مدیریت زمان شخصی برای مدیران گرفتار (مدیریت زمان)

فرزند زمان خویشتن باش حضرت علی (ع) به یاد گذشته خویش باشیم حال را به خوبی بگذرانیم و در باره ی آینده از مال اندیشی خودداری نکنیم. سنکا روزگار نسبت به کسی که بداند وقت خود را چگونه مصرف کند فوق العاده مهربان است. لرد آویبوری زمان به سرعت می گذرد.
این مقاله به توضیح اصول زمان شخصی مدیریت که چگونه یک مدیر می تواند، کنترل منابع اصلی و پایه ای را بدست بگیرد می پردازد. لغات EFF سه کلمه EFFعبارتند از :
▪ موثر؛ کارامد داشتن تعریف یا تاثیرمطلوب
▪ لایق؛ یا کیفیت تولید با حداقل تلفات (هدررفتگی) و حداقل تلاش.
▪ سعی و تلاش تنظیم زمان شخصی مدیریت؛درباره به کار بردن لغات EFF است.با این وجود که عملی ساختن آنها بدون سعی و تلاش امکان پذیر نیست. زمان شخصی مدیریت چیست؟ زمان شخصی مدیریت درباره کنترل استفاده از منابع با ارزش است . دو سوال را بررسی می کنیم:
۱) اگر شما پولهای شرکت را با محافظه کاری زمانی صرف کنید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
۲) آخرین باری که تخصیص و تقسیم بندی زمان را در برنامه خود بررسی وتجدید نظرکردید؛چه موقعی بود؟ نبودن زمان تخصیص مدیریت، توصیفی است؛ برای آخرین دقیقه ای که شما با عجله جهت رسیدن به موعد مقرر یا جلسه ای که دو باره آن را رزرو کرده اید صرف می کنید.
تفکیک محیط منجر به افزایش استرس و کاهش موفقیت در عملکرد می شود،درنتیجه باید متوقف شود.مدیریت ضعیف و نامرغوب اغلب نشانه نقص یا معضلی از اعتماد به نفس است. تکنیک هایی را که استفاده می کنید برای کار در پرو‍ژه های کوچک وظرفیت کاری خود به سادگی قابل استفاده در پرو‍ژه های بزرگ هستند.
اما تاثیری که با اهمیت بود در پرو‍ژه های کوچک،قابل تعمیم به پروژه های بزرگ نمی باشد.شما نمی توانید موتور سیکلت را مانند دوچرخه برانید،یا یک فروشگاه زنجیره ای را مانند بازار مدیریت کنید. تقاضا ها ،مشکلات و کم توجهی نسبت به افزایش تاثیر، مسئولیت رشد را برای شما گسترش می دهند .
شما باید تکنیکهای مناسب یا بهتر و مفید را بوسیله کسانی که این کاررا انجام می دهند بیاموزید. تمرین ناقص و ناکافی ،ممکن است دلیلی برای تنظیم زمان مدیریت باشد که به ندرت تحت تاثیر سنجش، ارزیابی وعملکرد مجدد قرار می گیرد.پیش بینی شما، چه مقدار نقطه ضعف (شکست )داشت ،چگونه و به چه جنبه هایی از کاری که شما انجام داده اید بستگی داشت؟
تنظیم زمان شخصی مدیریت رخدادهای زیادی دارد .بسیاری از مردم (مدیران ) تعدادی از آنها را می پذیرند ولی تعداد پذیرفته شده ،شامل تمامی رخدادها نمی شود. مفهوم ساده ای از همراهی انظباط روزانه و ایده ارتباطی از برنامه ی فعالیت وجود دارد ولی از طرفی ،اینها یک ابزار برای نظم و انظباط سیستماتیک برای تآثیر گزاری شما روی حوادث است ، مهارتهای مربوط به مدیریت مانند برنامه ریزی پرو‍‍ژه ها همچنان موثر و کارآمد هستند.
تنظیم زمان شخصی مدیریت مجموعه ای از ابزار هستند که به شما اجازه میدهند:
▪ تفریط را حذف کنید.
▪ برای جلسات حاضر شوید .
▪ حجم بالای کا ر را نپذیرید .
