یکشنبه ۱۴ تیر ۱۳۹۴ / Sunday, 5 July, 2015
مدیریت زمان در سازمان ها

مدیریت زمان در سازمان هاوقت طلاست--وقت خود را هدر ندهید-- زمان امتحان به پایان رسیده است-- و ... تمامی اینها جملاتی است كه شما در زندگی روزمره بسیار شنیده اید. به نظر شما علت تلف كردن وقت در سازمانهای امروزی چیست؟ بیایید جواب این سؤال را از زبان متخصص موضوع بشنویم. در ادامه مصاحبه با خانم پگی دانكن* متخصص و مشاور سازمانها پیرامون مدیریت زمان و نویسنده كتاب پرفروش مدیریت زمان در سازمانها را مطالعه خواهید كرد. قضاوت امر با خوانندگان محترم.
سؤال: به عقیده شما بزرگترین اشتباه مردم پیرامون مدیریت زمان در سازمانها چیست؟
جواب: بدون در نظر گرفتن اینكه چه مقدار زمان را تلف می كنیم نمی توانیم مدیریت زمان را پیاده نماییم. می توانیم با توجه به مقدار زمان موجود آنرا هدایت نماییم. عدم سازماندهی، اهداف نامشخص، تلفنهای بیش از حد پرسنل،مراحل اداری پیچیده و نامشخص، نداشتن روال مشخص در كارها، برنامه ریزی ضعیف، به تعویق انداختن امور، عدم آموزش پرسنل، كمبود تمركز، نامه های الكترونیكی بیش ازحد، كار كردن بیش از حد پرسنل با اینترنت و غیره همگی از عوامل اتلاف وقت در سازمانها می باشد. تمامی این عوامل زمان را از ما به سرقت میبرند و مردم اغلب ارتباط موارد فوق را با عدم داشتن وقت درك نمی كنند. كار كردن با چنین شرایطی به طور حتم زمینه وجود استرس در محیط كار را فراهم می كند.در اینجا برای شما مثالی خواهم آورد. در یكی از مواردی كه به من پیشنهاد شده بود می بایست مشكل شركتی را حل می نمودم. مشكل آنها تاخیر بیش از حد یكی از پرسنل بود. بعد از اینكه پیشینهٔ زندگی وی را بررسی نمودم مشخص شد كه شبعای قبل از اینكه به سر كار بیاید همیشه بدون برنامه ریزی می گذرد. در طی شب كابوسهای زیادی می بیند و قاعدتا صبح ها نمی تواند سر موقع در سر كار حاضر شود.اگر مردم به اینكه چگونه وقت خود را صرف كنند توجه نمایند بی شك خواهند فهمید كه چه مقدار آنرا به هدر میدهند.
▪ سؤال: چگونه میتوانیم در سازمانها با توجه به اینكه زمان به ما تعلق ندارد آنرا مدیریت كنیم. به عبارت دیگر اگر رئیس شما همیشه برنامه هایش را در آخرین دقایق تغییر میدهد و به شما امور غیر برنامه ریزی شده ارائه میدهد، چگونه با آن برخورد كنیم؟
ـ جواب: اولین كاری كه بایستی انجام دهیم این است كه بدانیم آیا سیستم خودمان از سازمان دهی برخور دار است یا خیر. هرچقدر كه شما با سازمان دهی بیشتر و مؤثر بتوانید امور را به انجام رسانید، قادرخواهید بود تا با كسی كه از سازماندهی برخور دار نیست بهتر مواجه شوید. هم اكنون با توجه به اینكه معمولا در كلیه سازمانها رؤسا مورد توجه اساسی قرار دارند شما بایستی علت و دلایل اینكه چرا رئیس شما به برنامه ریزی اهمیت نمیدهد را پیدا كنید. معمولا دلیل عمده این عمل عدم سازماندهی مناسب می باشد. رئیس شما نیز به اندا زه خودتان از عدم سازماندهی و برنامه ریزی رنج می برد. شما بایستی در زمانیكه با رئیس خود تنها هستید دریابید كه موارد مورد علاقه وی در زمانهای فراغتش چیست؟ رئیس خود را متوجه سازید كه بیشتر به رفاه و سلامت خود بیاندیشد و سعی كنید تغییرات بسیار كوچك ولی مؤثر را در وی ظاهر سازید. این امر را باتمركز بر اینكه چگونه این تغییرات به آنها كمك خواهد نمود ادامه دهید و مطمئنا شرایط وضعیت كاری را تغییر خواهد داد.
