مدیریت زمان

●آیا شما زمان را مدیریت میکنید یا زمان شما را؟!
شما باید از خود چهار سوال ساده بپرسید:
شما با کارهایی که اصلا نباید انجام شود، چه بوسیله شما چه بوسیله هر فرد دیگر، چه میکنید؟
شما با کارهایی که دیگران مانند شما و یا بهتر از شما میتوانند انجام دهند چه میکنید؟
شما با کارهایی که وقت دیگران را هدر میدهند چه میکنید؟
شما با کارهایی که وقت خود را هدر میدهند چه میکنید؟
اگر شما جوابی برای این سوالات ندارید، یا بسیار کامل هستید که در نتیجه به این مدیریت احتیاجی ندارید، یا اینکه با خودتان صادق نیستید.
در اینجا به هدر دهنده های وقت و دزدان زمان اشاره میشود. شما بدون فکر کردن زیاد میتوانند مواردی را هم خود اضافه کنید.
● اتلاف کننده های زمان – راهایی که شما نمیتوانید بهترین بهره را از زمان ببرید.
▪ تلاش بیش از حد در یک کار
▪ تعلل کردن و پشت گوش انداختن
▪ وقفه ایجاد کردن در میان یک کار
▪ گوش ندادن
▪ ناتوان بودن در گفتن "نه"
▪ ناتوان بودن در نتظیم اولویتها
▪ همه را در یک کار سهیم کردن
▪ زیاد از حد به جزئیات توجه کردن
▪ کم توجهی به مطالب اصلی
▪ بی برنامگی
▪ کم توجهی به کل کار و اهداف آن
▪ انجام دادن یک کار جزء جزء شده
▪ کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود
● دزدان زمان- راهایی که وقت شما توسط دیگران یا دیگر مسایل حاشیه ای هدر میرود.
▪ اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح)
▪ مطالب خواندنی بسیار زیاد
▪ جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی)
▪ تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن)
▪ کمبود نیروی حمایتی
▪ سیستمهای فایل بندی و طبقه بندی (ضعیف، پیچیده)
▪ نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور)
▪ افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)
● راههای مدیریت زمان
یک گزارش روزانه از کارهای خود داشته باشید و آن را بررسی کنید و آنالیز کنید تا ببینید وقت شما کجا میرود. میتوانید این گزارش را روی کاغذ داشته باشید (سررسید، Filofex ) و یا از نرم افزارها ( MS-Outlook, Lotus notes ) و یا سخت افزارهای مربوطه ( I mate, Palm ) استفاده نمایید. در مرحله بعد باید تصمیم بگیرید چگونه از وقت خود استفاده نمایید.
● کارهای فوری در برابر کارهای مهم
▪ کار فوری = در وقت مشخصی (معمولا خیلی زود) باید انجام شود.
▪ کار مهم= کار مشخصی (شاید در وقت طولانی) باید توسط شخص یا بخشی انجام شود. که ▪ هر چه کار مهمتر باشد وقت آن طولانی تر و توجه به آن بیشتر میشود.
● روش کار کردن معمولی
فوریت زیاد/فوریت کم
در این قسمت کارها انجام میشوند اما معمولا بعلت کمبود وقت بصورت نادرست و یا پر اشتباه /کارها در این قسمت گهگداری انجام میشوند اما یک مشکل یک جای دیگر ایجاد میکنند/کم اهمیت
کارها در این قسمت انجام میشند اما وقت زیادی برای آنها به هدر میرود/ کارها در این قسمت میماند تا اینکه فوریت یابند( بعد درست انجام نمی شوند بعلت کمبود وقت)/ پر اهمیت
● روش کار کردن سازماندهی شده
فوریت زیاد/فوریت کم
این کارها را وقتی احتیاج است انجام دهید (مابین زیاد فوری و زیاد مهم)/ این قسمت را نادیده بگیرید. این کارها را در وقتهای مرده بین کارهای سه بخش دیگر انجام دهید. / کم اهمیت
این کارها را وقتی انجام دهید که بدن و فکر شما آماده باشد/ این کارها را اول روز که سرحال هستید انجام دهید/ پر اهمیت
● یک مدل برای سازماندهی به برنامه کاری
با کمی حوصله و وقت لیستی از تمام کارهایی که در حال حاضر می بایست انجام دهید درست کنید.
حال هر کدام را با توجه به نوع کار و نسبتی که به فوریت و امهیت دارند، در یکی از خانه های جدول زیر قرار دهید.
اگر آنها بصورت یکسان بین چهار خانه پخش شده اند، احتمالا بصورت مناسب تقسیم بندی شده اند. البته اگر یکبار دیگر آنها را مرور کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید مطمئنا نتیجه بهتر میشود.
اما اگر شما کارهاتان در یک خانه تجمع دارند شما باید مشخص کنید که:
▪ خانه اول: شما اکثرا مشغول پرداختن به کارهای فوری هستید که اگر قبلا بصورت منظم انجام میدادید این مشکل پیش نمی آمد.
▪ خانه دوم: شما بطور واضح یک زندگی پر مشغله و پر استرس دارید و باید هرچه سریعتر نظمی به آن دهید اگر ماخواهید زنده از زیر بار انها بیرون بیایید.
▪ خانه سوم: زندگی و کار شما بسیار خسته کننده و ملال آور است.
▪ خانه چهارم: اگر شما همچین برنامه کاری دارید هر چه سریعتر از کاری که دارید انجام میدهید خارج شوید و به فکر کار دیگری باشید که در غیر اینصورت شما را از کار اخراج میکنند.
فوریت زیاد/فوریت کم
خانه اول/ خانه چهارم/ کم اهمیت
خانه دوم/ خانه سوم/ پر اهمیت
● اولویت بندی کارها
وقتی شما کارها را در جدول قرار دادید بهتر است آنها را اولویت بندی کنید.
● از وقتتان خردمندانه استفاده کنید
اکثر ما خیلی اوقات از هدر دادن زمان و استفاده ناصحیح از زمانهای از دست رفته افسوس میخوریم. لیست زیر یک لیست کامل نیست اما میتواند بعنوان یک راهنما برای استفاده بهینه از زمان مفید باشد:
▪ وقت طلاست
▪ کارها را تحت مدیریت خود در بیاورید
▪ سعی کنید کاری را که شروع کرده اید تمامش کنید و بین آن وقفه ایجاد نکنید
▪ یادبگیرید کی حرف بزنید و کی ساکت باشید
▪ کار تکراری انجام ندهید (سعی نکنید دوباره چرخ را اختراع کنید)
▪ از فهرست یادآوری استفاده کنید
▪ بطور موثر مطالعه کنید (سریعتر و انتخابی)
▪ به افراد دور و بر خود آموزش لازم را بدهید تا در وقت صرفه جویی کنید
▪ در اتاق خود را بسته نگه دارید تا از عبور و مرور بی جا جلوگیری شود
▪ قبل از هر کار یا قراری برنامه و دستور جلسه داشته باشید
▪ یادداشت روزانه را همیشه با خود داشته باشید
▪ وقتی هم برای تلفن (یا چت) بگذارید
▪ مدارک و برگه ها را بصورت ساده اما منظم فابل بندی کنید

منبع : مدیریت تکنولوژی