ارزیابی عملکرد و منحنی توزیع طبیعی

در عصر كنونی، تحولات شگرف دانش مدیریت وجود نظام ارزیابی را اجتناب ناپذیر نموده است. بگونه‌ای كه فقدان ارزیابی در ابعاد مختلف سازمان اعم از ارزیابی استفاده از منابع و امكانات، كاركنان، اهداف و استراتژی‌ها، به عنوان یكی از علائم بیماری های سازمان قلمداد می‌شود. هر سازمان به منظور آگاهی از میزان مطلوبیت و كیفیت فعالیت‌های خود بالاخص در محیط های پیچیده پویا، نیاز مبرم به نظام ارزیابی دارد. از سوی دیگر فقدان وجود نظام ارزیابی و كنترل در یك سیستم به معنای عدم برقراری ارتباط با محیط درون و برون سازمانی تلقی می گردد كه پیامدآن كهولت و نهایتاً مرگ سازمان است. ممكن است بروز پدیده مرگ سازمانی به علت عدم وقوع یكباره آن از سوی مدیران عالی سازمان ها احساس نشود لكن مطالعات نشان می‌دهد فقدان نظام كسب بازخورد امكان انجام اقدامات لازم برای رشد، توسعه و بهبود فعالیت‌های سازمان را غیر ممكن می‌نماید. سرانجام این پدیده مرگ سازمانی است.
از نگاه دیگر با ملاحظه نظام آفرینش می توان دریافت كه ارزیابی در بطن آن قرار دارد. وجود نظم بسیار موزون در جهان خلقت حكایت از حلقه بازخورد كاملاً حساب شده دارد. نظام ارزیابی بعنوان یكی از عناصر این حلقه مطرح است، هر چند ممكن است بشر به علت نقص دانش و اطلاعات قادر به تبیین آن نباشد ولی اساساً قوام و دوام یك سیستم منوط به وجود نظام ارزیابی و كنترل در آن می‌باشد. (۱ )
● ارزیابی عملکرد و منحنی توزیع طبیعی
یکی از جالب ترین اکتشافات بشر تعیین رابطه ی بین اندازه گیری های انواع زیادی از پدیده های طبیعی و قوانین ریاضی تصادف بوده است . کشفی که به وسیله گاووس ( Guss ) ریاضی دان المانی انجام شد . گاووس توزیع خطاهایی را که در مشاهده های ستاره شناسی انجام شده بود ، مطالعه کرد . ( ۲ )
در صورتی که توزیع داده ها به صورت منحنی متقارن زنگوله ای باشد ، منحنی طبیعی نامیده می شود . مفهوم توزیع طبیعی در آهار یک مفهوم اساسی و بنیادی است . دلیل اهمیت آن این واقعیت است که ؛ توزیع فراوانی خیلی از حوادث طبیعی ، شکلی شبیه شکل این منحنی دارند . نه تنها خطاهای اندازه گیری شده به وسیله گاووس دارای منحنی طبیعی هستند ، بلکه خیلی از حوادث فیزیکی و روان شناسی نیز طبیعی هستند . ( ۳ )
مشاهده توزیع طبیعی برخی از حوادث و ویژگی ها هرگز بدان معنا نیست که این توزیع ها کاملا ً طبیعی یا این که قابلیت تعمیم آن به همه ی پدیده های جهان ( حد اقل در حال حاضر ) اثبات شده باشد . لذا اجباری نیست که خود را ملزم به داشتن یا رعایت یک توزیع طبیعی در زمینه ی نتایج حاصل از ارزیابی عملکرد افراد ، سازمان ها و دیگر واقعیت های موجود باشیم .
امّا بعضاً در جامعه مشاهده می شود که افراد ، گروه ها و سازمان ها به اجبار در سه مجموعه قوی ، متوسط و ضعیف دسته بندی می شوند که این امر گاهی اوقات تاثیرات منفی بر عملکرد و بهره وری دارد . زیرا بر خلاف مفهوم ارزیابی عملکرد [ ارزیابی عملکرد یعنی سنجش نسبی عملکرد انسانی در رابطه با نحوه انجام کار مشخص در یک دوره زمانی معین در مقایسه با استاندارد انجام کار و همچنین تعیین استعداد و ظرفیت های بالقوه ی فرد به منظور برنامه ریزی در جهت به فعلیت درآوردن آن ها . ( ۴ ) ] به جای این که موجبات رقابت فرد با خود را فراهم آورد ، باعث رقابت منفی شخص با دیگران می شود . یعنی به جای این که همه برنده باشند بایستی حتما ً یکی برنده و دیگری بازنده و لازمه ی برنده شدن چیزی جز شکست و حذف دیگران نخواهد بود . به بیان دیگر ؛ به جای حاکمیت قاعده « برنده – برنده » ، حکم قطعی « برنده – بازنده » اعمال می گردد .
اگر عملکرد انسان ها را تابعی از دانش ، مهارت و استعداد آن ها بدانیم و از آن جا که در هنگام پذیرش و استخدام افراد در هر یک از زمینه های زندگی اجتماعی و سازمانی ( انتخاب همسر ، پذیرش دانش آموز و دانشجو ، استخدام کارمند و کارگر ، پذیرش عضویت در یک حزب و گروه و ... ) پذیرش کننده و تصمیم گیرنده ی خردمند به صورت طبیعی و منطقی در پی انتخاب بهترین گزینه یا حد اقل دارای شرایط لازم می باشد ، نمی توان بر اساس نتایج ارزیابی عملکرد کسی را به داشتن عملکرد ضعیف محکوم و مقصر معرفی نمود .
زیرا عملکرد ضعیف فرد می تواند ناشی از یک یا دو حالت زیر باشد :
الف ) در ابتدای کار ، شخصی را که برای یک شغل یا انتصاب در یک پست گزینش نموده ایم ، فاقد شرایط لازم بوده است .
ب ) فرد گزینش شده واجد شرایط لازم جهت انتخاب بوده ، امًا در جریان عمل شرایط و انگیزه های مقتضی برای فعالیت و انجام درست کارهای درست توسط وی فراهم نشده است .
پ ) ممکن است در به کارگیری یک فرد هر دو اتفاق فوق همزمان محقق شده باشد .
لذا در این صورت ، منطقی آن است که مدیران به جای انداختن تقصیر به گردن دیگران ؛ خود را مقصر بدانند . امًا در وضعیتی که فرد بر خلاف آن چه که می داند و می تواند ، عمل نماید ؛ در این صورت بایستی موقعیت و شغل ایشان تغییر و در محل و شرایط مناسب دیگری ( غیر از وضعیت موجود ) قرار گیرد .به طور کلی ؛ به منظور بهبود مستمر عملکرد و بالا بردن بهره وری ، بایستی همواره به تشویق و تقویت مثبت انسان ها اقدام نمود و به جای ارزیابی و مقایسه ی آن ها با یکدیگر ، فرد را با خود مقایسه نمود و از طریق بی توجهی به رفتارهای نا مناسب آن ها را خاموش و با مورد توجه قرار دادن عملکرد مثبت افراد در جهت اصلاح عملکرد ضعیف برنامه ریزی و تلاش نمود .
● نتیجه گیری و پیشنهاد
در هنگام ارزیابی عملکرد یک فرد ( سازمان یا ... ) بایستی به تشویق افراد به خاطر دستاوردها و نتایج مثبت آن ها پرداخت و با تاکید بر جنبه های مثبت و استفاده از آن ها در جهت اصلاح و بهبود جنبه های منفی و ضعیف اقدام و از بزرگ نمایی رفتارهای نامطلوب خودداری نمود . یعنی به جای اشاره به لاغری مفرط و ناخوشایند حیوان ، دندان های سفید و سالم او را مورد توجه قرار داد زیرا این حیوان چه بسا بتواند به وسیله این دندان ها و خوردن غذای کافی ، مناسب و جویدن کامل آن چاقی لازم را به دست آورد .
به بیان روشن تر و به عنوان مثال ؛ وقتی که یک معلم مشغول ارزیابی عملکرد یک دانش آموز در درس املای فارسی است ، می تواند به جای شمردن تعداد اشتباه های او ؛ آمار واژه هایی را که درست نوشته است ، اعلام و با تقویت و استفاده از توانایی وی در نوشتن صحیح کلمات ، در جهت اصلاح و بهبود عملکرد ایشان در این درس اقدام نمود . در نتیجه هیچ کس بازنده نخواهد بود و یا به اجبار در بخشی از منحنی توزیع طبیعی قرار نخواهد گرفت و همه برنده خواهند بود .
در پایان به این نکته نیز اشاره می شود که ؛ ارزیابی و اندازه گیری عملکرد , موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است .
ارزیابی و اندازه گیری عملکرد بازخورد لازم را در موارد زیر ارایه می کند :
۱ ) با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده ، مشخص می شود که آیا سیاست های تدوین شده به صورت موفقیت آمیزی به اجرا درآمده اند ؟
۲ ) با اندازه گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین اندازه گیری رضایت کارکنان و مشتریان مشخص می شود آیا سیاست ها به طور صحیح تدوین شده اند ؟ ( ۵ )

حسین استرون
پانویس
۱- دفتر بهبود مدیریت و ارزیابی عملكرد معاونت امور مدیریت و منابع انسانی سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور . ارزیابی عملكرد . ۱۳۸۲ .
۲ - علی دلاور . روش های آماری در روان شناسی و علوم تربیتی . تهران : انتشارات دانشگاه پیام نور ، ۱۳۷۳ . ص ص ۲۴۷ - ۲۴۶ .
۳ - منبع شماره ۲ .
۴- غلامزاده . سمینار ارزیابی ( مدیریت ) عملکرد .
۵ - منبع شماره یک .