فناوری اطلاعات در سازمان ها و ادارات

تكنولوژی اطلاعات ((Information Technologyبا محوریت دانش و خردگرایی انسان و اندیشه‌هایش به منظور بهره‌برداری از اندیشه و سپردن امور تكراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش كارآیی و آزاد سازی مهارتهای انسانی ، در دهه های اخیر مورد توجه خاصی قرارگرفته‌است. از آنجائیكه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان محور توسعه جوامع و سازمانها مطرح است، بنابراین طراحی ساختار آن نیازمند ژرف اندیشی و تامل، همراه با ارائه مدل مناسب و بررسی مدلهای موجود در سازمانهای داخلی و خارجی است. تكنولوژی اطلاعات(فناوری اطلاعات)كه از تلاقی الكترونیك ، پردازش داده ها و ارتباطات-مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله ها و در كنار هم قرار گرفتن كامپیوترها و كاربران و همچنین مكانیزه شدن سیستمهای ارتباطی و افزایش ظرفیتهای انتقال داده ، شده است. این امر تمركززدایی و ایجاد ابر شاهراه و افزایش سرعت و كیفیت تصمیم‌گیری و مدیریت كارا را فراهم ساخته است.
بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمانها تغییرات بنیادین را در كلیه زمینه ها نوید می‌دهد. همانطوریكه امروزه دنیا را نمی توان بدون صنعت برق در نظر گرفت دنیای امروز را نیز نمی توان بدون فناوری اطلاعات و ارتباطات تصور كرد.
● تاثیر بكارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها
در جهان امروز تكنولوژی اطلاعات امكان سودمندی و كارآمدی اطلاعات را ممكن ساخته است. بكارگیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)، تحول گسترده ای را در امور اداری و سیستم‌های اطلاعاتی باعث شده است، طوریكه امكان انتقال الكترونیكی داده ها ، مدارك، اسناد و مكاتبات مختلف از طریق كامپیوتر و خطوط ارتباطات مخابراتی فراهم‌شده است.
مطالعات و تحقیقات نشان می دهد كه بین سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات و بازده موسسات و بهره‌وری نیروی انسانی ارتباط دو سویه مثبتی وجود دارد. همچنین تكنولوژی اطلاعات توانایی سازمانها را افزایش می‌دهد و این در نتیجهٔ افزایش تنوع محصولات و بهبود كیفیت و جلب رضایت مشتری است. و نیز سبب تسهیل روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می‌شود. یكی از نتایج عمده تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) تمركز زدایی در عین تمركزگرایی است . بدین معنی كه می‌توان كارها را از راه دور انجام داد بدون آنكه لازم باشد تا در محل حضور فیزیكی و مستمر داشته باشیم كه این ویژگی بر كوتاه شدن فواصل زمانی و مكانی به عنوان یك ابر شاهراه تاكید دارد.
امروزه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) دیگر سیستمهای اطلاعاتی مدیریت از جمله CIS ، MIS ، DSS AI ، EIS ، OA و … را در اختیار گرفته و بدین ترتیب قطب اطلاعاتی مستقر در مركز را قادر می سازد تا به افزایش كنترل خود بر مناطق و انجام عملیات تمركزی اقدام نماید. بنابراین امكان افزایش سرعت و كیفیت تصمیم‌گیری و مدیریت را فراهم می‌نماید. تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان یكی از مهمترین ابزار جهت مشاركت در بازار جهانی است.
از ویژگیهای اساسی عصر حاضر، اطلاعات و تبدیل آن به دانش است . چنین ویژگی تاثیر زیادی روی نهادهای اجتماعی و اقتصادی جوامع خواهد گذاشت . نهادهای اجتماعی باید بر اساس آن تجدید بنا و تغییر ساختار دهند.
