نگاهی به سیستم امنیت در کتابخانه ها

این مقاله به بحث پیرامون قفسه باز و بسته و معایب و محاسنهركدام وهمچنین مبانی و اصول مدیریت امنیت در كتابخانه ها می پردازد و هدف آن تشریح راهكارهای مقابله با حوادث طبیعی، سرقت و دانش ستیزی می باشد. این ابزاردرایجاد محیطی آرام و امنیت روانی كاربران در كتابخانه ها و امنیت شبكه كتابخانه و حفاظت منابع دیجیتالی سهم بسزایی دارند.
● مقدمه
چنانچه كتابخانه را مجموعه ای سازمان یافته برای استفاده دانش پژوهان تعریف كنیم شرط اساسی استفاده بهتر و بیشتر، دسترسی به مواد‌آن است (۳: ص ۴۰۷). دسترس پذیری شاخص بسیار مهم برای عملكرد كتابخانه است. چون قضاوت استفاده كنندگان براساس میزان دستیابی آنان به منابع مورد نظرشان می باشد به عقیده برخی نقش كتابخانه در صورتی می تواند سازنده و تعیین كننده باشد كه گنجینه آن به روی همه پژوهندگان دانش باز بوده تا بدین ترتیب امكان بهره گیری از دانش بشری و درخشش استعدادهای ذهنی ذخیره شده برای همگان فراهم آید. كتابخانه ها از هر نوع كه باشند همه در متن اجتماع، خدمتگزار مردم هستند و در روشنگری و توسعه فكری توده اجتماع نقش بسزائی دارند. اما این نقش با حفاظت از منابع كتابخانه و حفظ امنیت كتابخانه پایدار خواهد ماند.
● تعریف مساله
دسترسی آزاد به كتابهایی كه بر حسب موضوع دركنار یكدیگر در قفسه ها قرار گرفته اند موثر ترین و ساده ترین راه استفاده از مجموعه یك كتابخانه است. این روش كه در برخی كتابخانه ها به كار می رود، شیوه ای مناسب برای بازیابی سریع كتاب در یك مجموعه كوچك است.
در فرهنگ فشرده كتابداری و اطلاع رسانی اثراستلا كینان‌(۲) اصطلاح قفسه باز اینگونه تعریف شده است: «كتابخانه یا مراكز اطلاع رسانی كه مراجعان آن می توانند منابع خود را راساً از قفسه ها بردارند.»
پس در كتابخانه هایی كه به شیوه قفسه باز اداره می شوند كتابها به سادگی در دسترس مراجعان قرار می گیرند و جستجو در میان قفسه ها برای استفاده كنندگان به سهولت امكان پذیر است. اما این روش در همه كتابخانه‌ها مرسوم نیست و هنوز كتابخانه هایی هستند كه به شیوه قفسه بسته اداره می شوند.
ارائه خدمات در نظام قفسه بسته مراجعان را ملزم می نماید كه كتابهای مورد نظرشان را با استفاده از برگه دان و یا فهرسترایانه ای انتخاب نمایند. آنها بایستی مشخصات كامل كتاب و شماره راهنمای آنیا حداقلیكی از اطلاعات كتابشناختی (عنوان، موضوع، پدیدآور) را بعد از یادداشت، به كتابدار ارائه نموده و منتظر بمانند تا وی كتابها را بازیابی و سپس در اختیارشان قرار دهد. در واقع كتابدار رابط بین قفسه های كتاب و مراجعان است. حال این سوال پیش می آید كه مراجعان با استفاده از كدام روش به موفقیت بیشتری نائل می شوند و به عبارتی كدام نظام آنها را در دستیابی به مواد مورد نیاز بهتر یاری می كند. نظام قفسه باز یا نظام قفسه بسته؟
از دیدگاه كتابخانه نیز می توان مطرح كرد:
كدام یك از دو روش ( قفسه باز یا بسته) زحمت كمتری برای كتابخانه در بردارد و در روند خدمات خلل كمتری ایجاد می كند؟(۴: ص۸۵)
● بررسی تطبیقی نظام قفسه باز و قفسه بسته در امانت كتاب
معمولاً كتابخانه ها در سراسر دنیا به تناسب موقعیت و جامعه استفاده كننده خود براساس یكی از نظام های قفسه باز یا قفسه بسته و یا تطبیقی از هر دو نظام اداره می شوند. چون تاكنون كمتر نوشته ای در این خصوص به رشته تحریر در آمده است، در این قسمت برای روشن شدن مطلب به بررسی معایب و مزایای این دو نظام و ویژگی های هر یك می پردازیم.