▪ سؤال: آیا به نظر شما بایستی یك برنامه روتین را طرح ریزی كرد و دقیقا به آن عمل نمود؟
ـ جواب: من بر این عقیده هستم كه اگر برنامهٔ دقیقی برای خود برنامه ریزی نمائیم و آنرا مو به مو عمل كنیم پیشرفت بسیاری خواهیم نمود، اما بایستی خاصیت تغییر پذیری و رویارویی با موارد غیر منتظره را نیز زنده نگهداریم. در غیر این صورت زمانیكه موارد غیر برنامه ریزی شده پیش می آیند باعث می شود تا استرس بسیار زیادی در حین انجام فعالیتها بر شما مستولی شود.
▪ سؤال: به نظر شما چگونه اشخاص می توانند از هدر رفتن وقت در جلسات اداری جلوگیری نمایند؟
ـ جواب: واضح و مشخص است كه جلسات جزء لاینفك ادارات دولتی به حساب می آیند . اگر بهتر اینگونه جلسات را برنامه ریزی نمائیم مطمئنا بهرهٔ بیشتری از آن خواهیم برد . ابتدا، بایستی مطمئن شوید كه آیا اشخاصی كه به اینگونه جلسات دعوت می شوند واقعا وجودشان ضروری است یا خیر. اهداف جلسه بایستی مشخص باشند و خروجی آنها نیز همچنین باید از پیش تعیین شده باشند. تهیهٔ برنامهٔ زمان بندی جلسات و رعایت كردن دقیق آن میتواند باعث عدم اتلاف وقت شود. زمان شروع صحبت كردن و خاتمه آن برای هر شخص در جلسه و همچنین پایبندی به آن بایستی رعایت شود. وجود ساعتهای متعدد در دفاتر اداری و همچنین اتاق جلسات كمك دیگری برای رعایت این موضوع می باشد.
▪ سؤال: لطفا پیرامون آن شغلهایی كه هیچگاه تمامی ندارند و همیشه ادامه خواهند داشت توضیح بدهید. آیا بایستی همیشه اضافه كاری نمود و كارها را به خانه برد؟
ـ جواب:البته خیر. شما بایستی توازن زندگی شخصی خود را حفظ كنید.البته این موضوع با بردن كارهای اداری به خانه بر هم خواهد خورد. اگر این كار را انجام دهید نصیحت من به شما این نكته است كه . این شما هستید كه كارها را انجام میدهید ، كارها نباید شما را ناامید ساخته و استرس را بر شما مستولی سازد.اگر برای انجام دادن كارهای اداری آموزش ببینید شش مرتبه سریعتر می توانید كارها را به سر انجام رسانده و اشتباهات كمتری رخ خواهند داد. استفاده از تكنولوژی روز نیز به نحو مؤثری میتواند در كارهای اداری به شما كمك نماید
▪ سؤال: ما شنیده ایم كه شما در جایی عنوان كرده اید كه بایستی تغییرات در سازمان بوجود آید. باید ابتدا چه كاری انجام دهیم؟
ـ جواب:این موضوع بستگی دارد كه شما در كجای كار واقع شده اید.موقعی كه من با مشتریان خود بحث میكنم به آنها میگویم كه ابتدا سعی كنید كه آشفتگی و بی نظمی را در امور مرتبط با خود بر طرف سازید. این موضوع به تمامی جوانب بر میگردد،از كمد شخصی خود گرفته تا میز كامپیوتر ، میز اداری ، حذف وسایل غیر ضروری و غیره ... .با این كار بسیار سریع میتوانید به همه چیز دسترسی پیدا كنید و زمان حفظ خواهد شد. زمانیكه سازماندهی شكل گرفت شما میتوانید به وضوح تفكر كنید پاهایتان را برروی هم انداخته و در مورد باقی زندگی خود برنامه ریزی كنید. باید اهداف بلند مدت و كوتاه مدت را برای خود در نظر گرفته و ارجحیت ها را مشخص نمایید. با این وجود میتوانید تمركز خود را بر روی موارد مهم معطوف سازید. كارهای غیر ضروری را حذف خواهید كرد، پس از آن همكاری تكنولوژی روز را برای انجام بهتر امور بررسی كنید. تمامی این كارها زندگی شما را راحت تر خواهد كرد و استرس ها را برطرف خواهد نمود. ضمنا رژیم غذایی مناسب و ورزش را از یاد نبرید.
