افزایش اثر بخشی سازمان‌ها

امروزه با گسترش روزافزون تکنولوژی این سؤال برای مدیران مطرح است ـ چگونه امکان دارد در سازمان های مختلف با وجود محدودیت های گوناگون از حقوق و دستمزد گرفته تا تجهیزات و تکنولوژی پیشرفته ثبات خود را حفظ کرده و همچنان رو به جلو گام بردارند.
▪ چگونه می توان عملکرد کارکنان و به تبع آن کارایی و اثربخشی سازمان را افزایش داد؟
▪ چگونه می توان به نیازهای انسانی کارکنان در راستای افزایش رضایت شغلی آنان پاسخ گفت؟
▪ چگونه می توان ناسازگاری میان خود فرد و کاری که فرد انجام می دهد را کاهش داد؟
▪ راه های مقابله بامشکلات انسانی که در کاهش عملکرد نیروی انسانی در سازمان ها مؤثرند مانند غیبت، نارضایتی، عدم پاسخگویی و مسئولیت پذیری و ... کدامند؟
برای پاسخ به این سؤال ها در این مقاله ضمن معرفی تئوری های انگیزشی در سازمان به ابعاد مختلف آن پرداخته شده است.
انگیزش یکی از پیچیده ترین موضوع ها در رفتار سازمانی است و نویسندگان مدیریت تعاریف مختلفی از آن به عمل آورده اند:
▪ انگیزش عبارتست از مجموعه ای از نیروها که باعث می شود، فرد به روش های خاصی رفتار کند.
▪ انگیزش اشاره دارد به درجه ای از آمادگی یک ارگانیزم برای تعقیب تعدادی از اهدافی که طراحی گردیده است (ساعتچی، ۱۳۶۹).
انگیزش افراد وابسته به شدت انگیزاننده هاست. انگیزاننده ها به عنوان نیازها و خواسته ها در درون افراد تعریف شده اند که گرایش به هدف دارند و ممکن است خودآگاه یا ناخودآگاه باشند. به عبارت دیگر انگیزاننده ها «چرایی» رفتار هستند و رفتارها نیز هدف گرا هستند، علاوه بر آن هدف ها در خارج از افراد قرار دارند.
در زمینه انگیزش کارکنان، تئوری های متعددی وجود دارد که این نظریه ها را می توان در قالب تئوری های محتوایی، فرآیندی و معاصر مطرح کرد.
● تئوری های محتوایی انگیزش:
رهبران نیروی کار اغلب معتقدند که افراد می توانند با پرداخت های بیشتر، ساعات کار کمتر و شرایط کاری مطلوب برانگیخته شوند، در حالی که برخی از متخصصان پیشنهاد می کنند که انگیزش می تواند از طریق فراهم نمودن استقلال و مسئولیت پذیری کارکنان افزایش یابد. هر دو دیدگاه بیانگر تئوری های محتوایی انگیزش هستند. نگرش محتوایی در انگیزش می کوشد به این سؤال پاسخ دهد که: چه عاملی یا عواملی افراد را بر می انگیزاند؟
● تئوری های فرایندی انگیزش:
این تئوری ها به جای این که به شناسایی و فهرست کردن محرک های انگیزشی دست بزنند، به دنبال این هستند که انگیزش چگونه رخ می دهد؟ این تئوری ها، تمرکزشان بر این است که چرا افراد شقوق رفتار خاصی را برای ارضای نیازها انتخاب می کنند؟ و وقتی به اهداف دست می یابند، چگونه رضایتشان را مورد ارزیابی قرار می دهند؟
● تئوری های معاصر:
تئوری های ناهماهنگ شناختی، مبادله، ادراک از خود، اسناد و ... که در سال های اخیر مطرح گشته اند در این دسته از تئوری ها می گنجند که در این مقاله به علت اهمیت بسیار زیاد نظریه اسناد را بررسی می کنیم.
تئوری سلسله مراتب نیازهای مازلو، تئوری دو عامله هرزبرگ، تئوری آلدرفر و تئوری مک کللند، جزء تئوری های محتوایی هستند.
