چگونه می‌توان در کارگاه یا سیمنار علمی یک سخنرانی اثربخش ارایه نمود

زبان، مهمترین وسیله ارتباط، گفتگو و برقراری تماس و تعامل با دیگران است. انسانها بعضاً به مدد زبان، با اشیا، حیوانات و وسایل پیرامون خود به نحوی عاطفی و احساسی نیز سخن می گویند و خواسته ها و تمایلات خویش را با آنها در میان می گذارند.
● مقدمه
سخن گفتن و بیان مطلب، مقوله ای است که می تواند به نوعی به پیشبرد اهداف و برنامه های ما کمک شایانی نماید. شاید برای شما بسیار پیش آمده باشد که با سخنی مناسب، تاثیرگذار و پرجاذبه عده ای را با نظر و خواسته خود موافق و همراه کرده باشید و چه بسا گاهی اتفاق افتاده که بخاطر نداشتن نفوذ کلام و عدم ارتباط مطلوب، دیگران پذیرش حرفها و مطالب ما را نداشته و نتوانسته ایم توفیق چندانی حاصل نماییم.
از سوی دیگر، در سطح جامعه اگر توجه کرده باشیم در می یابیم که موفقیت و محبوبیت برخی از افراد مدیون و مرهون زبان خوب، بیان شیوا و گفتار دلنشین آنان است. گو اینکه آنان با کلام خود افراد را جادو کرده ودر اعماق جسم و روح مخاطبان خو جای می گیرند و وارد می شوند.
در هر حال زبان،گفتار، سخن موهبتی است که بحث و بررسی پیرامون آن مجال بیشتری از این مختصر را می طلبد و این بشر است که با این ویژگی ممتاز و این سلاح بزرگ، حساس و پراهمیت می تواند در عرصه های زندگی، کار و حیات خود دگرگونی، پویایی و … را حاصل نماید و چه زیبا گفته شاعر که:
تا مرد سخن نگفته باشد عیب و هنرش نهفته باشد
پس از ذکر مقدمه فوق در ادامه قصد داریم ابتدا برخی ویژگیهای گفتار و سخن را به اختصار برشمرده و سپس مطالبی را پیرامون یک سخنرانی اثربخش ذکر نماییم. امید است مورد توجه اصحاب ارتباطات، مدیریت و روابط عمومی ها قرار گیرد.
● ویژگیهای گفتار و سخن
به نظر می رسد که اگر کلام، سخن و گفتار ما دارای ویژگیهای زیر باشد ما در ارتباطات و امور روزمره خود توفیق بیشتر و مطلوبتری خواهیم داشت. به دیگر سخن، کلام، گفتار و بیان ما باید:
۱) حتی الامکان بر اساس منطق و پایه های علمی باشد.
۲) ترجیحاً از روی احساسات و عواطف و حب و بغض نباشد.
۳) منفعلانه و از روی عصبانیت وتعجیل نباشد.
۴) منقطع، بریده بریده و نامفهوم نباشد.
۵) در جهت رضای حق تعالی و خشنودی او باشد.
۶) بخاطر خوشایند این و آن و یا بخاطر دشمنی با کسی نباشد.
۷) بیهوده، پراکنده و بی پروا و بی ادبانه نباشد.
۸) شفاف، صریح، ساده و بی پیرایه باشد.
۹) قوی، مستحکم، ماندگار و جامع و مانع باشد.
۱۰) بی روح ،گنگ، ناممکن و بی سروته نباشد
هر چند که بجز مطالب گفته شده درباره ویژگیهای یک سخن و گفتار می توان نکات دیگری را گفت اما به همین اندازه بسنده کرده و ذیلاً به قسمت بعدی مطلب می پردازیم.