▪ بر پیشرفت پروژه ها نظارت کنید .
▪ تشخیص زمان را برای کارهای مهم انجام دهید.
▪ از پروژه های طولانی مدت اطمینان حاصل کنید و آنها را نادیده نگیرید .
▪ یک روز موثر را طراحی و برنا مه ریزی کنید.
▪ یک هفته کار امد را برنامه ریزی کنید .
▪ و کارهارا به سادگی وبا کمی نظم و انظباط شخصی انجام دهید.
از انجایی که زمان شخصی مدیریت یک فرایند مدیریتی، مانند سایر فرایند هاست باید بر نامه ریزی ، طراحی و پیش بینی شود و به طور منظم مورد رسیدگی وبررسی قرار گیرد.
▪ در پیروی از این بخش ما باید روشهای اصلی و وظیفه هایتان را از زمان شخصی مدیریت ، امتحان کنیم. از آنجایی که درک درست و صحیح بستگی به تجربه بالا دارد؛ شما تعیین خوا هیدکرد که چه مقدار زمان برای یک قسمت با توجه به جنبه های کاری خودتان نیاز دارید.
حالا اگر وقتی برای این کار ندارید از خودتان بپرسید؛ چرا ؟ تمرین رایج ((متداول )) چیزی که این نویسنده ازآن حمایت می کند این است که برخی یقین های آن این است که به شما،کنترل بیشتری برای استفاده و بهره مندی از منابع اصلی می دهد(زمان).
قبل از اینکه از آینده شروع کنیم، زمان حال ارزش بررسی دارد. این کار شامل کارهای ساده برای ارائه توجه، به چگونگی صرف زمان شما برای دوره های طولانی مناسب از زمان است. یک مثال ساده این است که یک جدول تهیه کنید واز آن ۶تا کپی بگیرید وبا خودتان هر جا که می روید، به همراه داشته باشید وهر تغییری در برنامه تان را در آن ثبت کنید.
بعد از یک هفته زمانی، جدول را مرور و بررسی کنید و اگر مناسب بود ادامه دهید. جلوگیری از هدر رفتن در اینجا ما به ایجاد طبقه جدیدی از کارها برای افزایش اثر بخشی توجه نداریم، اما به سادگی این روش کارساز است. شرکت IEE با این روش به مهندسان خود ، حدود۲۷۰۰۰ پوند در سال می پردازد (حدود۵۰/۱۲ پوند در هر ساعت). به عبارت آنها هر یک پوند در هر دقیقه.
برای هر ۵ دقیقه کار چه مقداری به شما پرداخت می شود؟ اولین قدم برای ارزشیابی انتقادی چگونگی صرف زمان شما و سوال کردن درباره تعدادی از عادتهای شما در برنامه زمانی شما است زمانی که ممکن بود بهترین استفاده را داشته باشد. منا بع هدر رفتنی متفاوت هستند، متداول ترین آنها جامعه است، مکالمات تلفنی،مکالمات حول ماشین قهوه(حرفهای چرت و پرت که زمان را از بین می برند) البته احمقانه خواهد بود که همه کارهای مرتبط با این فعالیتها حذف شود زیراهمه نیاز به تفریح داریم. برنامه زمانی شما نشان خواهد داد که آیا این یک وسیله است، وشما ممکن است تمایل داشته باشید که کارهایی را در این مورد قبل از اینکه رییس شما کاری انجام بدهدرا انجام بدهید.
در برنامه زمانی شما، هر فعالیت چقدر ارزش زمانی دارد و مقایسه کنید که چه مقدار زمان واقعی صرف آن می کنید ؟ بعد از ظهر را صرف پاک سازی و جدا سازی نامه های داخلی می کنید ، یک ساعت را جهت گفتگو با همکارتان هدر می دهید ، یک دقیقه را صرف مرتب کردن نامه ها می کنید .این نوع از فعالیت به طور طبیعی کنترل و اداره کردن زمان شما را پایین خواهد آورد ، چون که شما هیچ زمانی را برای کارهای جزئی و کم اهمیت تخصیص نداده بودید.
مخصوصا" اگر شما کاری را برای انجام دادن داشته باشید ، قبلا" تصمیم بگیرید که چقدر از وقت شما را خواهد گرفت و برای موعد مقرر کار کنید –سپس به سوی کار بعدی حرکت کنید.
یکی از منابع رایج اتلاف وقت به تاخیر انداختن کار است که نامطلوب است ، به جهت پیدا کردن تحریف و نادرستی که کمتر مهم جلوه می نماید. برنامه زمانی خود را برای مطمئن شدن از اینکه شما هیچ کاری را به تاخیر نینداخته اید چک کنید چون تاخیر ها کساد آور و مسئله ساز هستند.زمان اغلب بین تعویض فعالیتها از بین میرود.به همین سبب این برای گروههای کاری مشابه هم که به صورت اجتناب پذیر با تاخیر کاررا شروع می کنند مفید خواهد بود.
برنامه زمانی شما ، نشان خواهد داد که شما کجا می توانید ذخیره ها را به کار ببرید. شما ممکن است بعد از وارد شدن به یک کار روزانه ، با عوامل ثابت ولی به طور منظم در حال تغییر سروکار داشته باشید . انجام دادن کارهای دیگران تاثیر و برخورد مهم کار شما می تواند تمایلی برای کمک به دیگران توسط کار دیگران باشد .حالا در این فضای آزاد و هماهنگ محیط کار ، مطلوبیتی که شما باید مشتاق باشید برای کمک به بیرون راندن آن ،آشکار و بدیهی به نظر می رسد ، اما برنامه زمانی کار خودرا چک کنید و تصمیم بگیرید که چه مقدار زمان صرف کارهای دیگران می کنید .
برای نمونه اگر شما یک روز صبح را صرف چک کردن گرامر و دستور املائی در ارتباط با مواد آموزشی هر پروژه کنید ، شما آن وقت را هدر داده اید. عموما" شما باید نمونه خوانی انجام بدهید که آنها این کار را بهتر از شما انجام می دهند،شما باید تکنیکهای سطحی را حذف کنید .مسئله بعدی ،مدیر شما است .بررسی کنید که چه دوره هائی در برنامه شما مفید بوده ؟
کارهائی که مدیر شما هم تکرار کرده یا آنها را چشم پوشی کرده یا دوباره آن کارها را انجام داده است ؟ اگر یک کار به صورت ناقص و بد تعریف شده باشد در باره روشنی و وضوح آن کاوش کنید.اگر مدیر بودن سخت است ،سعی کنید ویژگی های کوچکی از آن را برای هر کار قبل از شروع آن و موافق بودن در مورد آن بنویسید.در حالی که شما نمی توانید با ظرافت و کاردانی قرارداد را برای مدیرتان اجرا کنید آیا او می تواند تغییر ذهنی داشته باشد .
آن در آخر سر موجب خواهد شد که او موضوع را قبل از آنکه شما زمان خودتان را مفید هدر دهید به زودی بررسی کند. انتصابات خارجی گام بعدی برای تنظیم زمان شخصی مدیریت، شروع کردن کنترل زمان شماست . اولین مسئله انتصاب و جایگزینی است.
شروع با یک انتصاب ساده ی برنامه روزانه است .شما باید لیست کاملی از انتصاب های معلوم را برای آینده داشته باشید ، تعدادی از واحد های منظم کاری خود را -آنها را که هم اکنون،انتصابات شما را شکل می دهند ممکن است شما زمان ناهار داشته باشید که می توانست زمان بهتر و مفیدی در یک کنفرانس باشد گام بعدی افزودن لیست یادداشت روزانه ی کارهاست، فعالیت های شخصی جهت استفاده از زمان موجود و دردسترس به شما کمک خواهد کرد .
بررسی کنید! چه فعالیت مهمی به یادداشت روزانه شما اضافه شده است ؟ نه (اگر پاسخ منفی باشد) خواندن را برای لحظه ای متو قف کنید و واقعا"بررسی و رسیدگی کنید . تنها نوع مهمی از فعالیت که در زمان شما صرفه جویی خواهد کرد اختصاص دادن زمانی برای صرفه جویی وقت است که زمان های کوتاه چندین روز را ذخیره و صرفه جویی خوا هد کرد . و مهمتر از همه فعالیتها، این است که همیشه وقتی برای تنظیم زمان مدیریت اختصاص دهید .
حتی اگر شده ۵ دقیقه ودر هر روز برای باقی ماندن هر قرار در یاداشت روزانه بررسی کنید که چه کارهایی از فعالیت شما اعتماد واطمینان را از شما می گیرد (و به عبا رتی از انجام دادن آنها مطمئن نیستید) تا هیچ زمانی را از دست ندهید . طرحی را در دست تهیه داشته باشید تا از کار زیاد اجتناب کنید.
بدین صورت اگر شما جلسه ای داشته با شید ، زمانی را برای خواندن آن گزارشها اختصاص بدهید تا از به تعویق افتادن جلسه اجتناب کنید و شانس تصمیم گیری درست را در همان بار اول افزایش دهید . بررسی کنید که چه کارهایی از قبل نیاز به انجام شدن دارد و چه کارهایی باید در ادامه وبعد از آن انجام شوند حتی اگر قبل از رخ دادن ، نامشخص باشد شما باید باز هم زمانی را برای تجدید نظر وبررسی دوباره محصول و طرح نتیجه عمل اختصاص دهید .
در برنامه زمانی شما زمان ضروری برای انجام دادن کارها وجود ندارد (زمان ضروری در برنامه منظور نمی شود ) برنامه پروژه ها ایده اصلی این است که موعد شخصی مدیریت شما بایدبه طور دقیق کسب شود ، مثل تکنیک هایی که در پروژه های بلند مدت می خواهید استفاده کنید.
▪ چک کردن و بررسی ویژه ها – آیا شما مطمئنا" با آن چیزی که تحویل داده خواهد شد موافق هستید.
▪ شکستن وتفکیک کارها به بخش ها وقسمت های کوچک، به طوریکه نیازهای زمانی هر یک را بتوانید برآورده کنید و بر پیشرفت آن نظارت کنید .
▪ برنامه تجدید نظر وبررسی پیشرفت شما ، بطوریکه شما به راحتی به مشکلات بتوانید جواب بدهید (از عهده مشکلات برآیید) مانند اغلب ایده های مدیریت،این یک مفهوم رایج و متداول است. اگر یک پروژه ساده برنامه ریزی وتنظیم زمان مدیریت نشان دهد که کار نمی تواند انجام بگیرد،پس آن انجام نخواهد شد اما با شناخت ، شروع کردن، شانس شما را افزایش خواهد داد که چیزهایی را بتوانید در مورد آن انجام دهید در یک قرار غیر ممکن انفعالات و تاثیرات، به تنهایی شما را موفق نمی کنند اما به وسیله دیگران می توانید. منظور تولید برنامه ای برای آزادی و رهایی بیشتر در آینده است. شما میتوانید از این نوع از مسائل به وسیله تمرین کردن برای تنظیم زمان و مدیریت اجتناب کنید شما همیشه درک روشنی از چگونگی صرف زمانتان و زمانی که ان را اختصاص نداده اید خواهید داشت.
اگر یک کار جدید به شما واگذار شود شما می توانید تخمین بزنید که آیا این عملی و شدنی است؟پروژه طراحی شده به شما می گوید که چه مقدار زمان نیاز دارید و تنظیم زمان مدیریت به شما می گوید که چه مقدار زمان در اختیار دارید.
چهار راه برای سرو کار داشتن با موعدهای غیر ممکن و امکان ناپذیر وجود دارد :
▪ گرفتن یک مهلت طولانی (مدت دار )
▪ درخواست منابع بیشتر
▪ گرفتن درخواست مجدد قابل تحویل برای چیزها و کارهای عملی
▪ بیان کردن موقعیت به روشنی به طوریکه رئیس شما قضاوت منصفانه ای داشته باشد . اگر این دیدگاه ساده، غیر واقع بینانه به نظر برسد، جانشین دیگری را بررسی کنید . اگر شما یک فرمی را دارید که غیر قابل حصول می باشد وشما آن را می پذیرید ،پس حاصل اطمینان شما از شکست است .البته پنجمین گزینه وجود دارد ، حرکت شرکت به وسیله برنامه واقع بینانه .
