ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / پنج شنبه ۲ مرداد ۱۳۹۳ / Thursday, 24 July, 2014
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.
نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan
منبع : ایده پویا

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
بانک و بیمه    حسابرسی    حسابرسی سیستم های کامپیوتری    کنترل های دسترسی به کامپیوتر و فایل ها و برنامه های کامپیوتری    برنامه تأمین تجهیزات و اطلاعات   
خانه و خانواده    گل و گیاه   
خانه و خانواده    بهداشت خانواده    روشهای خاص درمانی    خوددرمانی با استفاده از انرژی گیاهان    انرژی معجزه گر گیاهان    انرژی گیاهان   
بازار و بازاریابی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی    مناطق آزاد و ویژه اقتصادی ایران    مناطق ویژه اقتصادی ایران    منطقه ویژه اقتصادی سیرجان    صادرات کالا، قوانین، مقررات و آئین نامه ها    تشریفاتی که برای ترانزیت خارجی کالا باید انجام بگیرد   
شعر و ادب    فردوسی    شاه نامه    پادشاهی اسکندر   
شعر و ادب    وحشی بافقی    گزیده اشعار    غزلیات   
کشاورزی جنگلداری و شیلات    منابع طبیعی    جنگل و جنگل داری    جنگل داری    درخت شناسی    پهن برگان   
تاریخ ادبیات ایران    وضع سياسى اجتماعى علمى ادبى ايران از آغاز سده دهم تا ميانه سده دوازده هجرى    وضع علوم از سدهٔ دهم تا ميانهٔ سدهٔ دوازدهم هجرى    دانش های عقلی    حکمت و حکيمان و حکمت شناسان   
تغذیه    خواص گیاهان    آووكادو (Avocado)   
ارتباطات    جامعه شناسی    انسان شناسی و مردم شناسی    اصول و روش ها در مردم شناسی    روش ها و نظریه ها در مردم شناسی   


کلمات در حال جستجو
طلا    ارز    سکه    قیمت خودرو    خودرو    شورای رقابت    قرارداد    استقلال    وین 6    توافق وین    مذاکرات هسته ای    مذاکرات وین    گفتگو    ظریف    عبدالله    مشعل    جزئیات    جلسه    شورای    رقابت    قیمت   



خلاصه رسانه‌ها
چهره‌هایی که در فوتبال و والیبال خبرساز شدند/ ستاره‌ای که حسرت به دل رفت! - خبرگزاری مهر - گروه ورزشی: در این هفت روز رو به پایان ورزش چهره‌هایی مانند علی کریمی که خداحافظی کرد، سید جلال حسینی که با حرف و حدیث راهی قطر شد، مهدی تقوی که بازهم ...
فیلم: دونوازی تار حسین علیزاده و زنگ مجید خلج را بشنوید - گالری‌ها و مجموعه‌های فرهنگی پایتخت در روزهای پیش رو، میزبان برنامه‌های متعددی هستند که بسیاری از آن‌ها در راستای پرداختن به ابعاد گوناگون ماه مبارک رمضان بود و نزدیک شدن به پایان این ماه عزیز، برنامه‌های دیگری نیز آغاز می‌شود که این آخر هفته فرصتی مناسب برای استفاده از آنها است.
مبلغ قرارداد کادرفنی و بازیکنان پرسپولیس اعلام شد/ دریافتی دایی، بالای 2 میلیارد! - فهرست مبلغ قرارداد کادرفنی و بازیکنان تیم فوتبال پرسپولیس درحالی اعلام شد که در این فهرست مبلغ قرارداد علی دایی بالای 2 میلیارد تومان است. همچنین قرارداد محسن بنگر، پیام ...
رقم قرارداد بازیکنان استقلال منتشر شد/ 6 بازیکن میلیاردی در جمع آبی‌ها - لیگ برتر - باشگاه استقلال رقم قرارداد بازیکنانش را اعلام کرد.
تصویب قطعنامه شورای حقوق علیه اسرائیل/ کدام کشورها رأی ممتنع و منفی دادند؟ - خاورمیانه - شورای حقوق بشر سازمان ملل با صدور قطعنامه ای، یک کمیته بین المللی را مامور بررسی نقض حقوق بشر توسط رژیم صهیونیستی در غزه کرد.
از پاش نشدن چک اسپانسر تا شایعه اعتصاب در پرسپولیس - پرسپولیسی‌ها هنوز خاطره فصل قبل را فراموش نکرده‌اند که به خاطر اعتصاب بازیکنانشان جام قهرمانی را از دست دادند. حالا و در آستانه فصل جدید رسانه‌ها اخبار پرسپولیس را به گونه‌‎ای منعکس می‌کنند که گویا قرار است برخی مشکلات در پرسپولیس ادامه دار باشد.
آتش نشان فداکار ایرانی، جهانی شد - جمعی از جوانان ایرانی از طریق شبکه های مجازی از آتش نشان های جهان خواسته اند تا با عکس این آتش نشان ایرانی عکسی بگیرند تا به نوعی تجلیلی از او شده باشد و یاد و خاطره او زنده نگه داشته شود. از این رو، بسیاری از آتش نشان ها در کشورهایی مانند فرانسه، افریقای جنوبی، امریکا، نروژ، استرالیا و ... در این پروژه همکاری کرده اند.
تنها راه علاج، نابودی رژیم صهیونیستی است - حضرت آیت الله خامنه ای تأکید کردند: این جنایات خارج از تصور، واقعیت ذاتی رژیم گرگ صفت و کودک کشی است که تنها علاجش نابودی و از بین رفتن است البته تا آن هنگام، مقاومت قاطع و مسلحانه فلسطینی ها و گسترش آن به کرانه باختری، تنها راه مقابله با این رژیم وحشی است و ملت ایران نیز روز قدس با خروش عظیم خود، نشان می دهد که یار مظلوم و دشمن ظالم است.
رهبرمعظم انقلاب:راهکار از بین رفتن رژیم صهیونیستی،رفراندوم است/کرانه باختری باید مانند غزه مسلح شود - رهبری - رهبر انقلاب معظم انقلاب تاکید کردند:از بین رفتن رژیم صهیونیستی به معنی قتل‌عام مردم یهودی آن منطقه نیست. باید رژیم حاکم را رفراندوم و انتخاب مردم معلوم کند، منطق دنیا هم این را می‌فهمد. راهکار از بین رفتن رژیم صهیونیستی این است.
ایران متولی اتحادیه فیلمسازی درباره فلسطین شود/ پرپر شدن کودکان در جنگی نابرابر - جمعی از هنرمندان سینما و تلویزیون گردهم آمدند تا جنایات رژیم صهیونیستی را محکوم کرده و اعتراضات خود را نسبت به جنایات وحشیانه اسرائیلی ها ابراز کنند.
آخرین وضعیت صلح در خاورمیانه! - خبرگزاری مهر- گروه بین الملل: رسانه های جهان عرب هر روز ایده های انتقادی خود درباره مسائل منطقه‌ای و بین المللی را در قالب کاریکاتور بیان می کنند که به مهمترین این ...
وامهایی که بانک به نفع خودرو سازی ها به مردم می دهد! - بانک‌ها با افزایش وام خودرو می‌خواهند تنها به خودرو‌سازان خدمت کنند، به دلیل اینکه با افزایش این وام، خریداران خودرو مجبور خواهند شد ‌با قبول تحمیل پرداخت سود بیشتر به بانک‌ها، پول بیشتری نیز به جیب خودروسازان بریزند.
رنگی‌ترین تصویر دنیای مهندسی از یک دوچرخه‌سوار - دانش‌های بنیادی - با سی.اف.دی می‌توان تاثیرات متقابل کوچک‌ترین اجزای یک سازه را در برابر سیالات محاسبه کرد. این تصویر نیز نتیجه شبیه‌سازی سی.اف.دی برای یک دوچرخه‌سوار است.
روز قدس، روز غرش علیه استکبار جهانی است - قم - خبرگزاری مهر: یکی از مراجع تقلید شیعیان در بیانیه‌ای ضمن دعوت از مردم برای شرکت در راهپیمایی روز قدس، تصریح کرد: روز قدس، روز غرش علیه استکبار جهانی و صهیونیزم ...
فیلم: زیاده گویی چه عوارضی در پی دارد؟ - نوای روح‌بخش اذان، دعای روز بیست و پنجم، سپس سخنان حجت‌الاسلام زائری را می‌شنویم، نوای زیبا دنگ‌شو را می‌شنویم و در پایان نیز با نوای دشتی استاد حسین صبحدل با هم دعا خواهیم کرد.
دیدار جمعی از دانشجویان دانشگاه‌های کشور با رهبر معظم انقلاب - رهبری - جمعی از دانشجویان دانشگاه‌های کشور با رهبر معظم انقلاب دیدار کردند.
رقم قرارداد 19 بازیکن استقلال اعلام شد/ شش یک میلیاردی در بین آبی‌ها - باشگاه استقلال رقم قرارداد بازیکنان این تیم برای حضور در چهاردهمین دوره رقابت های لیگ برتر را اعلام کرد. مبالغ قرارداد 19 بازیکن تیم فوتبال استقلال در شرایطی اعلام شده ...
حادثه هوایی این بار در تایوان/ 51 نفر کشته شدند - حوادث - فرود اضطراری ناموفق هواپیمایی در تایوان به کشته شدن ده‌ها نفر انجامید.
انتشار تقویم مسابقات لیگ برتر و جام حذفی در فصل 94-93 - لیگ برتر - رییس کمیته مسابقات سازمان لیگ در نامه ای به مهدی تاج نایب رییس فدراسیون فوتبال ورییس سازمان لیگ تقویم یکسال لیگ برتر و جام حذفی را در فصل 94-93 ارائه داد.
روز قدس حضور حماسی امت اسلامی جهت آزاد سازی قدس از الحاد و شرک است - قم - خبرگزاری مهر: یکی از مراجع تقلید شیعیان حمایت از فلسطین را وظیفه هر مسلمان در هر جای دنیا دانسته و حضور حماسی امت اسلامی در آخرین جمعه ماه مبارک رمضان را جهت آزاد ...
وضعیت مبهم «‌میراث زنجانی» علامت سؤال بزرگ این روزهای لیگ - ۹ روز مانده به آغاز لیگ چهاردهم فوتبال ایران، یکی از شانزده تیم حاضر در این رقابت‌ها با وضعیت عجیب و مبهمی روبه‌رو شده است. روز گذشته، دادستانی کل کشور‌ در اطلاعیه‌ای شرایط فروش باشگاه راه‌آهن تهران را به بعد از انجام کار کار‌شناسی موکول کرد، حال آنکه چند هفته پیش، خبر فروش این باشگاه به حمید استیلی روی خروجی رسانه‌ها قرار گرفته بود!
جلسه‌ای برای مهار نابودی جنگلهای بلوط زاگرس/ابتکار: امیدواریم برای احیای جنگل‌های بلوط دیر نشده باشد - محیط زیست - احیاء و نجات جنگل های زاگرس رئیس سازمان حفاظت محیط زیست گفت: برای احیاء و نجات جنگل ها نیاز به نگاه فرابخشی و تهیه و تدوین برنامه اقدام ملی کوتاه، میان و بلند مدت داریم که این نیز با همراهی و تعامل کلیه دستگاه ها و نهادهای مسئول میسر خواهد بود.
ورود پنج فیلم اولی به سینما / کدام فیلم‌ها به شبکه نمایش خانگی آمدند؟ - سینما - پنج کارگردان فیلم اولی در تازه‌ترین جلسه شورای صدور پروانه ساخت، مجوز تولید دریافت کردند.
اعلام قرارداد بازیکنان و کادرفنی باشگاه ملوان بندرانزلی - لیگ برتر - باشگاه ملوان بندرانزلی رقم قرارداد کادرفنی و بازیکنان این تیم در چهاردهمین دوره لیگ برتر فوتبال ایران را اعلام کرد.
موفقیت راهبردی مقاومت فلسطین در لغو پروازهای بین المللی به فرودگاه تل آویو - یک هفته نامه آلمانی با اشاره به لغو تمام پروازهای بین المللی به فرودگاه بن گوریون، این اتفاق را موفقیتی راهبردی برای مقاومت فلسطین دانست.
افزایش دما در نیمه شمالی کشور طی هفته آینده/ دمای پایتخت از 40 درجه می گذرد - مدیرکل پیش‌بینی و هشدار سریع سازمان هواشناسی نسبت به وزش باد نسبتا شدید و گرد و خاک در بخش‌های مرکزی کشور هشدار داد و گفت: در نیمه شمالی کشور هفته آینده افزایش دما ...
حمله رسانه‌های صهیونیستی به هنرمندان یهودی مدافع فلسطین - تعدادی از بازيگران، خوانندگان و كارگردانان یهودی با اعلام همدردی خود با قربانيان فلسطینی در جنگ رژیم صهیونیستی، از حقوق مردم مظلوم فلسطین دفاع کردند که این دفاع با حمله ...
شکست سنگین تیم قطبی در جی‌لیگ - فوتبال جهان - شیمیزو اسپالس ژاپن در مسابقه با گامبا اوزاکا شکست سنگینی را تجربه کرد.
بیش از سه هزار خبرنگار مراسم روز قدس را پوشش می‌دهند - رسانه - مراسم روز قدس با حضور بیش از سه هزار خبرنگار در مطبوعات و رسانه‌ها منعکس می‌شود.
6 نماینده مجلس به غزه می روند/ زمان سفر معلوم نیست - مجلس - نماینده اصفهان از فراهم شدن مقدمات سفر گروهی از نمایندگان مجلس ایران برای سفر به غزه خبر داده است.


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved