تفویض اختیار، موانع و محاسن

اداره سازمان‌های بزرگ و مدرن امروزی با تنوع فعالیت‌ها و مسائل و مشکلات گوناگونی که با آن مواجه می‌باشند، بدون تفویض قسمتی از اختیارات مدیریت به مدیران سطوح پایین‌تر و همچنین ایجاد عدم تمرکز در انجام فعالیت‌ها، امری غیرممکن به نظر می‌رسد. در چنین شرایطی مدیران سطوح فوقانی برای اینکه فرصت کافی برای انجام وظایف اساسی مدیریت داشته باشند ناگزیرند قسمتی از اختیارات خود را به مدیران زیرنظر خود تفویض کنند و در جهت عدم تمرکز امور مختلف سازمان گام بردارند.
هر سازمان یا اداره‌ای با توجه به امکانات و منابع مالی برای اینکه به یک موجود زنده و پویا تبدیل شود باید در سطوح مختلف مدیریت آن دست به تفویض اختیار بزند که برای تحقق این امر مدیران می‌بایستی از حق دستور دادن استفاده نمایند تا کارکنان، وظایف محول شده را انجام دهند.
در سازمان‌های دولتی اختیار از قانون اساسی، قوانین مصوب مجلس، اساسنامه‌ها، مصوبات هیئت وزیران و امثال اینها منشا می‌گیرد. در شرکت‌های سهامی صاحبان اختیار، سهامداران هستند که اختیار خود را به هیئت مدیره منتخب واگذار می‌کنند. بنابراین می‌توان گفت که در سازمان‌های رسمی، اختیار از قانون ناشی می‌شود یعنی رئیس دستور می‌دهد زیرا قانون این حق را به او داده است. نکته مهم این است که در مورد تفویض اختیار، یک محدودیت مهم وجود دارد. مدیران ممکن است در برابر واگذاری وظایف، اختیار انجام آن را اعطا کنند اما خود مسئولیت قابل تفویض نیست. یعنی چنانچه مدیری قسمتی از اختیارات خود را به معاونش واگذار کند معاون در برابر مدیرش مسئول خواهد بود. در این صورت مدیر نمی‌تواند به اعتبار اختیارات تفویض شده در برابر مقام مسئول مافوق خودش از زیر بار مسئولیت شانه خالی کند.
هر سازمان برای رسیدن به اهداف مورد نظرش بایداز اختیاراتی که قانون به آن اعطا نموده است استفاده نماید یعنی چون اختیار به اعتبار مقام است و قانون حدود آن‌را مشخص می‌کند لذا هرکس به اندازه‌ای می‌تواند اعمال قدرت کند که اختیارات قانونی او اجازه می‌دهد. در عمل اختیار و قدرت به ندرت با هم برابری می‌کنند. برای اینکه دستوری مورد قبول زیردستان یک مجموعه سازمانی قرار گیرد باید شرایط ذیل در آن جمع باشد:
۱) بین رئیس ومرئوس باید مجاری ارتباطی روشنی وجود داشته باشد تا اگر ابهامی وجود داشته باشد، مرتفع شود .به عبارت دیگر دستور برای مجری باید قابل درک باشد.
۲) دستور رئیس باید از نظر مرئوس معتبر باشد و به‌عنوان وسیله‌ای در جهت رسیدن به هدف‌های سازمان تلقی شود.
۳) چنان‌چه دستوری بر خلاف قاعده، مغایر با اخلاقیات و منافی با مسائل عاطفی صادر شود، مرئوس از اجرای آن طفره خواهد رفت. مرخصی‌های بدون حقوق، تمارض، استعفا، ترک خدمت و امثال اینها در پاره‌ای موارد برای شانه خالی کردن از اجرای این قبیل دستورهاست.
۴) مجری دستور بایداز حیث قوای جسمی و فکری، توان اجرای دستور را داشته باشد.
