خودتان را مدیریت کنید نه زمان را

با نزدیک شدن تعطیلات آخر هر هفته، بسیاری از مردم از جمله شما، ممکن است خود را در حال عجله برای انجام حجم بالایی از کارها در مدت زمانی کمی دیده باشید. در عین حالی که احساس می‌کنید هیچ کاری هم انجام نداده‌اید.
این احساس اغلب وجود دارد و اختصاصی به فصل‌های تعطیلات ندارد. ما در جهانی زندگی می‌کنیم که به نظر می‌رسد هرگز در یک روز مدت زمانی کافی وجود ندارد. حتی با نوشتن و کمک گرفتن از لیست ‌کارهایی که در روز باید انجام دهیم، بازهم سازماندهی و البته پیش‌بینی مشکلات و وقفه‌های ناگزیر، بسیارمشکل است. اینکه روز تمام شود وحتی یک مورد از کارهایی که برای انجام در طی روز خود نوشته بودید، خط نخورد، این ناامیدکننده است.
تصور کنید که در اختیار زمان هستید! پایان یک روز پرتلاش را در نظر بگیرید،‌ در حالی که برای انجام آنچه که به آن علاقه دارید، وقت کافی دارید. پس از گذشت تمام روزها بدین شکل، در پایان زندگی، آیا با نگاه به دوران زندگی خود، خواهید گفت: ای کاش وقت بیشتری را در اداره و یا دفتر کارم سپری کرده بودم؟ اگر بناست تاسف بخورید و چنین جملاتی بگویید، بهتر است بگویید ای کاش وقت بیشتری را صرف چیزهایی که بیشتر به آنها علاقه داشتم می‌کردم. دراین نوشتار، راهبردهایی جهت بازکردن وقت مطرح شده است:
۱) زمان خود را تقسیم کنید.اگر شما ندانید که وقتتان صرف چه مسائل و اموری می‌شود، نمی‌توانید اختیار آن را به دست بگیرید. به مدت یک هفته، هر آنچه که در محل کار انجام می‌دهید را ثبت کنید. حتی زمان شروع و پایان آنها را ثبت کنید. این مسئله شامل تمامی اقدامات شما می‌شود. حتی وقتی که به عنوان استراحت، به نوشیدن چای یا قهوه می‌پردازید.۲) اوقات خود را تجزیه و تحلیل کنید. مشخص کنید که بیشتر وقت خود را صرف چه کاری می‌کنید. می‌توانید این کار را با استفاده از اعداد انجام دهید. به عنوان مثال بیشترین جایی که وقت شما را به خود مشغول می‌کند، شماره(۱) را به خود اختصاص می‌دهد. اولویت‌ بعدی شماره (۲) و الی آخر.
ممکن است از وقت زیادی که در برخورد با مسائل و مشکلات بی‌ارتباط با حوزه کاریتان تلف می‌کنید، شگفت‌زده شوید.
۳) اولویت‌های خود را مشخص کنید. با استفاده از کارهایی که در آن یک هفته (که مشغول ثبت همه کارهای خود بودید.) ثبت کرده‌اید، لیستی از مهمترین فعالیت‌های خود تهیه کنید و آنها را در دسته‌های ذیل تقسیم‌بندی‌ کنید:
▪ امروز، فردا، هفته آینده و آینده
درباره میزان اهمیت موارد و کارها فکر کنید و آنها را در دسته‌بندی بالا وارد کنید. بسته به بزرگی فعالیت‌های یک روز، هدف شما به انجام رساندن ۲ یا ۳ مورد از موارد مکتوب (برای هر روز) است. به منظور برنامه‌ریزی روز بعد، در پایان هر روز، دسته‌بندی خود را بازبینی و (در صورت لزوم) تجدیدنظر کنید.
۴) روال روزانه‌ای برای خود تهیه و تنظیم کنید. اکنون که متوجه مواردی که وقت گرانبهای شما را می‌گیرند، شده‌اید، موقع آن شده که روال روزانه (مورد نظر) خود را تنظیم کنید. روز خود را مطابق با روند و جریان انرژی خود سازماندهی کنید. اگر انرژی شما در ابتدای صبح بیشتر است، کارهایی که احتیاج بیشتری به انرژی و حوصله دارد را انجام دهید. به عنوان مثال در ابتدای روز با مشتری‌ها تماس بگیرید و با آنها صحبت کنید.
