تلفن زنگ می زند

● چگونه تلفنی حرف می زنید؟
صحبت كردن با تلفن هم آداب خاص خودش را دارد اگرچه استفاده از این وسیله ارتباطی بسیار بدیهی و پیش پا افتاده اما ضروری می نماید در عین حال بسیاری از ما هنوز اصول حرف زدن با تلفن را نمی دانیم. صرف نظر از تلفن های دوستانه كه به اعضای خانواده و سایر دوستان غیر اداریمان می زنیم باید دید منظور از صدای مناسب برای امور تلفنی دفتر كار چیست؟ یقینا باید صدایی جدی و تاثیرگذار باشد.
نه خشن و خشك. موضوع مهم دیگر این كه چگونه باید به تلفن كاری پاسخ داد؟ پاسخ بسیار روشن است این امر به نوع كار موسسه بستگی دارد. برای شروع با گوش راست به تماس های كاری گوش كنید چون گوش راست به نیمكره چپ مغز یعنی مركز منطقی آن مرتبط است. نحوه پاسخگویی منشی یك جراح متخصص سرطان، باید با منشی یك صاحب نمایشگاه ماشین متفاوت باشد. منشی باید شرایط كاری را بسنجد و تصور دقیقی از رییس و شركت مربوطه را به عموم ارایه دهد.
صحبت همزمان با تلفن و یا شخص دیگری حاضر در دفتر، دور از ادب است. وقتی با كسی تلفنی صحبت می كنید باید همه توجه خود را به مكالمه معطوف كنید حتی نباید چیزی بخورید… كاری كه برخی انجام می دهند. نباید برای مسایل كاری با منزل افراد تماس گرفت مگر این كه مورد اضطراری پیش آمده باشد. اگر برای مورد كاری با منزل كسی تماس گرفتید ابتدا از صمیم قلب از خانواده و یا همسرش به خاطر این مزاحمت عذرخواهی كنید.
دستگاه پیغام گیر تلفنی معمولا می تواند در زمینه راهنمایی، جایگزین منشی شود. با دقت پیغام خود را ضبط كنید و توجه داشته باشید كه هرچه مد نظرتان بوده در دستگاه ضبط شده باشد.
● راهنمای برخورد هنگام مكالمه تلفنی
۱) در صورت امكان پیش از پاسخ به تلفن بایستید. این كار احساس تسلط شما را بیشتر می كند.
۲) تلفن را فورا پاسخ دهید؛ در صورت امكان حداكثر پس از سه زنگ.
۳) در ابتدای صحبت، نام و پست اداری خود را بگویید.
۴) نام تماس گیرنده را بپرسید و از آن هنگام مكالمه استفاده كنید.
۵) گوش دهید و نهایتا بكوشید حرف طرف مقابل را قطع نكنید و حواس خود را به گفت وگو كردن بدهید.
۶) وقتی تماس گیرنده صحبت می كند به نوعی واكنش نشان دهید و از عبارات و اصواتی استفاده كنید تا وی بداند شما به دقت گوش می دهید.
۷) پس از یادداشت نمودن مطلبی كه تماس گیرنده گفته، آن را مجددا برای وی بخوانید تا مطمئن شوید پیغام را درست گرفته اید.
۸) اگر شخصی در زمان نامناسب تماس گرفت ابتدا پوزش بخواهید برای وی توضیح دهید كه فعلا نمی توانید صحبت كنید، شماره تلفن و نام وی را یادداشت كنید و بگویید كه دوباره تماس خواهید گرفت.
۹) هنگام صحبت لبخند بزنید، چرا كه در صدایتان به خوبی منعكس می شود! حتی اگر پشت خط با فردی عصبانی صحبت می كنید.

منبع : روزنامه جوان