▪ نظام قفسه بسته (مزایا)
۱) به لحاظ عدم دسترسی مراجعان به مخزن همواره كتابها منظم بوده ودقیقاً براساس رده بندی رد جای خود قرار دارند.
۲) حفظ وضعیت ظاهری و فیزیكی مجموعه و كاهش فرسودگی آنها بدلیلجابه جا نشدن های مكرر.
۳) كاهش مفقود شدن كتابها و خارج ننمودن آنها از مخزن بدون رعایت مقررات.
۴) عدم نیاز به حضور مراقب جهت ورود و خروج اعضاء بداخل مخزن.
▪ نظام قفسه بسته (معایب)
۱) از سویی بسته بودن قفسه ها و از سویی دیگر مراجعه همزمان اعضاء در بعضی از ساعات روز سرعت درسترس پذیری را به نحو چشمگیری كاهش می دهد.
۲) چون كاربازیابی كتاب از مخزن مستقیماً به عهده كتابداران است، كتابداران بایستی در بیشتر ساعات كاری در میان قفسه ها حركت كنند كه این امر باعث اتلاف وقت و خستگی كتابداران خواهد بود.
۳) عدم توانایی و امكان مراجعان برای انتخاب مناسب ترین كتاب از میان كتابهای مشابه كه در كنار هم در قفسه ها قرار دارند.
۴) اتلاف وقت مراجعان به لحاظ بازیابی مشخصات كتاب، تحویل برگه درخواست كتابو دریافت كتاب.
۵. برگشت بسیاری از كتابها كه مورد پسند مراجعان نیست و درخواستهای مكرر مراجعه كننده برای دریافت كتابهای دیگر و اتلاف نیروی كتابدار در نظام قفسه بسته.
۶) عدم توجه كافی مراجعه كننده یا كتابدار به ویرایش یا شماره جلد و یا چاپ معینی از كتاب و یا ترجمه های مختلف باعث اتلاف وقت كتابدار و مراجعین می شود.
۷) به دلیل عدم دسترسی به بسیاری از كتابها و ناآشنایی مراجعان با مجموعه داخل مخزن بخشی از مجموعه مورد استفاده قرار نگرفته و در نهایت در سیاهه كتابهای وجین قرار می گیرند.
▪ نظام قفسه باز (مزایا)
۱ـ دسترسی مستقیم و سریع مراجعان به منابع
۲) امكان گزینش و انتخاب كتاب دلخواه از میان كتابهای مشابه
۳) آشنایی به سایر كتابها كه به دلایلی بنحو مطلوب معرفی نشده اند
۴) یادگیری مراجعان در خصوص نحوه قرار گرفتن كتابها براساس رده بندی موجود
۵) آشنایی با حوزه های مختلف دانش بشری و تقسیم بندی علمی آنها
۶) جلوگیری از اتلاف وقت و نیروی جسمی مراجعان و كتابداران.
۷) استفاده از نظام قفسه باز برای كتابخانه ای كه با كمبود بودجه و كارمند مواجه است می تواند شیوه ای اقتصادی و با صرفه باشد.
۸) با گشودن درهای مخزن كتاب به روی عموم، عده كسانی كه به كتابخانه مراجعه می كنند بیشتر خواهد شد.
▪ نظام قفسه باز (معایب)
۱) امكان خروج كتاب ها از مجموعه بدون اطلاع متصدی مربوط و رعایت مقررات
۲) امكانآسیب رسانی به منابع ( از قبیل تیغ زدن بخشی از كتاب و یا تصویر )
۳) امكان جابجا قرار دادن كتابها در قفسه و مشكلات عدیده ی دیگر از این قبیل
به تجربه ثابت گردیده است كه نظام قفسه باز ضمن افزایش دامنه دسترسی مراجعان به كتابهای دلخواه سبب می گردد تامراجعان با سایر منابع نیز آشنا گردند.