● ویژگیهای یک سخنرانی اثربخش
قبل از هر چیز، برای آنکه یک سخنرانی اثربخش باشد بایستی مقدمات و تمهیدات مربوط به آن به خوبی مدیریت شده باشد. مثلاً:
وقت برگزاری سخنرانی:
الف) صبح باشد (چه ساعتی)
ب) عصر باشد (چگونه)
ج) اوایل هفته باشد یا آخر هفته
د) روز تعطیل باشد یا غیر تعطیل
ه) در وقت روزهای گرم سال باشد یا سرد
و) در مناسبتی خاص باشد
و…
● مکان برگزاری سخنرانی:
الف) از نظر مسافت و موقعیت جغرافیایی و نحوه دسترسی شرکت کنندگان
ب) از لحاظ نور_ صدا_ تهویه و …
ج) دارای فضای سبز و درخت و … است یا در میان انبوه ترافیک و صدا و ….
د) گنجایش لازم و وسعت کاری
ه) محل پذیرایی از میهمانان خاص
و) پارکینگ و عبور و مرور
ز)آبخوری و سرویسهای بهداشتی
ح) امکانات از لحاظ برقراری ارتباطات (فاکس _ اینترنت _ تلفن و … )
ی) دکور و چیدمان وسایل مربوطه
● سخنران
الف) مشهور است، محبوب است.
ب) دارای مقام و موقعیت خاصی در اجتماع می باشد.
ج) جزکدام گروه، حزب و یا قوم و قبیله ای است.
د) اصالت خانوادگی و سوابق خدمتی.
ه) مدارک تحصیلی خود را از چه مراکزی دریافت کرده است.
و) حامیان و طرفداران او چه کسانی هستند.
ز) چه ویژگیهای فردی و شخصیتی بارزی دارد؟
● برگزار کنندگان:
الف) چه قصدی و هدفی را دنبال می کنند.
ب) سازمان و یا مرکز خاصی است یا بوسیله تشکلهای غیردولتی برگزار می شود.
ج) کار دعوت و پذیرایی را به خوبی برنامه ریزی کرده اند.
د) نکات ایمنی، بهداشتی و حفاظتی لازم را مدنظر قرار داده اند.
ه) دارای وحدت نظر و انسجام و هماهنگی هستند.
و)بروشور و برگه های اطلاع رسانی لازم را آماده نموده اند.
● شرکت کنندگان (مخاطبان):
الف) قشر خاصی از جامعه هستند.
ب) انفرادی دعوت شده اند یا با خانواده.
ج) برای سرگرمی آمده اند یا استفاده علمی تخصصی.
د) برای سرگرمی کودکان و فرزندان برنامه های خاصی تدارک دیده شده است.
ه) سرویس برای رفت و آمد آنان مهیا شده است.
و) از محتوا و هدف برگزاری سخنرانی اطلاع دارند.
اما اکنون می پردازیم به بیان ویژگیهای یک سخنرانی اثربخش:
یک سخنرانی برای یک جمع کوچک و کم تعداد به مراتب کم دردسرتر از یک سخنرانی با تعداد زیادی مخاطب است در اینگونه موارد بایستی با استفاده از حرکات دست، ایما و اشاره و مدیریت خوب زمان، کار سخنرانی را به پیش برد.
ممکن است در بخش پرسش و پاسخ و یا در خلال سخنرانی عده ای سوالات غیرمعمول از شما داشته باشند می بایست مراقبت نمایید در دام آنها گرفتار نشوید که در آن صورت مجلس از دست شما خارج خواهد شد. در اینگونه موارد بهتر است اول تکلیف را روشن کنید و بیان نمایید که به سوالات خارج از موضوع و یا در لابلای برنامه سخنرانی پاسخ نخواهید داد.
با آوردن مثالهای ملموس، کاربردی و روزمره، جملات، اشعار، ضرب المثلهای معروف، خاطرات جذاب، تجربیات گذشته، یافته های علمی و … گهگاه فضای سخنرانی را تلطیف نمایید تا کار شما کسالت آور و خسته کننده نباشد.
۱) مطالب خود را حتی الامکان خلاصه و کوتاه بگویید و برای اینکار یادداشتهای کوچکی حاوی سرفصل و کلمات کلیدی سخنرانی تهیه و آماده کنید تا روند سخنرانی و ارائه مطالب روال معقول و خوشایندی داشته باشد.
۲) گاهی اوقات از حضار و شرکت کنندگان بخواهید که کلمات آخر کلام شما را بیان کرده و از این طریق مشارکت بیشتری به آنها در ارائه مباحث بدهید.
۳) هر گونه حرکات حاضرین را زیرنظر داشته باشید ممکن است هر حرکت آنان پیامی بدنبال داشته باشد. مثلاً اگر آنها زیاد به ساعت خود نگاه می کنند یا بر روی صندلی مدام جابجا می شوند و یا کارهایی مشابه انجام می دهند احتمالاً بدین معنی است که:
▪ خسته شده اند.
▪ وضعیت تنفس و هوای مکان برگزاری مناسب نیست.
▪ شما بیش از وقت تعیین شده صحبت کرده اید.
▪ مطالب دیگر جاذبه و پذیرش لازم را ندارند.
۴) در بین سخنرانی پرانرژی و پویا باشید. در حقیقت روح شادابی و نشاط را به حاضرین انتقال بدهید و آنها را متمایل کنید به اینکه تا پایان همراه شما باشند
۵) می توانید گاهگاهی تن صدای خود را بالا، پایین کنید و توجه افراد را بدین ترتیب همواره با خود داشته باشید.
۶) میکروفون همانقدر که می تواند در کیفیت کار شما اثر خوب داشته باشد همانقدر هم می تواند آزار دهنده و اذیت کننده باشد. مراقب میکروفون باشید.
۷) نوع بکارگیری و هنر استفاده از دستها و قدرت آنها در فهم و انتقال مطالب خیلی مهم است.
۸) اگر بخشی از سخنرانی شما توجه زیادی را می طلبد دستهای خود را بیشتر باز کنید یا بالا و پایین ببرید.
۹) نوع پوشش و لباس شما هم بی تاثیر در ارائه سخنرانی نیست.
۱۰) لباسهای رنگ و رو رفته، بدون اطو و چروک و ناصاف، کفشهای نامناسب،آرایش مو و صورت هر کدام عواملی هستند که می توانند کار شما را تحت الشعاع قرار دهند.
۱۱) مثلاً در حین سخنرانی متوجه می شوید که یک نفر مدام به کفشهای شما نگاه می کند. خوب که دقت می نمایید در می یابید که فرضاً بندهای کفش شما باز شده و یا خیلی کثیف هستند.
۱۲) گاهی می توان از اسلاید، اورهد، پاورپوینت ( Power Point)، شعر، داستانهای کوتاه و وسایل سمعی و بصری برای انتقال بهتر مطالب استفاده کرد، بعلاوه آنکه نمودارها، اعداد و ارقام (آمار) و تخته سیاه (وایت برد) هم یاری رسان شما هستند تا مطالبتان مستندتر باشند.
۱۳) جو و شرایط حاکم بر جلسه سخنرانی را بخوبی ارزیابی و درک نمایید. اگر احساس کردید که شنوندگان ظرفیت حرفهای مبتنی بر شوخی و مزاح را ندارند از آنها پرهیز کنید.
۱۴) همیشه ممکن است عده ای نخاله و یا غیرنرمال در مجلس سخنرانی وجود داشته باشند باید بتوانید آنها را اداره کنید تا اوضاع را به هم نریزند.
۱۵) برای دریافت بازخورد حاصل از سخنرانی خود، در پایان، آدرس پست الکترونیکی(E_mail) آدرس اینترنتی و یا تلفن خود را بیان کنید تا نقاط قوت و ضعف شما را منعکس نمایند.
۱۶) در ابتدای سخنرانی یک بیوگرافی مختصر و مفید از خود برای حاضرین ارائه دهید این کار باعث می شود شما را بیشتر باور نمایند.