تئوری جذابیت- انتشار، تئوری برابری جزء، تئوری های فرآیندی، تئوری اسناد و هدفگذاری جزو تئوری های معاصر می باشند.
به طور کلی باید گفت که توانایی های انگیزشی، یکی از مهارت هایی است که مدیران جهت ایجاد محیطی مناسب برای تحقق اهداف سازمان نیاز دارند. مطالعه انگیزش و رفتار، تلاش و کنکاش جهت پاسخ به سؤالات پیچیده درباره نحوه برخورد و اداره کارکنان توسط مدیر می باشد. به نظر می رسد، باروری انسان و بهره دهی او زمانی میسر است که او و مبانی و ماهیت رفتار و سلوکش توسط مدیر شناخته شود.
به طور کلی، مدیر باید بداند اولاً: رفتار و سلوک بشر همواره دارای علت، سبب و موجبی است. ثانیاً: موجبات و محرکات جهت و هدف رفتار را مشخص می سازند. ثالثاً: این انگیزنده ها، تشکیل دهنده مبانی انگیزش فرد به حساب می آیند.
● کاربرد تئوری های محتوایی در مدیریت
۱) تئوری سلسله مراتب مازلو
این تئوری یک چارچوب انگیزشی کاربردی برای مدیران بیان می کند. مدیران با تجزیه و تحلیل نظریات، نگرش ها، کیفیت و کمیت کار کارکنان و شرایط شخصیتی، می توانند برای شناسایی سطح نیاز کارکنان که همواره به دنبال ارضای آنها هستند، اقدام مقتضی به عمل آورند و بعد از شناسایی سطح نیاز هر فرد، مدیر می تواند در محیط کاری فرصت هایی را فراهم آورد تا به کارکنان اجازه دهد نیازهای خود را برآورده سازند. به علت این که ادراکات و شخصیت های افراد منحصر به فرد است، کاربرد تئوری نیازها مقداری مشکل است.
برای ایجاد انگیزه طبق تئوری مازلو در کارکنان این اصول بایستی رعایت گردد.
▪ پاداش ها مرتبط با عملکرد باشد.
▪ پاداش ها منصفانه باشد.
▪ شخصی که برای انجام کار برانگیخته می شود، باید توانایی انجام کار را داشته باشد
▪ باید بین نیازهای سطح پائین و سطح بالا تمایز قائل شد.
۲) تئوری دو عاملی هرزبرگ:
این تئوری یک مجموعه از عواملی که منجر به عدم رضایت شغلی می شود را مشخص کرده است که این عوامل را بهداشتی یا نگهدارنده معرفی می کنند. وی همچنین مجموعه عواملی را که باعث ایجاد رضایت شغلی و انگیزه در شغل می شود، تحت عنوان عوامل انگیزشی مطرح می نماید.
عوامل بهداشتی یا نگهدارنده عبارتند از: حقوق، مقام، شرایط کاری، سرپرستی، خط مشی ها، مدیریت سازمان، روابط متقابل افراد و ...
عوامل انگیزاننده عبارتند از : شرایط ذاتی یک شغل که می تواند منجر به رضایت شغلی افراد گردد. تئوری دو عاملی هرزبرگ ارتباط خاصی با محیط کاری دارد.
مدیران برای این که بتوانند در محیط کار ایجاد انگیزش نمایند، لازم است از دانش خود برای اطمینان از این که عوامل بهداشتی در محیط کار وجود دارند، به عنوان مبنای انگیزش استفاده نمایند. عدم وجود یا کیفیت پائین عوامل بهداشتی می تواند منجر به عدم رضایت نیروی کار شود. وقتی مدیران عالی سازمان عوامل بهداشتی رضایت بخشی در سازمان ایجاد نمایند، آنگاه می توانند بر روی عوامل انگیزشی متمرکز شوند.
۳) تئوری مک کللند و کاربرد آن در مدیریت:
به نظر این دانشمند، نیازهای هر فرد شامل:
▪ نیاز به موفقیت: تمایل به برتری یا موفقیت در ارتباط با مجموعه ای از استانداردها
▪ نیاز به قدرت: تمایل به کنترل دیگران برای اثرگذاری برآنها۳- نیاز وابستگی (تعلق): تمایل به دوستی، همکاری و روابط متقابل شخصی با دیگران.
در این تئوری، توجه عمده بر روی نیاز موفقیت است. نیاز موفقیت متمایل به برتری جویی، رقابت، اهداف چالشی، پافشاری برای انجام کار و فائق آمدن بر مشکلات است. مک کللند دریافت که افراد با نیاز موفقیت بالاتر، عملکردشان بهتر از کسانی است که نیاز موفقیت در آنها متوسط یا پائین است.
برپایه این تئوری، مدیران باید افراد موفق تر را شناسایی کرده و جهت بهبودی، آنها راتشویق نمایند و راه را برای آنها هموار نمایند. مدیران باید بر روی توانایی های افراد موفق سرمایه گذاری کنند و از آنها برای تعیین هدف، استفاده نمایند. همچنین مدیران بایستی از تمایل افراد موفق برای مسئولیت پذیری، سود جویند که این امر از طریق تفویض اختیار و استفاده از روش «مدیریت برمبنای هدف» میسر خواهد گشت.
۴) تئوری آلدرفر و کاربرد آن در مدیریت:
آلدرفر در سال ۱۹۷۲ تئوری نیازهای پنجگانه مازلو را در ۳ دسته نیاز خلاصه کرد:
الف) نیاز زیستی: مرتبط با سلامت فیزیکی است.
ب) نیاز وابستگی (تعلق): این سطح شامل نیاز روابط رضایت بخش با دیگران می شود.
ج) نیاز رشد: شناخت توانایی بالقوه و نیل به شایستگی افراد.
مطابق نظر آلدرفر، مدیران بایستی بدانند که یک شخص می تواند به صورت ارادی از پائین سلسله مراتب نیازها حرکت کند و به بالاترین سطح برسد، به شرط آن که برای دستیابی به نیازهای ناکام مانده خود تلاش کند. برای این که سطح عملکرد کارکنان افزایش یابد، مدیران باید بر روی کارکنان شایسته سرمایه گذاری کرده، به نیازهای سطح عالی آنها اهمیت بدهند، کارکنان را مورد شناسایی قرار داده و آنها را به مشارکت در تصمیم گیری تشویق نمایند.
بر طبق این تئوری وقتی عوامل انگیزشی و عوامل نگهدارنده در یک موقعیت شغلی ضعیف است کارکنان سازمان به کار خود علاقه ای نشان نمی دهند و میزان مرخصی استعلاجی، تقاضای انتقال به واحد و یا سازمان دیگر، درخواست مرخصی بدون حقوق، بازنشستگی، بازخرید و استعفا در آن سازمان زیاد است.
در مواردی که کارکنان به شغل خود علاقه مند هستند اما شغل خود را بیش از حد معمول ترک می کنند عوامل انگیزشی قوی و عوامل نگهدارنده ضعیف است.
وقتی که کارکنان کمتر شغل خود را ترک می کنند و علاقه به شغل خود در آنان کم است عوامل انگیزشی ضعیف و عوامل ابقا قوی است.
وقتی که کارکنان کمتر شغل خود را ترک می کنند و علاقه به شغل خود در آنان زیاد است در این صورت عوامل انگیزشی و ابقا هر دو قوی است. (ساعتچی، ۱۳۶۹)
تئوری های فرآیندی: تئوری های فرآیندی انگیزش متعددند که در اینجا به تئوری جذابیت ـ انتظار و برابری اشاره می شود.
● تئوری جذابیت ـ انتظار و کاربرد آن در مدیریت
این تئوری به وسیله ویکتور وروم ابداع شده است. این تئوری بیان می دارد که قبل از این که رفتاری انتخاب شود، فرد شقوق مختلف را براساس کار موردنظر و پاداش، مورد ارزیابی قرار می دهد. بر پایه این تئوری، ۳ عامل بر رفتار تأثیر می گذارد: ارزش پاداش ها، ارتباط پاداش ها با عملکرد موردنیاز و تلاش موردنیاز برای عملکرد (،۲۰۰۲ Borders&Earlewin).
