یک راهنما در پیش بینی و جلوگیری شکست پروژه بهداشتی بوسیله مدیران بهداشت

مطلب زیر موضوع بسیار مهمی برای مدیران بهداشت را توضیح میدهد. این مقاله در مجله رهبران بهداشت (Health Leaders Journal) بچاپ رسیده و مولف آن دیوید مکس فیلد میباشد. آنچه که در اینجا آمده ترجمه ای از این مقاله میباشد.
یکی از بزرگترین چالش هائی که مدیریت خدمات بهداشت باید مد نظر گیرند رهبری بدون خدشه و سود آور دپارتمان در حالیکه با تهدیدات و صدمات مبارزه میکنند می باشد.
بیمارستان ها و مراکزبهداشتی زیر فشار تغییرات در تکنولوژی بهداشتی دست در دست با تغییرات در قانون های بهداشتی و محیط و بازار رقابتی مجبور به اختراع راههای جدید برای مدیریت می شوند.
بسیاری از بیمارستان ها آینده خود را به ایجاد و موفقیت برنامه های عظیم تکنولوژی٬ ایجاد مراکز جراحی و غیره بستگی میدهند. با این همه٬ وجود مشکلات به صورت یک قانون می باشد و نه یک استثنا.
بهترین تخمین پیروزی و موفقیت یک برنامه و پروژه جدید دربیمارستان یا مرکز بهداشتی چهار از ده مورد میباشد. شکست های شش از ده مورد شامل تکنولوژی برتر می باشد که درصد شکست آن نود درصد می باشد.
تحقیقات ما در ویتال اسمارت نشان میدهد که بیشترمسائلی که باعث شکست پروژه های جدید می شود از قبل و به طور واضح شناخته شده و می توانست در اسرع وقت حل شده باشد. در تحقیقی به نام شکست های ساکت ما پنج چالش مهم را که یک مدیر خدمات بهداشت با آنها روبرو میشود و راه حلی برای آنها پیدا نمی کند شناسائی کرده ایم.
الف ) تصمیم گیری بدون حقیقت
تصمیم گیری بدون حقیقت در زمانی اتفاق می افتد که بودجه و یا برنامه ها بدون درنظر گرفتن حقیقت های اجتماعی و مالی در نظر گرفته میشود. جمله زیر این موضوع را توضیح میدهد:
برای تصمیم گیری ما یک پروسه بسیار دقیق داریم. ولی اگر ظرفی را از آشغال پر کنیم باید آن را از آشغال خالی کنیم. منظور من این است که من مسئول بودم که پروژه آی سی یو (ICU ) را به راه بیاندازم ولی در حالیکه بودجه برنامه بندی وقت و دیگر جزئیات بوسیله مرکز تصمیم گیری شده بود. هیچکس در مرکز جواب سئوالات را نمیدانست و هیچ نوع جلسه ای بر قرار نشد. تا آنجا که می توانستم من از قدرت خود استفاده کرده و برنامه را به پایان رساندم ولی چون چالش های زیادی بروز داده شد من مورد تنبیه مرکز قرار گرفتم.
۸۵ در صد مدیران تجربه تصمیم گیری بدون حقیقت را دارند ولی فقط ۱۰ درصد آنها با مسئله به طور جدی روبرو می شوند. بالنتیجه پروژه در ۸۵٪ اوقات با شکست روبرو می شود.
ب ) بانی های فراری
چالش بانی های فراری زمانی اتفاق می افتد که بانی و ضامن های پروژه زیر فشار سیاسی اجتماعی و کمی وقت قدرت رهبری خود را از دست میدهند. جمله زیر موضوع را توضیح می دهد:
پیشرفت پروژه ما بسیار آسان و راحت بود تا زمانی که مسائل سیاسی اتحادیه پزشکان چالش هائی بروز داد. مدیران برتر ما را رها کرده و به همایشهائی در شهرهای دور دست رفته و پروژه را به حال خود رها کردند.
٪۶۵ مدیران تجربه چالش بانی فراری را دارند. ۱۰ درصد ازاین مدیران احتیاج به حمایت رهبری دارند درحالیکه ۷۵٪ از این گروه از مرز بودجه قراری می گذرند.
پ ) اجتناب در مدیریت
زمانی که مدیران از استفاده روش مدیریت خودداری می کنند چالش اجتناب در مدیریت اتفاق می افتد.