نویسنده : آقای رضا علیزاده شیرازی نیا
* Peggy Duncan
منبع : ایده پویا

مطالب مرتبط

کلمات در حال جستجو
فسخ معامله , آی بریج , دیدارسرزده , مشاوران روانشناسان , خونریز , ناطم , ترنج , اولویت ها , فرزاد فرزین , معجزه‌آسا , جی 7 , ارنست , بوتیک , خالد فدا , شانس‌مدال‌آوری , تبریک یلدا , حق سنوات , والیبال جوانان , چیر , ایرا , شیخ یمن , تاریخ جامعه ایران , ام البنین , کاربران عرب , قتل مادر زن , تقویت نسبی , عالی جناب شهردار , شادترین تصور , سفیر مصر در اسرائیل , تریکه , black berry , نام طوفان , پیشخوان اجتماعی , حمله خمپاره‌ای , بازی کلش آو کلنز , معدنکاران , اسفندیار کیانی , خالقی‌فر , احکام , توجه به کودک , بیژن امکانیان , بختیاری‌زاده , گمان , پهپادی , بازگشت خودکار تحریم ها , ترماسنتر , رئیس ستاد مشترک ارتش , پورسیدی , کاهش میل , تیم درمانی , کبک , عکس های برهنه , صبح دوازدهم , روسيه , بازی ایران و ازبکستان , بدحایی , مغایرت , تیم ملی ، , عمل لیزیک , آبشار کمر دوغ , سعید نعمت الله , بلغمی‌ مزاج‌ها , شایعه فوت , اینترنت بی سیم , موس , اعتیاد تزریقی , ضربه چاقو , سورت , و تخت , ۶۰متری , مسکن نیازمندان , پایان نامه , دانشکده فنی تهران , نظام , اعزام هرگونه , حوزه پولی , شیک ترین هتل های جهان , ناوهای آمریکا , تخریب دیوار , پیام‌های نظامی , ارتفاعات شلم , هشتجین , رشوه گیری , اپیفانی , باز داشت , کیا سراتو , حادثه سریالی , زمینهای ملی , مهار شده , روزهای خرداد , سپرد , دریچه فناوری اطلاعات , آماده تزیین , شصت پا , برج دوقلو , آسیا میانه , عرضه پلیمری , تفاهم نامه وزارت تعاون , نیولایف , سوم، ,

برخی از مطالبی که کاربران هم اکنون در حال خواندن آن هستند
نظام استرآبادى , کودتای سروان جان بدل بوکاسا , خوانندگان , عنتر , چون طلوع آن آفتاب از مطلع اقبال کرد , زنجیر , تنگستان، استان بوشهر , اقتصاد , جشن‌ها و شادی‌ها , از هنگام تولد تا ۱۸ ماهگی , نرم نرمک سوی رخسارش نگر , ملانوم بدخیم (Malignant Melanoma) , مراحل اجرا در الگوی حل مسأله , مفاصل و حرکات مچ و کف و بند انگشتان پا(۲) , قاعدهٔ برای دورهٔ ۲۸۲۰ سالی , درک کودکان نسبت به ویژگی‌های برنامه‌ها , روش صحیح قرار دادن نهال در خاک , خودپرستی خداپرستی , درمان , بر سر آتش تو سوختم و دود نکرد ,

اولین bmw i8 سه میلیاردی در ایران چپ کرد / عکس - تقریبا 1 ماه پیش بود به ورود یک خودروی بی‌ ام‌ دبلیو bmw i8 به ایران اشاره شده بود. این خودرو که جزء پیشرفته ترین خودروهای دنیا می باشد, زمانی که وارد ایران شد به دلیل خاص و تک بودن در کشورمان, قیمتی در حدود 3 میلیارد تومان پیدا کرد!!
