راهکارهایی برای جلوگیری از اتلاف وقت در سازمانها

موضوع مدیریت زمان و جلوگیری از اتلاف وقت در ادارات و سازمانها جزو مباحث بنیادی و اساسی در چارچوب نظام اداری و سازمانی است. از سوی دیگر در دسترس‌بودن فن‌آوریهای جدید در سازمانها از دیگر موارد مهمی است كه تا اندازه زیادی سبب هدررفتن وقت و زمان در سیستم اداری می‌شود.
پیشرفت فردی و اجتماعی مستلزم توجه به زمان است. زیرا جوامع بشری براساس برنامه زمانبندی‌شده به سمت اهداف استراتژیك حركت می‌كنند. در زمان مشخص به اهداف برنامه رسیده و در نتیجه كشوری ثروتمند و مترقی همراه با رفاه اجتماعی را می‌سازند. این جوامع معمولاً از یك سیكل فقر، تلاش و آینده‌نگری، چرخه ثروت، توسعه و قدرت جهش می‌یابند. برعكس جوامعی وجود دارند كه از سیكل ثروت، اتلاف وقت و بی‌مسئولیتی به چرخه فردگرایی، نابسامانی، هرج و مرج و سرانجام فقر اجتماعی سرازیر می‌شوند. انسانها از دیرباز به اهمیت زمان و غنیمت شمردن آن در قالب ضرب‌المثل‌ها، شعر و ادبیات توجه داشته‌اند و محدودیت زمان و برگشت‌ناپذیری آن برای بشریت همواره مطرح بوده است. در علوم فضانوردی با محاسبات یك هزارم ثانیه تاخیر سبب می‌شود ماهواره در محل مورد نظر قرار نگیرد و یا در پزشكی سه دقیقه نرسیدن اكسیژن سبب مرگ بیمار می‌شود. یكی از مشكلاتی كه با همه‌گیرشدن اینترنت، گوشی‌های تلفن همراه و خدمات آن و همچنین متكی بودن به كامپیوتر، به شدت موجب نگرانی كارفرمایان، روسای ادارات و همچنین مراجعان شده، افزایش شدید میزان اتلاف زمان كار به وسیله كاركنان شركت‌ها است. در گذشته‌ای بسیار نزدیك، مشكل بزرگ كارفرمایان، صحبت كردن بیش از حد و غیرضروری كاركنان با یكدیگر و با تلفن بود، كه علاوه بر منحرف كردن حواس دیگران از كار، زمان بسیاری از طرفین گفتگو را به خود اختصاص می‌داد. برای حل این مشكل در ادارات بزرگ، كابینهایی برای هر كارمند درنظر گرفتند و زمان استفاده از تلفن به شكل خودكار به ۱ تا ۳ دقیقه محدود شد.
این روش تا مدتی عملی بود، اما آمار و ارقام نشان می‌دهند كه دیگر چنین نیست. آمریكا به عنوان كشوری كه تا مدتها از كمترین میزان اتلاف وقت در كار برخوردار بود، از آمار جدید بسیار شگفت‌ زده شده است. كارمندان عادی آمریكایی، به گفته خودشان، به غیر از ساعت ناهار، روزی ۰۹/۲ ساعت از زمان خود را به هدر می‌دهند.
بسیاری از مدیران برای كاركنان تا یك ساعت اتلاف وقت روزانه را عادی می‌دانند. اما ۰۹/۲ ساعت در روز برای هر نفر چیزی معادل ۷۵۹ میلیارد دلار ضربه مالی دربر دارد. تحقیقات نشان می‌دهد كه بیشترین عوامل وقت‌كشی در میان كارمندان، رسیدگی به امور شخصی از طریق اینترنت، پاسخ دادن یا فرستادن پیامهای اینترنتی یا پیامهای كوتاه بر روی تلفن همراه و همچنین بازیهای كامپیوتری و استفاده از تلفن است. به ویژه كه با داشتن تلفن همراه، زمان مكالمات تلفنی تحت كنترل نیست و به علت بی‌سیم بودن می‌توان با آن به جاهایی دور از چشم روسا رفت و صحبت كرد. بیل كولمن نایب رئیس ارشد مجله مهم اقتصادی اداری salary.com درباره وقت‌كشی با اینترنت می‌گوید: ”بخشی از دلیل چنین كاری، مقاومت ناپذیری افراد در برابر اینترنت است. اینترنت خود تجسم وسوسه است كه روی كار شما نشسته است. غرق شدن در كار پاسخ به ایـمیلهای شخصی و گشت‌زنی در شبكه بسیار ساده انجام می‌گیرد. مهمتر از همه اینكه چنین مشغولیتهایی كاملاً مانند كار به نظر می‌رسند و مچ‌گیری از این افراد مشكل‌تر و توجیه‌ آن هم ساده‌تر است.“
راههای جلوگیری از اتلاف وقت شناخت صحیح و به موقع عواملی كه وقت ما را هدر می‌دهند، بسیار مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت را كوتاه خواهیم كرد. بد نیست این سوال را مطرح كنیم كه وقت روزانه شما صرف چه كارهایی می‌شود؟ فرقی نمی‌كند دارای چه موقعیتی شغلی و كاری هستید فقط كافی است لحظاتی روزهای گذشته و امروز خود را مرور كنید. ? همیشه اهدافتان را به واضح‌ترین شكل ممكن تعریف كنید. از مهمترین ویژگی افراد موفق، یكی توانایی‌شان در تعیین هدف، و دیگری نوشتن اهدافشان است. با نوشتن، اهداف، همیشه پیش رویمان هستند. بنابراین، هدفمان را به روشنی كامل تعریف و سعی كنیم تصویری از آن در ذهن‌مان بسازیم زیرا بدون هدف بودن باعث بی‌انگیزه‌بودن و تنبلی در زندگی كاری و شخصی می‌شود. ? برای آنكه بر ”زمان در اختیار“، احاطه داشته باشید و بتوانید آن را مدیریت كنید باید هدف‌گذاری مناسبی داشته باشید. یعنی برای هر روز كاری خود اهدافی را ترسیم كنید. برای هدف‌گذاری موارد زیر را درنظر بگیرید:
۱) هدف باید روشن، قابل اندازه‌گیری، واقع‌بینانه، قابل دسترسی و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
۲) هنگامی كه با شخصی تماس می‌گیرید كه شهرت بدی در پرحرفی دارد یا اصولاً با شما بیش از حد صحبت می‌كند، از همین ابتدا به او بگویید كه تنها چند دقیقه برای گفتگو وقت دارید. سپس كار خود را مطرح كنید و پس از گرفتن اطلاعات لازم یا پاسخ دادن به خواسته او، ارتباط را قطع كنید. اگر شخص مورد نظر گفتگویی بی‌هدفی را آغاز كرد، به او یادآوری كنید كه باید بروید و اگر لازم باشد بعداً به او تلفن خواهید كرد.
۳) اگر در موقع كار پاسخ دادن به پیامهای كوتاه sms برایتان یك عادت شده است روزی به چند پاسخ جواب ندهید. كم كم این تعداد را افزایش دهید. ۴- مدیران برای انجام دادن كار دامنه زمانی معین تعیین كرده و به بازده كاری كارمندان توجه داشته باشند نه به مدت زمانی كه به آن كار مشغولند. ۵- اتلاف وقت در كار می‌تواند نشانه نارضایتی از كار باشد. اگر متوجه شده‌اید ك به طور فزاینده‌ای به كارهای بی‌مورد و به عبارتی وقت‌كشی می‌پردازید؛ از خود بپرسید كه واقعاً زمان و عمرتان چه ارزشی دارد؟ شاید موقع آن باشد كه زمان و نیروی خود را صرف انجام كاری كنید كه از آن لذت می‌برید. در غیر این صورت نه تنها عمر و نیروی خود را به هدر داده‌اید، بلكه برای هیچ كس مفید واقع نشده‌اید.
باید نكات زیر را همواره مدنظر داشته باشیم:
۱) باید این نكته را به خاطر بسپارید كه در قبال وظایف سازمانی خود مدیریت سیستم و یا كارفرمای خود تعهدی سپرده‌ایم كه باید با رعایت وجدان كار نسبت به انجام این تعهدات در قبال ساعت حضور در محل كار تلاش كنیم.
۲) فراموش نكنیم كه ممكن است بیرون از سازمان افرادی با انگیزه و دانش بیشتر می‌توانستند بر صندلی شما بنشینند اما در حال حاضر این مسئولیت و پست توسط شما اشغال شده است. پس با تلاش خود و استفاده از وقت به حسن اعتماد سازمان نسبت به خود پاسخ مثبت دهیم.
۳) در نهایت كه ابتدای هر آغازی باید باشد، فراموش نكنیم كه خدای عادل و بینا بر همه اعمال ناظر است.

منابع:ww.farya.com/id/۱۳۷۵: www.tici.info/default.aspx? dir=Learn wmn&file=Zyanha.htm

منبع : پیک برق