مدیریت زمان ، در خانه و محل کار

خانم های خانه دار، بانوان شاغل و نیز آقایان، در مشاغل و شرایط متفاوت با توجه به گرفتاریهای گوناگون نسبت به تقسیم فعالیت های خود در طول روز با سرگردانی و کاستی هایی مواجه می شوند، در حالیکه بخشی از زمانی را که در اختیار دارند، ناخواسته از دست می دهند.
کارشناسان و پژوهشگران راهکارهایی را پیشنهاد می کنند که در چارچوب دانشِ »مدیریت زمان« تبیین شده است.
نشریه معتبر ریدرز دایجست Reader’s Digest در یکی از آخرین شماره های خود، مقاله مفصلی درباره»مدیریت زمان« منتشر کرده که خلاصه ای از برگردان آن را ملاحظه می کنید.
عبارت های »وقت کافی ندارم« که بتوانم به ورزش، ملاقات با دوستان، قدم زدن و یا سفر بپردازم یا اینکه »خیلی گرفتارم و بندرت اتفاق می افتد تا بتوانم کارهای شخصی ام را انجام دهم«، عباراتی بسیار آشناست.
از سویی راهی برای افزودن به ساعات شبانه روز وجود ندارد. مهم این است که شما چگونه۲۴ ساعت شبانه روز را تقسیم بندی می کنید.
در بسیاری از موارد می توان به گونه ای برنامه ریزی کرد که علاوه بر رسیدگی به تمام برنامه ها، وقت اضافه نیز داشت. بسیار ساده است. کافی است نکات۲۳ گانه زیر را در منزل و یا محل کار در نظر داشته باشید.
▪ برای رفتن به محل کار یا انجام هرکار دیگری مانند خرید، کمی زودتر از منزل خارج شوید.
▪ مدت زمان دیدار با دوستان یا جلسات کاری را کوتاه تر کنید. برای مثال؛ جلسات۴۵ دقیقه ای را در۳۰ دقیقه انجام دهید.
▪ انجام امور روزمره منزل مقدار زیادی از پتانسیل شما را هدر می دهد. برای انجام امور سنگین از شخص دیگری کمک بگیرید و کارهای سبک را خود انجام دهید.
▪ برای تعطیلات آخرهفته برنامه ویژه ای را ترتیب دهید. این فرصت مناسبی برای حضور اعضای خانواده در کنار هم و جبران انرژی از دست رفته در طول هفته خواهد بود.
▪ کوتاهترین مسیر را برای رفت و آمد به منزل و محل کار انتخاب کنید. در صورت امکان این دومکان خیلی از هم دور نباشد، تا وقت کمتری تلف شود.
▪ همیشه مدیریت زمان به این معنا نیست که وقت فوق العاده ای را ایجاد کنید، باید چشم انداز برنامه هایتان را تغییر دهید: فعالیت مفید و مؤثر در زمان کوتاهتر.
▪ روز را با خلق و خوی خوب آغاز کنید تا پیشرفت در کارهای روزمره سریعتر شود.
▪ از آشفتگی ها پرهیز کنید، چون سبب از بین رفتن یا کاهش توانایی هایتان خواهد شد.
▪ هر صبح۱۰ دقیقه در سکوت بنشینید، نفس عمیقی بکشید و برای آن روز برنامه ریزی کنید.
▪ برنامه هایی را که قرار است انجام شود به ترتیب روی کاغذ منتقل کنید.
▪ فعالیت هایتان را طبقه بندی کنید. برای مثال در یک مسیر چندکار را با هم انجام دهید.
▪ فعالیت ها را در تقویمی منعکس کنید. این کار کمک خواهد کرد تا همه برنامه ها را در یک نگاه ببینید و مطلع شوید چه روزهایی را بیشتر از اوقات دیگر مشغول هستید و راهی است که برای انجام کارهای دیگر هم تصمیم بگیرید.
▪ برای کاستن از تشویش و کنترل بیشتر، هر غروب،۱۰ دقیقه، برنامه روز بعد خود را مطالعه کنید.
▪ برای انجام کارها در زمان کمتر، تمرکز و تسلط برآن کار بسیار کمک کننده است.
▪ به هر در خواستی نباید پاسخ مثبت داد. باید یاد بگیرید
▪ درخواست های بی دلیل را نپذیرید و از قبول آن امتناع ورزید.
▪ تنها۲۰ درصد از امور هستند که باید بطور کامل اجرا شوند.۸۰ درصد بقیه را می شود درحد مطلوب انجام داد.
▪ اگر مایل نیستید خودتان کارها را انجام دهید، بهتر آن است که به شخص دیگری که کار را سریع تر ازشما انجام می دهد محول کنید.
▪ امور پرکار را صبح و امور کم کار را بعد از ظهر انجام دهید.
▪ برخی از روزها عمل کردن طبق برنامه ممکن نیست. سعی کنید اموری را که در اولویت قرار دارند انجام دهید.
▪ در محل کار برای مقوله های مختلف سرفصل باز کرده و یادداشتی به هر کدام پیوست کنید تا بدانیدچه کاری باید انجام شود.
▪ در منزل نیز می توانید، صورتحساب ها، دعوت نامه ها، نامه ها و غیره را در فولدر مشخصی قرار دهید و فهرست کنید تا برای پیگیری دچار اتلاف وقت نشوید.
▪ اولویت بندی زمان برای انجام کارها نیز از مباحث مهم به شمار می رود.
▪ با تمرکز کردن روی۲ کار مهم تر از بقیه و انجام آن در روز، از نگرانی خود می کاهید و در مراحل بعدی و پرداختن به کارهای دیگر آسوده خاطر خواهید بود.
این عمل را در سرکار و منزل، انجام دهید.
▪ پاسخ به ایمیل ها بسیار وقت گیر است. بهتر آن است که انجام این کار را بجز در مواقع ضروری که نیاز به پیگیری و پاسخگویی دارند به آخر وقت موکول کنید.

مترجم: اقدس تفرشی

منبع : ماهنامه نفت پارس