اگر مترصد انجام کاری هستید که به تمرکز زیادی نیاز دارد، در بین انجام کار، اوقاتی را برای استراحت در نظر بگیرید. با استفاده از زمان‌بندی مناسب، احساس فشار را در طول انجام کار احساس نخواهید کرد، لذا در به انجام رساندن کارها موفق خواهید شد، همان طوری که برنامه‌ریزی کرده بودید، در طول ساعات کاری، وظایفی که به شما مربوط نمی‌شود را حذف کنید.
۵) مرزها را مشخص کنید. در طول یک روز کاری، وقفه‌های زمانی (به عنوان استراحت) دوست داشتنی‌ و همچنین رضایت‌بخش هستند. مخصوصا وقت‌هایی که مسائل از کنترل شما خارج‌اند و انجام آنها غیرممکن به نظر می‌رسد، چنین فکرهایی بیشتر به ذهنتان خطور می‌کند، به هر حال شما می‌توانید با اجازه دادن به کارگران شرکت در زمان‌های توقف کاریتان، مرزها را مشخص کنید. هنگام صحبت با تلفن، مدت زمان آن را از قبل برای خود مشخص کنید. مثلا بگویید من ۱۰ دقیقه صحبت خواهم کرد. در صورت امکان در ابتدای صحبت دیگران را مطلع کنید که چه مقدار می‌توانید صحبت کنید؛ در صورتی که صحبت‌هایتان تمام نشد، در قالب تلفنی مجدد، در برنامه‌ خود آن را منظور کنید. هنگامی که شما صادقانه و با خلوص نیت با مردم صحبت کنید، آنها هم شما را درک می‌کنند؛ بیشتر از آنچه که شما فکر می‌کنید.
۶) وقتی را با خودتان سپری کنید. مهمترین ثروت شما، خودتان هستید. در روزهای پرکار، اولین موردی که از قلم می‌افتد، مراقبت از خودمان است. وقتی که به باشگاه ورزشی می‌روید، سررسید امور روزانه خود را به طور کامل ببندید، زیرا ممکن است که یک جلسه کاری داشته باشید. ساعاتی را در روز به دور از کار سپری کنید و برای آخر هفته خود برنامه‌ای خاص در نظر بگیرید. برای تعطیلات به عنوان هدیه، به خود زمان را تقدیم کنید. وقتی مراقب خودتان باشید، علاقه شما برای پرداختن به کار، خانواده و زندگی‌تان بیشتر خواهد بود.
▪ تمرین و تکلیف:
گام اول) برای هفته آینده، زمان خود را تقسیم کنید.
گام دوم) مصممانه تصمیم بگیرید که بیشتر وقت خود را کجا صرف خواهید کرد.
گام سوم) وظایف و کارهای خود را اولویت‌بندی و سپس دسته‌بندی کنید. آنچه که باید اول انجام دهید را مشخص کنید.
گام چهارم) کاغذی که تقسیم‌‌بندی ساعات روز در آن انجام شده است، برای خود تهیه کنید، از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر. اولویت‌های خود را بر روی آن برگه بنویسید. اگر فکر می‌کنید به انجام رساندن کاری ۱ ساعت وقت می‌برد، ۳۰ دقیقه‌ دیگر به عنوان زمان اضافه، برای وقفه‌ها و استراحت‌های کوتا‌ه‌مدت در نظر بگیرید.
گام پنجم) برای ارتباط با دیگران، از نظر زمانی، محدودیت‌ها‌ی خود را مشخص کنید و یا زمانهای مشخص دیگری را برای ملاقات یا صحبت و گفتگو با آنها درنظر بگیرید.
گام ششم) همین حالا تقویم‌تان را باز کنید و در برنامه‌ خود وقت‌هایی خالی تنظیم کنید. بنابراین در تعطیلات،‌ شما می‌توانید به همراه دوستان یا خانواده‌تان لذت ببرید. برای اهدای هدیه‌ای به خود، هیچ هدیه‌ای بهتر از این وجود ندارد!

منبع: www.Effective - yourself.htm-manage/management.com-time

منبع : روزنامه رسالت