در این صورت برای اینکه کارکنان، پذیرش یا عدم پذیرش دستور در اجرای دستور، خللی وارد نکند و به عبارت بهتر دستور به مرحله اجرایی شدن برسد باید مراحل زیر انجام پذیرد:
الف) دستورهایی که در سازمان‌ها صادر می‌شوند معمولا با شرایط فوق تطبیق ‌کنند ب) رد یا قبول بعضی از دستورها برای زیردستان بی‌تفاوت است. ج) اراده جمعی کارمندان دستگاه ضامن جلوگیری از تمرد انفرادی کارکنان می‌شود یعنی هرگونه تخلف انفرادی مواجه با مخالفت گروهی می‌شود و یک نوع انضباط غیررسمی که ناشی از حفظ منافع کارکنان است در سازمان برقرار می‌شود.
به منظور تحقق اهداف سازمان، اختیارات مدیران سطح بالای سازمان باید به رده‌های پایین سازمانی به نحو ثمربخش با اصول زیر تفویض شود:
۱) تصریح وظایف
۲) تناسب اختیار و مسئولیت
۳) وحدت فرماندهی ۴
۴) به کارگیری ارتباطات صحیح
۵) رعایت اصل استثنا
در مرحله تفویض اختیار، چهار مرحله باید طی شود که می‌توان این مراحل را به صورت زیر دسته‌بندی نمود:
۱)‌تعیین نتایج مورد انتظار
۲) واگذاری وظایف به زیردستان
۳) تفویض اختیار لازم
۴) تثبیت مسئولیت
مزایا و محاسنی که می‌توانددر تفویض اختیار برشمرد به صورت زیر است:
۱)‌تسریع در تصمیم‌گیری
۲) تخصیص زمان بیشتر برای برنامه‌های استراتژیک و خط مشی‌ها
۳) تفویض اختیار به‌عنوان عامل انگیزش
۴) تفویض اختیار زمینه مساعدی برای آموزش و تقویت توانایی‌های مدیریت به وجود می‌آورد.
اگرچه تفویض اختیار مزایای متعددی دارد و برای انجام عملیات سازمانی ضروری است با این حال بعضی از مدیران تمایلی به تفویض اختیار نشان نمی‌دهند و بسیاری از کارکنان نیز از قبول اختیار و مسئولیت امتناع می‌کنند. عدم تمایل به تفویض اختیار و بی‌علاقگی نسبت به قبول آن به معتقدات و طرز تلقی کارکنان وابسته است که ماهیتا به شخصیت و رفتار آنان ارتباط دارد.
پاره‌ای از دلایل که موجب می‌شوند مدیران از تفویض اختیار خودداری کنند به صورت زیر است:
۱) مدیران ممکن است اعتقاد داشته باشند که خودشان در انجام وظایف زیردستان تواناترند:
توضیح ابعاد مختلف مسئولیت به زیردستان احتمالا نیازمند صرف وقت زیادی خواهد بود و ممکن است مدیران برای تشریح، سرپرستی و تصحیح اشتباهات شکیبایی لازم را نداشته باشند.
۲) نداشتن اعتماد و اطمینان به زیردستان:
از آنجایی که مدیر در نهایت، مسئول نتایج عملیات زیردستان است لذا ممکن است ترجیح دهد که خودش اختیارات به عهده گیرد.
۳) ناتوانی مدیران در راهنمایی مرئوسان:
مدیران ممکن است نتوانند افکار و اندیشه‌های خود را به گونه‌ای سازمان یافته بیان کنند، همچنین ممکن است برای توضیح و تشریح سیستماتیک فعالیت‌ها به زیردستان توانایی لازم و کافی را نداشته باشند.
۴) احساس عدم امنیت به مدیران:
بعضی از مدیران خصوصا وقتی که زیردستانشان توانایی و ظرفیت بیشتری از خودشان در انجام امور و حل مسائل داشته باشند در تفویض اختیار احساس عدم امنیت می‌کنند. در چنین موقعیتی مدیر بیم آن دارد که در مقام رقابت با زیردستان قدرت خودش را از دست بدهد.
۵) فقدان کنترل:‌
اگر مدیر مطمئن باشد که نظام کنترل برای بررسی و تفحص نتایج اختیار کافی نیست از دادن اختیار به زیردستانش خودداری می‌کند.
با اینکه تفویض اختیار می‌تواند یک عامل انگیزشی قوی برای بعضی از زیردستان باشدبرخی از کارکنان به دلایل ذیل از قبول آن طفره می‌روند:
۱) بسیاری از کارکنان به سبب ترس از اینکه ممکن است به واسطه اتخاذ تصمیمات غلط و نامعقول موردانتقاد و سرزنش قرار گیرند یا اخراج شوند از قبول اختیار خودداری می‌کنند. این امر خصوصا در موقعیت‌هایی که کارمند قبلا نیز مرتکب اشتباهاتی شده است بیشتر به چشم می‌خورد.
