سه شنبه ۱۱ فروردین ۱۳۹۴ / Tuesday, 31 March, 2015
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.
نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan
منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
باغ رویایی , فریب , السبسی , آوارگان , ایرباس آلمانی , دره فرحزاد , تیزبینی , مینسک , خیریه همت , بادام شیرین , جعفر زاده , محمد رضا شفیعی , نیما وارسته , اسماءالهی , سرپرست عمرانی , دوریبن , پسر عمه زا , مهوش وقاری , نابودی , ربیع ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
عید فطر , نقش حونگ اژدل یا اژدر، ایذه , ای به بالا فتنه سرگردان بالای تو من , جمله‌های تازه و عجیب , مدیریت اقتصادی کلان , عوامل اجرای پرسشنامه , خلیج گرگان و شبه جزیره میانکاله , اجابت کردن حق تعالی دعای موسی را علیه السلام , مرا وصلت به جانی برنیاید , روابط بحرین با سایر کشورهای عربی , تبدیل هدف‌های جزئی به هدف‌های رفتاری , کم‌خونی فقر آهن , سپاهی ز اصطخر بی‌مر ببرد , وجین کردن , تا بر دوست بار نتوان یافت , نسبت بین مرغ و خروس , باندپیچی فرق سر , کتیبه‌های ساسانی , فعالیت بدنی , ای منور به روی تو هر چشم , کشاورزی (کاشت و برداشت) , نقش وسایل ارتباطی جمعی در جامعه , پیشگیری ثالثیه , مستراح , توسعه انسانی , جدول علل آماروزیس فوگاکس , جراحی ترمیمی شکاف کام , احزاب مخالف , ورود کالاها , رشد انتهائی و جانبی ,

وبگردی
آخرین اخبار از مذاکرات هسته‌ای لوزان - سایت ایران هسته ای که به تیم مذاکره کننده سابق هسته ای نزدیک است در گزارشی مدعی است که توافق تا فردا نهایی خواهد شد. این سایت نوشت که جمع بندی اخبار واصله از لوزان نشان دهنده آن است که توافق هسته ای میان ایران و 1+5 تا روز سه شنبه اعلام خواهد شد.
برخورد 65 خودرو در آزادراه کرج - قزوین/ عکس - معاون امداد و نجات جمعیت هلال احمر استان البرز از دو تصادف همزمان زنجیره ای 65 دستگاه خودرو سواری در لاین شمالی و جنوبی آزاد راه کرج - قزوین خبر داد که 29 مجروح بر جا گذاشت .
آزاده زارعی با یک گریم عجیب در نقش پسر / تصاویر - فرزاد حسنی و آزاده زارعی در فیلم توقیفی. فيلم «آمین خواهیم گفت» به کارگردانی و نویسندگی سامان سالور ساختهٔ سال 1389 است. این فیلم برای اولین بار در سی امین جشنواره فیلم فجراکران شد.
پناهندگی در اوج مذاکرات هسته‌ای - در اوج مذاکرات هسته‌ای و در شرایطی که اصلی‌ترین مساله این روزهای رسانه‌های ایران آگاهی از سرنوشت مذاکرات هسته‌ای است، ماجرای رقم خورده توسط امیرحسین متقی، خبرنگار یک رسانه کم‌تاثیر، یک نکته را برای هر فرد پیگیر مسائلی از این دست روشن کرده؛ خوب یا بد، در زبان فارسی کلمه مناسبی برای توصیف کار انجام شده وجود ندارد.
تصاویر آخرین وداع خانواده با میلاد در فرانسه - میلادم، پاره تنم، عزیزم نجیب‌ترین انسان زندگیم، پسر وفادارم، تو را دوست دارم، همیشه در دینمان هر آنچه پیش می‌آید میگوئیم راضی هستیم به رضای خدا ولی میلادم پسرم پاره‌تنم این بار فریاد میزنم: من اصلا راضی به رضایت خدا نیستم، منتظرم تو پیشم برگردی، میلاد عزیزم همیشه در قلب منی.
80 هزار افغان در استادیوم آزادی - دیدار تیم های ملی فوتبال امید ایران و افغانستان بعدازظهر امروز یکشنبه با پیروزی شش بر صفر تیم ملی امید ایران در ورزشگاه آزادی تهران به پایان رسید.
فیلم نجات باورنکردنی یک خلبان - این خلبان شیردل پس از آنکه یک بال هواپیمایش را در نمایش هوایی از دست داد با خونسردی و به سلامت بر زمین نشست.
فرخنده زنده زنده سوزانده شد / تصاویر - گروهی از مردم افغانستان در کابل پایتخت این کشور یک زن را به شدت مورد ضرب و شتم قرار داده و کُشتند. مقامات امنیتی در کابل با تأیید این خبر اعلام کردند که مردان خشمگین در مرکز شهر، یک زن را که گفته شده قرآن را به آتش کشیده کشتند.
پاسخ فرزاد حسنی به افشاگری آزاده نامداری - بر فرض محال اگر این ادعاهای کذب صحت هم داشت، آیا این روش درستی برای بیان آنهاست؟ ریختن آبروی دیگران و حتی خانواده خود به چه قیمتی؟ به قیمت پخش تصویرمان از تلویزیون؟! انسان ها را از روشی که برای رسیدن به هدفشان انتخاب می کنند بشناسید...
عکس ضرب و شتم آزاده نامداری و افشاگری بی‌سابقه - آزاده نامداری با به اشتراک گذاشتن عکسی تلخ و دردناک از آثار شدید ضرب و شتم روی صورت و چشم خود، از اتفاقاتی غیرقابل باور مربوط به زندگی گذشته اش . آقای حسنی چهل تا فایل صوتی دست من داری که مدت هاست حتی خودم گوشش ندادم.
شایعه رابطه احسان علیخانی و آزاده نامداری! / تصاویر اینستاگرام - توضیحات آزاده نامداری درباره یک شایعه - امروز آقای علیخانی چون صفحه‌ای دراینستاگرام ندارن ازمن خواستن توضیحی به هوادارانشون ودوستای خوب خودم بدم.
دختر گلفروش تجریش پدیده جدید شبکه‌های اجتماعی - دختر گلفروش میدان تجریش. این همه چیزی بود که از پدیده این روزهای شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌ها می‌دانستیم و البته چند عکس که از او منتشر شده بود. دختری که با ظاهری خاص توجهات را به خود جلب کرده بود.
شبکه‌های اجتماعی با ما چه کرده‌اند / فیلم - شبکه‌های اجتماعی چگونه ما را منزوی کرده‌اند. آیا شما هم ساعت‌های زیادی را صرف شبکه‌های اجتماعی و دنیای مجازی میکنید حتما این ویدیو را نگاه کنید.
پربازدیدها
لوزان در روز نهایی به دنبال تصمیم سخت/ اکنون نوبت غربی هاست - مذاکرات در لوزان انتظار کنار رفتن ابرها را می کشد اتفاقی که می تواند در زمانی کوتاه رخ دهد و فقط یک اراده قوی می خواهد؛ غرب باید نشان دهد که می تواند تصمیم بگیرد.
کاهش 22 درصدی تصادفات در 24 ساعت گذشته/ آمادگی پلیس برای بزرگترین عملیات ترافیکی سال - رئیس پلیس‌ راهور ناجا در گلستان گفت: طی 24 ساعت گذشته در سطح جاده‌ها کاهش 22 درصدی تصادفات را داشته‌ایم.
طرح افزایش جمعیت روی میز مجلس خاک خورد - دکتر مرندی با اشاره به تکمیل طرح افزایش جمعیت به همت وزارت بهداشت و فرهنگستان علوم پزشکی از مسکوت ماندن این طرح در مجلس و احتمال رد آن از سوی شورای نگهبان خبرداد .
9 مرکز انتقال خون تا پایان تعطیلات نوروز دایر است - دکتر فاطمه نادعلی گفت: 9 مرکز انتقال خون تا 15 فروردین در سراسر استان تهران و 4 شهرستان اطراف برپا می‌باشد.
درخواست ایران: ارائه تضمین برای لغو تحریم‌ها - گروه سیاسی: رییس کنگره آمریکا اعلام کرد در صورت عدم دستیابی به توافق تحریم‌های جدید علیه ایران به زودی وضع می‌شود.
داعش عمل جراحی "سزارین" را ممنوع کرد - گروه بین‌الملل: گروه تروریستی داعش در قانون جدیدی عمل جراحی سزارین را الگو برداری از جهان غرب خواند و آن را ممنوع اعلام کرد.
همکاری آمریکا با نیروی نظامی مشترک اعراب - گروه بین الملل: وزیر دفاع ایالات متحده، می‌گوید آمریکا از برنامه کشورهای عربی برای تشکیل یک نیروی نظامی مشترک، برای مقابله با تهدید‌های ...
فهرست ۵۰۰ بازیکن مهم فوتبال جهان/ آزمون تنها ایرانی در این لیست پر تعداد - مهاجم تیم ملی فوتبال کشورمان در بین ۵۰۰ بازیکنی قرار گرفته که از نظر اهمیت خبر به آنها بها داده می‌شود.
آخرین وضعیت پیش‌بینی آب‌وهوا و ترافیک؛ سه‌شنبه یازدهم فروردین - در واپسین روزهای تعطیلات نوروزی 94، با توجه به آنکه بسیاری قصد دارند روز طبیعت را خارج از منزل سپری کنند، معنای ورود و خروج سامانه‌های بارشی متفاوت به نظر می‌رسد و مهم تر جلوه می‌کند. بر این اساس جا دارد که اشاره کنیم سازمان هواشناسی برای روز جمهوری اسلامی و روز طبیعت اعلامیه ای صادر کرده تا شاید بتواند به کمک آن برخی از پرسش های پدید آمده را پاسخ گوید.
شام خداحافظی کی‌روش برابر سوئد به کام مخالفانش تلخ خواهد شد؟ - خیل مشتاقان و علاقه‌مندان کی‌روش امیدوارند تا بازی با سوئد مانند بازی با شیلی با یک نتیجه عالی به پایان برسد و همین موجب شود تا مخالفان وی در برابر فشار افکار عمومی و بالا رفتن هزینه برکناری کی‌روش کوتاه بیایند.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved