مجلات الکترونیکی: بازنگری در فرایند مجموعه سازی

پژوهشگران عصر اطلاعات بیش از هر زمان دیگری نیازمند دستیابی به آخرین یافته های علمی و جدیدترین مقالات منتشره می باشند. اما پیچیده بودن فرایند تولید و توزیع نشریات چاپی، طولانی بودن زمان انتظار مقالات پذیرفته شده برای چاپ و محدودیت های همیشگی كتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی در زمینه خرید و نگهداری مجلات چاپی موجبات عدم دسترسی یا تاخیر در دریافت این مجلات را فراهم آورده و ارائه اطلاعات روزآمد به کاربران را با مشکل مواجه ساخته است. بروز تحولات چشمگیر در فناوری اطلاعات و ارتباطات، ظهور نرم افزارها و سخت افزارهای کامپیوتری و همچنین گسترش اینترنت و شبکه های اطلاعاتی موجب شده تا بسیاری از ناشران برای مقابله با مشکلات و نارسایی های موجود در فرایند چاپ و توزیع نشریات، محتوای مجلات خود را در قالبهای الکترونیکی به مشتریان خود عرضه کنند. مجلات الکترونیکی فرصتها و امکانات بیشتر، بهتر، جذاب تر و تازه تری را برای مجموعه سازی و افزایش سرعت و کیفیت خدمات اطلاع رسانی در اختیار کتابخانه ها و بالاخص کتابخانه های دانشگاهی و تخصصی که کاربران آنها را اغلب افراد متخصص تشکیل می دهند، قرار می دهد.
● مقدمه و مفاهیم
کتابخانه ها در طول تاریخ همواره مرکز نگهداری، بهره برداری و اشاعه اطلاعات بوده اند. در این میان، مجموعه سازی یا انتخاب، سفارش و تهیه منابع اطلاعاتی در زمره مهمترین فرایندهای کتابخانه بشمار می رود که اغلب بیشترین سهم از بودجه کتابخانه را نیز به خود اختصاص می دهد.
امروزه منابع اطلاعاتی به اشکال مختلف نوشتاری و غیرنوشتاری نظیر کتاب، مجله، پایان نامه، جزوه، اسلاید، فیلم، میکروفیش، دیسک های کامپیوتری و ... در کتابخانه نگهداری و در دو نوع کلی اطلاعات پایه (Basic Knowledge) و اطلاعات روزآمد (Updated Knowledge) به کاربران عرضه می شود. اطلاعات پایه در هر رشته ای اغلب در قالب کتابهای مرجع ارائه می گردد. این اطلاعات کمتر دستخوش تحولات عمده شده و روزآمد کردن و یا به عبارتی تهیه ویرایش های جدید از آن معمولا به فاصله های زمانی چند ساله صورت می گیرد. به طور نمونه مباحث و قوانین کلی علومی چون ریاضیات، حقوق، جغرافیا، فیزیک و آناتومی ممکن است سالها بدون تغییرات عمده مورد تایید و استفاده قرار گیرد. در مقابل این نوع اطلاعات، ما هر روزه شاهد بروز تحولات، وقوع کشفیات و تولید اطلاعات جدیدی در زمینه هایی چون کامپیوتر، ژنتیک، پزشکی، علوم دارویی، علوم رفتاری و سایر علوم می باشیم. به گونه ای که، نیمه عمر اطلاعات تخصصی در چنین رشته هایی روز به روز کاهش می یابد.
پژوهشگران، متخصصان و اغلب کاربران کتابخانه های دانشگاهی و پژوهشی برای تامین نیازهای اطلاعاتی خود بیشتر به دنبال اطلاعات روزآمد می باشند. این اطلاعات اغلب از طریق نشریات ادواری ارائه می شوند. مجلات علمی به سبب آن که در فواصل زمانی کوتاه به انتشار تازه ترین مطالب و رویدادهای موجود در زمینه های تخصصی گوناگون می پردازند، نزذ پژوهشگران از اهمیت زیادی برخوردارند. در واقع، فلسفه اصلی انتشار مجلات، ارائه اطلاعات روزآمد به متخصصان، پژوهشگران و علاقمندان است. اطلاعات جدیدی که چه بسا با دانسته ها و الگوی عملکرد جاری آنان کاملا متفاوت بوده و دسترسی به آنها بطور چشمگیری در زندگی بشر تاثیرگذار است. بطور مثال آگاهی یافتن متخصصان علوم پزشکی از روشهای جدید درمان بیماریهای حاد می تواند جان بیماران زیادی را که با وجود کاربرد شیوه های درمانی گذشته همچنان در معرض خطر بوده اند، نجات دهد. در چنین شرایطی لزوم اشتراک نشریات ادواری و مجلات علمی توسط کتابخانه های تخصصی و دانشگاهی بیش از پیش مشخص می شود.