۲) وقتی که انگیزش کافی برای قبول مسئولیت سنگین‌تر که مستلزم تقبل کار و فشار بیشتر است وجود نداشته باشد در زیردستان تمایلی برای قبول اختیار وجود نخواهد داشت بدین معنی که در صورت نبودن پاداش کافی به صورت حقوق و مزایای مناسب یا فرصت‌های ترفیع، کارمند از پذیرش اختیار بیشتر امتناع می‌کند.
۳) کارمند ممکن است به توانایی خودش در انجام وظیفه اعتماد نداشته باشد و برای اینکه ناتوانی خود را پنهان کند از قبول اختیار خودداری ورزد.
چون تفویض اختیار مزایای متعددی برای سازمان در بر دارد لذا مدیران باید موانعی را که در این راه وجود دارد از میان بردارند. مدیر بایددارای خصوصیاتی باشد از قبیل تمایل به رعایت نظرهای دیگران، اعتماد به زیردستان،‌دادن آزادی عمل برای تصمیم‌گیری (و احیانا درس گرفتن از اشتباهات.) داشتن ویژگی‌های مزبور اگرچه برای تفویض اختیار لازم است ولی کافی نیست. برای اینکه موانع تفویض اختیار تا حدودی برطرف شود باید اقدامات زیر را معمول داشت:
۱) تفویض اختیار باید کامل و به وضوح مفهوم باشد:
‌زیردستان باید آنچه را که باید انجام شود دقیقا بدانند. بهتر است که تفویض اختیار، کتبی و همراه با دستورالعمل‌های لازم باشد به نحوی که کارمندان برای تصمیم‌گیری یا پی بردن به عقاید مدیر، کمتر به او مراجعه کنند.
۲) برای تفویض اختیار
کارکنان باید به‌طور مناسب انتخاب شوند و آموزش‌های لازم را ببینند. مدیریت باید قبل از تفویض اختیار، از توانایی‌ها و محدودیت‌های کارکنان مطلع باشد. علاوه بر این مدیریت باید نسبت به آموزش کارکنان به منظور بهبود عملکرد آنان اقدام کند. این ارتباط نزدیک موجب می‌شود که مرئوسان نسبت به خودشان اعتماد بیشتری پیدا کنند.
۳) انگیزش زیردستان:
مدیریت بایداز نیازها و هدفهای مرئوسان آگاه باشد. افزایش مسئولیت کارکنان به خودی خود، ممکن است موجب انگیزش نشود لذا به همراه آن باید مشوق‌های کافی مانند ترفیع، شرایط کاری بهتر، یا پاداش‌های مالی به وجود آورد.
۴) اغماض در مورد اشتباهات زیردستان:
مرئوسان مانند مدیران مجرب نیستند و نمی‌توانند هدفهای سازمان را به خوبی درک کنند، لذا در جریان کار مرتکب اشتباهاتی می‌شوند. مدیران نباید به سبب اشتباهات، تنبیهات و جرایم سخت و جدی اعمال دارند (مگر آنکه اشتباهات به‌طور مکرر اتفاق افتد) بلکه باید نسبت به تشویق زیردستان برای پند گرفتن از اشتباهات همت گمارند. زیردستان باید مجاز باشند که راه‌حل‌های خود را به کار برند و آزادی کافی برای استفاده از اختیارات تفویض شده داشته باشند.
۵) استقرار کنترل کافی:
اگر کنترل‌های کافی در سیستم وجود داشته باشد (مانند گزارش‌های هفتگی) مدیران مجبور نخواهند بود که به‌طور مداوم وقت خود را در نظارت برعملکرد کارکنان و درجه پیشرفت آنان در کار مصروف دارند، این امر موجب می‌شود که مدیران برای مسائل مهم‌تر وقت بیشتری تخصیص دهند و کارکنان نیز از حداکثر توانایی‌های خود در حل و فصل مسائل بهره گیرند.

امیرعباس میرزاخانی

منبع : روزنامه رسالت