گفته می شود كه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) توانایی سازمان را افزایش می دهد با این وجود چنین پیشرفتهایی اغلب سبب بهبود عملكرد مالی سازمانها نمی شود. ساز وكار و برنامه‌های استراتژیكی خاصی نیاز است تا به این اهداف اساسی در بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان دست یافت. دكتر رومار استاد دانشگاه بركلی در نظریه خویش « رشدجدید اقتصادی» عنوان می‌كند كه در عصرحاضر، عامل رشد اقتصادی سرمایه ، نیروی انسانی‌ و مواد خام نیستند بلكه دانش و افكار جدید سبب شكوفایی اقتصادی می‌شود و سرمایه كشورها تابعی ازعلم و عقاید است.
● محور های بكارگیری فناوری اطلاعات در شركتها و ادارات
محورهای سه گانه كه در بكارگیری فناوری اطلاعات در سازمانها مورد توجه است شامل : مردم ، زیر ساخت و كاربردها است. آموزش ، افزایش مهارت و فرهنگ سازی محور اساسی اولیه است كه به عنوان مردم مطرح است. شبكه، تجهیزات فنی ، مقررات و قوانین محور زیرساخت و بالاخره آموزش الكترونیك ، سیستم بدون كاغذ ، كنفرانس راه دور، دولت الكترونیكی ،تجارت الكترونیك و … از محورهای كاربرد فناوری اطلاعات مطرح هستند.
● پیاده سازی فناوری اطلاعات در سازمانها و ادارات
همانطوریكه بیان گردید تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) به عنوان محور و محرك توسعه جوامع و سازمانها مطرح است. مطالعات در این زمینه نشان می دهد كه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) باید در دو حوزه تحقیق و اجرا در سازمانها مورد بحث قرار گیرد . بخش تحقیق وظیفه شبیه سازی محیطی ، تجربه مجازی و فرضیات با هزینه كم ، همراه با برنامه ریزی ، مدلهای تصمیم گیری و ایجاد خلاقیت در كاركنان را برعهده دارد.
در بحث اجرا ی تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان دو دیدگاه اساسی و لازم وملزوم هم كه مدیریت سازمان و مدیران فناوری اطلاعات باید بدان توجه نمایند ، وجود دارد: دیدگاه فنی و مهندسی – دیدگاه‌مدیریتی .
در دیدگاه فنی و مهندسی ، بررسی مسائلی همچون نرم افزار(برنامه های كامپیوتری جهت دریافت، پردازش و تولید اطلاعات) –سخت افزار(سخت افزارهای پردازش ، ذخیره و بازیابی اطلاعات) – آموزش نیروی انسانی(آموزش نیروهای درگیر و مصرف كنندگان محصولات فناوری ) – اطلاعات و داده های خام( داده، ماده اولیه فناوری اطلاعات است كه باید قابل اعتماد ، دقیق و جدید باشد.) – سیستمهای ارتباطی(برقراری ارتباط میان كامپیوترها ) عوامل پنج گانه ای هستند كه باید مورد توجه قرار گیرد. در این بخش اولویت بندی اجزاء فوق از نظر زمان اجرا و انتخاب موارد ، مهمترین عنصر بكارگیری در ساختار فناوری اطلاعات هستند.
در دیدگاه مدیریتی طراحی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی ازجمله MIS , DSS OA , EIS , DBMS و … مطرحند كه امروزه در سازمانهای مختلف پیاده سازی و اجرا شده‌اند.
● زیر ساخت نظام فناوری اطلاعات
▪ زیر ساخت تكنولوژی اطلاعات می تواند مفاهیم بسیار وسیعی را در بر گیرد. با این وجود در این نوشتار به معنی و مفهوم:
- دامنه سخت افزار و نرم افزار كه در بكار گیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرند.
- امنیت قابل دسترسی شبكه جهت حفاظت از محیط اطراف.
- بهبود و بازیافت موانع و مخاطرات آینده.
- ایجاد شبكه ارتباطی و مخابراتی سریع و مطمئن بین سطوح مختلف سازمان
- فرهنگ سازی مناسب.
- پیش بینی نیازهای آتی و گسترش سیستم ها و ارتقاء سرعت ارتباط.
- ارتباط مطمئن و با سرعت مناسب با شبكه جهانی اینترنت جهت بستر سازی ارتباط ارباب رجوع، مدیران و كارمندان با سازمان . زیر ساخت فناوری اطلاعات شامل سخت افزار و محیط توسعه، بانكهای اطلاعاتی ،بانكهای اطلاعاتی مشترك، كاربردهای مشترك و مهارتها و تخصصهای منابع انسانی است.
● اجرا و بكار گیری فناوری اطلاعات (Information Technology)
بكار گیری و اجرای تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)در سازمانها یك نسخه تجویز شده كلی نیست و نمی توان با یك برنامه جامع تكنولوژی اطلاعات برای كلیه سازمانها و شركتها ، ساختار فناوری اطلاعات را پیاده سازی و اجرا نمود.
▪ مهمترین عوامل كه در پیاده سازی تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در هر سازمان باید مورد نظر و توجه قرارگیرد ، عبارتند از:
۱) فرهنگ سازی : بستر سازی فرهنگی در هر سازمان جهت اجرای موفقیت آمیز فناوری اطلاعات لازم می باشد.
۲) اعتقاد و باور مدیران ارشدسازمان: هرچه مدیران ارشد سازمان به فناوری اطلاعات به عنوان یك مقوله لاینفك از سازمان خویش توجه كنند ، موفقیت بكارگیری آن سریعتر و بیشتر خواهد بود. فناوری اطلاعات مثل تیغ جراحی اگر در گلوی مدیر سازمان باشد نافذتر می باشد.در این راه اعتقاد و اطمینان مدیران به آینده مؤثرترین عامل در موفقیت بكارگیری فناوری اطلاعات است.
۳) آفت شناسی: مشكلات و موانع بكارگیری و پیاده سازیفناوری اطلاعات در سازمان دقیق و علمی بررسی و برنامه‌ریزی‌شود.
۴) سوق به سمت ساختار فرآیندی : ساختار سازمانهای مرتبط با فناوری اطلاعات باید از ساختار وظایفی خارج و به سمت ساختار فرآیندی سوق داده شود.
۵) درگیری كلیه افراد سازمان در امور فناوری اطلاعات: كلیه اعضای سازمان از مدیر ارشد تا كارمندان سطح عملیاتی باید به عنوان كارشناسان فناوری اطلاعات شناخته شوند.
۶) بهبود شاخصهای بهره وری : شاخصهای اندازه گیری بهره وری در سازمان باید به سمت بهبود رشد نماید و از اطلاعات جهت تبدیل به دانش استفاده شود.
۷) كوچك سازی : خارج كردن فعالیتهای غیر محوری از محیط سازمان كه كوچك سازی گفته می‌شود ، از ضروریات ملی بشمار می رود.
● برنامه جامع توسعه فناوری اطلاعات فناوری اطلاعات MASTER PLAN
جهت تحقق بخشیدن به منفعتهای ناشی ازتكنولوژی اطلاعات سازمانها باید فناوری اطلاعات را در داخل ساختار ، فرهنگ و استراتژی سازمانی خویش جاسازی نمایند.و جایگاه بخش تكنولوژی اطلاعات را در سازمان به طور مشخص تعریف كنند.از آنجاییكه فناوری اطلاعات تمامی فعالیتهای سازمان را متاثر می سازد عموما در سازمانهای پیشرفته وظایف تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در كلیه بخشها و واحدهای سازمان با مدیریت و نظارت عالیترین مقام بسط داده می‌شود. با این وجود در بعضی از شركتها و سازمانهای داخلی بخاطر ناشناخته بودن مسائل فناوری اطلاعات ، بكارگیری آن بصورت گسترش یافته در درون سازمان ، مقاومتها و مشكلات حادی را ایجاد می‌كند كه ممكن است شركت را در رسیدن به اهداف اجرای فناوری اطلاعات با مشكل مواجه نماید. در این صورت ساختار فناوری اطلاعات به صورت مستقل ولی نافذ به منظور هماهنگی و اجرای تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) و بسط و گسترش آن در درون شركت تعریف و تعیین ساختار می‌گردد.
با گسترش بكارگیری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)، ساختار سازمانها و شركتهای بزرگ از حالت عمودی و سلسله مراتبی به صورت هسته های تخصصی و كارشناسی تغییر یافته اند. لذا باید اجرای فناوری اطلاعات در سازمانها طوری صورت‌گیرد كه با فرهنگ ملی و سازمانی سازگاری داشته باشد.
▪ مسائلی كه باید در فناوری اطلاعات MASTER PLAN مورد بررسی و مشخص شوند عبارتند از:
۱) برنامه ریزی استراتژیك سازمانها
فرآیند برنامه ریزی استراتژیك شركتها و سازمانها شامل تعیین فلسفه وجودی(philosophy ) ، چشم انداز و رسالت سازمان(vision&mission) ، بررسی عوامل داخلی (نقاط قوت و ضعف)و ارزیابی عوامل خارجی (فرصتها و تهدیدهای محیطی )((SWOT و تدوین و گزینش استراتژی می باشد.در برنامه ریزی استراتژی تعیین نقاط كلیدی از اهمیت خاصی برخوردار است، سازمانهایی كه دارای یرنامه ریزی استراتژیك مدون و شفافی نداشته باشند ، اجرا و بكار گیری فناوری اطلاعات امری غیر واقع و بحث آن بی مورد می باشد.
برنامه ریزی استراتژیك برای توسعه تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) بر چهار اصل اساسی استوار است :
- تكنولوژی اطلاعات یك امر حیاتی است.
- تكنولوژی اطلاعات یك منبع اساسی برای آموزش ، تحقیقات و همكاریهای اجتماعی می باشد.
- تكنولوژی برای مدیریت داده ها و اطلاعات بسیار اساسی و مهم است.
- فناوری اطلاعات استراتژی ارزیابی عملكرد سازمانها را نشان می دهد.
برای هریك از اصول چهارگانه فوق اهداف و استراتژیهای خاصی تعریف میشود.و در قدم بعدی توسعه عملكرد برای ارزیابی قابلیت عملكردی و تخصیص منابع مورنیاز جهت دستیابی به اهداف می باشد.طرح استراتژیك برای پیاده سازی تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) در سازمانها بخشی از چارچوب كلی آن است.شكل زیر چارچوب كلی برای استراتژی ، معماری و استانداردهای فناوری اطلاعات را نشان می‌دهد.
استانداردهای تكنولوژی اطلاعات پشتیبانی و تامین جزئیات بیشتری برای معماری فناوری اطلاعات را برعهده دارد.معماری تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات) ، رهنمودهای اساسی، اهداف و استراتژیها كه در طرح استراتژیك تعیین گردیده است را پشتیبانی می كند. و طرح استراتژیك ، اهداف و مقاصد غایی را پشتیبانی می نماید. مضامین ماموریت چشم انداز سازمان برای تكنولوژی اطلاعات ماموریت و رسالت كل سازمان را به تصویر می كشد.در هر طرح استراتژیك اجرا و بكارگیری فناوری اطلاعات باید موارد زیر را شامل باشد:
- بیانیه های ماموریت و چشم انداز سازمان بر اساس فناوری اطلاعات طرح گردد.
- رهنمودهای اساسی جهت بكار گیری فناوری اطلاعات در سازمان به طور كامل مشخص و تعریف شوند و اهداف و استراتژیهای عملی برای هر یك از این موارد معین و با تمامی پروژه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات سازگار باشد.
- فاكتورهای اساسی موفقیت ، كلیدهای بكارگیری ، پیش زمینه هاو مقاصد دسترسی، تكنولوژیهای بكارگرفته شده توسط دیگر سازمانها مورد مطالعه قرارگیرد.