اما افزایش روزافزون حجم انتشارات و یافته های علمی در دنیا و ضرورت دستیابی سریع پژوهشگران به جدیدترین اطلاعات تخصصی از یک سو، وجود محدودیتهای فیزیكی كتابخانه ها برای نگهداری و بایگانی منابع چاپی و همچنین افزایش روزافزون بهای خرید و آماده سازی نشریات کاغذی، بروز مشکلاتی در زمینه مجموعه سازی و ارسال مجلات چاپی مانند تیراژ محدود، مفقود شدن، به سرقت رفتن، خسارات فیزیکی، محدودیت های پستی و گمرکی (بویژه در مورد مجلات خارجی) به علاوه مدت زمان معطلی مجلات برای انجام مراحل ثبت و آماده سازی در کتابخانه ها موجبات عدم دسترسی یا تاخیر در دریافت مجلات را فراهم کرده و در نتیجه ارائه اطلاعات روزآمد توسط کتابخانه سفارش دهنده به کاربران را با مشکل مواجه ساخته است. از سوی دیگر، گرانی کاغذ، بالا بودن هزینه های تولید و توزیع، تاخیر در چاپ مقالات پذیرفته شده و نظایر آن از جمله مواردی هستند که انتشار و استفاده از مجلات چاپی و یا به عبارتی نشر سنتی را دچار مشکل می سازد. انتخاب و اشتراک مجلات الکترونیکی (e-Journals) راهکاری است که امروزه کتابخانه ها برای مقابله با مشکلات فوق اتخاذ کرده اند زیرا به منظور برآوردن نیازهای اطلاعاتی رو به افزایش کاربران باید منابع اطلاعاتی تمام متن را به تعداد بیشتر، با سرعت بالاتر و به شیوه ای آسانتر در اختیار کاربران خود قرار دهند(۱).
ظهور و عرضه نرم افزارها و سخت افزارهای متنوع کامپیوتری و همچنین توسعه روزافزون اینترنت و شبکه های اطلاعاتی بسیاری از ناشران را بر آن داشته تا متن کامل مجلات خود را از این طریق در اختیار مشتریان خود قرار دهند که این امر خود موجب بروز گرایشات جدید و بازنگری در فرایند مجموعه سازی و همچنین در روند انتخاب و سفارش مجلات در کتابخانه ها شده است. به گونه ای که در حال حاضر، بسیاری از کتابخانه ها با پیروی از سیاست دسترسی به اطلاعات (access) بجای مالکیت منابع اطلاعاتی (ownership) اشتراک و دریافت پاره ای از مجلات چاپی را متوقف کرده و به اشتراک مجلات الکترونیکی روی آورده اند. مجلات الکترونیکی امکانات بیشتری برای اشاعه و استفاده از اطلاعات علمی در اختیار ناشران، نویسندگان و خوانندگان قرار می دهد(۲).
تا کنون تعاریف متعدد و کمابیش متفاوتی از مجلات الکترونیکی ارائه شده است:
مجله الکترونیکی نسخه دیجیتالی یک مجله چاپی و یا نشریه ای الکترونیکی بدون معادل چاپی است که از طریق وب، پست الکترونیکی و یا سرویس های دیگر اینترنتی قابل دسترسی می باشد(۳).یک مجله الکترونیکی نشریه ای اغلب علمی است که به شکل کامپیوتری و از طریق اینترنت قابل دسترسی می باشد(۴).یک مجله الکترونیکی نسخه الکترونیکی یک مجله چاپی است که می توان آن را از طریق وب مطالعه کرد(۵).
مجلات الکترونیکی شکل کامپیوتری پیایندهایی می باشند که معمولا از طریق اینترنت توزیع می شوند. یک مجله الکترونیکی ممکن است معادل کاغذی نیز داشته و یا قبلا به فرم چاپی منتشر شده باشد(۶).مجله الکترونیکی مجله ای است که از طریق اینترنت قابل دسترسی بوده و می توان در آن به جستجو پرداخت و از مقالات تمام متن آن نسخه چاپی تهیه کرد(۷).