۱۷) در پایان نیز، یک چکیده و خلاصه در چند خط از موضوع و محتوای سخنرانی را ارائه نمایید.
۱۸) بی طرفی، انصاف، عدالت، حق گویی را در سراسر طول سخنرانی رعایت کنید.
۱۹) اگر با لهجه خاصی صحبت می کنید مراقب باشید که در افراد جاذبه یا دافعه خاصی ایجاد نکند.
۲۰) علاوه بر اینکه سخنان و گفتار شما در اذهان افراد باقی می ماند، حرکات و اعمال شما نیز به یاد ماندنی خواهند بود.
۲۱) طوری به شنوندگان نگاه نکنید که احساس شود با فرد یا گروه خاصی بیشتر ارتباط دارید.
۲۲) آدرس های بیشتر، منابع و ماخذ تکمیلی و مطالبی که به صورت جنبی می توانند برای فهم و درک شنوندگان مفید واقع شوند را برای حاضرین اعلام و معرفی نمایید.
۲۳) از علم روانشناسی، جامعه شناسی، مردم شناسی سعی کنید برای ارائه سخنرانی بهتر بهره بگیرید.
۲۴) بزرگ کردن خود را در کوچک پنداشتن و تحقیر دیگران نبینید. افکار عمومی قاضی و داور خوبی در مورد سخنان و مطالب ما هستند.
۲۵) اداره جلسه سخنرانی که مخاطبان آن اقشار گوناگون جامعه باشند بسیار سخت و فنی تر است از جلسه ای که شنوندگان سخنان شما مثلاً همه دکتر، دانشجو و یا مهندس هستند و این حالت رسالت کاری شما را حساس تر می نماید که مراقبت و توجه بیشتری داشته باشید.
۲۶) از توجه حاضرین و زحمات برگزارکنندگان تشکر و قدردانی کنید و سعی کنید در صورت امکان ارتباط نزدیکتر و گرمتری با شنوندگان پس از پایان جلسه سخنرانی داشته باشید.
۲۷) هر چقدر شتاب و تعجیل در بیان کلمات و جملات بیشتر باشد امکان تپق زدن و اشتباه هم بیشتر می شود، پس شمرده و با اعتماد به نفس صحبت کنید.
۲۸) چهره بشاش، احترام و رعایت ادب و کرامت انسانی، استفاده از تکیه کلامهای دلنشین و درک روحیات، عواطف و تمایلات شنوندگان نکات با اهمیتی هستند که نبایستی از آنها غفلت نمود.
امید است مدیران، صاحب نظران و بویژه شاغلان بخش روابط عمومی و ارتباطات در سازمانها، مراکز آموزشی و … بتوانند با بهره گیری از اینگونه نکات یک سخنرانی مفید و موثری داشته باشند.

منابع و ماخذ برای مطالعه بیشتر:
اصل این نوشتار تحت عنوان:
A Short Guide To Effective Public Speaking
از اینترنت استخراج شده است.
جزوه درسی ارتباطات انسانی _ ترجمه و تالیف حسن خسروی.
آرمیچل، ترنس _ مردم در سازمانها _ ترجمه دکتر حسین شکر کن _ انتشارات رشد _ چاپ دوم پاییز ۱۳۷۷ .
باترا، ویجی و پرامد _ اندیشه های خوب برای همه _ ترجمه هیبت ا …. اسدی _ انتشارات آستان قدس رضوی _ چاپ اول ۱۳۸۱ .
دکر، برت _ مدیریت فرآیند ارتباطات موثر _ ترجمه دکتر بهزاد رمضانی _ انتشارات نشر دایره _ چاپ اول تابستان ۱۳۷۹ .
حسن خسروی _ فوق لیسانس مدیریت _ مدرس علوم ارتباطات و مدیریت
http://yazdit.mihanblog.com/More-۱۲۰۸.ASPX