مطالعات دانشگاه Stanford در مورد مدیریت زمان

در این مقاله ۱۰نکته عملی و کاربردی که توسط دانشگاه Stanford در مورد یکی از مهمترین نکته های مدیریت یعنی مدیریت زمان که یکی از زیر شاخه های اصلی که خود به عنوان سیستم اصلی می تواند عمل نماید را برایتان آورده ایم تا با پیروی از اینها بتوان بهتر و کاراتر زمان را که به عنوان مهمترین سرمایه می باشد مدیریت کرد .
● نتایج مطالعات دانشگاه Stanford :
۱) همه چیز را بنویسید .
از یک سری ماشینهای الکترونیکی که قابلیت برنامه ریزی شدن را دارند را تهیه کنید و برنامه ها و کارهایی که باید انجام دهید را در آنجا بنویسید سعی کنید چیزی از قلم نیفتد، برای همه چیز و هر کاری که قصد دارید آن را انجام دهید برنامه ریزی کنید ، و اصلا" بدون برنامه حرکت نکنید.
شما برای این مرحله می توانید خودتان یک جدولی را نیز تهیه کنید ودر آن جدول لیست کارهایتان را بنویسید و کارهایی که که آنها راانجام داداید جلوی آن ردیف با ذکر تاریخ و زمان اتمام ، آن سطر یا ستون را تکمیل کنید .
در این مرحله ویا اصلا" در هر مرحله ای از مراحل ذیل، سعی کنید از روشها وفنون خودتان استفاده کنید
الگو برداری کنید اما تقلید کورکورانه نکنید .
چون برنامه زمانی هر کس منحصرا" برای همان شخص است و برنامه هرشخص برای خودش کارا است نه برای دیگری .
۲) لیست ها را ادغام کنید .
به جای اینکه در برنامه ریزیهای زمانی خود از ۶ صفحه کاغذ استفاده کنید بیایید این صفحات را با هم ادغام کنید و یک صفحه کنید کنترل یک صفحه همواره از کنترل ۶ صفحه راحت تر و ساده تر است .
پس هرگز با صفحات زیاد وقت خود را هدر ندهید . چون ممکن است در بین و مرور این صفحات برنامه ای از قلم بیفتد و شما نتوانید آن را انجام دهید .
۳) زمان برنامه ریزی زمانی خود را کم کنید .
برای برنامه ریزی زمان و مدیریت زمان خود وقت زیادی اختصاص ندهید . نیم ساعت برای برنامه ریزی یک روز کافی است . هرگز وقت خود را با برنامه ریزی های بی مورد هدر ندهید همان طور که در کتاب قورباغه را قورت بده در کتاب نویسنده مشهور برایان تریسی نیز آمده است، می گوید صبح وقتی که از خواب بلند می شوید زود برنامه ریزی کنید و اولویت بندی کنید و زود شروع به انجام کار کنید و وقت خود را هدر ندهید برای تمام کارهای خود برنامه روزانه تان وقت اختصاص دهید این طور نباشید که بعد از اینکه شما کار اول را انجام دادید، بعدا" دوباره برای انجام کار دوم برنامه ریزی کنید و نیم ساعت دیگر وقت بگذارید پس در همان اول ، کار را در دست انجام دهید و درست شروع کنید .
۴) برای زمانی که وقت آزاد دارید نیز حتما" برنامه ریزی کنید .
در این قسمت منظور این است که وقتی شما ازاداره ، کارهایتان تمام شده دیگر فکر نکنید که نیاز به مدیریت زمان ندارید این را به خاطر داشته باشید که مدیریت زمان، بسته به تمام لحظات شما دارد و برای تمام اوقات خود مجبورید برنامه ریزی کنید .
۵) سعی کنید بین برنامه هایتان مدت زمان استراحت را اضافه نکنید .
وقتی که از یک برنامه ای تمام شدید و می خواهید برنامه بعدی را شروع کنید دقت کنید بیشترین زمان شما زمانی از دست می رود که می خواهید از یک برنامه به برنامه بعدی بروید . سعی کنید در این قسمت نیز اختیار زمان را در دست بگیرید .
۶) کارها و لیستها را شماره گذاری کنید .
اگر کارهایتان چند تا باشد . آنها را به ترتیب اولویت و لیست بندی کنید . این طور نباشد که کاری را از صفحه یک برنامه انتخاب کنید و کار دوم را از صفحه چهار.
همواره ترتیب را در اختیار بگیرید وعجله نکنید .
۷) برای برنامه ریزی کارهایتان شما باید ماهیت کار و برنامه را بدانید.
مثلا" بدانید که رفتن به خرید نان ، یک کاری کوتاه مدت است ، اما تحصیل یک فعالیت طولانی مدت است پس باید در برنامه ریزی خرید نان را کوتاه مدت فرض کنیم و تحصیل را بلند مدت .
۸) برای خودتان پاداش قرار دهید .
برای خودتان در برنامه ریزیتان پاداش نیزقرار دهید .مثلا" بگویید اگر من بتوانم امروز کارXرا تمام کنم به سونا خواهم رفت . یا اگر ۶۰% پروژه Yرا بتوانیم تمام کنم به رستوران برای خوردن غذای جدید خواهم رفت و امثال اینها.
۹) برای خودتان نیز وقت بگذارید .
این طور نباشد که فقط به کارها برسید، شما حتما" به استراحت نیاز دارید شما نمی توانید مانند ماشین کار کنید شما مجبورید با دیگران ارتباط داشته باشید وبه گردش بروید یا به سینما و پارک بروید .
هرگز خودرا اسیر کار نکنید زیرا در دراز مدت آثار مخرب خواهد داشت .
۱۰) به چیزهایی که شما را نگران می کنند بی توجه باشید .
اگر چیزی شما را در در حین انجام امور برنامه تان نگران و مضطرب می کند، سعی کنید به آن توجه نکنید و سکوت کنید.
● نتیجه گیری:
نکات زیر طبق تحقیقات پیمایشی و زمینه یابی ازسوی دانشگاه Stanford صورت گرفته که با تمرین و ممارست می توان دریچه هائی به سوی یکی ازمهمترین مباحث مدیریت که همان مدیریت زمان است برای مدیران گشود.

محمدرضا نوروزی
منابع و ماخذ:
۱. Stanford university case study of Time management, ۲۰۰۷.