بـررسی میـزان اثـربخشـی جلسـات اداری

در دنیای امروز بخشی از زندگی و ساعات گرانبهای عمر همه ما در جلسات سپری می‌شود. برگزاری جلسات جزء جدائی ناپذیر دنیای سازمانی ما است. برگزاری این گونه جلسات با هزینه‌های سنگین همراه هستند که مهمترین بخش این هزینه‌ها، وقت گرانبهای مدیران و اعضای شرکت کننده در جلسات است. اگر چه گاهی در نظام اداری ما برگزاری تعداد جلسات به عنوان یکی از شاخص‌های موفقیت در ارزیابی عملکرد تبیین شده است، ولی از نظر اصولی تا حد امکان از تشکیل جلسات باید خودداری گردد و سعی گردد مسائل از راه‌های کم هزینه‌تری حل و فصل شود. بر پایی یک جلسه هم می‌تواند به یاری مدیران بشتابد و راهگشا باشد و هم می‌تواند بهترین ساعات کاری آنها را هدر دهد. اصولاً جلسه به چه منظوری برگزارمی شود؟ پاسخ باید گویا و هدفمند باشد.اگر در فکر تشکیل جلسه‌ای هستید،اول از خودتان بپرسید :
۱) آیا مقصود روشن و مهمی برای تشکیل جلسه وجود دارد؟ (هیچ وقت به دلیل اینکه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌اید یا اگر موری برای بحث ندارید جلسه تشکیل ندهید).
۲) جلسه شما ممکن است برای کدامیک از منظورهای زیر تشکیل شود ؟
▪ اشتراک تجربه
▪ کسب اطلاعات از دیگران
▪ دادن اطلاعات به سایر افراد
▪ آموزش
▪ تحرک ذهنی برای نظریه‌های جدید
▪ حل مشکلات
▪ ارزیابی پیشنهادات
▪ تصمیم‌گیری
▪ طرح شکایات
▪ پند گرفتن
▪ به دیگران پند دادن
▪ بالا بردن روحیه گروه
▪ تعیین هدف / تاریخ اتمام کار
▪ مشورت برای نحوه استفاده از سود حاصله
▪ سایر موارد (ذکر کنید)
۳) آیا می‌دانم کدامیک از منظورهای فوق از همه مهمتر است؟
در موارد ذیل جلسه تشکیل ندهید :
▪ اگر نمی‌دانید از نظرات دیگران چه می‌خواهید
▪ مطلب به خصوصی برای گفتگو ندارید
▪ به نظرات دیگران احتیاجی ندارید
▪ ازجلسه به عنوان جایگزین کار استفاده شود
▪ اگر کاری که می‌خواهید انجام دهید تصمیم خود را گرفته‌اید
▪ اگر دخالت دیگران برنامه شما را پیچیده‌تر کند
▪ برای تصدیق کورکورانه نباشد
درهریک ازمواردفوق بهترین راه حل برای شما همان لغو جلسه است، زیرا انجام ندادن بسیاری از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید خود نوعی بهره وری است.
در موارد ذیل برگزاری جلسات توصیه می‌شود :
▪ می‌خواهید اطلاعاتی را در اختیار عده زیادی قرار دهید،
▪ به آرای دیگران در مورد ایده خود نیازمندید،
▪ به موافقت یکپارچه اعضاء احتیاج دارید،
▪ اگر در رابطه با ایده‌ای می‌خواهید به اعضاء انگیزه و نیرو بدهید.
برگزاری جلسات در نظام اداری اجتناب‌ناپذیر است اما چه کنیم که کمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشکیل شده نیز در زمان کم و اثربخش باشد .
● اداره جلسه :
از برگزاری جلسات در سازمانها زیاد انتقاد می‌شود.جلسات متعددی تشکیل می‌شود که باعث اتلاف وقت با ارزش می‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شرکت کننده در آنها ،گران تمام می‌شود. جلسه فرصت زیادی برای افراد ورّاج ایجاد می‌کند. جلسه باعث کند شدن سرعت تصمیم‌گیری و کم شدن شهامت افراد برای توکل و تهور می‌شود. در آنها روی چیزهای پیش پا افتاده بحث می‌شود و موارد حقیقی نادیده گرفته می‌شود و غیره.
در عین حال بسیاری از کارهای سازمان نمی‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفکری و کسب اطلاعات از یکدیگر می‌کنند. جلسه می‌تواند اطمینان دهد افرادی که نقطه نظرات مخالفی دارند از طرح آنها در جمع احساس رضایت می‌کنند. آنها می‌توانند منتج به ساخته شدن گروهها و هماهنگ شدن بهتر فعالیتها شوند. آنها می‌توانند نظرات و راه‌حل‌های بهتری نسبت به راه‌حل‌های افراد وقتی به طور جداگانه کار می‌کنند ارائه دهند و غیره.
دلایل زیادی برای بی‌فایده شدن جلسات وجود دارد. برای مثال ممکن است تشکیل جلسه لازم نباشد یا در وقت مناسبی تشکیل نشود یا کنترل ضعیفی داشته باشد. اما واقعیت اصلی این است که جلسات اجتناب‌ناپذیرند. پس چگونه می‌توانیم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فواید را درو کنیم. پاسخ این است که باید جلسات را خوب ترتیب دهیم، اعم از اینکه رئیس جلسه یا فقط شرکت کننده آن هستیم. باید به چهار جنبه اصلی جلسات توجه کنیم :
۱) ارزیابی جلسه
۲) تشکیل جلسه
۳) ریاست بر جلسه
۴) شرکت در جلسه
به همین منظور آسیب‌شناسی از چگونگی برگزاری جلسات، مدیریت جلسات و اقدامات بعد از برگزاری جلسات لازم و ضروری است و باید به دنبال یافتن پاسخ سئوالات ذیل باشیم ؟
▪ آیا جلساتی که برگزار می‌شوند ضرورت دارند ؟
▪ آیا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشکیل می‌شوند ؟
▪ آیا زمان شروع و پایان جلسات در دعوت نامه‌ها قید می‌شوند ؟
▪ آیا زمان برگزاری جلسات مناسب است ؟
▪ آیا زمان مشخص بر هر یک از دستورات کار جلسات مشخص می‌شود ؟
▪ آیا مستندات لازم و انتظارات به مدعوین اطلاع‌رسانی می‌شود ؟
▪ آیا دستور کار جلسات بر اساس اهمیت تنظیم می‌شوند ؟
▪ مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟
▪ فاصله زمانی بین ارسال و دریافت صورت‌جلسات توسط مدعوین چقدر است ؟
▪ آیا جلسات در زمان مشخص شده برگزار می‌شوند ؟
▪ آیا جلسات در زمان مقرر به اتمام می‌رسند ؟
▪ آیا همه دستور کارها بررسی می‌شوند ؟
▪ میزان تأخیر در شروع جلسات چقدر است ؟
▪ چند درصد شرکت کنندگان خودشان شخصاً شرکت نکرده‌اند ؟
▪ آیا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پیش می‌روند ؟
▪ میزان مشارکت اعضاء چقدر است ؟
▪ چقدر وقت جلسه رارئیس جلسه می‌گیرد ؟
▪ چقدر وقت جلسه رادبیر جلسه می‌گیرد ؟
▪ فاصله زمانی برای ارسال صورت جلسات چقدر است ؟
▪ میزان رضایت اعضاء جلسه چقدر است ؟
▪ چرا تعدادی از اعضاء به صورت فعالانه در دستور کار جلسات مشارکت نمی‌کنند ؟

نوشته شده توسط بهرام جلیل‌خانی