یک مجله الکترونیکی همانند یک مجله سنتی است با این تفاوت که تنها در قالب الکترونیکی، بر روی لوح فشرده و یا از طریق وب منتشر می شود(۸).
مجله الکترونیکی پیایندی است که از طریق شبکه های الکترونیکی مثل بیت نت و اینترنت تولید، منتشر و توزیع می گردد(۹).بطورکلی می توان مجله الکترونیکی را نشریه ای خواند که اغلب ویژگی های مجلات چاپی را حفظ نموده و با عنوانی مشخص و در شماره هایی پیاپی و منظم بصورت الکترونیکی تولید و توزیع می شود و علاوه بر آن، دارای قابلیتهای جستجو، بازیابی، چاپ و ذخیره سازی اطلاعات توسط کاربران متعدد بوده و همواره روزآمد است.
● مزایای مجلات الکترونیکی
قابلیت الکترونیکی شدن مجلات در کاهش هزینه ها، افزایش اثربخشی وقت و اعتلای سطح علمی افراد، کتابخانه های تخصصی و سازمانهای مادر کاملا موثر می باشد. بر این اساس، مزایای مهم زیر در مورد مجلات الکترونیکی قابل توصیف است:
۱) ارتقای محتوای مجلات با در نظر گرفتن گسترش زمینه ها و ابزار اطلاع رسانی
۲) دسترسی به نسخه الکترونیکی مقاله بلافاصله پس از نهایی شدن پذیرش و قبل از تهیه نسخه چاپی آن
۳) بالا بودن کیفیت و سرعت نشر مجلات الکترونیکی
۴) پایین بودن هزینه های تولید و توزیع مجلات الکترونیکی
۵) حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی خواننگان برای دریافت مجلات و ارتباط با ناشر
۶) حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی خواننگان در برقراری ارتباط با نویسنده یا نویسندگان مقالات
۷) امکان جستجو و بازیابی مقالات در شماره جدید یک مجله الکترونیکی به طور همزمان توسط کاربران متعدد
۸) امکان استفاده از قابلیتهای جستجو و بازیابی در آرشیو کامل و گذشته نگر مجلات بر حسب سالهای تحت پوشش
۹) جستجو در نسخ الکترونیکی چند مجله به طور همزمان
۱۰) اشاعه اطلاعات گزینشی (SDI) بر اساس سفارش کاربران
۱۱) دسترسی به اطلاعات تفکیک شده نظیر عکسها، جدولها، نمودارها و مآخذ
۱۲) وجود آرشیوهای مجازی متعدد بدون نیاز به فضای فیزیکی در کتابخانه
۱۳) آرشیو و نگهداری آسان و ارزان
۱۴) مرتفع شدن مشکل تورق مجلات
۱۵) مرتفع شدن مشکلات پوسیدگی، خسارت دیدن و یا مفقود شدن مجلات
۱۶) ارسال سریع نسخ الکترونیکی مقالات برای دیگران از طریق پست الکترونیکی
۱۷) امکان استفاده از سرویس های جنبی مانند ALERT و سیستمهای مکانیزه مدیریت نشریات الکترونیکی
۱۸) حذف هزینه های بی مورد خرید مقالات ناخواسته
۱۹) حذف مراجعات غیرضروری و حضوری به کتابخانه ها
۲۰) رشد سطح علمی و پژوهشی اعضای کتابخانه و سازمان متبوع با توجه به میزان صرفه جویی در زمان.
● انواع مجلات الکترونیکی
در فرایند مجموعه سازی کتابخانه ها مجلات الکترونیکی از جنبه های گوناگونی مورد توجه و طبقه بندی قرار می گیرند. در زیر چند نمونه از مهمترین انواع تقسیم بندی مجلات الکترونیکی معرفی می شود:
الف) انواع مجلات الکترونیکی بر اساس قالب انتشار
مجلات الکترونیکی از نظر قالب انتشار به چهار دسته تقسیم می شوند:
۱) مجلات صرفا" الکترونیکی (Pure e-journals)
این نوع مجلات تنها در قالب الکترونیکی منتشر می شوند. مانند:
The Electronic Journal of Communication و The Journal of Digital Information
۲) مجلات الکترونیکی-کاغذی (E-p-journals)
این مجلات در اصل به صورت الکترونیکی منتشر و توزیع می شوند ولی ممکن است به تعداد محدودی در قالب کاغذی نیز منتشر شوند. مانند: The Journal of Artificial Intelligence Research
) مجلات کاغذی–الکترونیکی (P-e-journals)
این مجلات در اصل به صورت کاغذی توزیع می شوند ولی در عین حال قالب الکترونیکی آنها نیز انتشار می یابد. مانند: Science و Physical Review۴) مجلات کاغذی و الکترونیکی (P+e-journals)
مجلات بسیاری نظیر Journal of American Medical Association (JAMA)وBritish Medical Journal (BMJ) که در دو قالب کاغذی و الکترونیکی و اغلب در تیراژ زیاد منتشر و توزیع می شوند(۱۰).
ب) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب شیوه تهیه
کتابخانه ها می توانند مجلات الکترونیکی را به طرق مختلف سفارش داده و تهیه نمایند:
۱) اشتراک کامل مجله برای یک دوره
۲) انعقاد قراردادهای کوتاه مدت (کمتر از دوره اشتراک کامل)
۳) دریافت مقالات مورد نیاز به جای دریافت کلیه مقالات مجله
پ) انواع مجلات الکترونیکی بر اساس میزان دسترسی کاربر به اطلاعات
اطلاعات موجود در مجلات الکترونیکی برای کتابخانه ها به یک میزان قابل دسترسی نمی باشد. از این منظر، مجلات الکترونیکی به سه دسته تقسیم می شوند:
۱) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات (TOC)
۲) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات و چکیده مقالات ((TOC + Ab
۳) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات، چکیده و متن کامل مقالاتTOC + Ab + Ftxt) )
ت) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب هزینه اشتراک
در این نوع تقسیم بندی تنها به هزینه های صرف شده برای اشتراک مجله توسط کتابخانه سفارش دهنده توجه می شود. بر این اساس مجلات الکترونیکی به دو دسته کلی زیر تقسیم می شوند:
۱) مجلات الکترونیکی رایگان
۲) مجلات الکترونیکی هزینه دار
ث) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب قالب ارائه اطلاعات
ناشران مختلف محتوای اطلاعاتی مجلات الکترونیکی را در قالبهای متفاوتی به کتابخانه ها و سایر مشتریان خود عرضه می نمایند:
با استفاده از اینترنت و به صورت پیوسته
با استفاده ازلوح فشرده (CD)و به صورت نا پیوسته
با استفاده از شبکه محلی(LAN) و نصب قفل سخت افزاری
ج) انواع مجلات الکترونیکی بر اساس شیوه ارائه مجلات
مجلات الکترونیکی به شیوه های گوناگونی توسط ناشران به کتابخانه ها و سایر مشترکین ارائه می شود:
۱) ارائه مجلات الکترونیکی بطور آزاد و رایگان
۲) ارائه نسخه الکترونیکی به طور رایگان صرفا برای مشترکین نسخه چاپی
۳) ارائه نسخه الکترونیکی با پرداخت مبلغی اضافه صرفا برای مشترکین چاپی.
۴) ارائه مجلات الکترونیکی با پرداخت مبلغی جدا از هزینه نسخه چاپی آن به کلیه متقاضیان.
● روشهای اشتراک مجلات الکترونیکی
بطورکلی اشتراک مجلات الکترونیکی به دو روش امکان پذیر است. این دو روش عبارتند از:
۱) اشتراک شخصی (Individual Subscription)
در این روش هر یک از سفارش دهندگان به عنوان یک مشترک حقیقی برای ورود به محیط الکترونیکی مجله و استفاده از آن بطور جداگانه نام کاربری و رمز عبور دریافت می کنند. هزینه اشتراک در این شیوه اغلب به دلیل استفاده محدود از مجله زیاد نبوده و ممکن است ناشران مختلف، سیاست های متفاوتی برای تعیین و دریافت وجوه اشتراک بر حسب متقاضی آزاد، دانشجو، متخصص و ... اتخاذ نمایند.
۲) اشتراک سازمانی (Subscription Institutional)
در این روش کتابخانه یا موسسه سفارش دهنده به عنوان مشترک حقوقی مجله الکترونیکی شناخته می شود. از این روی، هر یک از اعضای کتابخانه برای ورود به محیط مجازی مجله و استفاده از آن نام کاربری و رمز عبور جداگانه ای دریافت نمی کنند. این کاربران در صورتی که از طریق شبکه کامپیوتری سازمان یا دانشگاه خود به سایت اینترنتی ناشر یا مجله الکترونیکی مورد اشتراک متصل شوند، پس از شناسایی پروتکل اینترنتی (IP) سازمان خود توسط سیستم، قادرند به عنوان کاربر مجاز به محیط الکترونیکی مجله وارد شوند. هزینه اشتراک در این شیوه به دلیل استفاده زیاد از محتوا، اغلب بیش از اشتراک شخصی است.
● ملاحظات کلی
در حال حاضر، بسیاری از سازمان ها و دانشگاهها به دلایلی از جمله محدودیتهای فیزیکی و مالی کتابخانه های خود و همچنین گرایشات روزافزون به استفاده از دستاوردهای روز فناوری اطلاعات و ارتباطات، اشتراک تعدادی از مجلات چاپی را متوقف ساخته و در جریان مجموعه سازی یا توسعه مجموعه به انتخاب و اشتراک مجلات الکترونیکی تمایل بیشتری نشان می دهند. در هنگام اتخاذ چنین سیاست هایی لازم است ملاحظات خاصی از سوی مسئولان کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی سازمان های مادر در نظر گرفته شود که در ادامه به پاره ای از این موارد اشاره می شود.
۱) سرعت انتشار مجله Publication Speed))
تولید مجلات به صورت الکترونیکی از طریق حذف مراحل حروف چینی، چاپ و تکثیر، ارسال و توزیع موجب تسریع در فرایند انتشار مجله می شود. به این ترتیب، کاربران مجلات الکترونیکی در مقایسه با کاربران مجلات کاغذی در مدت زمان کوتاه تری از پژوهش ها و رخدادهای نوین علمی و تخصصی مطلع شده و با استفاده از این اطلاعات قادرند در اعتلای سطح علمی خود و تامین اهداف و سیاستهای سازمان مادر بیش از پیش موثر باشند.
۲) هزینه تولید مجله Cost of Producing))
هزینه تولید مجلات الکترونیکی در حدود ۷۰ تا ۹۰ درصد کمتر از قالب کاغذی آن است. این هزینه تا حد زیادی به سیستم و زبان کدسازی آن بستگی دارد. بطور مثال، تولید مجله به زبان ASCII یا HTML معمولا ارزان تر از دیگر زبانهای برنامه نویسی تمام می شود(۱۱). در هر حال، هزینه تولید یک مجله الکترونیکی دارای تاثیراتی مستقیم در وجوهی است که به عنوان هزینه اشتراک آن مجله از کتابخانه سفارش دهنده مطالبه می شود.
۳) مالکیت و ذخیره سازی
کتابخانه با پرداخت هزینه اشتراک یک مجله کاغذی به عنوان بهای مجله قادر است مجله مورد نظر را دریافت و نگهداری کند، اما در یک زمان واحد تنها یکی از کاربران می تواند آن مجله را ورق زده و به جستجوی مقالات مورد نظر خود بپردازد. این در حالی است که کاربران زیادی می توانند به طور همزمان به محیط مجازی یک مجله الکترونیکی وارد شده و در آن به جستجو و مطالعه۴) مجلات کاغذی و الکترونیکی (P+e-journals)
مجلات بسیاری نظیر Journal of American Medical Association (JAMA)وBritish Medical Journal (BMJ) که در دو قالب کاغذی و الکترونیکی و اغلب در تیراژ زیاد منتشر و توزیع می شوند(۱۰).
