پنجشنبه, ۹ فروردین, ۱۴۰۳ / 28 March, 2024
مجله ویستا


تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی


تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت منابع انسانی
● چكیده
اینترنت نحوه ‌زندگی، یادگرفتن، كاركردن و گذراندن اوقات فراغت را دگرگون كرده است. به طور اساسی ،اینترنت همه جنبه های جامعه انسانی را كم و بیش تغییر داده است . این مقاله در رابطه با تاثیر اینترنت و فناوری اطلاعات بر كار و مدیریت منابع انسانی است و سعی می كند نوآوریهای مهم و ( حتی الامكان ) تغییرات در سطوح كاركنان،‌انگیزش و رهبری را بررسی كرده و درباره شیوه های ممكن سازگاری میان سازمان و شغل بحث كند . برای پی بردن به این تغییرات، ابتدا به بیان وضعیت موجود (‌‌كاركنان، انگیزش و رهبری ) پرداخته و سپس به طور مختصر به بررسی جهت گیریهای احتمالی آینده می پردازیم . در پایان نیز ، از طریق تركیب عناصر تشكیل دهنده مدیریت منابع انسانی ، سعی می كنیم دستاوردهای اساسی را كه فنآوری اطلاعات بر شیوه های دریافت پاداش توسط كاركنان دارد و شیوه هایی كه برای كاركنان جدید به كار می رود را پیش‌بینی كنیم .
● مقدمه‌
اینترنت ، زندگی ما و شیوه های برقراری ارتباط با دیگران را دگرگون كرده است . به طور اساسی ، اینترنت همه جنبه های جامعه انسانی را كم و بیش تغییر داده است‌. در سالهای اخیر ، اهمیت اینترنت و فناوری اطلاعات - هم در فضای تجاری و هم در فضای خصوصی - به طور قابل ملاحظه ای افزایش یافته است (‌به ویژه با افزایش كاربران اینترنتی و افزایش خدمات اینترنت ) . بدون شك ، كاركنان سازمان و محیط كاریشان ، از نظر طراحی شغل ،‌شرایط كار و بسیاری چیزهای دیگر تحت تاثیر اینترنت و فنآوری اطلاعات قرار گرفته است .
به گفته «بارلی»، « موفقیت در آینده - به احتمال زیاد - وابسته به استفاده از دانش فنی و علمی ، مدیریت اطلاعات و فراهم كردن خدمات بهتر است . آینده ، بیشتر وام گیر مغز است تا ماهیچه ( نیروی عضلانی‌)‌‌.»
(Barley, s.۱۹۹۶)
از آنجا كه - در محیط تجارت امروزی‌‌- افراد و دانش آنها به عنوان حیاتی‌ترین دارایی سازمان محسوب می شوند ،‌بدیهی است كه هر شركتی باید نسبت به آن با اطلاع و آماده پذیرش تغییرات جدید باشد‌. آگاهی و درك جهت گیریهای جدید ،نه فقط برای متخصصان فناوری اطلاعات لازم است ، بلكه مدیران نیز می بایست از آنها باخبر باشند.
قصد این مقاله ، ارائه برخی روشها‌، برای شركتهایی است كه می خواهند خود را با تغییرات پیش رو سازگار كنند- برخورداری از بصیرتی پویا نسبت به محیط و عكس العمل سریع به چالشهای موجود و در حال شكل گیری ، می تواند بقای شركتهای امروزی را برای دوره ای بلندمدت بیمه كند.
هدف این مقاله ، بررسی اثرات مثبت و منفی اینترنت و فناوری اطلاعات در رابطه با مدیریت منابع انسانی ، به ویژه یافتن كاركنان جدید ، برانگیختن و رهبری آنهاست . همچنین ،‌نتایجی كه از به كارگیری اینترنت و فناوری اطلاعات در آینده مورد انتظار است و آنچه را كه با مدیریت و بهره برداری از تغییرات در حال وقوع احتمال دستیابی به آنها وجود دارد ‌مورد بحث قرار می گیرد.
برای بررسی تغییرات مذكور و اثرات آنها‌‌، ابتدا به بیان وضعیت موجود پرداخته و سپس به طور مختصر ، به بررسی جهت‌گیریهای احتمالی آینده می پردازیم . دوم آنكه‌، با تركیب عناصر مدیریت منابع انسانی ،‌تلاش می كنیم نتایج اساسی را كه فناوری اطلاعات بر شیوه‌های دریافت پاداش توسط كاركنان دارد و شیوه هایی كه برای كاركنان جدید به كار می رود را پیش بینی كنیم.
این مقاله طبق روش معینی تنظیم شده است- در بخش دوم ، موضوع چگونگی تاثیر فنآوری اطلاعات و اینترنت بر بعضی سطوح وظایف كاركنان سازمان مطرح شده و برخی نتایج آن را در بر می گیرد. در بخش سوم ، فرصتهای عمده و اساسی كه سازمان می تواند به كمك آنها خود را با موقعیت جدید - هم در محیط و هم در درون سازمان - سازگار كند ، مورد بررسی قرار می گیرد.
