مراحل فرایندتشریفات

اگرچه مراسم كوچك و بزرگ همگی می‌بایست تشریفات مختص به خود را داشته باشند اما معمولاً مراسمی كه به موارد رسمی معین اختصاص دارند تشریفات نامیده می‌شوند. این تشریفات ممكن است اجتماعی و یا سیاسی باشد.
تدوین‌مراسم برای‌سفر یك‌مقام مهم،تنظیم برنامه‌های یك‌جلسه دونفره تابرگزاری‌یك همایش بین‌المللی ، تشریفات خاص خود را دارند كه باتوجه به حضور و مقام و مرتبه افراد انجام می‌پذیرد.
« فرآیند تشریفات » به طور كلی پنج مرحله دارد :
۱)استقبال
۲)حمل ونقل
۳) اسكان
۴) پذیرایی
۵) بدرقه
افرادی كه با تشریفات سر وكار دارند بایستی در طول این فرآیند به « ارتباط مفید و مؤثر » برای ایجاد ، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. روسای قطار نیز با برنامه‌ریزی قبلی لازم است گام به گام برنامه‌ها را كنترل كنند و چنانچه تغییراتی در برنامه‌ها ایجاد شد اصول ارتباطی واطلاع رسانی را فراموش نكنند.
۱) استقبال
مأمور تشریفات موظف است راهنمای میهمانان مؤسسه‌ باشد پس بایستی طوری رفتار كند كه از لحظه ورود میهمانان احساس امنیت عمومی و آسایش و آرامش كنند زیرا اوّل دیدار و یا اولین‌ دیدار خیلی‌ مهم است.
آدم‌ها با دیدن ، قضاوت می‌كنند و یا قضاوت خود را تغییر می‌دهند و به اصطلاح دیدن خیلی متفاوت است با شنیدن لذا بایستی در طرز لباس پوشیدن ، روش صحبت كردن و انتخاب مستقبلین و افراد همپایه و همطراز میهمانان دقت و جدیّت كنند. نزدیك درب ورودی سالن به تك تك میهمانان خوشآمد بگویید و به میهمانان گل بدهید و احوالپرسی كنید.
۲) حمل و نقل
انتخاب وسیله ، انتخاب همراهان ، انتخاب مسیر ، جابجایی میهمانان و بار و توشه آنان و همراهان از نكات مهم حمل ونقل تشریفات است.
یكی از نكات مهم در این زمینه این است كه وسایل نقلیه بایستی حتما بررسی شده باشند كه بنزین كافی دارند و از نظر سلامتی مشكلی ندارند.
درب ماشین را برای میهمانان باز كنید و متوجه باشید كسی از همراهان جا نماند.
۳) اسكان
در قدیم پیك نامه‌رسان امنیت داشت و سواركار نامه‌رسان ایمن بود اكنون نیز بایستی مكان اسكان میهمانان از یك صندلی كه بایستی سالم باشد تا اتاق هتلی كه برای او در نظر گرفته می شود بایستی امنیت نشستن و برخاستن داشته باشد سیستمهای گرمایش و سرمایش ، روشنایی و صوتی بایستی سالم باشند تا میهمانان در هنگام نشستن احساس آرامش كنند. محیط بایستی از نظر نور ، حرارت ، راحتی ، صدا و تابلوهای راهنما تنظیم شده باشد.
دقت كنید در محل نشستن افراد میز و صندلی ، میكروفن و ضبط صوت و نور و یادداشت و خودكار ، آب، زیرسیگاری ، تلفن و امكانات ارتباطی ، پرچم و دیگر موارد بررسی شده‌باشد صندلی مزاحم موجود نباشد هوای تازه باشد و محوطه بیرون نمای خوبی داشته باشد.
برای جلسات بایستی آداب میز ، آداب میزبانی و آداب میهمانی را رعایت كنید و دقت كنید كه « محیط بر روش و نتایج مذاكره تأثیر می‌گذارد» .
تزئین و گل‌آرایی مكان نیز مهم است و توجه به آن بخصوص از نظر رنگ و تنوع برای احساس آرامش مفید به نظر می‌رسد پس به طراحی محل دقت كنید و در تزئینات از هنر بهره‌ گیرید.
۴) پذیرایی
یك پذیرایی مختصر به منظور آشنایی میهمانان و میزبانان در ابتدای ورود انجام بگیرد.
چای ، قهوه ، آب ، آب معدنی ، شیرینی ، شربت ، میوه ، نوشابه ، موزیك مناسب در زمان استراحت ، هدایا، شام و نهار جزء پذیرایی است كه بایستی در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد.
۵) بدرقه
هنگام بدرقه كنار در خروج بایستید و خداحافظی كنید و یادگاری و یادبود بدهید چنانچه اخذ ویزا ، تهیه بلیت ، گذرنامه ، مجوز خروج با مشكل روبروست قبل از خداحافظی مشكل را حل كنید و حكم مأموریت را پیگیری كنید. همانطور كه در استقبال تبسم بر لب داشتید در بدرقه هم آداب تشریفات را رعایت كنید.
● جدول مراحل تشریفات
الف ) استقبال
ـ استفاده‌ از مستقبل همپایه وهمطراز میهمان‌ ورعایت احترام‌ رسمی‌توسط میهمانداران
ـ سلام و احوالپرسی و اعلام برنامه
ـ خدمات ورود و خدمات گمركی
ـ امور خبری و اطلاع رسانی
ب) حمل ونقل ـ انتخاب وسیله نقلیه ( سالم‌ بودن ماشین ، نوع ماشین، بنزین داشتن و … )
ـ انتخاب همراهان ( راننده ، همراه ، محافظ و … )
ـ انتخاب مسیر ( بررسی ترافیكی ، هماهنگی با پلیس ، زیبایی مسیر و … )
ـ حمل بار و توشه میهمانان و همرا هان و …
ج) اسكان ـ بررسی امكانات موجود برای استراحت
ـ بررسی ایمنی امكانات موجود
ـ شرایط فیزیكی و محیطی محل اسكان
ـ بهداشت ، نظافت و پاكیزگی محل اسكان
ـ نور ، رنگ و وسعت و اندازه مكان و …
د) پذیرایی ـ نوشیدنی از جمله آب، شربت ، آب معدنی و …
ـ خوردنی از جمله میوه ، شیرینی ، شام و نهار و صبحانه و …
ـ امكانات ارتباطی و سمعی و بصری از جمله فاكس ، تلفن و …
ـ سبد فرهنگی ( نشریات ، كتب ، بروشورها و برنامه‌های مراسم و …)
ـ هدایای فرهنگی از جمله عكس ها و فیلم‌های مراسم و …
هـ) بدرقه ـ انجام خدمات خروج و گمركی
ـ تهیه ویزا ، بلیت ، گذرنامه ، تمدید ویزای اقامت و …
- همراهی و مشایعت و خداحافظی
ـ یادگاری و یادبود خاطره انگیز

منبع : بانک مقالات ارتباطات اجتماعی