پدیده فرسایش در اجرای پروژه‌ها

در تمام پروژه‌های علمی و صنعتی، زمانِ رسیدن به هدف، معمولا‌ً یكی از مهم‌ترین مسائلی است كه به طور جدی مورد توجه دست‌اندركاران آن‌ها قرار می‌گیرد. اصولا‌ً پروژه‌ای كه نتواند در زمان مورد نظر به بهره‌برداری برسد و نقایص موجود در یك سیستم صنعتی یا اجتماعی را به واسطه موجودیت به‌موقع خود رفع كند، پروژه چندان موفقی به نظر نمی‌رسد. هر چند كه شاید تنها با تأخیر زمانی آماده‌سازی پروژه، نتوان كلیه اقدامات و تلا‌ش‌های مرتبط با آن را بی‌نتیجه و كم‌اثر جلوه داد، به همین ترتیب نمی‌توان با تكیه به همان روش قبل، امید به موفقیت در پروژه‌های آینده داشت.
اما زمانی كه سخن از فاكتور زمان به میان می‌آید، اولین مسئله‌ای كه به ذهن خطور می‌كند این است كه منظور از پیش كشیدن چنین چیزی، یادآوری محدودیت‌های اجرایی پروژه از لحاظ تأمین منابعی چون نیروی انسانی و بودجه است؛ چرا كه قطعاً در هنگام برآورد ملزومات یك پروژه، مسائلی نظیر تخصیص بودجه و نیروی متخصص برای انجام كار، طبق یك روال و قاعده مشخص و با در نظر گرفتن و تخمین زمان اجرای پروژه انجام می‌گیرد.
بنابراین در مرحله نخست همه تصور می‌كنند كه اگر ناظران پروژه یا مدیریت رده بالا‌ی آن بر برآورده شدن زمان تحویل پروژه اصرار می‌ورزند، منظورشان گوشزد كردن این نكته است كه پروژه مذكور از لحاظ وسعت كار، محدود و مشخص است و مجریان نمی‌توانند بنا به تشخیص خود تغییرات چندانی در منابع یا مقاصد آن ایجاد كنند. بنابراین در صورتی كه بنا به دلا‌یلی زمان انجام آن به درازا بكشد، تضمینی برای تخصیص بودجه اضافی برای جبران زمان‌های اضافی وجود ندارد.
از این رو، فاكتور زمان به نوعی مفهوم <مهلت> را پیدا می‌كند و تبدیل به ابزاری برای خط‌و‌نشان كشیدن كارفرمایان برای مجریان می‌شود. اما در بسیاری موارد، توجه به فاكتور زمان دلا‌یل خاص دیگری دارد كه تنها به محدودیت منابع مربوط نمی‌شود. بسیاری از سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ تجاری برای پروژه‌های كوچك و نه‌چندان هزینه‌بر، نه محدودیت نیروی انسانی دارند و نه محدودیت مالی. همچنین برخی پروژه‌ها به دلیل نداشتنِ اهمیت حیاتی، دارای بازه زمانی مناسبی برای اتمام كار هستند.
بنابراین به نظر می‌رسد در اینگونه موارد، قاعدتاً باید زمان از لحاظ اهمیت حداقل در درجه اول قرار نداشته باشد. اما وقتی به عملكرد مؤسسات و شركت‌های موفق در این زمینه می‌نگریم، متوجه می‌‌شویم كه ظاهراً اینگونه شركت‌ها همچنان تأكید زیادی بر زمان پایان پروژه داشته و كم‌اهمیت بودن پروژه یا غنی‌بودن منابع انسانی و مالی نتوانسته از اهمیت این فاكتور بكاهد. وقتی دقیق‌تر به بررسی این موضوع می‌پردازیم به این نتیجه می‌رسیم كه ظاهراً تمام این تلا‌ش‌ها برای جلوگیری از معضل دیگری صورت می‌گیرد كه بسیاری از پروژه‌ها در روزهای آخر خود با آن دست به گریبان می‌شوند.
مسئله فرسایش و فرسایشی شدن یك پروژه زمانی پیش می‌آید كه در مرحله اول دقت فدای عاملی دیگر شده و باعث می‌شود تا نه ‌تنها فاكتور زمان در پایان یك پروژه محقق نشود، اتخاذ سیاست نادرست در تحقق آن باعث تمدید چندین و چند باره آن شود و در نتیجه به تدریج اهداف و انگیزه ادامه كار را دچار فرایند فرسایشی یا زوال تدریجی نماید.
یكی از عوامل مهم در فرسایشی شدن یك پروژه، بلندپروازی در اهداف آن پروژه است. این عامل از دو جهت در فرسایشی شدن یك پروژه تأثیر مستقیمی می‌گذارد: از یك طرف، زمان تخمین و طراحی اولیه پروژه را به قدری طولا‌نی و درگیر جزئیات آرمانی می‌كند كه گذشته از منابع، حوصله و انگیزه مجریان را نیز برای آغاز عملیات اجرایی آن كاهش می‌دهد. از طرف دیگر، پس از شروع مرحله اجرایی پروژه، دسترسی كُند به اهداف بلندپروازانهِ از پیش تعریف شده، پروژه را دچار نوعی فرسایش زمانی می‌كند و به وضعیتی می‌رساند كه اكثر زمان فعالیت افراد در آن صرف رفع اشكال، تغییر روش و رویكرد، و برطرف نمودن شبهات و اختلا‌فات می‌شود، تا پیشرفت واقعی پروژه.
در پروژه‌های IT این مسئله به شكل حادتر نیز بروز می‌كند.
روحیه بسیاری از افراد شاغل در این حوزه كه به دلا‌یلی چون كسب درآمد، تجربه و شهرت بیشتر عموماً علا‌قه زیادی به كار روی چند پروژه همزمان یا متوالی دارند، بر این مشكل اضافه نموده و زمینه ناقص ماندن یا شكست پروژه را به رغم استمرار پشتیبانی مالی از آن فراهم می‌كند.واضح است كه برای پیشگیری از پدیده فرسایش در پروژه‌های IT، محدود نمودن اهداف آرمانگرایانه، مدیریت مستمر و پویا بر نیروی انسانی و منابع مالی و حتی‌المقدور تقسیم‌كردن یك پروژه بزرگ و زمانبر به چند پروژه كوچك‌تر با اهداف سهل‌الوصول، تخصیص ‌امكانات مختلف یا استفاده از پرسنل و روش‌های اجرایی نه‌چندان یكسان، چقدر می‌تواند در ایجاد تنوع كاری برای یك پروژه زمانبر چند ساله مفید واقع شود و از فرسایشی شدن آن جلوگیر ی كند.

مهیار داعی‌الحق

منبع : سایر منابع