ب) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب شیوه تهیه
کتابخانه ها می توانند مجلات الکترونیکی را به طرق مختلف سفارش داده و تهیه نمایند:
۱) اشتراک کامل مجله برای یک دوره
۲) انعقاد قراردادهای کوتاه مدت (کمتر از دوره اشتراک کامل)
۳) دریافت مقالات مورد نیاز به جای دریافت کلیه مقالات مجله
پ) انواع مجلات الکترونیکی بر اساس میزان دسترسی کاربر به اطلاعات
اطلاعات موجود در مجلات الکترونیکی برای کتابخانه ها به یک میزان قابل دسترسی نمی باشد. از این منظر، مجلات الکترونیکی به سه دسته تقسیم می شوند:
۱) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات (TOC)
۲) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات و چکیده مقالات ((TOC + Ab
۳) مجلات ارائه کننده فهرست مندرجات، چکیده و متن کامل مقالاتTOC + Ab + Ftxt) )
ت) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب هزینه اشتراک
در این نوع تقسیم بندی تنها به هزینه های صرف شده برای اشتراک مجله توسط کتابخانه سفارش دهنده توجه می شود. بر این اساس مجلات الکترونیکی به دو دسته کلی زیر تقسیم می شوند:
۱) مجلات الکترونیکی رایگان
۲) مجلات الکترونیکی هزینه دار
ث) انواع مجلات الکترونیکی بر حسب قالب ارائه اطلاعات
ناشران مختلف محتوای اطلاعاتی مجلات الکترونیکی را در قالبهای متفاوتی به کتابخانه ها و سایر مشتریان خود عرضه می نمایند:
با استفاده از اینترنت و به صورت پیوسته
با استفاده ازلوح فشرده (CD)و به صورت نا پیوسته
با استفاده از شبکه محلی(LAN) و نصب قفل سخت افزاری
ج) انواع مجلات الکترونیکی بر اساس شیوه ارائه مجلات
مجلات الکترونیکی به شیوه های گوناگونی توسط ناشران به کتابخانه ها و سایر مشترکین ارائه می شود:
۱) ارائه مجلات الکترونیکی بطور آزاد و رایگان
۲) ارائه نسخه الکترونیکی به طور رایگان صرفا برای مشترکین نسخه چاپی
۳) ارائه نسخه الکترونیکی با پرداخت مبلغی اضافه صرفا برای مشترکین چاپی.
۴) ارائه مجلات الکترونیکی با پرداخت مبلغی جدا از هزینه نسخه چاپی آن به کلیه متقاضیان.
● روشهای اشتراک مجلات الکترونیکی
بطورکلی اشتراک مجلات الکترونیکی به دو روش امکان پذیر است. این دو روش عبارتند از:
۱) اشتراک شخصی (Individual Subscription)
در این روش هر یک از سفارش دهندگان به عنوان یک مشترک حقیقی برای ورود به محیط الکترونیکی مجله و استفاده از آن بطور جداگانه نام کاربری و رمز عبور دریافت می کنند. هزینه اشتراک در این شیوه اغلب به دلیل استفاده محدود از مجله زیاد نبوده و ممکن است ناشران مختلف، سیاست های متفاوتی برای تعیین و دریافت وجوه اشتراک بر حسب متقاضی آزاد، دانشجو، متخصص و ... اتخاذ نمایند.
۲) اشتراک سازمانی (Subscription Institutional)
در این روش کتابخانه یا موسسه سفارش دهنده به عنوان مشترک حقوقی مجله الکترونیکی شناخته می شود. از این روی، هر یک از اعضای کتابخانه برای ورود به محیط مجازی مجله و استفاده از آن نام کاربری و رمز عبور جداگانه ای دریافت نمی کنند. این کاربران در صورتی که از طریق شبکه کامپیوتری سازمان یا دانشگاه خود به سایت اینترنتی ناشر یا مجله الکترونیکی مورد اشتراک متصل شوند، پس از شناسایی پروتکل اینترنتی (IP) سازمان خود توسط سیستم، قادرند به عنوان کاربر مجاز به محیط الکترونیکی مجله وارد شوند. هزینه اشتراک در این شیوه به دلیل استفاده زیاد از محتوا، اغلب بیش از اشتراک شخصی است.
● ملاحظات کلی
در حال حاضر، بسیاری از سازمان ها و دانشگاهها به دلایلی از جمله محدودیتهای فیزیکی و مالی کتابخانه های خود و همچنین گرایشات روزافزون به استفاده از دستاوردهای روز فناوری اطلاعات و ارتباطات، اشتراک تعدادی از مجلات چاپی را متوقف ساخته و در جریان مجموعه سازی یا توسعه مجموعه به انتخاب و اشتراک مجلات الکترونیکی تمایل بیشتری نشان می دهند. در هنگام اتخاذ چنین سیاست هایی لازم است ملاحظات خاصی از سوی مسئولان کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی سازمان های مادر در نظر گرفته شود که در ادامه به پاره ای از این موارد اشاره می شود.