- ارزیابی داخلی بكارگیری فناوری اطلاعات شامل بررسی نقاط قوت و ضعف و همچنین فرصتها و تهدیدات سازمان در ارتباط با تكنولوژی اطلاعات در سازمان باشد
۲) شناخت وضع موجود از دیدگاه فناوری اطلاعات
در بررسی وضعیت موجود سازمان مسائل و موارد ذیل را باید مورد توجه قرار داد:
- جایگاه سازمانی و تشكیلاتی شركت و تاثیر آن بر فعالیتهای بخش فناوری اطلاعات. -
- تجهیزات سخت افزاری موجود و تكنولوژیهای مرتبط در حال بهره برداری .
- تكنولوژیهای نرم افزاری استفاده شده در سیستمهای كامپیوتری موجود.
- سیستمهای كامپیوتری موجود.
- ارتباطات دستی و كامپیوتری بین سیستمها.
- نقاط قوت و ضعف شركت از نقطه نظر فناوری اطلاعات -
۳) تعیین و بررسی نیاز های آینده
- سیستم فناوری اطلاعات موردنیاز سازمان برای رسیدن از وضع موجود به وضع مطلوب.
- ارتباطات بین سیستمهای مبتنی بر فناوری اطلاعات در شرائط مطلوب.
- فرصتها و تهدیدهای حاصل از توسعه فناوری اطلاعات .
- تعریف و پیش بینی پروژه های تكمیلی با توجه به SWOT سازمان.
۴) طراحی گزینه ها و آلترناتیوهای ممكن
- اولویت بندی پروژه ها بر اساس استراتژی سازمان.
- توجه به ملاكهای اولویت بندی بر اساس دیدگاه مدیریت ، مصوبات نهادها و قانون گذاران، ارائه خدمات بر اساس سیستمهای كیفیت جامع برای مشتریان و بررسی مسائل مالی
۵) تحلیل مقایسه ای آلترناتیوها(پیشنهادات) و انتخاب گزینه برتر
- بكارگیری روشهای علمی تصمیم گیری و انتخاب گزینه ها براساس مدلهای تصمیم ازجمله MADM (مثلا روشAHP ، electere ، topsis و… )
- ارزیابی و تعیین قابلیت اتكا و اعتماد روشهای تصمیم
۶) تعیین برنامه ها و استراتژی پیاده سازی فناوری اطلاعات
استراتژیهای مختلفی در پیاده سازی نظام تكنولوژی اطلاعات (فناوری اطلاعات)در جوامع مختلفی وجود دارد، بعضی از این استراتژیها به استراتژی ملی وابسته هستند و بعضی را می توان به طور مستقل برای هر سازمان و شركتی بكار گرفت. در این قسمت به چند نمونه از روشها و استراتژیهای بكار گیری نظام جامع فناوری اطلاعات اشاره می شود.
▪ استراتژی DATA STRUCTURE :
این استراتژی كه در جوامع صنعتی اكثرا بدان توجه شده است نیازمند زیر ساخت توانمندی در تمامی سطوح اجتماع ملی است. در این استراتژی بانك اطلاعاتی مورد نیاز برای كلیه سازمانها و واحدهای اجتماعی ، صنعتی و خصوصی طراحی می شود و هریك از سازمانها بر اساس نیاز دسترسی به اطلاعات می توانند داده های موردنیاز خویش را دریافت و یا اضافه نمایند.مثلا اطلاعات موردنیاز برای ادارت مختلف یك شهر از وضعیت مردم آن شهر در بانكهایی مستقل و مرتبط با هم جمع آوری و دسته‌بندی می‌گردد و اداراتی مثل ثبت احوال ، مخابرات ، دارایی ، برق ، ثبت اسناد و… اطلاعات موردنیاز خود را كسب و یا اضافه می نمایند. در این مثال ساده نشان داده شده است كه این اسـتراتژی دارای چه ویژگیها و مزیتهای فراوانی است و از دوباره كاریها در واحدها و اتلاف انرژی جلوگیری می نماید.
