سه شنبه ۱ اردیبهشت ۱۳۹۴ / Tuesday, 21 April, 2015
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.
نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan
منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط
وبگردی
سحر قریشی مدل صورت و لوازم آرایش ! / تصاویر - تصاویری که این روزها چهرها به همراه سگهایشان از خود در فضای مجازی منتشر میکنند. و همچنین عکس آتلیه‌ای رضا رویگری و همسرش. آرش نوذری و عکسی از کاراکتر خویش در سریال در حاشیه.
فیلم لحظه تصادف مرگبار قهرمان اتومبیلرانی ایران - متأسفانه خودرو " بی ام و" قبل از تصادف، در بزرگراه همت با سرعت 176 کیلومتر در حرکت بود. این خودرو در ساعت 36 دقیقه بامداد، با سرعت بالا از باند کندرو حرکت می‌کرد که به علت تغییر مسیر ناگهانی، با گاردریل باند سرعت برخورد کرد.
پورشه پسر امیر قلعه نویی بعد از تصادف با درخت - یک دستگاه پورشه که قبلا متعلق به پسر امیر قلعه نویی بود با درخت برخورد کرد و یکی از سرنشینان آن در دم فوت شد.
مروری بر زندگی خواهر جنجالی احمدی‌نژاد - پروین احمدی‌نژاد برخلاف زنان دیگر سیاست‌مدار ایران، بعد از دوره فعالیتش در شورای شهر تهران تقریبا به محاق رفته است. به‌طوری که گویا تمام فعالیت او به حیات سیاسی برادرش وابسته بود.
لیلا اوتادی با تیپ جدید در اینستاگرام / تصاویر - با آخرین تصاویر از الهام پاوه نژاد، بهنوش بختیاری، رضا یزدانی، مونا فرجاد، روناک یونسی، ... و همچنین سلفی نرگس محمدی با گلشید بحرایی گریمور معروف.
زیباترین زن خلبان جهان در افغانستان / تصاویر - روزنامه عامه پسند بیلد در آلمان در اقدامی تازه تصاویری از یک زن خلبان افغان به نام نیلوفررحمانی منتشر کرده و از وی به عنوان زیباترین خلبان زن جهان یاد کرده است.
فیلم یک عروسی در میان جواهر و طلا ! - عبدالمالک هم زن گرفت ! شاهزاده برونئی ۳۱ ساله با همسر ۲۲ ساله اش پیمان ازدواجی در قصر ۱۷۸۸ اتاقی بستند. تمام لباس عروس و داماد از نگین و جواهر بود.
آغاز به کار قطار لوکس زندگی / تصاویر - قطار زندگی با ظرفیت ۲۵۰ تا ۳۰۰ نفر مسافر و از نوع چهار تخته با تزیینات ویژه و امکانات فرهنگی، سرگرمی و گردشگری در مسیر تهران - مشهد بطور رسمی راه اندازی شد.
پشت پرده حذف «در حاشیه» از آنتن سیما - زمانی که مهران مدیری پس از سال‌ها دوری از تلویزیون جمهوری اسلامی ایران به این رسانه بازگشت، خیلی‌ها انتظار همه‌چیز را داشتند، جز یک شکست تمام‌عیار.
فیلم/ معاون صدام به هلاکت رسید - گروه مقاومت عراقی عصائب اهل حق، پس از کشتن عزت الدوری، معاون صدام، اسلحه وی را به مظلومان عراق هدیه کرد.
وزیر امور خارجه استرالیا با کلاه در تهران / تصاویر - وزیر امور خارجه استرالیا قرار است در دیدار با مقامات کشورمان درباره مساله مهاجرت غیر قانونی برخی اتباع ایرانی به استرالیا رایزنی کند. استرالیا از ایران می خواهد برخی مهاجران غیر قانونی را که دولت کانبرا به آنها ویزای ورود به استرالیا نداده به ایران پذیرش کند.
چهره جدید افسانه بایگان / تصاویر اینستاگرامی - سلفی‌ها و پشت صحنه سریالها و فیلمهای جدید که به شبکه‌های اجتماعی ارسال شده است.
فیلم افشاگری در رابطه با علی مطهری با لباس سپاه - تابناک : این شخص به کنایه به چهار، پنج موبایلی اشاره دارد که مطهری به همراهش داشته، در حالی‌ که مطهری همین تازگی‌ها از موبایل نوکیای قدیمی‌اش خداحافظی کرده و تنها یک گوشی موبایل اسمارت‌فون اختیار کرده است.
اتفاقی عجیب برای خودرو داعشی / فیلم - یک خودروی حامل نیروهای گروه تروریستی داعش به دلیل انفجار بمب در کنار جاده به هوا پرتاب می شود و وقتی در آسمان معلق است به شدت منفجر می شود.
تینا آخوند تبار و عمل زیبایی بینی ! / فیلم - بازیگر سینما و تلویزیون در رابطه با دلایل اعمال جراحی زیبایی خود صحبت میکند.
سگ‌کشی غیرانسانی با اسید در شیراز ! / فیلم - اقدام غیر انسانی در شیراز. گروهی از افراد با تزریق اسید، سگ‌های ولگرد را نابود می‌کنند.
خاطره آیت‌الله از همسر امام جنجالی شد - یکباره دیگر خاطره‌های آیت‌الله هاشمی با واکنش منتقدان به خصوص کیهان روبه‌رو شد. این بار آیت‌الله خاطره‌ای از همسر امام نقل کرده بود
عمل زیبایی زن فامیل دور / فیلم - عمل زیبایی زن فامیل دور :: سریال کلاه قرمزی ۹۴ قسمت پانزدهم با حضور شبنم مقدمی
شانتاژ خبری از حرکت بازیکن عربستانی / عکس - «الشهرانی» بازیکن الهلال عربستان، در شادی پس از گل در جریان بازی با فولاد خوزستان پیراهن خود را بالا زد و تصویر و کاریکاتور یک نوجوان را نشان داد...
برنامه روناک یونسی و بدن‌ساز آمریکایی / عکس - حضور کلمن در ایران جنبه‌های دیگری غیر از مسائل ورزشی هم دارد که مورد توجه‌ترینش کلاسی است که قرار است برای بانوان برگزار شود و مدیریت آن با یکی از ...
پربازدیدها
هیچ اختلافی بین تعریف ظریف وکری ازتفاهمنامه نیست/ توصیه به کنگره - «داریل کیمبال» مدیر انجمن کنترل سلاح امریکا معتقد است تفاوت در تفسیرهای موجود از تفاهم لوزان طبیعی است و طرف ایرانی و آمریکایی هر دو از یک تفاهم مشترک که تفاوتی در اصل آن نیست سخن می گویند.
قمری: ساخت کمپ دوچرخه سواری غرب آسیا، منبع درآمد ما خواهد شد / احتمال حضور دانشور در قهرمانی جهان کم است - رئیس فدراسیون دوچرخه سواری کشورمان گفت: ساخت کمپ تمرینی غرب آسیا در 12 ماه سال را درآمد‌زایی خواهیم دانست.
پشت صحنه آرام و خوبی در «شهر من شیراز» داشتیم - «رامتین خداپناهی» گفت: رفتار همراه و آرام «بنائی» و پشت صحنه آرام و خوب باعث شد بازیگران بازی گرمی را از خود نشان...
ناگفته‌های «جواد رضویان» از نحوه‌ی ورود به عرصه بازیگری - جواد رضویان بازیگر سینما و تلویزیون در صفحه شخصی خود از نحوه‌ی ورود خود به بازیگری گفت.
حسگر ضربان قلب ساعت های هوشمند چگونه کار میکند؟ - یکی از امکانات ساعت های هوشمند از جمله محصول اپل این است که ضرربان قلب کاربر را از طریق یک حسگر رصد کرده و از طریق App مخصوصی که برای آن در نظر گرفته شده است اطلاعات آن را در اختیار کاربر میگذارد. اگر شما هم کنجکاو هستید که بدانید این حسگر چگونه کار میکند، شرکت اپل توضیحی در این خصوص ارائه کرده است.
باشگاه حمایت‌مان کند قهرمان می‌شویم/ بعضی تیم‌ها با دوپینگ بازیکنان‌شان قهرمان می‌شوند - قنبرزاده اظهار داشت: تیم فوتبال بانوان ملوان با حمایت باشگاه در لیگ هشتم قهرمان لیگ می‌شود.
مقایسه دستمزد مربیان پرسپولیس با کی‌روش/ رقیب مجیدی و کریمی مشخص شد+فیلم - رقیب فرهاد مجیدی و علی کریمی برای کسب عنوان محبوب‌ترین فوتبالیست توسط مخاطبان 90 انتخاب شد.
از غذای بیرون خسته شدم، همسرم آشپزی یاد نمی‌گیرد - مرد جوان وقتی دید که همسرش آشپزی کردن را یاد نمی‌گیرد تصمیم به جدایی گرفت.
بازیگران اصلی «پایتخت 4» همان افراد قبلی هستند - «الهام غفوری» گفت: مخاطبان «پایتخت 4» منتظر بازیگر اصلی جدیدی در این سریال نباشند.
میدان منیریه دو نیم‌ می‌شود/ آخرین وضعیت ساماندهی میدان ولیعصر - مدیرعامل سازمان زیباسازی شهر تهران، با اشاره به ساماندهی میدان منیریه گفت: این میدان به دو میدان شرقی و غربی تبدیل شده است.




Copyright © 2008 - 2015 vista.ir. All Rights Reserved