۱) سرعت انتشار مجله Publication Speed))
تولید مجلات به صورت الکترونیکی از طریق حذف مراحل حروف چینی، چاپ و تکثیر، ارسال و توزیع موجب تسریع در فرایند انتشار مجله می شود. به این ترتیب، کاربران مجلات الکترونیکی در مقایسه با کاربران مجلات کاغذی در مدت زمان کوتاه تری از پژوهش ها و رخدادهای نوین علمی و تخصصی مطلع شده و با استفاده از این اطلاعات قادرند در اعتلای سطح علمی خود و تامین اهداف و سیاستهای سازمان مادر بیش از پیش موثر باشند.
۲) هزینه تولید مجله Cost of Producing))
هزینه تولید مجلات الکترونیکی در حدود ۷۰ تا ۹۰ درصد کمتر از قالب کاغذی آن است. این هزینه تا حد زیادی به سیستم و زبان کدسازی آن بستگی دارد. بطور مثال، تولید مجله به زبان ASCII یا HTML معمولا ارزان تر از دیگر زبانهای برنامه نویسی تمام می شود(۱۱). در هر حال، هزینه تولید یک مجله الکترونیکی دارای تاثیراتی مستقیم در وجوهی است که به عنوان هزینه اشتراک آن مجله از کتابخانه سفارش دهنده مطالبه می شود.
۳) مالکیت و ذخیره سازی
کتابخانه با پرداخت هزینه اشتراک یک مجله کاغذی به عنوان بهای مجله قادر است مجله مورد نظر را دریافت و نگهداری کند، اما در یک زمان واحد تنها یکی از کاربران می تواند آن مجله را ورق زده و به جستجوی مقالات مورد نظر خود بپردازد. این در حالی است که کاربران زیادی می توانند به طور همزمان به محیط مجازی یک مجله الکترونیکی وارد شده و در آن به جستجو و مطالعه بپردازند. بدیهی است مبالغی که کتابخانه سفارش دهنده مجله الکترونیکی می پردازد نه از بابت تملک که در ازای دسترسی به محتویات مجله در یک دوره زمانی مشخص است. لذا کتابخانه ها در هنگام مجموعه سازی و پیش از عقد قرارداد با ناشران و یا کارگزاران مجلات الکترونیکی باید توجه داشته باشند که با انقضای مدت اشتراک یک مجله الکترونیکی، دسترسی به متن مقالات آن مجله برای کاربران آنها امکان پذیر نمی باشد.
۴) دسترسی و جستجو
با اشتراک یک مجله الکترونیکی اغلب می توان به آرشیوی از شماره های پیشین آن مجله نیز دست یافت. به این ترتیب، کاربران کتابخانه می توانند در شماره های مختلف یک مجله الکترونیکی به جستجو بپردازند. علاوه بر آن، برخی از مجلات الکترونیکی دارای نمایه هایی از موضوعات، اسامی و واژه های کلیدی بکار رفته در متن مقالات نیز می باشند که استفاده از قابلیت های جستجوی ساده یا پیشرفته در آرشیو مجلات و دسترسی سریع به مقالات مرتبط و مورد نظر را امکان پذیر می سازد.
۵) استناد و اتصال
بیشتر مجلات الکترونیکی دارای لینک یا پیوندهایی به استنادات بکار رفته در متن مقاله و یا حتی وب سایتهای مرتبط با موضوع مقالات موجود در هر شماره از مجله الکترونیکی می باشند. به این ترتیب، کاربران کتابخانه های مشترک مجلات الکترونیکی با صرف وقتی بسیار اندک قادر به پیگیری استنادات و دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی مرتبط در زمینه پژوهش یا موضوع مورد نظر خود نیز می باشند.
۶) قابلیت تعامل (Interactivity)
یکی از مهمترین جنبه های کاربردی اغلب مجلات الکترونیکی قابلیت تعامل کاربر با نویسنده یا نویسندگان مقالات است که خواننده را قادر می سازد تا نقطه نظرات، سوالات، انتقادات و پیشنهادات خود را مطرح کرده و یا حتی از دیگر تالیفات نویسنده مورد نظر خود مطلع گردد. این ارتباط از طریق لینکی به نام Letter to the author و یا با استفاده از پست الکترونیکی و در هر حال بسیار سریع تر از ارتباطات سنتی در مجلات کاغذی صورت می گیرد(۱۲).
۷) تجهیزات و آموزشهای تخصصی
استفاده از مجلات کاغذی نیاز به تجهیزات پیچیده و بخصوصی نداشته و کاربران کتابخانه ها با مراجعه حضوری به کتابخانه و بدون لزوم برخورداری از آموزشهای تخصصی قادر به مطالعه مطالب یک مجله کاغذی می باشند. این در حالی است که کاربران کتابخانه های مشترک مجلات الکترونیکی نه تنها از طریق کامپیوترهای موجود در کتابخانه یا سایر بخشهای سازمان، که از کامپیوترهای شخصی خود در هر مکان دیگری نیز می توانند از امکانات محیط مجازی مجله الکترونیکی استفاده کنند، مشروط بر آن که این کامپیوترها از طریق شبکه کامپیوتری سازمان مادر به وب سایت ناشر یا مجله متصل شده باشد. بدیهی است کاربران این کتابخانه ها برای استفاده از مجلات الکترونیکی علاوه بر دسترسی به تجهیزات کامپیوتری نیازمند آموزشهایی هر چند مقدماتی در زمینه کاربرد سخت افزار و نرم افزارهای کامپیوتری و همچنین مهارتهای جستجو و بازیابی اطلاعات می باشند. از این روی، کتابخانه ها پیش از اقدام به اشتراک مجلات الکترونیکی، باید تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری لازم را پیش بینی، تهیه و یا تکمیل نمایند و در خصوص تامین فضای فیزیکی و نیروی متخصص مورد نیاز برای نگهداری و پشتیبانی از این تجهیزات تمهیدات ویژه ای را در نظر بگیرند. علاوه بر آن و به منظور افزایش هزینه-سودمندی مجلات الکترونیکی لازم است که همزمان با اشتراک این مجلات نسبت به برگزاری متناوب دوره های آموزشی مربوطه برای کاربران و کتابداران این کتابخانه ها نیز اقدام نمایند.

فرزانه امین پور
Email: [e-mail]
رئیس اداره اطلاع رسانی دانشگاه علوم پزشکی اصفهان
فهرست منابع:
۱. Curtis, D; Yue, P. Acquiring and Managing Electronic Journals. ERIC Digest. Available at: http://eric.ed.gov/ERICDocs/data/ericdocs۲/content_storage_۰۱/۰۰۰۰۰۰۰b/۸۰/۲a/۳۷/۸۴.pdf [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۲. Cesarone, B. Writing for Electronic Journals. Early Childhood Research & Practice. Vol. ۱, No. ۱ (۱۹۹۹). Available at: http://ecrp.uiuc.edu/v۱n۱/cesarone.html [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۳. Electronic Journal. Online Dictionary for Library and Information Science. Available at: http://lu.com/odlis/odlis_e.cfm#electronicjournal [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۴. Electronic Journal. Glossary of Library Terms. Available at: http://ublib.buffalo.edu/libraries/help/glossary.html#subj-e [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۵. E-journal. Library Research Guide Glossary. Available at: http://www.sunysb.edu/library/tutorial/glossary/#e [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۶. Electronic Journal or E-journal. Glossary of Library Terms. Available at: http://www.stkate.edu/library/howdoi/glossary.html [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۷. Electronic Journal. Glossary of Library Terms. Available at: http://library.ttu.edu/ul/instruction/glossary.php [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۸. Electronic Journal. Glossary. Available at: http://www.unesco.org/webworld/mdm/administ/en/guide/guide۰۱۱.htm#E [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۹. McMillan, G. Embracing the electronic journal: one library&#۰۳۹;s plan. The Serials Librarian. Vol. ۲۱, No. ۲/۳ (۱۹۹۱): ۹۷-۱۰۸.
۱۰. Kling, R; McKim, G. A Typology for Electronic-Journals: Characterizing Scholarly Journals by their Distribution Forms. Available at: http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp۹۷-۰۷B.html [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۱۱. Holoviak, J; Seitter, K. L. Transcending the Limitations of the Printed Page. The Journal of Electronic Publishing. Vol. ۳, No.۱ (۱۹۹۷). Available at:
http://www.press.umich.edu/jep/۰۳-۰۱/EI.html [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]
۱۲. Kling, R; Callahan, E. Electronic Journals, the Internet, and Scholarly Communication. Available at: http://rkcsi.indiana.edu/archive/CSI/WP/wp۰۱-۰۴B.html [Accessed ۱۴ May ۲۰۰۶]

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران