مدیریت تغییر و بهبود سازمان

مدیران امروزی در محیطی پرابهام، پویا و متحول كار می­كنند. یكی از بارزترین خصوصیات عصر حاضر، تغییرات و تحولات شگرف و مداوم در طرز تفكر، ایدئولوژی، ارزش­های اجتماعی، روش­های انجام كار و بسیاری از پدیده‌های دیگر زندگی است. علوم مختلف در چند دهه اخیر بیش از هر دوران دیگر در طول تاریخ بشر، پیشرفت كرده است. فناوری به‏طورمداوم و باشتابی بی­مانند در حال تحول و پیشرفت است و ارتباطات جدید، امكان هرگونه تماس را از هر نقطه جهان به نقطه دیگر در كوتاه­ترین مدت و با كمترین هزینه میسر ساخته است. در دنیای كنونی، بر اثر پیشرفت فناوری، طبیعت و محتوای كار به گونه­ای تغییر كرده است كه نه تنها كالا و خدمتی كه قبلا توسط نیروی انسانی تولید می­شد امروزه توسط دستگاه، تولید می­شود، بلكه عمل تصمیم­گیری كه تاكنون توسط انسان انجام می‌شده است، درحال حاضرتا حد زیادی توسط دستگاه انجام می­شود. استفاده از انواع رایانه‌های پیشرفته و نیروی كار رایانه­ای در سازمان­ها و محیط­های كار، نمونه­هایی از اینگونه تغییرات به شمار می­آیند. آثاری كه دستگاه­های پردازش الكترونیكی و نیروی كار رایانه­ای در عملكرد سازمان­ها و زندگی بشر امروز و آینده خواهند گذاشت، به تنهایی آنچنان زیاد و عظیم است كه برخی از نویسندگان بزرگ در تاریخ تمدن انسان را بعد از انقلاب كشاورزی و انقلاب صنعتی،" انقلاب الكترونیكی" خوانده­اند.
كثرت تغییراتی كه سازمان­ها و افراد با آنها روبه رو هستند، از چنان فشار و نیرویی برخوردار است كه همچون سیلی خروشان، هر نوع مقاومتی را در هم كوبیده و همه را با خود به جلو می­برد. به بیان دیگر، وسعت و تنوع نیروی تغییری كه بر پیكر سازمان­های امروزی وارد می­آید آنقدر زیاد است كه برای آنها چاره­ای جز انطباق با این تغییرات باقی نمی­گذارد.
تعدادی از نویسندگان مدیریت، نیروها و فشارهای تغییررا تحت چهارعنوان زیر طبقه بندی و خلاصه كرده­اند:
۱) تغییر فناوری:
در حال حاضر، آهنگ تغییر فناوری سریع­تر ازهرزمان دیگری است.
۲) علم و دانش:
به سبب وسعت دامنه علم، رشته­های جدیدی ازعلوم موجود منشعب شده و در صحنه علم ظاهر شده­اند.
۳) كهنگی محصول و خدمت:
محصولات، برنامه­ها و روش­های ارائه خدمات، تحت تاثیر تغییرات فناوری و پیشرفت علم و دانش، كهنه و منسوخ می­شوند.
۴) تغییر اجتماعی:
انتظارات و ارزش­های فكری كاركنان نسبت به نسل­های گذشته تغییر كرده است.
عوامل بالا گوشه­ای از تغییرات بی­شماری است كه مدیران امروز با آنها مواجه­اند. لازم به تاكید است كه این تغییرات با چنان سرعت فزاینده­ای حادث می­شوند و آنچنان متعدد و متنوعند كه گاه نظام­های اجتماعی و اداری قادر به همگامی و انطباق با آنها نیستند. به همین دلیل، امروزه بزرگ­ترین مسئله­ای كه هر سازمان با آن رو به روست، مسئله تحول و دگرگونیست. از این روست كه مدیریت تغییر یكی از مهم­ترین مباحث علم مدیریت به شمار می­رود.
از طرف دیگر، قبول تحول و تحقق بخشیدن به آن از مهم­ترین لازمه­های بقا و رشد هر سازمان است، زیرا هر سازمانی، نظامی فرعی از یك نظام اجتماعی و یك نظام بزرگتر جهانی است و هنگامی كه مجموع یك نظام در حال تحول و پیشرفت است، نظام­های فرعی نیز ناگزیر باید خود را با تحولاتی كه در نظام بزرگتر پدید آمده است، همگام و هماهنگ كنند، با توجه به مطلب فوق می­توان گفت كه مدیران امروزی با دو مسئله اساسی رو به رو هستند.
مسئله اول این است كه چگونه سازمان خود را در جهتی توسعه دهند كه بهتر بتواند با تغییرات و تحولات محیط هماهنگ شود، مسئله دوم اینكه چگونه انرژی و منابع انسانی سازمان را در جهتی هدایت كنند كه ضمن تحقق اهداف سازمان و انجام ماموریت­های سیستم، نیازهای كاركنان نیز تامین شود. در چند دهه اخیر، مدیران روز به روز بیشتر متوجه این حقیقت شده­اند كه كوشش­های پراكنده و جزء به جزء برای حل مسائل پیچیده سازمانی، كافی نیست. امروزه برنامه­ریزی همه جانبه و وسیع­تری لازم است، به نحوی كه راهبردهای هماهنگ شده­ای را برای پرورش فضای سازمانی، روش كار، روابط افراد، نظام­های ارتباطی و اطلاعاتی در برداشته باشد و با شرایط و الزامات قابل پیش­­بینی و غیرقابل پیش­بینی سال­های آینده منطبق و سازگار باشد. به سبب این نیاز است كه بهبود سازمان یا به عبارت دیگر، مساعی سیستماتیك برای تغییر برنامه­ریزی شده، پای به عرصه وجود نهاده و امروزه از اهمیتی ویژه در علم مدیریت برخوردار است.
● معنی و مفهوم بهبود سازمان
اصلاح بهبود سازمان به نوعی تجدید نظر اصولی در سازمان دلالت دارد، تجدید نظری كه بر نظام­های ارزشی، اعتقادات و طرز تفكر موجود در داخل سازمان به گونه­ای اثر گذارد كه سازمان بتواند خود را با شتاب فزاینده تغییر، بهتر منطبق و هماهنگ كند، این اصطلاح چنان كه از معنی ظاهری آن پیداست، به بهبود و پرورش توانایی­های سازمان توجه دارد.
تا حدی كه سازمان بتواند به سطح مطلوبی از عملكرد و ایفای نقش برسد و این سطح را حفظ كند. بهبود سازمان، جریان مداوم مشكل­گشایی است و انجام آن مستلزم همكاری اعضای سازمان و كارشناسان علوم رفتاری است. از دید بهبود سازمان، حتی سازمان­هایی هم كه در حال حاضر در سطح رضایت بخش عمل می­كنند، جایی برای بهبود وپیشرفت بیشتر دارند. بهبود سازمان، فرایندی از تغییر برنامه ریزی شده­است كه بیشتر در اطراف تغییر"فرهنگ سازمانی" دور می­زند. تغییر برنامه­ریزی شده علاوه بر ساختار سازمان، فرایندهای حساس اطلاعاتی، تصمیم گیری، برنامه­ریزی و ارتباطات را نیز در بر می­گیرد. همچنین انتقال از یك فرهنگ سازمانی مقاوم در برابر تغییر به فرهنگی كه برنامه ریزی برای مقابله و تطبیق با تغییرات را تشویق كند نیز از جمله مواردی است كه بهبود سازمان به آن توجه دارد.
● اهداف برنامه­های بهبود سازمان
به طور كلی در فعالیت­های بهبود سازمان اهداف زیر دنبال می­شود:
۱) پرورش نظامی مستعد برای رشد و خود سازی
۲) افزایش سلامت و اثربخشی سازمان اعم ازكل سازمان یا قسمتی از سازمان و یا نظام­های موقت مانند كمیته­ها و امثال آنها.
۳) ایجاد فضایی كه در آن رقابت ناسالم بین گروه­ها و واحدهای سازمان كاهش یافته و همكاری و اشتراك مساعی بین آنها افزایش یابد.
۴) ایجاد فضایی كه در آن برخوردها و تضادها تحت كنترل درآید و بخوبی اداره شود.
۵) ایجاد فضایی كه در آن تصمیم گیری بیشتر براساس اطلاعات صورت گیرد، نه بر اساس نقش سازمانی یا سمت
۶) ادغام و یكسان­سازی اهداف فردی با اهداف سازمانی
۷) تغییر فرهنگ گروهی و سازمانی به گونه­ای كه مقاومت در برابر تغییر را به حداقل برساند و برنامه­ریزی و آینده نگری را تشویق كند.
۸) پرورش دادن گروه­های كارامد
۹) آموزش و پرورش افراد به ویژه مدیران و افرادی كه دارای مشاغل حساس هستند.
۱۰) ایجاد فضایی كه در آن كاركنان بتوانند عقاید و ایده­های خود را آزادانه ابراز كنند و در حل مسائل گروهی و سازمانی مشاركت داشته باشند.
۱۱) ایجاد نظام تشویق پاداش كه هم به تامین اهداف و ماموریت­های سازمان توجه داشته باشد و هم به پیشرفت و رشد شخصی كاركنان
۱۲) كمك به مدیران در پیاده كردن روشی كه مدیریت برمبنای هدف اعمال شود نه مدیریت بر اساس عملكرد گذشته و هدف­های نامرتبط با وظایف و مسئولیت­ها
۱۳) ایجاد روحیه خود هدایتی و خود نظمی درافراد و گروه­ها

نویسنده : احمد پارسا
منبع: www.abfakashan.com

منبع : ماهنامه صنعت خودرو