تاکتیک دفاعی دیگری که وجود دارد، پس ندادن اطلاعات پایه ای و اساسی از زمان پاسخگویی شما و زمان واقعی است. این کار به سرعت به صورت منبع باارزش اطلاعات ،صحت و درستی برنامه شما را گسترش خواهد داد. هیچ دلیلی وجود ندارد چرا که شما باید به تنهایی به موعدهای نا فرجام خارجی پاسخگو باشید .
گرفتن یک سطح بالاتر ، همان بررسی کما بیشی است که احتمال دارد برای تولید هر سطحی از توسعه آن به کار بسته شود به طوریکه زمان کار مجدد را هشدار و کاهش می دهد . بدین صورت به وسیله اختصاص دادن زمان برای بررسی با کیفییت،شما زمان را برای کارهای مجدد ذخیره خواهید کرد و این تمام قسمتهای یک پروژه برنامه ریزی شده حمایت شده و کنترل شده به وسیله زمان مدیریت شمااست. سرانجام برای هر فعالیتی باید برآورد کنید مقدار زمانی که ارزش دارد صرف شود ، همان زمان را اختصاص دهید این ارزشیابی انتقاد آمیز ممکن است پیشنهاد نگرشهای متفاوتی را به وجود آورد یا متدهایی را ارائه دهندکه زمان برای کارهای مهم مطابقت داشته باشد .
نظارت کردن برای کارکنان همچنین تنظیم برای مدیریت روی مردم دیگر تاثیر میگذارد ،مخصوصا"بر روی کارکنان شما. طراحی پروژه ها تنها به معنی اختصاص دادن زمان شما نیست ولی کارهای شما را توزیع می کند ، وباید در همان برنامه ریزی، نظارت و بررسی روشی که برنامه شما وجود دارد انجام شود. هدف های طولانی مدت هدفهای طولانی مدت زیادی که مدیران خوب باید کسب کنند وجود دارند ، مخصوصا" با تلقی کردن توسعه وگسترش و حمایت از گروههای کار .
هدف های طولانی مدت مشکلات مهمی دارند ولی چنان ضروری و فوق العاده نیستند آنها مهلت معینی ندارند ، آنها دور دست وبعید هستند برای این منظور ،. به طور واضح باید تعادل برقرار شود . بهترین تنظیم زمان مدیریت این است که بین تصمیم های عینی و هدف های نامشخص شخصی خودتان دربرنامه روزانه بتوانید تعادل و توازن را برقرار کنید.
صرفا" یک مدیر احتمال دارد یک ساعت در هفته را برای رسیدن به موضوعات پرسنل تعیین کند. البته اگر کارخانه دچار آتش سوزی شود یا جنگ جهانی سوم اعلام وشروع شود ، مدیر احتمال دارد یک هفته ی مخصوص اختصاص دهد . ولی با پایان یافتن این دوره ها،این زمان ها باید جبران شوند وهمیشه برای رسیدن به هدف به کار گرفته شوند .
مشابه این زمان باید برای توسعه و آموزش کارکنان اختصاص داده شود. زمان واقعی صرف مدیریت میشود . کم وبیش بودن هدف طولانی مدت مسئله جزئی است . اما بدون برنامه سنجیده و حساب شده ، به دست نخواهد آمد . به محض اینکه بخواهید تنظیم زمان مدیریت را به انجام برسانید ، آن استفاده با ارزشی از کنترل گسترده برای خودتان خواهد بود .
در روزهای تعطیلی وساکت و خلوت شما باید برای هدفهای بلند مدت خودتان طرحی بکشید و مسیری برای رسیدن به آن هدفها برنامه ریزی کنید . شما ممکن است هیچ هدف بلندمدتی نداشته باشید ، در این صورت زمان را برای کارهای فرعی و ضروری اختصاص بدهید و بر پیشرفت آنها نظارت کنید. اگر شما برنامه ای برای رفتن به جایی نداشته باشید ،بعید است که شما به آنجا بروید .

اسماعیل عمران زاده-محمدرضا نوروزی
منبع:
Personal Time Management for busy managers. By Ger

منبع : پایگاه اطلاعات صنعتی ایران