بر اساس این تئوری، رفتار افراد به مقدار زیادی از ادراکات افراد از نتایج رفتار تأثیر می پذیرد. شخصی که انتظار دارد یک رفتار خاص نتیجه نامطلوب بر جای خواهد گذاشت، سعی می کند آن رفتار را کمتر بروز دهد. یک مدیری که انتظارات و مطلوب های زیردستان خود را بشناسد، می تواند با توجه به انتظارات هر فرد، رفتارهای خاصی برای ایجاد انگیزش در آنها مشخص کند.
اصولاً جامع ترین نظریه توضیح انگیزش در نظریه انتظار است. این نظریه دارای چنان ماهیتی است که احتمالاً در آینده خواهیم توانست با بهره گیری از آن رفتار انسانی را از طریق احتمال ها پیش بینی کنیم. ۳ متغیر را نیز می توان برای آن ملاحظه کرد:
ارزش: به نیروی رجحان کارکنان برای دریافت پاداش اشاره می کند.
انتظار: یعنی این که کارکنان اعتقاد داشته باشند که تلاش مستمر در کار سرانجام به پایان می رسد.
سودمندی: هرگاه کار به خوبی انجام شود پاداش دریافت خواهند کرد.
● تئوری برابری و کاربرد مدیریت:
استی سی آدافر نخستین بار این نظریه را نامگذاری کرد. اساس این نظریه آن است که کارکنان خواهان رفتار برابر (عدالت) با خودشان می باشند. بدین مضمون نخست شخص نوع رفتار سازمان را با خود ارزیابی می کند و سپس رفتار سازمان را با دیگری مورد ارزیابی قرار می دهد و بعد از ارزیابی نحوه برخورد سازمان با خود (شخص) و دیگری (یا دیگران) و در نهایت نتیجه ارزیابی با یکدیگر مقایسه می شود که البته موقعیت ها نیز به مقایسه کشیده می شوند و در نهایت پیامد این مقایسه ها برای شخص ممکن است احساس برابری یا نابرابری باشد.احساس نابرابر به ۲ شیوه احساس منفی نابرابری و احساس مثبت نابرابری بروز می کند. احساس منفی نابرابری وقتی بروز می کند که فرد احساس کند بر مبنای تلاش و کوشش صرف شده برای انجام دادن کار در مقایسه با دیگران پاداش های کمتری دریافت می کند. برعکس احساس مثبت نابرابری وقتی بروز می کند که فرد احساس می کند که براساس تلاش و کوشش انجام شده در مقایسه با دیگران پاداش بیشتری دریافت می کند که هر دو احساس نابرابری موجب انگیزش می شود.
در این زمینه ۳ حالت وجود دارد:
اول این که کارکنان احساس کنند بیش از اندازه پاداش دریافت داشته اند که در این صورت شاید به افزودن یاری های خود در سازمان گرایش یابند و یا به اقبال ارزش و پاداش ها را دریافت داشته اند پائین بیاورند.
دوم اگر احساس برابری بکنند به همان روشی که در پیش است کار خود را انجام دهند. گرچه اغلب گروه های از کارکنان احساس می کنند که به گونه ای نابسنده پاداش دریافت داشته اند. هرگاه چنین وضعی پیش بیاید شاید کار را رها بکنند و یا کمیت و کیفیت کارشان را پائین بیاورند و یا با ناخشنودی بیشتر خدمت خود را دنبال بکنند و یا نسبت به سازمان بی تفاوت باشند که در مدیریت آنومی می گویند در این صورت مدیر باید کارکنان شایسته را بشناسد و عدالت را در سازمان رعایت بکند. در غیر این صورت این کارکنان به حالت آنومی (بی تفاوتی) دچار خواهند شد. (طوسی، ۱۳۷۰)
● تئوری های معاصر:
در این قسمت، فقط به تئوری اسناد و تئوری هدفگذاری اشاره می شود.
۱) تئوری اسناد: این تئوری توسط هارولد کلی ابداع شده است، اسناد یک فرآیند ادراکی است که افراد موفقیت یا شکست خود را به خود یا محیط بیرونی نسبت می دهند. در تئوری اسناد، ۳ نوع اطلاعات موردنیاز است تا بدانیم عوامل درونی و بیرونی، به چه میزان در رفتار فرد اثر داشته است. این اطلاعات عبارتند از: تطابق، تداوم و تفاوت رفتار.
▪ تطابق: درجه میزان مطابقت رفتار فرد با رفتار افراد دیگر.
▪ تداوم: درجه میزان فراوانی همان رفتار.
▪ تفاوت: درجه میزان تفاوت رفتار فرد با افراد دیگر.
به عنوان مثال اگر کارمندی در سازمان با نارضایتی کار خود را دنبال کرد و این نارضایتی با رفتار افراد دیگر سازمان مطابقت داشت و این رفتار را به طور متوالی در سازمان انجام داد و این رفتار با رفتار افراد دیگر سازمان تفاوت نداشت در این صورت مدیر باید استراتژی خودش را عوض کند تا نارضایتی کارکنان کاهش یابد و برعکس اگر کارمندی در سازمان با نارضایتی کار خود را دنبال کرد و این نارضایتی با رفتار افراد دیگر سازمان مطابقت نداشت و این رفتار را به طور متوالی در سازمان انجام داد و این رفتار با رفتار افراد دیگر سازمان تفاوت داشت در این صورت مدیر باید برای این فرد استراتژی های متناسب به کار ببرد تا بی نظمی این فرد کاهش یابد.
۲) تئوری هدف گذاری و کاربرد آن در مدیریت:
یکی دیگر از تئوری های رفتارگرا، «تئوری هدف گذاری» است. این تئوری بیان می دارد که رفتار افراد تحت تأثیر اهداف تعیین شده قرار می گیرد. بر طبق این تئوری ۲ نگرش در مورد هدف گذاری وجود دارد:
▪ ممکن است مدیران، اهداف را برای کارکنان تعیین نمایند.
▪ کارکنان و مدیران به طور مشترک اهداف کارکنان را تعیین نمایند.
چنانچه افراد در تعیین اهداف کاری خود مشارکت داشته باشند، می توانند نتایج مثبتی را به بار بیاورند، از جمله آن که:
▪ انگیزه کاری و عملکرد افراد را افزایش می دهد.
▪ باعث کاهش استرس ناشی از انتظارات متضاد و مبهم می شود.
▪ منجر به صحت و اعتبار ارزیابی عملکرد می شود.
●‌ نتیجه گیری:
توسعه منابع انسانی بویژه کارکنان شایسته از طریق توانمندسازی و در کنار آن ارتقای سطوح انگیزش پرسنل را می توان یکی از مهم ترین وظایف سازمان های موفق و پیشرو دانست. مدیران در این سازمان ها با شناخت کامل متدولوژی های نوین مدیریت، انگیزه را به عنوان نیروی پیش برنده کارکنان شایسته به سمت موفقیت سازمان بدانند و اگر این تئوری ها به درستی توسط مدیران به کار گرفته شود می تواند به عنوان نیروی انگیزشی عمل بکند به شرط آن که:
▪ کارکنان دارای دانش و مهارت های فکری در کار باشند.
▪ آرزومند یادگیری و رشد و پرورده شدن باشند.
▪ از پیرامون کاری خود خرسند باشند.
در این صورت می توان امیدوار بود و سطح انگیزشی آنان را بالا برد در غیر این صورت اگر مدیران آشنا به تئوری های انگیزش نباشند و این تئوری ها را در سازمان به کار نبرند و یا اگر به طور یکسان به کار ببرند در این صورت کارکنان شایسته به طور تدریجی نسبت به سازمان بی تفاوت و از رده خارج می شوند و با ناخشنودی و... کار خود را دنبال می کنند.

محمد رضا قاسمی ـ علی نجفی

منبع : روزنامه ایران