در پایان این بخش باید بگوئیم: شاید برای یك كتابدار لحظه ای تلخ تر از این پیش نیاید كه استفاده كننده ی مشتاقی را به سمت كتابی راهنمایی نماید. سپس دریابد كه كتاب در جایی خود نیست و به امانت نیز نرفته است. چه پاسخی باید به مراجعه كننده داد: كتاب ناپدید شده است؟
هر سال كتابخانه تعدادی از منابع خود را در اثر سرقت و یا دانش ستیزی(Vandalism) از دست می دهند و مجبور می شوند مخارج جایگزینی این منابع را از بودجه سالانه خود هزینه كنند. گرچه گاه هیچ جایگزینی برای این مواد پیدا نمی شود و كتابخانه ها به ندرت قادرند منابع قدیمی نایاب و با ارزش از دست رفته را جایگزین نمایند. مسئله امنیت منابع مربوط به امروز و دیروز نیست، بلكه به تاریخ اولین دسترسی های عمومی به كتابخانه ها بر می گردد.
دركنار مسئله سرقت و آسیب رساندن به كتابها كتابخانه ها درگیر مسائل دیگری نیز هستند؛ مانند روبرو شدن با مراجعان ناهنجار، دریافت نامه و بسته های مشكوك و حوادث پیش بینی نشده از جمله آتش سوزی، سیل و نظایر آنها. از طرف دیگر با خودكار سازی كتابخانه ها و مراكز اطلاع رسانی، مسئله امنیت شبكه كتابخانه و اطلاعات ذخیره شده نیز وجود دارد.
مطمئناً به این مثل قدیمی كه «پیشگیری بهتر از درمان است» اعتقاد دارید و نیز قبول دارید كه برای هر كتابخانه ای با صرفه تر است كه برای تامین امنیت و محافظت از منابع خود هزینه كند. تا اینكه هزینه‌های گزافی را برای بازسازی مجموعه آسیب دیده از سرقت، خرابكاری، آتش سوزی، بلایای طبیعی و مانند آنها بپردازید.
گرچه این مسئله بدیهی و روشن است اما كمتر كتابخانه ای تامین امنیت منابع را جزء مسئولیت های مستقیم مدیر می داند و او را مسئول تهیه یك برنامه مدون و تشكیل گروه حافظ امنیت كتابخانه می شناسد.
● امنیت چیست؟
همانطور كه اشاره شد، لازم است به مسائل امنیتی و حفاظتی كتابخانه توجهی ویژه شودو برنامه ای مدون برای تامین امنیت منابع، تجهیزات و افراد تهیه گردد. برای این منظور لازم است ابتدا تعریف دقیقی از امنیت در كتابخانه داشته باشیم.
«امنیت معمولاً به نظام یا فعالیتی اطلاق می گردد كه برای جلوگیری از سرقت و دانش ستیزی به كار می رود مثل نظام كنترل كتابخانه، نظام امنیتی كتاب، ناظر سالن، مطالعه یا حفاظ های امنیتی و نظایر آنها. امنیت همچنین یك فرایند است كه حفاظت از مجموعه، ابزار، اطلاعات، كارمندان و تسهیلات فیزیكی را فراهم میكند و از تاثیرات نامطلوب، غیر مجاز و زیان‌آور به اهداف كتابخانه و آرشیوها جلوگیری می نماید» (۵: ص ۶۷-۸۹).● امنیت یا حفاظت
گروهی از مدیران، امنیت را زیر گروه برنامه‌های حوادث غیر مترقبه و اداره مجموعه می دانند و گروه دیگر جلوگیری از دزدی را یك عنصر مجزا از برنامه های دیگر به حساب می آورند. گروهی نیز فقط دزدی و دانش ستیزی را یك خط امنیتی به حساب می آورند و آسیب هایی دیگر از این دست را كنار می گذارند.
فقدان شفافیت در تعریف امنیت و تجزیهموضوعات امنیتی نه حفاظت موثر را تسهیل می كند و نه برنامه های امنیتی را در كتابخانه، حفاظت و امنیت شباهت های زیادی دارند. برای تامین بیشترین محافظت از مجموعه ها و با توجه به مسائلی مثل دزدی، دانش ستیزی، آسیب های محیطی، حوادث پیش بینی نشده هر دو برنامه فوق باید منظور گردند.
در موسسات كوچك تر معمولاً برای مسائل امنیتی و حفاظتی یك مسئول در نظر گرفته می شود، در حالی كه درموسسات بزرگ تر معمولاً كاركنان متخصص امنیتی جدای از ماموران حفاظتی وجود دارند.
در هر صورت مسئله امنیت در كتابخانه های مختلف متفاوت خواهد بود. نوع كتابخانه، ساختمان و تجهیزات، منابع موجود، تعداد كارمندان و بودجه اختصاص یافته به مسائل امنیتی در برنامه‌ریزی‌های مدیران در این زمینه دخیل هستند در واقع هیچ دو كتابخانه ای نیازهای امنیتی یكسان ندارند.
● تامین امنیت روانی در كتابخانه
تامین امنیت روانی در كتابخانه شاید كمی دور از ذهن باشد اما بطور مسلم واژه كتابخانه، محیطی آرام، امن و فضایی دلنشین برای مطالعه را به ذهن می آورد. این آرامش می تواند با حضور یك كارمند یا مراجعه كننده ناهنجار به هم بخورد درواقع با توجه به شرایط اجتماعی، فرهنگی و سیاسی هر منطقه نمی توان از بعضی مسائل هر چند نادر چشم پوشید.
● امنیت مجموعه عادی
۱) كنترل ورود و خروج مراجعان و منابع از كتابخانه:
نحوه این كنترل با توجه به شرایط و امكانات هر كتابخانه متفاوت است. اما بطور طبیعی كتابخانه‌ها از نظام های آشكارسازی خودكار كتابخانه(Library Detection System) استفاده می كنند. این نظام ها درمقابل درهای خروجی تعبیه می شوند كه مراجعان ناگزیر از میان ‌آنها عبور می كنند و با كمك امواج یا فركانس هایی كه از دستگاه ساطع می شود و بر چسب های حساس موجود در منابع، مشخص می كند كه آیا مدرك همراهمراجعه كننده، درمیز امانت ثبت شده است یا خیر. هم اكنون انواع مختلف سیستم امنیتی با عملكرد های متفاوت وجود دارد. سیستم هایی برای كنترل وضعیت عضویت، امانت خودكار،منابع، سیاهه برداری و نظایر آنها كه در بخش های بعدی به توضیح هر كدام خواهیم پرداخت.
سیستم امنیتی برای كتابخانه ها درقرن ۲۱
▪ سیستم كنترل مدیریت مواد یك راهكار اصلی برای استفاده دركتابخانه های جدید است. در تمام دنیا میلیونها كتاب، كاست، CD، توسط نظام های كنترل محافظت می شوند. چسب های Tittle]Tape ] از داخل كیف و بدن انسان قابل ردیابی است. قابلیت امنیتی هر چسب را می توان فعال یا غیر فعال كرد. این برچسب ها برچسب های امنیتی هستند كه به وسیله آن می توان از خروج غیرقانونی كتابها جلوگیری كرد و در زمان خروج كتاب بصورت قانونی قابلیت امنیتی این برچسب ها غیر فعال می شود تا مراجعه كننده به راحتی عبور كند.
ـ Rfid Tays
یك حافظه بسیار كم حجم است كه بجای باركد از آن استفاده می شود و به صورت برچسب روی كتاب چسبانده می شود. و بوسیله آنها می توان ورود و خروج كتابها را بصورت مكانیزه كنترل كرد این حافظه در بازگشت كتاب بصورت مكانیزه در كامپیوتر ثبت می گردد.
ـ درگاه تشخیص دهنده Detection System
این سیستم به زیبایی طراحی شده و قابلیت تغییر اندازه دارد و دارای یك حسگر كنترل است كه در قسمت ورودی و خروجی نصب می گردد تا از خروج كتابها به صورت غیرقانونی جلوگیری كند. حسگر بوسیله نرم افزار كنترل شود و قابلیت تعریف صدای خاص به عنوان هشدار را دارد. این سیستم در مدلهای مختلف با اشكال و اندازه های مختلف عرضه می شود. كه می توان مدل (۳۸۰۰ و ۲۳۰۰) را نام برد.
ـ سیستم Self Cheek ۳M
این سیستم به مراجعه كننده این اجازه را می دهد تا خودشان كتابهای موردنظرشان را در كتابخانه بیابند استفاده از این دستگاه بسیار آسان است و قابلیت گزارش گیری گوناگونی دارد.
ـ سیستم Smart Check
این دستگاه به صورت اتوماتیك موارد امانت گرفته شده را پس می گیرددارای صفحه نمایش لمسی است.
ـ دستگاه دیجیتال كتابخانه
این دستگاه كه دارای طراحی زیبا است برای مدیریت مجموعه كتابها و خواندن كارتها و جستجو و پیدا كردن كتابها از داخل قفسه ها (پیج كتاب) استفاده می شود. وزن دستگاه ۷۰۰ گرم است و بوسیله آن كارهای كتابخانه سرعت می یابد.
ـ دستگاه سورتر(مرتب كننده هوشمند)
این دستگاه بصورت مودلار(قابلیت سرهم‌بندی كردن) تهیه می شود تا درهر جایی قابل نصب باشد. بوسیله این دستگاه كتابها براساس باركدشان مرتب می شوند. این دستگاه ۲۰۰ كتاب را مرتب می كند و دارای هشدار دهنده برای محفظه های پر شده است.
ـ دستگاه كنترل اقلامMedia Check
این دستگاه می تواند فیلم ویدیو و CD و كتاب را كنترل كند.
می توان بدون خارج كردن اقلام از قاب آنها را وارد دستگاه نمود تا از اصل بودن مورد برگشتی اطمینان حاصل كنیم.
ـ دستگاه حساس كننده و غیر حساس كننده Book Check
این دستگاه توانایی حساس و غیر حساس كردن كتاب را با توجه به مجاز و غیرمجاز بودن خروج آن دارد تنها با عبور كتاب از روی دستگاه این كار انجام می شود.
با دستگاههای توضیح داده شد در بالا می توان یك كتابخانه برای قرن ۲۱ داشته باشیم و به كمك این دستگاهها كتابخانه را مكانیزه نمود و به كارها سرعت بخشید.
● نتیجه گیری
هر كتابخانه ای با توجه به اهداف و سیاست ها و شرایط و امكانات خود نیازهای امنیتی خاص دارد لازم است مدیران كتابخانه ها با همكاری سایر كاركنان همه موارد امنیتی از جمله امنیت مجموعه ها و امنیت شبكه های كتابخانه و همچنین امنیت روانی رامورد توجه قرار دهند و در این زمینه آموزشهای لازم و ضروری به همه كارمندان داده شود و مراجعان را نیز با مقررات امنیتی هر قسمت از كتابخانه آشنا نمایند.

مسعود بهمن آبادی
فیض الله جمالی
منابع
۱. آستان قدس رضوی، كتابخانه مركزی اسناد، گزارش فعالیتهای سالیانه كتابخانه آستان قدس رضوی و كتابخانه های وابسته در سال ۱۳۶۰. مشهد: كتابخانه مركزی آستان قدس رضوی، ۱۳۶۰.
۲.كینان‌، استلا . فرهنگ فشرده كتابداری و اطلاع رسانی. ترجمه‌ و تدوین‌ فاطمه‌ اسدی‌ گركانی. تهران‌: نشر كتابدار، ‏۸‌‏۷‌‏۳‌‏۱‌. ‌
۳. استیپچویچ، الكساندر. كتاب در پویه تاریخ، ترجمه حمیدرضا آژیر و حمیدرضا شیخی. مشهد: آستان قدس رضوی، ۱۳۷۳.
۴. راولستاد، ماتیلد. «قفسه های باز و بسته در كتابخانه های تحقیقاتی» ترجمه شیرین صدر الحفاظی، نامه انجمن كتابداران ایران، دوره یازدهم، شماره سوم و چهارم (پاییز و زمستان ۱۳۵۷).
۵. جوكار، طاهره. "مبانی و اصول مدیریت امنیت در كتابخانه ها" فصلنامه كتاب ۵۹ (پاییز ۱۳۸۳).
یادداشت:
تصاویر این مقاله از منبع زیر گرفته شده است:
۷.۳M. The library of the ۲۱st century ۳m library systems.
available at: http://www.۳m.com/us/library

منبع : سایر منابع