● اثرمتداول اینترنت و فناوری اطلاعات
شمار كاربران اینترنت در سال ۲۰۰۰ میلادی بیش از ۳۰ میلیون نفر بوده است ( پیش بینی
می شود كه این تعداد برای سال ۲۰۰۵ ، حدود یك میلیارد نفر برسد ) یك سوم از رشد اقتصاد آمریكا در محدوده سالهای ۱۹۹۶ تا ۱۹۹۹ ، به طور مستقیم به گسترش اینترنت مربوط می شود . در حال حاضر ، بیش از ۲ میلیارد صفحه web و بیش از ۱۷ میلیون «دامین» (DAMAIN)ثبت شده‌‌، وجود دارد‌. این حقایق بیش از هر چیز نشان می دهد كه اینترنت اثر مهمی بر روی چگونگی‌، چرایی‌ و ‌زمان و مكان كار مردم داشته است‌.
بیشترین تاثیر اینترنت و فناوری اطلاعات بر قشر تحصیلكرده ، ‌ماهر و علاقه‌مند به موفقیت بوده است ، به ویژه افرادی از این مجموعه كه به طور منظم با فناوری اطلاعات و ارتباطات سرو كار دارند. از آنجائی كه ، افراد تحصیلكرده ، ماهر و علاقه مند به موفقیت در موقعیتهای مهم سلسله مراتب سازمانی مشغول به كارند و بنابراین اثر بیشتری را بر موفقیت همه جانبه سازمان دارند ، ما نیز می باید توجه خود را بر اثر اینترنت روی این گروه كاركنان متمركز كنیم .
هر فایده نهایی ناشی از به كارگیری اینترنت برای یافتن كاركنان جدید ، یافتن و نگهداری آنها ، وقتی كه بدانیم كمبود اساسی بازار كار ، مربوط به افراد بسیار ماهر است ، اهمیت بیشتری پیدا می كند.
● استفاده از اینترنت برای كارمندیابی
تحقیقاتی كه در آمریكا ( بر روی ۵۰۰ وب سایت مربوط به شركتهای بین المللی كه در سال۲۰۰۰ جزء‌ سودآورترین شركتها بوده اند )‌صورت گرفته ، نشان می دهد كه ۷۹ درصد این شركتها ، به طور گسترده‌ای از اینترنت برای جستجوی كاركنان جدید استفاده می كنند. همچنین مقایسه داده‌های آماری موجودبرای سالهای ۱۹۹۸تا ۲۰۰۰ ، ‌نشان می دهد كه در سال ۱۹۹۸، ۲۹ درصد شركتهای مذكور از اینترنت به منظور كارمندیابی استفاده می كرده اند.
مزایای اصلی استفاده از اینترنت در استخدام كاركنان جدید عبارتند از:
▪ صرف هزینه كمتر برای استخدام كاركنان جدید ( در مواردی چون : ذخیره كردن درخواست نامه ها ، هزینه های پستی ،‌ هزینه‌های مربوط به پردازش داده ها و ...‌‌)‌
▪ تدوین فرایند سریعتر برای استخدام : طبق تحقیقات، این دوره از زمانی كه نیاز به كارمند جدید حس می شود تا زمانی كه كارمندجدید كارش را در سازمان شروع می‌كند ،‌به كمتر از ۱۲ روز تقلیل می یابد .
▪ امكان جذب بهتر و بیشتر داوطلبان :‌ابتكار انتشار درخواست نامه روی وب سایت ، می‌‌تواند حتی كسانی را كه به طور فعال در جستجوی یك استخدام جدید نیستند را به سوی شغل جذب كند.
در كنار وب سایت شركتی كه درجستجوی كارمند جدید است ، وب‌سایت‌های ثالث نیز مهم هستند . این وب سایت های ثالث، نه فقط به عنوان « مكانی برای تبادل نیروی كار » و مكانی برای ترتیب ملاقاتهای مرتبط باآن عمل می كنند ، بلكه اغلب آنها اخبار‌، شرایط جستجوی كار‌، ‌اطلاعات شخصی جستجوگران كار و ... را منتشر می كنند كه به عنوان یك مكانیسم جذب عمل كرده و شركتها را مطمئن می‌سازد كه فراخوان آنها برای یافتن نیروی كار جدید ، مورد مشاهده قرار گرفته است .
● استفاده از اینترنت در شیوه های جدید كار
از طریق توسعه اینترنت و ( بطور گسترده‌تر) توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) - با نوسان كاملی كه در دو دهه گذشته به همراه داشته اند - امكانات جدید تر و
متفاوت تری برای انجام كار و ساختار بندی سازمانها فراهم شده است .
( lindstorm,Mobery &Rapp,۱۹۹۷)‌
بدون شك این توسعه در آینده نیز ادامه می یابد و به علاوه گستره تاثیر آن همه كاركنان را شامل می شود . در ادامه ، دو شیوه جدید كار مورد بحث قرار می گیرد:‌
كار مجازی: تعاریف زیادی از « كار مجازی »‌وجود دارد . این اصطلاح مترادف با اصطلاحات گوناگونی به كار رفته است . برای مثال : «‌انجام كار از راه دور »‌ ،‌« ارتباط مجازی » «انعطاف
مكانی »‌«كلبه های الكترونیكی » و ... از آنجا كه هدف این مقاله بررسی «كار مجازی » به تنهایی نیست ، بنابراین به نظر می رسد كه ارائه چند تعریف مختصر برای آن كافی باشد . آنگونه كه در گزارش سالیانه كمیسیون اروپا در سال ۲۰۰۰ مطرح شده
(Johnston&Nolan,۲۰۰۲)، «كار مجازی » دارای مفهوم وسیعی است كه عنصر مشترك همه تعاریف آن « استفاده از رایانه و ارتباطات مجازی برای ایجاد تغییر جغرافیایی در انجام كاری است كه پذیرفته شده است ». « كار مجازی » ، به این معنی است كه با كمك فناوریهای اطلاعات ،‌سعی می كنیم كار را به سوی كاركنان هدایت كنیم ، به جای اینكه كاركنان را به سوی كار حركت دهیم‌. (‌Nilles,۱۹۹۸ )
« كار مجازی »‌مزایای زیادی به همراه دارد كه می توان آنها را از سه منظر خلاصه و طبقه بندی كرد :‌« فردی » ،‌« سازمانی »‌و «كلان - اجتماعی »‌ . از نظر سازمانی «ارتباط مجازی » فوایدی همچون بهره وری بالا (‌انجام كار بیشتر نسبت به آنچه قبلا صورت می گرفته ) و كاهش غیبت را به همراه دارد. از آنجا كه كاركنان رضایت بیشتری دارند و روحیه كاری آنها افزایش یافته است‌، احتمال كمتری وجود دارد كه آنها در جستجوی شغل دیگری باشند و سازمانها ، نرخ پائین‌تری از برگشت را تجربه می كنند. طبق نظر دش(Dash) ،‌«كار مجازی » می‌تواند نوسان كار كارمند ( ترقی و تنزل ) را نزدیك به ۵۰ تا ۸۰ درصد كاهش دهد.
استفاده از «‌كار مجازی » ، سازمانها را قادر به ایجاد شبكه ارتباطی گسترده ای میان كاركنان
می كند ،‌ هر چند كه محدودیت جغرافیایی برای سازمان كم شده باشد .
(venkatesh &speier ,۲۰۰۰)‌
به علاوه ، هزینه های مربوط به داراییهای غیرمنقول ( مانند املاك )‌كم می شود ، زیرا نیازهای مربوط به جا و مكان برای سازمان كاهش می یابد. ( Nilles,۱۹۹۸)
همچنین ارائه خدمات به مشتری ، به دلیل ساعات كار قابل انعطاف ، بهتر می‌شود. ( به معنی بیست و چهار ساعته در هفت روز هفته ) (Issues,۲۰۰۰ Teleworkthe Benefits-and some)
طبق نتایج یك پژوهش ،‌۱۸ درصد كاركنـان هلندی ، ۱۲ درصد كاركنان آمریكایی و پـــنج درصد كاركنان انگلیسی و آلمانی به طور منظم از « كار مجازی » استفاده می‌كنند.
(How many tele workers,۲۰۰۰)
گذشته از این ، میزان درصد مربوط به بهره گیران از شیوه «كار مجازی » ، با یك نرخ ۱۰ تا ۱۵ درصدی در همه كشورهای توسعه یافته از نظر فناوری اطلاعات و ارتباطات ،‌در حال افزایش است .
طبق گزارشی دیگر ( Raba Internet vsloveniji,۲۰۰۰)‌ ،‌از ۵۰ درصد شركتهایی كه دارای امكانات و فرصتهای فنی برای «‌كار مجازی » هستند ، هنوز فقط ۲۹ درصد آنها این روش را به كار گرفته اند . عقیده بر این است كه از تمام جمعیت نیروی كار كه در این شركتها مورد محاسبه قرار گرفته‌اند‌، فقط ۲ درصد از كاركنان تمام وقت می‌‌توانند «‌كار مجازی » را به طور صحیح و در روش مناسب ،‌آنگونه كه همكارانشان در هلند و آمریكا به كار می گیرند، مورد استفاده قرار دهند.
● كار پروژه ای با قرار داد جزئی ( ریز قرارداد )
طبق نظریه های اقتصادی ، دو دلیل اصلی برای سرمایه گذاری روی منابع انسانی در سازمانها عبارتند از :
۱) كاهش هزینه، كه از طریق تقسیم كار حاصل می شود.
۲) نیاز به مدیریت كاری كه بین تعداد زیادی از كاركنان تقسیم شده است .
امروزه فناوری اطلاعات و ارتباطات موجب شكل گیری اجتماع كارآمد افراد با دلبستگیهای مشابه و مهارتهای مكمل شده و همكاری آنها در پروژه های كوتاه یا طولانی مدت را باعث شده است ،‌بدون اینكه نیازی به بخش رسمی شركت باشد .
« به طور كلی ، استفاده از فناوری اطلاعات پیشرفته باعث می شود كه محدودیتهای شركت ،‌مبهم شود ،‌تا حدی كه می توان تصور كرد كه هیچ مرزی برای شركت وجود ندارد ( سازمانهای مجازی )‌. این در حالی است كه كاركردهای شركت به طور روز افزونی به شكل مراكز انتفاعی پیچیده ، مراكز كسب درآمد ، شركتهای كوچك با عقد قراردادهای جزئی تبدیل می شود. همان طور كه این تبدیل انجام می شود‌،‌ تلفیق فعالیتهای كوچك سازی و مسطح سازی سازمان – طبق نظر چارلز هندی (۱۹۹۵) -ما را به سوی جامعه ای بیست تا هشتاد نفری از كاركنان كه تعداد اندكی از آنان توسط سازمان استخدام شده اند ، هدایت می كند .
(warhurst&Thompson,۱۹۹۸)
می توان پیش بینی كرد كه در آینده شمار زیادی از « افراد برجسته »‌وجود دارند كه نمی خواهند محدود به یك شركت خاص باشند ، بلكه می خواهند مهارتهایشان را در اختیار بازاری با بهترین مراجعه كنندگان و مشتریها ( نه لزوماً بهترین پرداخت كنندگان‌) قرار دهند :‌
«اكثر افرادی كه برای یك سازمان كار می كنند ،‌ممكن است هنوز كارمندان استخدامی ( رسمی ) آن سازمان باشند ، اما برخلاف این تعداد زیاد ،‌اقلیت رشد یافته‌ای نیز وجود دارند كه اگر چه در حال كار با سازمان هستند ، ولی كارمندان رسمی و تمام وقت محسوب نمی شوند ، آنها كاركنان موقتی یا پاره وقت هستند . اكثریت آنها پیمانكاران خصوصی هستند كه به عنوان یك مستخدم (به كار گرفته شده)، یا برای دوره خاصی به صورت قراردادی و شخصی كار می كنند . این موضوع به ویژه برای متخصصان و در نتیجه درباره با‌ارزش‌ترین افرادی كه در سازمان كار می كنند ،‌حقیقت دارد.» (Drucker ,۲۰۰۱)
از آنجا كه دانش كاركنان شركت‌،‌ عامل محدود كننده ای نیست ، دامنه پروژه‌های به اجرا گذاشته توسط شركت می تواند به وضوح توسعه یابد .ریچ (Reich) به این مطلب اشاره می كند وقتی توضیح می دهد كه :
« ... افراد كمی در شركتهای بسیار ارزشمند وجود دارند كه دارای شغلهای بدون تغیـیر با حقوق های ثابت باشند.» (Reich ,۱۹۹۹,as cited bywarhurst & Thompson ,۱۹۹۸)
فایده اصلی این روش كار در شركت‌، جریان یافتن عقاید تازه و نو ، همچنین كارآیی بالاتر برای نیروی كار است . آنچه مهمتر است اینكه ، « كاركنان برجسته »‌بواسطه كار با دیگر شركتها ،‌دامنه تجربه وسیعی به دست می آورند و بواسطه روابط پاره وقت شان با دیگر شركتها ،
می توانند سود بیشتری را بواسطه دانش جدید كسب كنند. از سوی دیگر ، زیانهای این روش كار می تواند شامل : تغییر پذیری ( كنترل و ترقی ) بالا ، تعهد پائین تر نسبت به شركت و امنیت شكننده ، بواسطه اطلاعات محرمانه شركت باشد.
● استفاده از اینترنت برای توسعه قابلیت‌های كاركنان
تكمیل دانش موجود و كسب دانش جدید یكی از عوامل انگیزشی قوی برای فردی است كه نیازهای پایه و اولیه‌اش را پوشش داده است . بنابراین، همانگونه كه كسب دانش جدید یك عامل كلیدی برای موفقیت فرد به شمار می‌رود، برای موفقیت سازمان نیز مهم است ، فناوری مبتنی بر اینترنت ،‌ فرصتهای زیادی را برای یافتن دانش و مهارتهای جدید پیشنهاد می كند. در ابتدا ، در سطح شركت ، اینترنت زمینه دسترسی سریعتر به نوآوریهای تكنولوژیك و علمی آینده را نسبت به دیگر شركتها و موسسات پژوهشی ، فراهم می كند.
( Jerman-Blazic,۱۹۹۶)‌
در سطح فردی نیز ، اینترنت خود را به عنوان یك پایگاه اطلاعاتی گسترده و قابل جستجو شامل مجموعه ای از صفحات تحت وب ، گروه های خبری ، فهرستهای پستی اینترنتی ،‌جریانهای اطلاعاتی شبكه ای و ... معرفی می كند.
● اثر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر سازمان
فناوری اطلاعات و ارتباطات و اینترنت نه فقط متخصصان فناوری اطلاعات و كاركنانی كه فناوری اطلاعات را در محیط كارشان به طور منظم استفاده می كنند ، تحت تاثیر قرار داده ، بلكه محیط سازمان‌، خودسازمان و به طور كلی دنیای اجتماعی را نیز تحت تاثیر قرار داده است. ( Drucker,۲۰۰۲)
مدیران می بایست از این تغییرات آگاهی یافته و برای درك و سازگاری مناسب با آنها تلاش كنند.
به ویژه در سطح انگیزش كاركنان ،‌ می‌توان انتظار وقوع تغییرات اساسی را داشت‌. در كنار اینكه ارزیابان اجتماعی ، تغییرات بنیادی و عمیقی را در سطح جامع پیش بینی
می كنند، ‌نویسندگان این مقاله معتقدند كه اولین و مهم ترین وظیفه مدیران در چنین شرایطی ، حفظ انگیزش كاركنان است.
طبق نتایج پژوهشی ( Intoworld ,۲۰۰۰)‌ متخصصان فناوری اطلاعات، ‌مشخص شد كه اغلب متخصصان فناوری اطلاعات‌، مهمترین منفعتشان را كه از یك شركت انتظار دارند ، امكان كار در خانه می‌دانند . به حدی كه برای حقوق و شانس پیشرفت ،‌ اهمیت كمتری قایل می شوند. (Battey ,۲۰۰۰)
یافته های این پژوهش رامی توان باپژوهشی كه درباره كاركنان اسلوانیایی صورت
گرفت ، ‌مقایسه كرد (siok,۲۰۰۲‌۵۱) ش۵۱ شركت مختلف و بیش از ۵۱۰۰ كارمند كه اغلب در موقعیت مدیر میانی بودند ، در این مطالعه شركت داده شدند. جالب ترین یافته پژوهش این بود كه كاركنان - در تقسیم‌بندی ۱۳ گانه توقعاتشان از شركت - « میزان حقوق» و «‌فرصت پیشرفت» را به عنوان كم بها ترین توقعشان درجه بندی كردند .
می توان انتظار داشت كه در آینده فردگرایی بیشتری ظاهر شود. بدین معنی كه نیازهای ویژه ای برای هر یك از كاركنان مطرح شود و این نیازها برای كاركنان دیگر‌،‌ متفاوت باشد :
آیا همان چیزهایی كه كاركنان هوشمند را بر می انگیزد ، داوطلبان به كار را نیز تحریك می كند. می دانیم كه داوطلبان شروع كار در شركت ، نسبت به كاركنانی كه مدتی حقوق دریافت می كرده اند ، رضایت‌مندی بیشتری از كارشان دارند. آنها بیش از همه نیاز دارند كه خود را به آب و آتش بزنند تا رسالت سازمان را بفهمند و آن را باور و برای مشاهده نتایج ، آموزش مستمر دریافت كنند . دراین رابطه ،‌این نكته نیز نهفته است كه گروههای مختلف موجود در جمعیت كاری ، باید به گونه های مختلفی مدیریت شوند و همین گروهها نیز در زمانهای مختلف به طور متفاوتی مدیریت گردند. (Drucker,۲۰۰۱)‌
همه آنچه گفته شد ، نشان می دهد كه در حال حاضر ، چالش سخت شركتها اطمینان یافتن از این است كه آیا وظایف می‌توانند در هر زمان بوسیله بهترین كارمند ( یا حداقل كارمند خوب ) یا پیمانكار جزء انجام شود . از آنجا كه افراد در جامعه اطلاعاتی بسیار حیاتی هستند ، روشن است كه شركتهایی به این چالش پاسخ مناسب می‌دهند كه نه فقط در فكر بقا باشند بلكه به خوبی پیشرفت كنند . همان طور كه دراكر بیان می كند كه :‌« ما به نوعی نظریه اقتصادی نیاز داریم كه دانش افراد را در مركز فرایند تولید - دارایی قرار دهد »‌(Drucker ,۱۹۹۸)‌
● چگونه از عهده تغییرات برآییم ؟‌
این بدیهی است كه رفتار مورد پاداش افراد ، به طور یكسان با پول ، موقعیت یا دیگر فواید محسوس قابل پاسخگویی نیست . گذشته از این ، سبك رهبری آمرانه، به سبب این واقعیت كه كاركنانی كه هر روز دانش بیشتر و بیشتری كسب می كنند، نمی خواهند تحت فرمانروایی یك دیكتاتور باشند ، نامناسب است . به ویژه اگر این گونه كاركنان بتوانند به آسانی شغلشان را تغییر دهند . طبق نتایج یك پژوهش (Battey,۲۰۰۰) نارضایتی نسبت به مدیر ، دلیل اصلی برای تغییر شغل شناخته شده است .
سازمانها ، در سطوح مختلفی خود را با تغییرات پیش رو سازگار می كنند. شروع كنندگان تغییرات در سازمانها ،‌احتمالا خود كاركنان هستند . با این حال موفقیت سازگاری با تغییرات در دستان مدیران است‌. بعضی از تغییرات ممكن در حوزه های خاص به همراه راه حلهای احتمالی برای اداره آن تغییرات در زیر مورد بحث قرار گرفته است .
● تغییر در سبك رهبری
استفاده از هر سبك رهبری دیگری غیر از سبك آمرانه ، می تواند یك چالش بزرگ برای تمام مدیران باشد . به این دلیل كه مدیر باید بر رهبری بر پایه مهارت و ویژگیهای شخصیتی افراد تكیه كند ( و این سخت است ). ازیك سو ،‌تناقض بین این حقیقت كه كار یك مدیر و نتایج حاصله به طور روزافزون به زیر دستانش بستگی دارد و از سوی دیگر میزان بسیار زیاد تعامل درونی كار ( مدیریت پروژه با تیمی كه از متخصصان مختلف و ماهر تشكیل شده اند ) و همچنین قدرت امر و نهی و نفود كمتر بر زیردستان به همراه قدرت برخواسته از موقعیت ،
می تواند دلسرد كننده باشد. بنابراین، شخصیت مدیر به اهرمی برای برانگیختن كاركنان برای دست یابی به اهداف مشترك سازمانی تبدیل خواهد شد . در ابتدا مدیر مجبور است به نحو شایسته ای كاركنان را برانگیزد ، به طوری كه آنها بی نیاز از نظارت ، كارشان را انجام دهند. دوم اینكه او باید شرایط كاری مناسبی را فراهم آورد و حامی متخصصان هر حوزه باشد ،‌چرا كه آنها هنوز شایستگی لازم را كسب نكرده اند ( برای مثال : مهارتهای مدیریتی همچون برنامه‌ریزی و سازماندهی ).
بنابراین ، می توان انتظار سلسه مراتب از پایین به بالا را در سازمان داشت . به این معنی كه كاركنان با همه تخصص و دانشی كه دارند به عنوان یك عامل اساسی موفقیت و مدیران به عنوان حامیان آنها در نظر گرفته می شوند.
حمایت مناسب مدیر ، یكی دیگر از عوامل كلیدی برای انجام كار از سوی متخصصان محسوب می شود. این حمایت نه تنها باید شخصیت ، موقعیت و كارآمدی كاركنان را در بر گیرد ، بلكه به طور همزمان باید موجب موفقیت كلی سازمان نیز بشود.
● تغییر نقش كاركنان
آن گروه از كاركنان برای موفقیت شركت حیاتی هستند كه از دانش كافی برخوردار باشند. حتی اگر در نظر بگیریم كه تصمیم‌گیریهای واگذار شده به كاركنان به اندازه كافی بادوام نیستند كه نتایج خاصی را داشته باشند ، یا تصمیم گیری توسط آنها آنقدر مشكل است كه از آن منصرف می شوند،‌ (‌با این حال) در بیش از یك سوم چنین تصمیم گیریهایی ، نتایج مطلوب حاصل می شود . (Drucker,۲۰۰۱)
همان طور كه افراد ظرفیت سازمان مورد علاقه اشان را می سنجند ، به همان نسبت تصمیم گیری درباره كارمندیابی و ارتقای مسیر شغلی می بایست بی عیب باشد
( یا حداقل سعی كنیم كه این چنین باشد ). نقش ( كاركرد) كاركنان در اغلب سازمانها می‌تواند از اهمیت بیشتری برخوردار شود وحتی ممكن است به كاركرد اصلی در سازمان تبدیل شود. از همین موضوع می توان برای تعیین چگونگی به كارگیری كاركنان (در سازمان ) استفاده كرد.امروزه از اینترنت استفاده های بی شماری می شود. سازمان باید به طور مداوم به پایش چگونگی حمایت از كار در بازار و همچنین مقایسه آن با فاصله كنونی نسبت به نیازهای شركت و منابع انسانی جایگزین بپردازد .
همچنین داستان دیگری نیز ممكن است : به دلیل مهمتر شدن تصمیمات كاركنان ،‌نقش آنها - آنگونه كه امروز آن را می شناسیم - ممكن است كه از میان ساختارهای سازمانی حذف شود. چنین وظایفی ( نقشهایی ) در همكاری با پیمانكاران خارج از سازمان ، شكلهای دیگری به خود می گیرد :
۱) از دانش و اطلاعات كاركنان به منظور تسهیل در بهره گیری از فناوری ارتباطات و انجام عملیات روزمره سازمان استفاده می‌شود.
۲) از قابلیتهای كاركنان برای دراختیار داشتن پایگاه اطلاعات منسجم درباره افراد جویای كار استفاده می شود. ( این پایگاه چنان وسیله است كه شركت به تنهایی قادر به تاسیس آن نیست.)
۳) كاركنان آگاه می توانند به عنوان مشاوران مدیر در تصمیم گیریهای مهم مطرح شوند.● تغییر شیوه كنترل كاركنان
امروزه كنترل ،‌از طریق مشاهده مداوم نحوه انجام كار كاركنان ، اهمیت كمتری دارد. كنترل دائمی ، كاهش انگیزه كاركنان را به همراه خواهد داشت ، زیرا :‌
۱) به دلیل این حقیقت كه كنترل به شیوه سنتی غیرممكن یا حداقل خیلی مشكل است ( چطور می‌توان بر«‌كار مجازی » كنترل مستقیم داشت ؟
۲) به خاطر كاركنانی كه تقاضای بالایی برای خودگردانی وظایفشان دارند.
طبق نظر دراكر (۲۰۰۱) ، راه حل این مشكل « مدیریت مبتنی بر هدف » و «‌خود كنترلی » است . عملكرد خوب كاركنان وابسته به چگونگی انجام هر وظیفه در جهت تحقق اهداف كلی سازمان است. تعداد متخصصان با تحصیلات عالی ،‌به طور قابل ملاحظه ای در حال افزایش است و در عین حال ،‌ فناوریهای جدید ، همكاری نزدیك تری میان متخصصان را مطالبه می كند. به علاوه عملكرد مدیر از طریق میزان مشاركتی كه او برای موفقیت تشكیلاتش فراهم می كند ،‌ اندازه گیری می شود. شاید فایده اصلی مدیریت بر مبنای هدف این است كه برای مدیر ، امكان كنترل عملكردش را با كمك فناوری سخت افزاری و نرم افزاری كه مدیر را قادر به گردآوری سریع ، تجزیه و تحلیل،‌تركیب داده ها و بازیابی اطلاعات مناسب می كند، ممكن می سازد.
به علاوه مدیریت مبتنی بر هدف ، تحمل مدیران را در برابر كاركنانی كه بعضی مواقع زمان را به اجرای فعالیتهای غیرمرتبط با اهداف سازمان می گذرانند و به عبارتی اتلاف وقت می كنند ، بالا می برد ( برای مثال بازی شطرنج از طریق اینترنت ) . البته لازم به توجه است كه اگر چنین فعالیتهایی شایع شود ، اگرچه رضایت كاركنان در بالاترین سطح جلب خواهد شد ،‌ولی اهداف شركت دیگر قابل دستیابی نخواهد بود.
بنابراین ، روشی كه برای كنترل كاركنان پیشنهاد شده، تطبیق ( رسیدگی به ) نتایج پایانی هر طرح و تعیین ‌میزان دستیابی به اهداف ، منطبق با نتایج طرحهاست . به ویژه مهم است كه این اهداف به طور عینی تنظیم شده باشند. بنابراین، می توان گفت اینكه كاركنان به اندازه كافی انگیزه لازم برای اجرای اهداف طاقت فرسا را دارند ،‌غیر قابل انكار است .
● تغییر انگیزش كاركنان
تفاوتهای میان كاركنان و نیازهای مختلف آنها احتمالاً در آینده افزایش خواهد یافت . اگر شركت می خواهد این نیازها را با یك طرح انگیزشی یكپارچه بپوشاند ، ‌این طرح می بایستی خیلی وسیع ( پر دامنه‌) باشد . ارائه چنین طرحی ، خیلی گران و غیر موثر خواهد بود ، لذا شركت طیف متنوعی از مزایا را برای هر فرد پیشنهاد می كندكه فرد مورد نظر ، بعضی از این مزایا را كم اهمیت تر و بعضی رامهم تر تشخیص خواهد داد .
راه حل ممكن ،‌توافق سیستم انگیزشی هر كارمند و پیشنهاد مزایای مختص او است‌، به طوری كه او را برای انجام بهتر و موثر تر كار تحریك كند. یافتن بهترین شیوه انگیزشی‌، بدون مشاركت خود كارمند سخت است . كاركنان نقش فعالتری را در فرایند (‌ایجاد ) انگیزش بازی خواهند كرد و بنابراین ، تصویر واضحی درباره اهدافشان و به ویژه درباره آنچه كه مورد انتظار آنها از شركت است یعنی جایی كه در آن به صورت پاره وقت یا تمام وقت به كار گرفته شده اند ، برجای می گذارد . در بهترین شركتها ،‌توسعه این تصویر واضح درباره اهداف فردی از طریق ایجاد ارتباطات اصلاحی مورد توجه قرار می گیرد ( برای مثال برگزاری سمینارها یا كارگاه‌های مختلف )‌.
هدف اصلی این نوع سیستم انگیزشی‌، این است كه هر كارمند ‌هدف شخصی خود را كه به اندازه كافی خواهان آن است (‌مصرانه آن را می طلبد ) تعیین كند . كارمند باید از انگیزه بالایی برای برآوردن این هدف ( مشخص ) برخوردار باشد - نه به خاطر اهداف شركت یا نظارتهای ناظران ، بلكه به خاطر علاقه خودش - وظیفه مدیراین است كه از همخوانی اهداف فردی با اهداف دیگر كاركنان بخش ، یا كاركنان بخشهای دیگر و همچنین همخوانی با اهداف شركت اطمینان یابد .
● تغییر در مدیریت اطلاعات و بهره برداری از دانش
مدیریت اثربخش تر دانش سازمانی و به كارگیری آن در بازار كار ،‌هدف نهایی كسانی است كه به دنبال مزیت رقابتی در بازار هستند . استفاده از دانش فردی كاركنان ، بسیار آسان تر از بهره برداری از تمامی دانشی است كه در افكار همه كاركنان سازمان جای گرفته است‌. طبق نتایج پژوهشی كه در آمریكا انجام شد (Gopal,۱۹۹۵) ، شركتها فقط از ۲۰ درصد دانشی كه در كاركنانشان وجود دارد‌، استفاده می كنند .
فناوری اطلاعات و ارتباطات ، فرصتهای بی شماری را برای اصلاح مدیریت اطلاعات در سازمانها پیشنهاد می كند . با بهره گیری از این فرصتها ، امكان استفاده بهتر از دانش كاركنان فراهم می شود. یكی از این موارد (‌فرصتها ) استفاده از سیستم ارتباط شبكه ای درون سازمانی (Intranet)‌ برای شركت است كه مبتنی بر خدمات و موافقتهای منطبق با اینترنت ‌ است. (Turk&Jaklic,۱۹۹۸)
این شبكه درون سازمانی ، امكان ذخیره سازی ساده و نسبتاً به صرفه ، سازماندهی ، پردازش ،‌نگهداری و اشتراك اطلاعات بین اعضای سازمان را فراهم می كند. طبق نظر «مرچند» و دیگران (Marchandetal,۲۰۰۱ )‌،‌ همه این وظایف برای مدیریت درست اطلاعات ، لازم و اساسی هستند. در عین حال ،‌از انتشار چنین اطلاعاتی (‌اطلاعات موجود در شبكه اینترانت ) به بیرون سازمان می توان جلوگیری كرد.
در كنار اینترانت ، روشهای بسیار زیاد دیگری برای استفاده از دانش ذخیره شده درون سازمان و پردازش اطلاعات از انبوه داده ها وجود دارد . از جمله آنها می توان به انبارهای ذخیره داده ، سیستم های استخراج‌‌‌، سیستم های هوشمند و... اشاره كرد.
راه حلهای سخت افزاری و نرم افزاری وضعیت موجود، استفاده از دانش است. موانع اصلی در این مسیر ، یكی مربوط به مفهوم دانش و دیگری مربوط به افراد در چگونگی دستیابی به دانش موجودی است كه به كمك فناوری اطلاعات و به بهترین شیوه برای به اشتراك گذاشتن و ذخیره و انتقال دانش در تمامی سازمان انجام گرفته است . طبق پژوهش ۲۸ ماهه ای كه بیش از ۱۰۰۰ مدیر ارشد شركتهای بین المللی را شامل می شد ، عملكرد تجاری بهتر ، نه فقط از فناوری اطلاعات ، بلكه از مدیریت درست اطلاعات و مدیریت افراد سازمان حاصل می شود (Marchand,۲۰۰۱).
● نتیجه گیری
هدف اصلی این مقاله معرفی برخی تغییرات است كه بوسیله فناوری اطلاعات و ارتباطات و اینترنت در توسعه كاركنان به وجود می آید و شیوه های جدید كار‌، همچون كار پروژه ای با پیمانكاران جزء‌و كارمند مجازی بودن را ممكن می سازد.
اگر چه گستره موضوع این مقاله بسیار وسیع و اهمیت موضوع بسیار زیاد است ، اما اینترنت و فناوری اطلاعات و ارتباطات ، تنها عوامل تاثیر گذار بر بازار كار و مدیریت كاركنان نیستند كه در اینجا مورد بحث قرار گرفته اند.
با این حال بعضی از مهمترین نوآوریها در این رشته و شیوه های ممكن سازگاری ( هماهنگ سازی ) این تغییرات با ساختار سازمانی ، سبك رهبری و سبك انگیزش كاركنان و مدیریت پیشرفته اطلاعات وبهره برداری ازدانش، موردبحث و بررسی قرارگرفته اند. هر یك از موارد ،‌متناسب با سازمان خاصی ( وبراساس مشخصات آن سازمان ) است . به هرحال این مسئله روشن است كه هیچ شركتی قادر به دوری از این تغییرات نیست و ضرورتاً مجبور به انطباق با آن خواهد بود. آنگونه كه داده های آماری درون مقاله درباره استفاده از اینترنت و كار مجازی نشان می دهد ، تغییرات مذكور بیش از این مهم هستند، ‌به طوری كه مدیران ارشد هیچ شركتی نمی تواند و نباید آنها را به فراموشی بسپارند.
انطباقهای مذكور تنها موارد ممكن نیستند. حقیقت این است كه مهمترین این انطباقها ، آنهایی هستند كه برای یافتن و بهره گیری از فرصتهای كسب و كار جدید در محیطی كه به سرعت و به طور روز افزون در حال تغییر است به كار گرفته می‌شوند و این مهمترین اصلی است كه هر مدیر ارشدی باید در پی آن باشد .
مترجم: مهدی محمودی
Email:M۴۹۱۰۰۳۲۳۳۹@yahoo.com
منابع و ماخذ
۱ – BARLEY, (۱۹۹۶). THE NEW WORLD OF WORK. PAMPHLET, BRITISH-NORTH AMERICAN COMMITTEE, LONDON.
۲ – BATTEY, (۲۰۰۰, JULY ۲۱). RETAINING YOUR MOST VALUABLE ASSETS. INFOWORLD.
۳ – DASH. J. (۱۹۹۹, OCTOBER ۱۸). TELECOMMUTING CONTINUES TO RISE. COMPUTERWORLK, MARION.
۴ – DRUCKER, P.(۲۰۰۱). THE ESSENTIAL DRUCKER. OXFORD, UK:BUTTERWORH-HEINEMANN. DRUCKER, P.(۱۹۹۳). POST-CAPITALIST SOCIETY. NEW YORK: HARPER BUSINESS.
۵ – FLYNN, G.(۱۹۹۵, APRIL ۱). THE FUTURE OF CONTINGENT WORK. WORKFORCE.
منبع : ماهنامه تدبیر


همچنین مشاهده کنید