ویستا مرجع مهمترین عناوین خبری / چهارشنبه ۸ مرداد ۱۳۹۳ / Wednesday, 30 July, 2014
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.
نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan
منبع : ایده پویا

همچنین مشاهده کنید


همچنین سایر کاربران این صفحات را هم دیده‌اند
ارتباطات    مخاطب شناسی    کودک وتلویزیون   
شعر و ادب    سعدی    دیوان اشعار    غزلیات   
سینما    سینمای جهان    رنسانس اروپائی: شرق    یوگسلاوی سابق   
بهداشت و سلامت    بهداشت    مراقبت های بهداشتی جامعه   
دارو و درمان    درمان    جراحی    برخورد با بیمار دچار تروما    ارزیابی بیمار تروما دیده    ارزیابی ثانویه و اولویت های درمانی    ترومای شکم    لاواژ تشخیصی پریتوئن (DPL)   
تعلیم و تربیت    خانواده و تربیت فرزندان در دوره ابتدایی    تربیت عاطفی و اجتماعی فرزندان   
خانه و خانواده    آشپزی    سس ها   
تعلیم و تربیت    خانواده و تربیت فرزندان در دوره ابتدایی    هدف های آموزش و پرورش   
آموزش    برنامه ریزی آموزشی    مبانی تهیه و تنظیم برنامه   
دارو و درمان    فهرست بیماری ها   


کلمات در حال جستجو
نفت    داعش    شورای امنیت    گلستان    رودخانه    سیل    بارندگی    فلسطین    استکبار    علم الهدی    مشهد    رفاه    دین    نماز عید فطر    رهبر    نماز    ضیا هاشمی    فرجی دانا    مراجع تقلید    وزارت علوم   



خلاصه رسانه‌ها
خوشگذرانی دو هووی سریال مدینه در شیراز/ تصاویر - تعدادی از این عکس ها را مهرداد صدیقیان بازیگر نقش بهمن در سریال مدینه در کنار شبنم مقدمی و پریوش نظریه بازیگران سریال مدینه منتشر کرده است. شبنم مقدمی ...
چگونه تب‌ها را در کروم ذخیره و مجددا بازیابی کنیم؟ - دسته بندی کردن تب ها در بقچه ها مخصوصا در زمانی که شما با چندین تب در چند پنجره سرو کار دارید، بسیار کاربردی است. این امر همچنین برای Multitasking نیز مفید است. به این ترتیب میتوانید همه تب ها را از سری قبلی وب گردی خود مجددا باز کنید، بدون نیاز به جستجو تایپ اضافه!
روایت پرویز پرستویی از یونس «امروز» / سکوتم ناشی از رضایت نبود - سینما - بازیگر فیلم سینمایی «امروز» ساخته رضا میرکریمی با نگاهی به شخصیتی که در این فیلم ایفا کرده، یادآور شد سکوت او در این سال‌ها حاصل رضایتمندی‌اش نبوده است.
آغاز لیگ 288 روزه تحت تاثیر زندانی میلیاردر/ سروکار قلعه‌‍نویی به دادستانی افتاد! - خبرگزاری مهر - گروه ورزشی: چهاردهمین دوره رقابت‌های فوتبال لیگ برتر باشگاه‌های ایران در شرایطی از روز پنجشنبه آغاز می‌شود که یکی از دیدارهای روز نخست تحت تاثیر اتفاقات ...
افشین قطبی از تیم شیمیزو ژاپن اخراج شد - سرمربی پیشین تیم ملی فوتبال ایران و باشگاه پرسپولیس که چند سالی هدایت تیم شیمیزو اس پالس ژاپن را برعهده داشت به خاطر کسب نتایج ضعیف از این تیم کنار گذاشته شد.
آیا فقری که جشن رمضان نشان داد، سیاه‌نمایی بود؟! - ای کاش منتقدان تلویزیون به واسطه برنامه «جشن رمضان»، کوله پشتی ببندند و همچون یک مسافر معمولی پای پیاده، سری به شهرهای کوچک به خصوص در استان‌های مرزی بزنند و با برخی اتفاقات بیش از پیش آشنا شوند و دریابند فقر -که تا حد ممکن با حفظ کرامت انسانی فقرا در جشن رمضان به تصویر کشیده شد- یک واقعیت تلخ است
اظهارات جدید شرمن درباه مذاکرات هسته ای با ایران/پیشرفت درباره فردو و اراک واختلاف درخصوص غنی سازی - دیپلماسی - اظهارات جدید وندی شرمن، معاون وزیر خارجه آمریکا و دیوید کوهن، معاون وزارت خزانه‌داری آمریکا در کمیته روابط خارجی سنای این کشور نشان دهنده نیاز آمریکا به توافق با ایران است.
دیدار جمعی از وزرا، معاونان و مقام‌های دولت به مناسبت عید سعید فطر با رئیس جمهور - دولت - رئیس‌جمهور با اشاره به عمق فاجعه رژیم صهیونیستی در کشتار بی‌رحمانه مردم غزه بویژه کودکان و زنان افزود: صهیونیست‌ها خیلی وحشیانه عمل می‌کنند چرا که آنها ذره‌ای وجدان و عاطفه ندارند
نگاه آخرالزمانی عراقی‌ها به حوادث سالهای اخیر - وقتی که جورج بوش رئیس جمهور سابق آمریکا حمله نظامی به عراق را شروع کرد، تمایل داشت نگاه مسیحیان راست‌گرا در مورد آخرالزمان را به عنوان واقعیات این دوران در دستور کار خود قرار دهد ولی هیچ کس در سال 2003 پیش‌بینی نمی‌کرد که در درگیری‌های اخیر در این کشور، بسیاری و از جمله طرف‌های درگیر حوادث خونبار عراق را در قالب پیش‌بینی‌های آخرالزمانی تفسیر کنند و این عقیده بر رفتار آنها تاثیر بگذارد.
آیا لیگ چهاردهم از تلویزیون پخش می‌شود؟ - نزدیک به هشت ماه است که رئیس فدراسیون فوتبال و رئیس سازمان لیگ ایران از عزم جزم خود برای مشخص کردن تکلیف حق پخش تلویزیونی مسابقات فوتبال سخن می‌گویند و با نزدیک شدن به زمان آغاز لیگ چهاردهم باید دید این دوستان تا چه میزان بر تصمیم خود مصمم هستند. هیات رئیسه سازمان لیگ برتر اولتیماتوم ۴۸ ساعته‌ای به سازمان صدا و سیما داده تا تکلیف این ماجرا را مشخص کند.
روحانی:جمهوری اسلامی به دنبال جلوگیری از کشتار و بازگشت صلح به منطقه است - دولت - رئیس جمهور گفت با اشاره به بحران های منطقه،گفت:راهی برای حل معضلات ، جز وحدت دنیای اسلام وجود ندارد.
چرا جنگ غزه به پایان نمی رسد/ مصر از چه آتش بسی حمایت می کند - یک نشریه غربی با پرداختن به بحران غزه و رویکرد مصر در خصوص این موضوع به واکاوی دلایل پایان نیافتن حملات رژیم صهیونیستی به نوار غزه پرداخت.
بیش از 190 کودک و نوجوان در زندان های آل خلیفه محبوس هستند - رسانه های بحرین در گزارشی اعلام کردند که بیش از 190 کودک و نوجوان در زندان های رژیم آل خلیفه بسر می برند.
جریمه روسیه از سوی دادگاه لاهه همزمان با فشارهای غرب بر مسکو - همزان با توافق رهبران آمریکا و اروپا برای افزایش فشارها بر روسیه دیوان داوری لاهه نیز مسکو را به پرادخت 50 میلیارد دلار جریمه به سهامدارن شرکت نفتی یوکاس محکوم کرد.
بازتاب گسترده سخنان رهبر انقلاب در خطبه‌های نماز عید فطر - سخنان امروز مقام معظم رهبری، حضرت آیت الله خامنه ای در جریان برگزاری مراسم نماز عید سعید فطر که در آن، به وقایع اخیر در غزه و تهاجم صهیونیست ها به مردم فلسطین اشاره نمودند، بازتاب بسیار گسترده ای در رسانه ها و مطبوعات کشورهای مختلف جهان داشته است. امری که بار دیگر بر اهمیت مواضع ایشان در موضوعات مختلف منطقه ای و بین المللی برای کشورهای مختلف صحه می گذارد.
برای احیای سازمان مدیریت اختلاف شدیدی وجود دارد! - عده ای در دولت هستند که معتقد هستند باید در احیای این سازمان نیروی انسانی را از برنامه ریزی جدا کرد و این سازمان باید به فکر مدیریت کلان اقتصادی کشور باشد و تمام تلاش خود را معطوف به اقتصاد و مدیریت کند.
تصاویری از مراسم تولد مسعود کیمیایی در خانه سینما / جشنی برای پایه‌گذار تم رفاقت - سینما - مراسم تولد مسعود کیمیایی کارگردان پیشکوست سینمای ایران شب ششم مرداد ماه با حضور جمعی از سینماگران و برگزارکنندگان جشن سینمای ایران در خانه سینما برگزار شد.
شورای امنیت نسبت به تجارت نفت با داعش و جبهه النصره هشدار داد - شورای امنیت سازمان ملل متحد در بیانیه ای نسبت به تجارت نفت با گروه های تروریستی داعش و جبهه النصره در عراق و سوریه هشدار داد.
دفاع رایس از سیاست اوباما در قبال ایران در جمع رهبران یهودی آمریکا - مشاور امنیت ملی کاخ سفید در مجمع رهبران یهودیان امریکا از سیاست های ریاست جمهوری این کشور در مورد برنامه هسته ای ایران دفاع کرده و عنوان داشت که پیشرفت هایی در رابطه با ...
جهانبخش را ارزان نمی فروشیم/ گرونینخن مشتری ستاره ایرانی - باشگاه نایمیخن هلند که به دسته دوم لیگ هلند سقوط کرده اعلام کرد به هیچ عنوان ستاره 20 ساله ایرانی خود را ارزان نخواهد فروخت.
بازتاب فرمایشات رهبر معظم انقلاب در رسانه های جهان - خبرگزاری مهر - گروه بین الملل: فرمایشات رهبر معظم انقلاب اسلامی ایران در خطبه های نماز عید سعید فطر بازتاب گسترده ای در رسانه های جهان داشت.
آغاز اجرای تحریم های اروپا علیه روسیه/اطرافیان پوتین در لیست بروکسل - اتحادیه اروپا از امروز سه شنبه با اضافه کردن نام چند مقام روسی دیگر به لیست خود اعمال تحریم های خود علیه مسکو را آغاز کرد.
پخش مستقیم نماز عید فطر به امامت رهبر معظم انقلاب - نماز باشکوه عید سعید فطر به امامت رهبر معظم انقلاب اسلامی صبح سه شنبه هفتم مرداد با حضور مردم متدین در مصلی بزرگ امام خمینی (ره) در تهران اقامه می ...
پخش زنده اولین دیدار پرسپولیس با گزارش فردوسی پور - دیدار راه آهن - استقلال تهران ، پنجشنبه (9 مرداد ماه) از ساعت 19:40 به صورت زنده به روی آنتن شبکه سه قرار می گیرد.
کیمیایی شمع‌های 73 سالگی را فوت کرد/ تصاویر - برگزارکنندگان شانزدهمین جشن سینمای ایران در آخرین روز افطار ماه مبارک رمضان، تولد 73 سالگی مسعود کیمیایی را جشن گرفتند.
محتوای نامه حسن روحانی به هومن سیدی چه بود؟ - همزمان با مراسم افطاری حسن روحانی در جمع هنرمندان، رئیس جمهور سیمرغ بلورینی را که هومن سیدی، به او اعطا کرده بود، به امانت به این فیلمساز بازگرداند.
در پشت صحنه «متهم گریخت» و «مدینه» چه گذشت؟ - محمد هوشمند تهیه کننده «پشت ماه» ضمن اعلام این خبر گفت : گروه «پشت ماه» با حضور در پشت صحنه سریال رمضانی «مدینه» روند ضبط این سریال را در یک ...
«خاله شادونه» به تلویزیون بر می‌گردد - تهیه کننده «شادونه در سرزمین پرندگان» می‌گوید این مجموعه تلویزیونی شهریور ماه با دکور جدید و ساختاری متفاوت به آنتن شبکه دو برمی‌گردد.
عید همراه با غم برای الناز شاکردوست - الناز شاکردوست سوپراستار سینما دقایقی قبل با تقدیم عیدی به هوادارانش در اینستاگرام متنی را منتشر کرد.
اقتباس یا کپی؛ مساله این است - «می‌دانی هفت‌سنگ کپی مدرن فمیلی است؟» این جمله‌ای است که این روزها به‌عنوان کشفی بزرگ بین خیلی‌ها رد و بدل می‌شود.


بیشترین بازدیدها - سرویس خبر
Copyright © 2008 - 2014 vista.ir. All Rights Reserved