جمله زیر این موضوع را توضیح می دهد:
ما یک گروه بسیار قوی پزشکان اطفال داریم. اگر آنها چیز مخصوصی را راجع به پروژه ای را دوست ندارند کاملا از صبحت کردن با مدیران پرهیز میکنند.تلفن ها و ایمیل های مدیران به این گروه بدون جواب مانده
و آنها مستقیما به سراغ رئیس کل بیمارستان می روند، جائی که هر چه می خواهند می توانند به دست بیاورند.
ت ) پروژه جوجه ترسو
در تحقیقات ما مشخص شد که برخی از مدیران پروژه بازی بچه گانه ای به نام بازی جوجه ترسو میکنند.
وقتی تیم این مدیران در پروژه عقب می افتد؛ آنها ساکت مانده و منتظر دیگر مدیران که در پروژه خودعقب افتاده می مانند تا آنها گزارش خود را داده و مورد خشم روسا قرار گیرند. در نتیجه آنها که ساکت مانده اند مورد غضب قرار نمی گیرند. قضیه زیر پروژه جوجه ترسو را توضیح میدهد:
ما روی یک پروژه خیلی مهم کار می کردیم. برنامه وقتی این پروژه بسیار دقیق بوده و مسئولان زیادی روی آن کار میکردند. گزارش های پیشرفت در کار بسیار خوب بوده و همه چیز بر طبق برنامه پیش می رفت. ولی متاسفانه پروژه از هم پاشید و تنها در آن موقع متوجه شدیم که مدیران پروژه گزارش های تقلبی داده و فکر میکردند که آنچه ما می خواهیم باید در گزارشات باشد. این مدیران فکر می کردند که همه چیز بوسیله جادو حل خواهد شد.
۵۵ درصد از مدیران تجربه جوجه ترسو را دارند. در این مورد ۷۵٪ پروژه ها دیر به اجرا رسیده و ۷۴٪ به هدف های خود نرسیدند.
س ) تیم های شکست خورده ها
این چالش به اعضا تیمی که یا به جلسات نمی روند و یا کار را به انجام نمی رسانند چون یا مهارت کار ندارند و یا چندین هدف مختلف در یک زمان دارند مربوط می باشد. جمله زیر این مسئله را توضیح می دهد:
چهار ازپنج مدیر تجربه تیم شکست خورده را دارند. ولی فقط ۱۴٪ آنها موضوع را با اعضای تیم بحث میکنند.بالنتیجه ۷۳٪ از پروژه ها دیر انجام شده و بیش از بودجه خرج میکنند و ۷۷٪ به هدف پروژه نمی رسند.
● برای حل این چالش ها چه باید کرد:
برای حل این مشکلات و نجات پروژه های فعلی و آینده مدیران باید قدم های زیر را دنبال کنند:
۱) به مدیران پروژه باید اجازه داد که با خیال راحت و بدون ترس مسائل را مطرح کنند: در بسیاری از اوقات
مدیران فکر نمیکردند که می توانند با روسائی خود و تصمیم گیران مسائل را مطرح کنند.
۲) طرحی اقتصادی برای تغییر را ه بیاندازید. اگر چه شکست پروژه ها خیلی گران تمام میشود٬ هیچگونه گزارشی راجع به آن ها داده نمی شود. همانطور که موفقیت ها را گزارش می کنید شکست ها را هم گزارش کنید. تنها به این طریق می توان راه های حل را یاد گرفته و شکست را تکرار نکنیم.
۳) فرهنگی باز و شفاف ایجاد کنید. کارمندان و مدیران باید بتوانند با خیال راحت و خالی از دغدغه بتوانند نظرات خود را بیان کنند.
۴) سرمایه گذاری در آموزش: برای مدیران و کارمندان آموزش بحث با اطمینان در مقابله با سیاستمداران و وکلا بسیار مهم میباشد.
۵) مدیران برتر باید مسئول شمرده شوند: با جمع آوری اطلاعات و مسئولان را در جریان کار گذاشتن٬ مدیر برتر برای شکست یا پیشرفت پروژه مسئول خواهند بود.
بر طبق تحقیق شکست های ساکت مدیرانی که یک یاچند از چالش ها را بوسیله استفاده از پنج نکته بالا حل کرده اند۵۰٪ تا ۷۰٪ شانس بهتری برای موفقیت پروژه دارند. زمانی که مدیران و کارمندان در مورد مسائل با یکدیگر مباحثه ساده و شفاف داشته باشند٬ چالش ها بجای قانون به صورت استثنا در می آیند.

محمد اشرف زاده
منبع:
مکس فیلد٬ د. یک راهنما در پیش بینی و جلوگیری شکست پروژه بهداشتی بوسیله مدیران بهداشت
مجله رهبران بهداشت.
http://www.healthleadersmedia.com/viewfeature/۲۰۰۹۲۴.html