره هم باید آموزش دید و تمرین کرد.
۹) ناتوانی در نه گفتن: خسته و کوفته، دارید از سر کار برمی گردید و به این فکر می کنید که امشب باید تا صبح روی یک پروژه ای که قرار است فردا تحویلش بدهید، کار کنید. درست در همین موقع، یکی از دوستانتان تلفن می کند و می پرسد آیا می توانید با او به سینما بروید یا نه؟ می خواهید بگویید نه. اما می ترسید او دلخور شود و . . . این ترس هم از آن ترس های قاتل زمان است.
۱۰) جلسات بی فایده: مدیران ضعیف، معمولا وقت زیادی را در جلسات می گذرانند، وقت کمی را در برنامه ریزی و تفکر برای پیشرفت صرف می کنند و وقت بسیار کمی را هم به پیگیری اهداف و نقشه های خودشان اختصاص می دهند. مدیران موفق اما دقیقا برعکس اند. پنج راه برای غلبه بر قاتلین بالفطره زمان:
۱) هدف گیری: خیلی از ما ممکن است خوب از وقتمان استفاده نکنیم فقط به این خاطر که برایمان روشن نیست می خواهیم از کجا به کجا برویم. علم موفقیت، با اهداف ذهنی و کیفی چندان میانه ای ندارد. هدف در علم موفقیت، یعنی یک هدف قابل اندازه گیری، زمان بندی شده و معقول. مثلا این که من می خواهم در کنکور سال بعد شرکت کنم و در رشته مهندسی مکانیک قبول شوم، تا ۵ سال دیگر با شخص مورد علاقه ام ازدواج کنم، تا ۸ سال دیگر خانه بخرم و... تعیین لیست های واضح و دقیقی به این شکل، همراه با گام برداری به سوی اهداف بر طبق همین برنامه ریزی ها، یعنی مدیریت زمان. همیشه در تعیین هدف هایتان واقع بین باشید. یعنی هدف های قابل وصول برای خودتان در نظر بگیرید وگرنه سرخورده می شوید و از اهدافتان باز می مانید.
۲) فرار از تله: همیشه برای این سؤال، وقت مناسبی است: مهم ترین کاری که در این لحظه می توانم انجام بدهم، چیست؟ خیلی از کارها فوری و ضروری به نظر می رسند، اما هیچ اهمیتی ندارند. مواظب باشید به تلة آن کارها نیفتید. مشکلات و بحران ها همیشه هستند. برای این که به تله شان نیفتید، باید آن ها را پیش بینی کنید و جلوی وقوعشان را بگیرید.
۳) برنامه ریزی: بدون طرح و برنامه نمی توانید به هدف هایتان برسید. خیلی ها هستند که می دانند در زندگی چه می خواهند، اما برنامه و نقشة درستی برای رسیدن به هدف هایشان ندارند و فقط بیشتر و بیشتر کار می کنند. برنامة سالانه و ماهانه تان را باید هر روز، مرور و ارزیابی کنید که چقدر به اهداف سالانه و ماهانه تان نزدیک تر شده اید و چقدر از زمانتان برای رسیدن به آن اهداف، باقی مانده است.
۴) تنظیم لیست ABC : برای خودتان یک لیست ABC تنظیم کنید. A یعنی آن کارهایی که باید همین امروز انجام بدهید. بنابراین، کارهای گروه A را باید هر روز بازنویسی و به روز کنید. کارهای گروه B کارهایی هستند که باید در طول هفته انجام بدهید. کارهای گروه C هم آن هایی هستند که باید در طول ماه انجام بگیرند. لیست ABCتان را باید در پایان هر روز ارزیابی کنید و میزان موفقیت تان را بسنجید و فاصله تان را با هدف های سالانه و ماهانه تخمین بزنید.
۵) ترکیب کردن کارهای ظاهرا بی ربط: این یکی، دیگر به بحث خلاقیت مربوط می شود. اگر می توانید در یک زمان واحد، دو کار را با هم و به خوبی انجام بدهید، آن دو کار را با هم ترکیب کنید. تلفن زدن در حال تماشای فوتبال؛ مرور لیست ABC روزانه در حالی که یک سریال تلویزیونی را هم می بینید و نمی بینید؛ ضبط کردن حرف های استاد با واکمن یا موبایل یا MP۳ در کلاس درس و گوش کردن به آن حرف ها با هدفونی که در گوش دارید، در حالی که در تاکسی نشسته اید و دارید به خانه برمی گردید. بد نیست اگر یک روز بنشینید و یک لیست برای کارهای تلفیقی روزمره تان تنظیم کنید.
نگارش یافته توسط محمود قوچانی
منبع : مردمان پورتال جوانان


همچنین مشاهده کنید