▪ استراتژی INFORMATION COST:
در این استراتژی براساس هزینه و یا قیمت اطلاعات ساختار سیستم اطلاعات و بكارگیری فناوری اطلاعات مورد توجه قرار می گیرد . در داخل سازمانها این استراتژی را می توان با تقسیم‌بندی میزان اهمیت اطلاعات واحدها مثلا تقسیم بندی اطلاعات مدیریت ارشد و مدیران میانی و همچنین در بقیه سطوح اداری ، بكار گرفت.
▪ استراتژیBUSSINESE:
استراتژی تجاری به مقوله اطلاعات به عنوان كالای تجاری نگریسته و براساس میزان در آمد ناشی از بكارگیری اطلاعات در سازمان طــرح ریزی و بكارگرفته می شود. مهمترین واحدهایی كه در بكارگیری این استراتژی علاقمند هستند ، بخشهای خصوصی جامعه می باشند ولی شركتها و سازمانهای دولتی در ایران به نظر می رسد كه در بكارگیری این استراتژی ناموفق می باشند.
▪ استراتژی LIFE CYCLE:
استراتژی سیكل عمر از موضوعات اساسی و مهمی می‌باشد كه بسیار مورد توجه قرار گرفته است. در این استراتژی كه بر اساس تئوری سیكل عمر بنا شده است، وضعیت سازمان و داده ها از نظر منحنی سیكل عمر مورد بررسی قرار می گیرد و دوران پرورش ، رشد و بلوغ اطلاعات مورد بحث قـرار می‌گیرد و در نهایت پرورش و استفاده از اطلاعات در بستر عمر سازمان و دادها صورت می گیرد. این استراتژی را می توان در اكثر سازمانها و شركتها بكارگرفت.
● بكارگیری تكنولوژی در فناوری اطلاعات MASTER PLAN
در فناوری اطلاعات MASTER PLAN باید روند اصلی گرایشهای تكنولوژی و استراتژیهای اتخاذ شده در جهت دستیابی به اهداف تجاری و سازمانی معین و مشخص گردد.از آنجاییكه تكنولوژیهای ارتباطات و مخابرات دارای تغییرات سریع هستند و تقریباً غیر قابل پیش بینی و پیشگویی هستند، سازمانها باید خود را مجهز به دانشی نمایند كه با فرصت‌جویی از محیط بتوانند بر مشكلات غلبه نمایند.
تكنولوژیها و فناوریهای جدید ارتباطی با سرعت بیشتری از سایر عرضه های فناوری فراگیر شده و فارغ از ملاحظات و مرزهای سیاسی به درون كشورها و سازمانها راه می‌یابند.
در تكنولوژی سه لایه و چارچوب : لایه سخت افزار ، لایه شبكه ولایه كاربردها مطرح است. برای هریك از لایه های تكنولوژی باید وضعیت جاری شركت را بررسی كرد سپس جهت ها و اداره فعالیتها و در نهایت بكارگیری تكنولوژی را مدیریت نمود.
درتمامی طرحهای پیاده سازی فناوری اطلاعات توجه زیادی به آموزشهای تكنولوژیكی همراه با توجه خاص به زیرساختها و كاربرد مدیریتی شده است و در این راه نیروی انسانی مهمترین عنصر در اشاعه و گسترش تكنولوژی اطلاعات است. بنابراین باید سازگاری برای آموزش افراد در نظر گرفت. زیرا پیچیده ترین و مهمترین مانع در مدیریت مؤثر تكنولوژی های نوین ، ضعف بنیادی فرهنگی است كه باعث بروز خطاهای استراتژیك می شود.نوآوری تكنولوژی منبع بزرگ فرصتها و تهدیدها برای هر سازمان می باشد به همین دلیل باید تكنولوژی را مدیریت كرد و در رابطه با فعالیتها و استراتژی های سازمانی آن را هدایت و گسترش داد.
● موانع بكارگیری فناوری اطلاعات در ادارات و سازمانها
حدود تكنولوژی یك ملت متناسب با حد متوسط توانایی و دانایی آن ملت است. و این مسئله را نبایدفراموش كرد كه هدف در رشد تكنولوژی ، ارتقاء سطح زندگی و تحصیلی افراد جامعه و گسترش بازار داخلی قوی و وسیع است و از هر چه بگذریم این مصرف كننده و سازگاری با محیط موجود كشور ، موجه واقعی برای تكنولوژی نوین خواهند بود. كمبود دانش مدیران در زمینه تكنولوژی اطلاعات مانع پذیرش این تكنولوژی در سازمانهاست.
با این حال موانع اصلی در گسترش فناوری اطلاعات در هر سازمان را می توان به شرح زیر بیان نمود:
۱) مدیران عالی: اكثر مدیران عالی به اندازه كافی نقش فناوری اطلاعات را درك نمی كنند. این افراد رویكرد یكپارچه‌سازی را آغاز نمی كنند و در مقابل یكپارچه سازی پیشنهاد شده به دلیل ترس از عدم توانایی بعدی در درك فرایند یا كنترل آن مقاومت می كنند. در صورتی كه اگر كوره سوادی راجع به فناوری اطلاعات داشته باشند، ممكن است ذهنیت جدیدی داشته باشند. اما به هیچ وجه دورنمای آن ها از سازمان و یا شركت منطبق بر عصر اطلاعات نیست.
۲) كاركنان بخش فناوری اطلاعات: این افراد نیازهای اطلاعاتی مربوط به مدیران را درست درك نمی كنند و تنها به تكنولوژی علاقه مندند. متخصصین فناوری اطلاعات آمادگی پشتیبانی یا مشاركت در رویكردهای اصلاحی مبتنی بر اطلاعات را ندارند.
۳) سایر كاركنان عملیاتی : وجه غالب كاركنان فهم استراتژیك ناچیزی از اطلاعات دارند، اما می‌توان آن ها را به دو گروه تقسیم كرد:
- گروهی كه سواد كامپیوتری ندارند و از طرف فناوری اطلاعات و فرهنگ مربوط به آن احساس تهدید می‌كنند. این گروه از كاركنان به دلیل ترسشان در مقابل هر نوع اصلاحات عصر اطلاعات مقاومت می‌كنند.
- كسانی كه سواد كامپیوتری دارند، بدون توجه به نیاز مبرم به ایجاد هماهنگی میان فعالیتهای فناوری اطلاعات، می‌خواهند برنامه خود را دنبال كنند. این افراد به هیچ وجه مایل نیستند كه تلاش‌های خود را در قالب یك برنامه اصلاحی جامع تر تعالی ببخشند و بنابراین هر نوع تلاش سازمانی با رویكرد یكپارچه سازی نسبت به اصلاحات عصر اطلاعات را تضعیف می كنند.
۴) كمبود امكانات مالی و عدم اولویت بندی در تخصیص سرمایه : بكارگیری فناوری اطلاعات نیازمند سرمایه گذاری و اختصاص بودجه لازم از سود شركتها و سازمانهاست. نیاز به سرمایه گذاری عمده در زمینه فناوری اطلاعات ازجمله مسائل باز دارنده در جهت اشاعه فناوریهای جدید اطلاعاتی و ارتباطی در سازمانهاست .
۵) كمبود همكاری بین واحدهای تحقیق و توسعه.
۶) آموزش و زیرساخت نامناسب
● توصیه ها برای اجرای فناوری اطلاعات در سازمانها
با توجه به بررسیهای انجام شده بر روی آثار و نحوه بكارگیری فناوریهای اطلاعاتی در سازمانها لازم است به منظور پیاده سازی این نظام، سیاستها و خط ومشی هایی به شرح ریر اتخاذ گردد:
- در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فنآوری اطلاعات اولویت با سیستمهایی است كه تاثیر و نقش بیشتری در بهبود ارائه خدمات به مردم داشته باشد.
- در جایگزینی شیوه های سنتی با شیوه های جدید مبتنی بر فنآوری اطلاعات، اصلاح و بهبود روشها و سیستمهای دستی بر مكانیزه كردن عملیات تقدم و اولویت دارد.
- اصلاح و بهبود شیوه ها و سیستم های به كارگرفته شده لازم، در قالب طرح در سازمان در ابتدا مشخص و دنبال گردد.
- حركتها باید به سمت سازمانهای كوچك، انعطاف پذیر ، كارا و مدیریت متمركز با استفاده از تكنولوژی اطلاعات و قابلیتهای آن باشد.
- به كارگیری و توسعه سیستمهای كاربردی مكانیزاسیون و اطلاعات مدیریت(MIS) همراه با برنامه ریزی و كنترل و حركت به سمت ادارات و سازمانهای بدون كاغذ از اولویتهای بكارگیری فناوری اطلاعات خواهد بود.
- تربیت و افزایش قابلیت نیروی انسانی برای طراحی ، پیاده سازی و توسعه سیستمهای كاربردی مبتنی بر فناوری اطلاعات از سیاستهای اصلی است كه هر سازمانی باید آنرا در سرلوحه برنامه خویش قرار دهد.
● نتیجه گیری
برای آنكه تكنولوژی اطلاعات به صورت راهبردی در سطح سازمانی مورد استفاده قرارگیرد، به برنامه ریزی دقیقی نیاز است.این برنامه ریزی شامل مطالعه عمیق در فرهنگ سازمان ، توانایی سازمان ، انجام تغییرات ، محیط خارجی سازمان ، میزان پشتیبانی مدیریت ، نیازهای اطلاعاتی سازمان و راههای برآورده ساختن آنها می شود. همچنین باید مهارتهای موجود در سازمان در زمینه تكنولوژی اطلاعات بررسی گردند تا اطمینان حاصل گردد كه نیروی انسانی مناسب و كافی برای نگهداری سیستم ها هم در بعد سخت افزار و هم نرم افزار وجود داشته باشد.
كمبود دانش مدیران در زمینه فناوری اطلاعات مانع پذیرش این تكنولوژی در سازمانها است.در نتیجه قبل از آنكه فناوری اطلاعات بتواند به نحو مؤثری در سطح سازمان به خدمت گرفته شود.مدیران باید در زمینه های مختلف این تكنولوژی آموزش داده‌شوند. اما متاسفانه مدیران آنچنان درگیر دیگر جنبه های تكنیكی و انبوه كاریها شده اند كه امكان توجه بر دیگر ابعاد مدیریت سازمان وجود ندارد.
استراتژی بكارگیری فناوری اطلاعات (suفناوری اطلاعات, strategic-uses of فناوری اطلاعات) به مدیران فناوری اطلاعات جهت در اختیار درآورن فرصتهای موجود در موقع اجرای فناوری اطلاعات كمك می نماید.به منظور جلوگیری از صرف هزینه های مجدد و موازی و تاخیر در اجرای پروژه های بزرگ توسعه فناوری اطلاعات در سازمانها ابتدا باید استراتژی توسعه با ذكر جزئیات ، زمانبندی ، ابزارهای دستیابی و راههای موجود تدوین و تصویب شود.برنامه ها باید از استراتژیهای مدیر محوری به برنامه محوری در فناوری نوین تغییر وضعیت دهند.در تنظیم فعالیتهای مرتبط با فناوری اطلاعات باید وضعیت جاری ، جهت حركت ، هماهنگی تلاشها ، چارچوب سرمایه گذاری، تخصیص بودجه، اعتقاد و اطمینان مدیران و فعالیتهایی كه باید در طی یك دوره آینده صورت گیرد، تعریف و مشخص گردند.

شهاب وهابزاده