عوامل مؤثر در اتخاذ تصمیم جهت تحقق پروژه ها

ارائه طرح و پیشنهاد جهت انجام پروژه ها در هر شرکت و سازمانی معمولاً فراوان است ، به گونه ای که احساس می شود در این زمینه کمبودی وجود ندارد. اما بررسی های کارشناسانه در این مورد گواه این واقعیت است که آنچه باعث رکود خلاقیت و پویائی در سازمانها می گردد ناتوانی در اجرای پروژه ها وعملی نشدن تصمیم ها و پیشنهادهاست. فقدان راه کارهای عملی برای اجراء پروژه ها سبب می گردد بسیاری از پروژه ها، برنامه ها و تصمیم گیریها در سطح تئوری باقی بمانند و مجال تحقق نیابند. حال بنابر اهمیت و نقش راه کارهای عملی در اجراء برنامه ها و در راستای بر طرف نمودن موانع اجراء پروژه ها و طرحها و نیز برای به حداقل رساندن نارسائیها دراین زمینه به چند رهنمود ساده و قابل اجرا اشاره می کنیم.
۱) اصل تمرکز قوا: تمرکز قوا بر روی یک موضوع خاص شرط لازم برای اجرای هر پروژه ای قلمداد می شود. انشعاب نیروها و شاخه شاخه شدن فعالیتها در قلمرو مدیریت ، نیروی خلاق شمار زیادی از کارکنان را هدر داده یااز بازده کار آنان می کاهد و اولویتهای کاری رابه فراموشی می سپارد. شعار مدیران و سازمانهایی که در زمینه اجرای موفقیت آمیز انواع پروژه ها تبحر یافته اند اینست که نیروی خود را بر روی موارد محدود و با رعایت اولویت متمرکز کنید، هیچ چیز همانند تمرکز بر روی یک موضوع ویژه ، ما رادر اجرا و عملی ساختن پروژه ها وتصمیم ها به موفقیت نمی رساند.
۲) ثبت در دفترچه یادداشت : مدیران و رئیسان شرکتها و سازمانها گر چه کارکنان خود را هدایت می کنند اما خود نیز به گونه ای هدایت می شوند. در واقع ابزار هدایت کننده آنان مطالبی است که در دفترچه یادداشتشان نوشته شده است . مطالبی که در دفترچه یادداشت مدیران ثبت شده است تقریبا به طور کامل اجرا می شود، اما کارهائی که یادداشت نشده است شانس اندکی برای اجرا شدن دارد. اجرای تام و تمام تصمیم های مدیریت که در دفترچه یادداشت ثبت شده است کارایی مدیران را افزایش می دهد. شاید بتوان گفت ثبت در دفترچه یادداشت تنها راهی است که مدیران را در اجرای موفقیت آمیز پروژه ها وتصمیم ها یاری می دهد. باید توجه داشت با وجود اتخاذ بهترین تصمیم ها چنانچه اجرای آنها در برنامه روزانه تنظیم نگردد، هیچ اتفاق مثبتی در سازمان روی نخواهد داد.
۳) کنترل امور به تعویق افتاده : کسانی که در زمینه اجرای تصمیم ها و ایده های خود مهارت دارند، معمولاً کارشان مبتنی بر نظم و ترتیب و دیسیپلین خاص است . آنان چیزی را فراموش نمی کنند، البته این بدان معنا نیست که حافظه شان همانند حافظه نابغه ها است ، بلکه دلیلش این است که ایده ، دیدگاهها و تصمیم های خود را یادداشت می کنند. به عنوان نمونه برای یادداشت امور ضروری همواره یک دفترچه یادداشت به همراه دارند و حتی در کنار تختخواب خود و هنگام استراحت نیز موضوع هائی که به ذهنشان خطور می کند یادداشت می کنند. آنها کارهایی را که باید انجام دهند یادداشت می کنند، به عبارت دیگر برای آنکه کاری را حتماً انجام دهند، آن را ثبت می کنند. اجرای موفقیت آمیز تصمیم ها و طرح ها در وهله نخست به سرسختی و پیگیری فرد بستگی دارد. همواره باید روند انجام کارهاواجرای تصمیم هاراکنترل کرد تا اموری که باید در زمان مورد نظر به انجام برسند، معوق نمانند.
۴) مرور رونداجرای تصمیم هادر ذهن : بسیاری از طرح ها و تصمیم ها تنها به این دلیل عملی نمی شوند که نمی توان به آنها جامه عمل پوشاند، زیرا تمام جوانب آنها مورد بررسی قرار نگرفته است . به بیان دیگر برای موفقیت در اجرای تصمیم ها بهتر است یک بار در ذهن از اول تا آخر مراحل مختلف کار را مرور کرد، به اعتقاد ما مهارت مرور دقیق و سیستماتیک و کامل یک فرآیند، یک موضوع و یک تصمیم در ذهن از مهمترین روشهای حل مشکلات محسوب می شود. در واقع در این مورد بهتر است به جای مهارت از واژه دیسیپلین استفاده کنیم . البته روی هم رفته مرور کامل یک مسأله در ذهن کار چندان دشواری نیست ، فقط اندکی زحمت دارد و بخشی از وقت و توان ما را می گیرد.
۵) آزمایش : حتی اگر مسأله ای را به بهترین و کاملترین شکل ممکن در ذهن خود مرور کرده باشیم ، باز هم نمی توانیم برخی از اشتباههای احتمالی را کشف کنیم ، زیرا این قبیل اشتباهها تنها در میدان عمل ظاهر خواهند شد. برای آنکه از بروز این قبیل خطاها به هنگام اجرای پروژه ها و عملی ساختن تصمیم ها جلوگیری کنیم ، بهتر است پیش از اجرای هر طرحی ابتدا با انجام آزمایشهای مناسب از هر نظر مطمئن شویم . گفتنی است حتی بهترین طرحها، تصمیم ها و پروژه ها که با حداکثر دقت طراحی شده اند به هنگام اجرا با مشکلاتی همراه می شوند که به هیچ رو از طریق مرور ذهنی نمی توان آنها را کشف کرد. این گونه مشکلات تنها در عرصه عمل ظاهر می شوند. مدیران با تجربه هیچ گاه کار یا طرح جدیدی را بدون انجام آزمایش های لازم آغاز نمی کنند.
از این رو آنها پیش از پرداختن به امور تازه معمولاً از زیردستان خود می خواهند که در صورت امکان دو یا حتی سه آزمایش جامع در ارتباط با طرح جدید انجام دهند تا مشکلات و خطاهای احتمالی آشکار شوند. این شیوه یکی از راهکارهائی است که از طریق آن می توان مشکلاتی را که تنها در میدان عمل ظاهر می شوند، تشخیص داد. پس از آنکه آزمایشهای لازم انجام شد و خطاها و نقاط ضعف شناخته شده برطرف شدند، آنگاه مدیران با تجربه می توانند کار را شروع کنند، آنها در چنین مرحله ای بی هیچ مصالحه ای با تمام توان به پیش می روند. بدین ترتیب مدیران با تجربه علاوه بر اجرای موفقیت آمیز طرح ها، اعتماد کارکنان سازمان را جلب کرده و بر اعتبار خود می افزایند. چنین مدیرانی پیش از آنکه سازمان تحت امر خود را وارد قلمروی ناشناخته کنند، تمام جوانب کار را با دقت سنجیده اند و هیچ گاه اجازه نمی دهند پیشنهادهای نامناسب به اجرا در آیند.

منبع : مرکزاطلاعات‌فنی‌ایران