سیگمای شش

این فهرست راهنما ،روش کیفی سیگمای شش را معرفی و نکاتی عملی را برای اجرای آن ارایه می کند.
شرکتها از سیگمای شش برای توسعهٔ کیفیت فرآیندها و محصولاتشان و در نتیجه دستیابی به مزیت رقابتی استفاده می نمایند. تخمین زده می شود که کیفیت ضعیف باعث آسیب و اتلاف منابع شده و بین ۲۰ تا ۴۰ درصد بر درآمد فروش محصولات تاثیرنفی بگذارد. سیگمای شش نمایانگر یک روش ساختاریافته و نظام مند برای کاهش این رقم است: در حقیقت، در صورت استفادهٔ کامل از سیگمای شش، شرکتها می توانند این رقم را به ۱۰ درصد برسانند. اگرچه برای بسیاری شرکتها دستیابی به عدد صفر غیرممکن است اما سیگمای شش توان بالقوهٔ نزدیک شدن به این عدد را دارد.
● تعریف
سیگمای شش هم فنی و هم فلسفی است و به تلاش برای حذف اتلاف منابع و بهبود عملکرد فنی متكی است . نقطهٔ ثقل سیگمای شش، یک روش آماری است که دربرگیرندهٔ ویژگیهای بهینه برای تمامی فرآیندهای سازمان و سپس استفاده از تجزیه و تحلیلهای آماری برای کاهش اثار اتلاف منابع در فرآیندها، محصولات و خدمات تا حد صفر است. این امر با یک فرهنگ سازمانی همراه می شود که متمرکز بر ارزش آفرینی برای مشتریان و حذف تمامی فرآیندهایی است که به تحقق این هدف غایی کمک نمی¬کنند.
سیگمای شش یک علامت تجاری ثبت شده برای موتورولا است که این روش را با موفقیت کامل در دههٔ ۱۹۸۰ اجرا کرد. این امر مبتنی بر ابزارها و شیوه های آماری مدیریت کیفیت بوده که جوزف جوران معرفی كرده است.
● مزایا
اجرای سیگمای شش به معنای موارد زیر است:
▪ کیفیت، عملکرد، بهره وری و مزایای رقابتی توسعه یافته اند؛
▪ هزینه ها به میزان زیادی کاهش یافته اند؛
▪اتلاف منابع و تاثیرمنفی زیست محیطی به حداقل رسیده¬اند؛
▪ کارمندان انگیزه پیدا کرده اند؛
▪ رضایت شغلی افزایش یافته است؛
▪ پیشرفتها در طول زمان استمرار دارند؛
▪ اهداف ملموس عملکردی ایجاد شده اند؛
▪ داده ها تحلیل شده و شواهد مستند ارایه شده اند.
● مشکلات
▪ ادعا در مورد توان بالقوهٔ آن بسیار زیاد است وبرخی خوش بینی های مربوط به آن می تواند غیرواقع بینانه باشد؛
▪ در ابتدا، برای کارمندان بسیار سخت است که این روش را درک نمایند؛
▪ سرمایه گذاری در آموزش تخصصی سطح بالا و پیشرفته مورد نیاز است؛
▪ باید به تغییر فرهنگی در سازمان اقدام كرد؛
▪ این پروژه ای بلند مدت است که نیازمند تعهدی عمیق است؛
▪ این امر نیازمند گردآوری و تفسیر داده ها می باشد که خود کاری دشوار و زمان بر است.
● فهرست راهنمای عملی
۱) سیگمای شش را درک کنید
پیش از آن که سازمان بتواند از سیگمای شش استفاده کند، مدیران آن سازمان باید دقیقاً آن را درک نمایند. سیگما یک حرف یونانی است که در ریاضیات استفاده می شود و نمایانگر انحراف معیار یا میزان تفاوت یک فرآیند با میزان میانگین است. همچنان که سطح سیگمای شش افزایش می یابد، سطح تفاوت و اختلاف کاهش می یابد. روش سیگمای شش مبتنی بر کاهش مستمر اختلاف در فرآیندها و محصولاتی است که باعث ایجاد نقصان می شوند. این امر از طریق محاسبهٔ تمامی اختلافها و تفاوتها در فرآیندها و یافتن علل آنها مشخص می شود. این امر توسعهٔ ابزار عملیاتی برای کنترل و کاهش سطح اختلاف را میسر می سازد. ابزارهای مورد استفاده در این مرحله عبارتند از کنترل فرآیند آماری، شبیه سازی رایانه ای، تولید در چرخهٔ کوتاه مدت، تعیین صلاحیت عرضه کنندگان و غیره.
سیگمای شش نه تنها دربرگیرندهٔ کاهش اختلاف موجود بلکه متضمن اجتناب از اختلافاتی است که ممکن است در آینده رخ دهند. بر این اساس، طراحان باید اقدام به طراحی بهره وری کنند و تمامی محصولات و خدمات جدید را تا حد امکان موضوع این تفاوت قرار دهند. هدف از این کار طراحی محصولات برای به حداقل رساندن هر گونه اشتباه است.
۲) بر فرهنگ سازمانی تمرکز نمایید و مدیریت تغییر را مهیا نمایید
سیگمای شش یک تغییر اساسی است لذا مهم است که بر مقاومت کارکنان چیره شوید. فرهنگ سازمان می تواند به این تغییرکمک شایانی كند. سیگمای شش از طریق تیمهای پروژه اجرا می شود لذا کار تیمی کلید موفقیت آن است. فرهنگی که اشاعه دهندهٔ تفکر خلاق و نوآوری باشد، به این فرآیند کمک می کند زیرا باید بر مشکلات زیادی چیره شد.
۳) در مورد شرایط اجرا تصمیم گیری نمایید
اگر چه سیگمای شش باید به طور کامل در سازمان به اجرا درآید اما تعداد زیادی از شرکتها آن را به شکلی محدود اجرا می كنند. مشخص نمایید که آیا می خواهید بر فرآیندهای تولیدی یا مهندسی تمرکز نمایید یا بر پروژه های استراتژیک سازمان.
۴) پرسنل کلیدی را انتخاب كنیدو آموزش دهید
تیمها باید بر اساس توجیه درباره اجرای سیگمای شش ،در حوزه های مختلف شکل بگیرند. اعضای کلیدی تیم باید در زمینهٔ مهارتهای رهبری آموزش ببینند. آموزش دربرگیرندهٔ سه مرحله است:
▪ کمربند سبز :
شرکت کنندگان با تکمیل یک دورهٔ کوتاه مدت که روش شناسی سیگمای شش را معرفی می کند، کمربند سبز دریافت می کنند.
▪ کمربند سیاه :
برخی از دارندگان کمربند سبز که معمولاً دارای سمتهای مدیریتی هستند، پروژه ای را بر اساس دانش و اطلاعات فرا گرفته شده به اجرا درمی آورند. دارندگان کمربند سیاه، مسئولیت رهبری و توسعهٔ تیمها، مشاوره به مدیریت و آموزش تکنیکهای سیگمای شش به اعضای تیم را بر عهده می گیرند.
▪ کمربند سیاه ارشد:
افراد برگزیده و منتخب باید آموزش بیشتری ببینند که باعث می شود آنها به کارشناسان و متخصصان سیگمای شش تبدیل شوند، رهبری کامل این ابتکار را بر عهده بگیرند، آن را با طرحهای استراتژیک سازمان خود تلفیق کنند و این تکنیکها را به دیگران آموزش دهند.
برخی شرکتها از عبارات متفاوتی در قبال این سطوح آموزشی استفاده می نمایند. مهم است از نامهایی استفاده شود که به درستی نمایانگر وضع سازمان شما هستند.
۵) تیمهای سیگمای شش را وارد عمل کنید
وقتی پرسنل آموزش دیدند، تیمها باید فرآیندهای موجود در سازمان را مشخص نمایند. هر فرآیند یک پروژهٔ سیگمای شش تلقی می شود. برای هر پروژه و طبق چارچوب تعیین شده، از تکنیکهای آماری استفاده می شود. این امر معمولاً شامل این مراحل کلیدی است: تعیین مسئله، معیارسنجی، آنالیز، توسعه و کنترل.
در مرحلهٔ نخست، تیم بر شناسایی فرآیندهایی متمركزاست که مشتریان آنها را ارزش آفرین می دانند. آنها باید بر روی یک فرآیند کامل کار کنند. مثلاً، ممکن است هدف یک شرکت تحویل کالا، تحویل همهٔ اقلام تا ظهر هر روز باشد.
مرحلهٔ بعدی سنجش نحوهٔ اجرای واقعی آن فرآیند است. معیار رایج مورد استفاده، «کسری هر واحد» می باشد که می توان از آن در قبال هر نوع محصول و خدمات استفاده کرد. این کار با آنالیز اطلاعات همراه است که شکاف میان عملکرد فعلی و هدف مطلوب را با استفاده از تکنیکهای آماری نشان می دهد. دلایل وجود چنین شکافی باید ارزیابی شوند و فعالیتهایی خلاقانه به اجرا درآیند. در مراحل بعد باید به پیشرفتها توجه کرد و فرآیندها را تحت کنترل داشت.
۶) سیگمای شش را با زیرساختار سازمان خود تلفیق نمایید
اگر سیگمای شش یک ابتکار و اقدام در سطح شرکت باشد، باید آن را به ساختارهای فعلی شرکت پیوند داد. پیوند آن با سیستم پرداخت و تشویق، بودجهٔ واحدها، تعاریف شغلی و دستیابی به امتیازاتی همچون ایزو ۹۰۰۱ را در نظر بگیرید. برای نشان دادن پیشرفتهای حاصل شده ، سیاستها و رویکردها را اصلاح نمایید.
۷) موفقیت را تحت نظارت قرار داده و ارزیابی کنید
تضمین کنید که پروژه ها تحت نظارت قرار دارند، شکستها ارزیابی می شوند و موفقیتها به اطلاع عموم می رسند. سیگمای شش یک اقدام ابتکاری بلندمدت و مستمر است لذا ارزیابی دائم آن حیاتی است تا بتوان آن را در مسیری صحیح هدایت کرد. تضمین نمایید که نه تنها در هزینه ها صرفه جویی شود بلکه رضایت شغلی کارکنان و رضایت مشتریان از محصولات و خدمات نیز افزایش یابد. به خاطر داشته باشید که به طور مقطعی فرآیندهایی را ارزیابی نمایید که قبلاً آنالیز شده¬اند تا از نقایصی که در شرایط متغیر رخ داده اند، مطلع شوید.
● سوالات شروع
▪ آیا می دانید چه میزان از هزینه هایتان اتلاف می شوند و هیچ ارزشی برای مشتریانتان به دنبال نمی آورند؟
▪ آیا از اشتباهاتی که در زمان استفاده از تجهیزات یا ارایهٔ خدمات به مشتریان رخ می دهد، مطلع هستید؟
▪ سطح کیفی رقبای شما چگونه است و چرا آنها در سطحی بالاتر یا پایین تر از شما قرار دارند؟
● برای سیگمای شش
▪ بایدها
ـ تضمین تعهد مدیریت ارشد
ـ قابل درک و اجرا ساختن امور مختلف
ـ مسئولیت همهٔ افراد برای اجرای سیگمای شش
● نبایدها
ـ اجازه ندهید ماهیت ریاضیاتی سیگمای شش شما را بترساند. در این صورت یادگیری آن آسان تر می شود و نرم¬افزارهای رایانه ای می توانند محاسبات را برای شما انجام دهند.
ـ فراموش نکنید که مهارتهای ساده ای همچون ادارهٔ جلسات، کار تیمی و چگونگی ایجادتسهیل دراموری راکه برای تجزیه و تحلیلهای آماری مورد نیاز هستند، تدریس کنید.
● کتب
«مدیریت سیگمای شش» -- فارست برایتفوگل، جیمز کوپلو و بکی میدوز، ۲۰۰۱
«انقلاب سیگمای شش» -- جرج ایکس، ۲۰۰۱
«روش سیگمای شش» -- پیتر پاند، ربرات نیومن و رولاند کاواناگ، ۲۰۰۰
«اتلاف زمان با اتلاف مواد فرق دارد زیرا زمان از دست رفته قابل بازیافت نیست.» هنری فورد
«کنترل آماری، هدف همهٔ آزمایشها ست.» ادوارد دمینگ

منبع : نشریه میثاق مدیران