پست جنجالی آنا نعمتی، رعنا دختر اول پورعرب ! - آنا نعمتی مطلبی را در صفحه شخصی‌اش منتشر کرده است که باعث تعجب افراد بسیار زیادی از جمله طرفداران آنا نعمتی و ابوالفضل پورعرب شده است.
ابوعزرائیل در مشهد! / تصاویر - شنيده شده مبارز عراقی در مقابل داعش معروف "ابوعزراييل" در حرم رضوی بوده است. كه از تصاوير منتشر شده با استقبال گرم مردم هم مواجه شده است.
گفتگوی روناک یونسی درباره حضور جنجالی رونی کلمن - روناک یونسی بازیگر سینما و تلویزیون ایران که برای دیدن فیلم «عصر یخبندان» به پردیس کورش آمده بود، جلوی دوربین تی وی پلاس آمد تا با او درباره حضور جنجالی رونی کلمن قهرمان پرورش اندام جهان در ایران حرف بزنیم.
ضیافت لیلا بلوکات با حضور هنرمندان و ورزشکاران / فیلم - لیلا بلوکات بازیگر خوش قلب سینما و تلویزیون ایران، در روزهای زیبای ماه رمضان، ضیافت باشکوهی را به نفع کودکان معلول بی سرپرست و مبتلا به بیماری سندرم دان برپا کرد و از ستاره های سرشناسی دعوت به عمل آورد تا با حضورشان باعث دلگرمی این بچه های نازنین شوند. علی کریمی، اکبر عبدی، سعید معروف، پوریا پولیلا بلوکات بازیگر خوش قلب سینما و تلویزیون ایران، در روزهای زیبای ماه رمضان، ضیافت باشکوهی را به نفع…
فیلم/ علیخانی : دستمزدم 45 میلیون تومان است. - احسان علیخانی مجری برنامه ماه عسل شب گذشته ضمن توضیح دباره شایعه دستمزد میلیاردی، درخصوص دعوت از میهمانان حاشیه‌ساز از مردم عذرخواهی کرد.
انتشار توبه نامه بهرام رادان پس از 100 ساعت سخت - بهرام رادان بازیگر سینمای ایران پس از گذشت چند روز از توئیتش که حمایت از قانونی شدن ازدواج همجنس‌بازان در آمریکا تعبیر شد، در نامه‌ای رسماً عذرخواهی کرد اما آنچه از اصل نامه جالب‌تر بود، مخاطب این نامه بود.
جشن شب کانون کارگردانان / تصاویر - از داریوش مهرجویی کارگردان پیشکسوت چهارشنبه شب در جشن شب کانون کارگردانان سینمای ایران در پردیس سینمایی ملت تجلیل شد.
محسن کیایی و همسر / تصاویر - سام درخشانی چمدان‌ها را بسته و به همراه تازه عروسش راهی ماه عسل است. عکس جدید مهناز افشار و همسر و ...
حضور جنجالی پزر عروس در ماه‌عسل! / فیلم - برنامه ماه‌عسل امسال که با برنامه جنجالی اثبات عشق یک پسر به دختر آغاز شد، در قسمت یازدهم میزبان یک پزر عروس شد تا حاشیه‌ها کماکان دامن‌گیر این برنامه باشد.
نخستین مصاحبه همسر مهناز افشار / عکس - ...آقازاده بودن یک سری ویژگی‌ها، محدودیت‌ها و چارچوب‌ها دارد که به درست و غلط بودن آن کارى ندارم اما وقتی از آنها عبور کنى به تو می‌گویند "آقازاده خاص".
ورود همسر ظریف به محل مذاکرات / تصاویر - عکس های منتشر شده از محل برگزاری گفتگوها نشان می‌دهد همسر ظریف نیز همراه با گروه ایرانی وارد وین و هتل کوبورک محل برگزاری نشست ها شده است. حسین فریدون برادر رئیس‌جمهور و نماینده ویژه او در مذاکرات هسته‌ای و جان کری وزیر امور خارجه آمریکا نیز دقایقی پیش وارد هتل کوبورگ شدند.
شب پُر ستاره اکران خصوصی «عصر یخبندان» / فیلم - جدیدترین ساخته مصطفی کیایی این روزها با بازی بهرام رادان، مهتاب کرامتی، سحر دولتشاهی، آناهیتا نعمتی، فرهاد اصلانی و محسن کیایی اکران عمومی شده و پیش بینی می‌شود با استقبال بسیار زیادی روبرو شود.
لیلا اوتادی: من گرانقیمت‌ترین بازیگر زن شدم / فیلم - لیلا اوتادی بازیگر زن سینما و تلویزیون ایران مهمان ویژه برنامه ماه رمضان تی وی پلاس که در رستوران ژیلمو سعادت آباد تهران ضبط می شود، شد تا با او گفتگویی انجام بدهیم که شاید تا امروز در هیچ رسانه‌ای به زبان نیاورده بود.
تیپ جدید مهناز افشار و همسرش / عکس - محمد یاسین رامین، فرزند محمدعلی رامین، نظریه پرداز هلوکاست در دولت احمدی نژاد به همراه همسرش مهناز افشار
تنابنده و عطاران در مراسم اکران فیلم گینس / فیلم - محسن تنابنده و رضا عطاران دو ستاره محبوب و پرفروش این روزهای سینما و تلویزیون ایران که برای اکران عمومی فیلم گینس، اولین ساخته محسن تنابنده به سینما قدس میدان ولیعصر تهران آمده بودند، در میان استقبال شدید طرفدارانشان روبروی دوربین های تی وی پلاس نشستند.
اکران خصوصی فيلم عصر یخبندان / تصاویر - بازیگران این فیلم عبارتند از :مهتاب کرامتی، بهرام رادان، آنا نعمتی، سحر دولت شاهی، مینا ساداتی، محسن کیایی، بابک بهشاد، علی میلانی، پوریا رحیمی سام، صدف طاهریان، علی کوچکی، فرهاد اصلانی، ژاله صامتی و ... . نویسنده و کارگردان : مصطفی کیایی .
رونمایی مهران غفوریان از همسرش / تصاویر - جشن حافظ اولین جایی بود که مهران غفوریان همراه با همسرش در آن جا حاضر شد و به عبارت دیگر از همسر خود رونمایی کرد!
بازاری که داعش در آن زنان را می‌فروشد / فیلم - "نخاسة"؛ بازاری که داعش در آن زنان را می فروشد
نیوشا ضیغمی در فستیوال فیلم مسکو / تصاویر - نیوشا ضیغمی و همسرش در فستیوال فیلم مسکو شرکت کرده اند . نیوشا ضیغمی با فیلم «دریا و ماهی پرنده» به کارگردانی مهرداد غفارزاده را در این جشنواره شرکت کرده است.
پربازدیدها
مرگ؛ هدیه مرد عراقی به همسر ایرانی/ دلیل بسیار عجیب خودکشی یک دختر/ باکتری‌ گوشتخوار، مرد را تکه‎ تکه کرد! - در باشگاه شبانه امشب جنایت مرد عراقی را بخوانید که همسر ایرانی خود را به قتل رساند و از صحنه جرم فیلمبرداری کرد، همچنین از نوع خاصی از باکتری های جهش یافته بدانید که در قالب یک بیماری و تشخیص دیر هنگام ...
موگرینی: در کیلومترهای پایانی ماراتن مذاکرات هستیم - مسوول سیاست خارجی اتحادیه اروپا در بدو ورود به وین در جمع خبرنگاران گفت: ما در کیلومترهای پایانی این ماراتن هستیم و شرایط برای رسیدن به توافق مهیاست.
در شب قدر از خداوند، عزت و سربلندی مردم ایران و تیم پرسپولیس را خواهانم - سرمربی تیم فوتبال پرسپولیس در ضیافت افطاری باشگاه پرسپولیس گفت: در این شب مقدس که مسلمانان آنرا شب قدر می نامند...
آخرین وضعیت متانول در بازارهای آسیایی - طی معاملات روز جمعه گذشته در بازارها در مناطق مختلف آسیا قیمت متانول از نوسانات متفاوتی برخوردار گردید. ادامه...
جلسه ویژه کمیته استیناف برای رسیدگی به رأی موتومبا برگزار شد + مصاحبه ها - جلسه ویژه کمیته استیناف برای رسیدگی به رأی موتومبا امروز با حضور مدیران عامل دو باشگاه پیکان و راه آهن برگزار شد.
روحانی: باید برای ادامه مسیر امام علی (ع) تلاش کنیم - رییس جمهور با بیان اینکه همه ما شاگرد مکتب امیرالمؤمنین (ع) هستیم تاکید کرد که تلاش ما باید ادامه مسیر ایشان باشد.
فابیوس: مذاکرات 12 ساله باید در 72 ساعت آینده پایان یابد/ موگرینی: اگر قرار است توافقی شود وقت آن فرا رسیده است/جو مذاکرات هسته ای مثبت است/ اراده سیاسی در طرفین برای دستیابی به یک توافق وجود دارد - لوران فابیوس وزیر خارجه فرانسه گفت: همانطور که از قبل خودم را متعهد می دانستم برای مرحله ای از مذاکرات که باید آخرین باشد به وین امده ام. این مذاکرات 12 سال است شروع شده و باید در 72 ساعت پایان یابد.
فرار دو سرکرده گروه تکفیری صهیونیستی داعش از سوریه به ترکیه - دو تن از سرکرده های گروه تکفیری صهیونیستی داعش پس از جدایی از این گروه به ترکیه فرار کردند .
چرا شب قدر در هر سال تکرار می شود؟/ احیاء شب قدر یعنی یک شب واقعا زنده باشیم - چرا شب قدر در هر سال تکرار می شود؟/ احیاء شب قدر یعنی یک شب واقعا زنده باشیم ما قرآن را در شب قدر نازل کردیم و تو از شب قدر چه می دانی؟ شبی که از هزار ماه ارجمندتر است ... عالمان بزرگی که در شب قدر به کتابت مشغول بودند توصیه های عالمان و کارشناسان دینی برای آخرین شب قدر چه فرخنده شبی بود شب قدر من / نیایشی به قلم دکتر مصطفی چمران
60 درصد یونانی‌ها به شرایط وام‌دهندگان «نه» گفتند - 59.7 درصد از رأی‌دهندگان یونانی به شرایط وام‌دهندگان اروپایی برای ادامه روند کمک مالی به آتن «نه» گفتند.