مدیریت بحران و نقش سامانه‌های اطلاعاتی

از دیدگاههای مختلف تعاریفی گوناگون برای مفهوم بحران آورده شده است . این تعاریف عموما"دلالت بر موارد زیر دارند:
▪ شرایط فقدان تصمیم ،غافلگیری وزمان محدود برای واکنش
▪ مورد تهدید قرارگرفتن اهداف وارزشها
▪ افزایش احتمال بی ثباتی ،درگیری ،خصومت وخشونت
شرایط بحرانی می تواند به شکل های مختلفی بروز کند واز تغییروتحولات گوناگونی ناشی شود. منشأ بحران می تواند حمله ناگهانی، شروع جنگ،کودتا، سقوط یک دولت، احتمال بروز ناآرامی وشورش، تظاهرات خشونت آمیز خیابانی، خیزش های اجتماعی، ترور چهره های سرشناس سیاسی، ناکامی اقتصادی در سطح وسیع، ساقط کردن یک هواپیما، غرق کردن یا توقیف یک کشتی، بروز اشتباه در تاسیسات انرژی هسته ای ویا فجایع طبیعی وزیست محیطی چون نشت مقادیر زیادی نفت خام در دریا باشد .
بنابراین می توان گفت ادبیات مدیریت بحران بسیار گسترده است واز مواردی چون جنگ وجنگ گریزی تا مدیریت فجایع طبیعی وبشری را در بر می گیرد .
هدف اصلی مدیریت بحران دستیابی به راه حلی رضایت بخش برای بر طرف کردن شرایط غیر عادی به طریقی است که منافع وارزشهای اساسی حفظ وتامین شوند .
این هدف در بر گیرنده سیاست جاری است واز طریق فرآیند های فشار وسازش پیگیری می شود تا در نهایت به گرفتن بیش ترین امتیازهای ممکن از دشمن بیانجامد وموقعیت وجایگاه خودی تا حد امکان بدون هر تزلزلی حفظ شود.
اطلاعات قبل از بروز بحران ها وحین آنها کارکردهایی دارند که به طور خلاصه می توان موارد زیر را نام برد:
▪ تدبیر و تحدید بحران ها تنها از طریق شنا خت نظم ویژه ،منطق و قا نونمندی خاص هر بحران میسر است. ازآنجا که هر بحران دارای ویژگی های خاص خود می باشد داشتن اطلاعات, تجزیه وتحلیل از تجربیات بحران های به وجود آمده در گذشته از اهمیت ویژه ای برخوردار است .
▪ نقش اطلاعات پیش از بروز هر بحران هشدار دادن برای جلوگیری از بروز وضع غیر مترقبه است.(اطلاعات هشدار دهنده)
▪ نقش اطلاعات پس از وقوع بحران ( اطلاعات جاری) آگهی دادن به مدیران بحرا ن و نهادهای مسئول اجرای سیاستها و تصمیم های مربوط به بحران زدایی, از تمام رویدادها و شرایط به وجود آمده است. اطلاعات جاری در برنامه ریزی اجرای واکنش ها در برابر بحران موثر است .در این شرایط تصمیم گیران میتوانند به منظور آگاهی از پیش زمینه های لازم وهدف های جاری وشیوه عمل دشمن، از اطلاعات بهره گیرند .
▪ واکنشها وبازتاب های داخلی وخارجی, موضع گیری ها وعملکرد دستگاه سیاسی کشور ومطالعه نقش وتاثیر رسانه ها وافکار عمومی بر تصمیم گیری های مربوط به مدیریت بحران مواردی هستند که در حوزه کارکرد اطلاعات در تدبیر بحران می بایست مد نظر قرار گیرند .
▪ تولید به هنگام تجزیه وتحلیل منطقی وبهره گیری موثر سیاست گزاران از آن در کنترل موفقیت آمیز شرایط بحرانی، نقشی اساسی ایفا می کند .
▪بحران ها موقعیت هایی هستند که مستلزم پاسخ دهی ساعت به ساعت در برابر مردم ومقامات
می باشند .
▪ چون بحران ها اغلب غیر منتظره هستند، اطلاعات کافی درباره موضوع یافت نمی شود. چرا که در اغلب موارد، اطلاعات مناسب و حاضر وآماده, در مجموعه ای مرتب وطبقه بندی شده ومطابق با ویژگی های وضعیت بحرانی در دسترس نیست.کمبود اطلاعات مناسب به اضطراب موجود دامن می زند ودر نتیجه تنش های پنهانی ویا جدید در تیم مدیریت بحران بروز پیدا می کند .
▪ محور تولید کننده-مصرف کننده که در آن سیاست گذاران به عنوان مصرف کننده اطلاعات, تحلیل های تولید کنندگان را برای تصمیم سازی های خود مورد استفاده قرار می دهند در زمان بحران اهمیت بالایی پیدا می کند .
▪ در دل هر بحران فرصت هایی نهفته است که تیم مدیریت بحران در شرایط اضطراب آلود بحران ممکن است مورد توجه قرار ندهند. وجود ابزار مناسب ارتباطی که تعامل کارشناسان را با تیم مدیریت بحران برقرار کند به نحوی که تحلیل های درست ودقیق در اختیار این تیم قرار گیرد
می تواند به بهره گیری از فرصت های درون یک بحران کمک کند.
● با توجه به کلیه مسائل پیش گفته ،یک سامانه مدیریت بحران باید توانمندی های زیر را داشته باشد :
▪ تشکیل بانکهای اطلاعاتی در زمینه بحران های محتمل در حوزه عملکرد سازمان وزمینه های تشکیل بحران ها
▪ قابلیت ایجاد درخت واره حالات ممکن در بحران های محتمل به عنوان ابزاری بصری در دست مدیران بحران
▪ شناخت روش پایش هر بحران بر اساس اطلاعات جاری که عموما" از طریق خدمات اخبار و اطلاعات به دست می آیند و تعبیه قابلیتهای لازم برای تعریف شاخص های بروزبحران در نرم افزار
▪ قابلیت تعریف شاخص های بیرونی و قابل دریافت برای استفاده در ارزیابی شاخص ها
▪ تعیین روش مدیریت هر بحران شامل استراتژی و گردش کار مدیریت بحران. (همانطور که قبلا" ذکر گردید فرآیند های مدیریت بحران های مختلف باهم تفاوت دارند و برای مدیریت هر بحران می بایست روندی خاص همان بحران در نظر گرفت)
▪ تعریف اعضای تیم مدیریت بحران، همچنین توانمندی های اصلی مورد نیاز افراد تیم ونحوه ارتباطات اعضای تیم با یکدیگر
▪ مدیریت زمان در ارجاع امور به کار شناسان مربوطه و پیگیری وظایف محوله
▪ مدیریت چک لیستهای مربوطه که در هرمرحله از روند مدیریت بحران می بایست کنترل گردد .این چک لیست ها ممکن است روند تطابق تصمیمات با اهداف واستراتژی های کلی سازمان ویا شرایط جانبی دیگر برای انجام یک مرحله باشند .
▪ با توجه به این که اطلاعات مورد نیازجهت مدیریت بحران عموماٌ از اخبار تهیه می شوند، باید بخشی را برای تعاملات تیم مدیریت بحران در نظر گرفت .
▪ مدیریت بانکهای اطلاعات پایه در زمینه موجودیت های ممکن
▪ قابلیت کاوش در بانک های اطلاعاتی, اطلاعات جاری و سایر اطلاعات به صورت drill down برای تسهیل گزارش گیری غیر ساخت یافته.
● لازم به ذکر است در فرآیند مدیریت بحران, آموزش نیروها و وجود اطلاعات از اهمیت ویزه ای برخوردارند و این دو می بایست به موازات تهیه نرم افزار مورد بررسی قرار گیرند. ادغام انجام این مراحل با یکدیگر مزایای زیادی دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:
▪ افرادی که دوره های آموزش کاربرد اطلاعات و ارتباطات در مدیریت بحران را می گذرانند خود دارای مطالعات و تجربیاتی در این زمینه هستند که می تواند در تولید نرم افزار مفید باشد.
▪ شرکت کنندگان در کلاس ها می توانند در تولید اطلاعات پایه مورد نیاز نظیر بحران های محتمل در قالب کار کارگاهی همکاری نمایند.
▪ محتوای ارایه شده و نرم افزار قابل تهیه از پیش فرض های یکسانی تبعیت می کنند.
▪ به علت سازگاری با نیازمندی ها, نرم افزار با علاقه بیشتری مورد پذیرش قرار خواهد گرفت.
قابلیت های کارشناسان در تمرین های اطلاعاتی برای به کارگیری در تیم های مدیریت بحران مورد ارزیابی و شناسایی قرار خواهد گرفت.

منبع : شرکت نرم‌افزاری ایده‌تک