مشکلات تصمیم‌گیری در سازمانها

تغییر زندگی را جذاب می كند، تفكر را ضروری می سازد و درواقع پایه و اساس زندگی است. بنابراین، تغییر، ما را به چالش فرا می خواند و به ما می آموزد كه چگونه دنیای خود را مدیریت كنیم.
اما تغییر با سازمانها چه می كند؟ تغییر سازمانها را به پویایی وادار می كند و غفلت از تغییر، ورطه نابودی سازمانها را فراهم می سازد.
جهان امروز جهان تغییرات است و تغییر، تصمیم گیری را دشوار می سازد. به همان اندازه كه تغییر برای سازمانها ایجاد مشكل می كند به همان اندازه هم فرصتهایی را برای سازمانها به وجود می آورد كه چگونگی برخورد با تغییر، ارتباط مستقیمی با چگونگی تصمیم گیری دارد.
حال كه شرایط این اندازه متغیر است چگونه مدیران تصمیمهای مناسب اتخاذ كنند؟ از آنجایی كه عنصر اصلی تصمیم گیری، اطلاعات است بنابراین، با ایجاد یك سیستم كه بتواند اطلاعات را در اختیار مدیران قرار دهد، می توان گام مهمی در بهبود تصمیم گیری مدیران برداشت.
● اطلاعــــــاتی كه دراختیار مدیران قرار می گیرند با سه مشكل اساسی روبرو هستند:
▪ اطلاعات ناقص و ناكافی؛
▪ به موقع نبودن اطلاعات ارائه شده؛
▪ اطلاعات بیش از اندازه.
برای حل مورد اول باید سیستم اطلاعاتی (INFORMATION SYSTEM=IS) طوری طراحی شود تا بتواند فاكتورهای بیشتری از درون و بیرون سازمان درنظر بگیرد.
درباره مورد دوم كه عنصر مورد تاكید درواقع سرعت ارائه اطلاعات لازم برای مدیـــران است كه در شرایط امروز اهمیت فوق العاده پیدا كرده است. چرا كه لحظه ای تأخیر در اتخاذ یك تصمیم مناسب ممكن است فرصتی بزرگ را از دست بدهد و برای این مورد باید سیستم پشتیبانی تصمیم گیری طوری طراحی شود تا بتواند اطلاعات موردنیاز را در زمان مناسب در اختیار مدیران قرار دهد. چه بسا كه در بسیاری از سازمانها زمانی اطلاعات لازم در اختیار مدیران قرار می گیرد كه دیگر فرصت از دست رفته است.
اما مورد سوم متوجه اطلاعات بیش از اندازه است زیرا به همان اندازه كه كمبود اطلاعات مشكل آفرین است اطلاعات بیش از اندازه هم باعث سردرگمی مدیران می شود و باعث می شود كه مدیران نتوانند در زمان مناسب، تصمیم مناسب اتخاذ كنند. باتوجه به مسائل یادشده می تـــوان گفت برای اینكه مدیران بتوانند تصمیم منــاسب و ناقص، نبود یك سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS) وسیستم های گزارش دهی مدیریت (MRS) كه ازقابلیت انعطاف پایینی برخوردارند، باعث می شوند كه در استفاده از تكنولوژی اطلاعات بسیار ناكارآمد عمل كنیم.
● برای حل این مشكلات راه حلهای زیر پیشنهاد می گردد:
▪ طراحی سیستم اطلاعات لازم (IS) مناسب كه قابل انعطاف باشد و بتواند فاكتورهای داخلی و خارجی سازمان و به طور قابل توجه درنظر بگیرد و فاكتورهای سیستم های هـــوشمند را درحد امكـــان در خود داشته باشد تـــا بتواند باتوجه به تغییرات محیط به روز عمل كند؛
▪ طراحی سیستم اطلاعات كه قابلیت ارائه اطلاعات در تمام بخشهای سازمان به صورت كلی و جزئی، داشته باشد؛
▪ طراحی سیستم های گزارش دهی كه این سیستم ها بتوانند گزارشها متنوعی به مدیران بدهند كه این نكته از اهمیت فراوانی برخوردار است و فراهم كردن چنین سیستمی دست مدیران را در گرفتن گزارشات كلی و جزیی باز نگه می دارد؛
▪ استفاده از سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری و در شرایط پیچیده تر می توان از سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی (GDSS) هم استفاده كرد.
مسائل بیان شده به عنوان راه حلهای كلی ارائه شدند كه باتوجه به اندازه سازمان، مأموریت سازمان، اهداف استراتژیك سازمان و با درنظر گرفتن متغیرهای استاتیك و دینامیك حاكم بر سازمان، سیستم های بیان شده را به صورت خاص نیز پیاده سازی كرد. آنچه مطرح گردید لازمه مدیریت در قرن ۲۱ است و یقیناً راهگشای خوبی برای مدیران در عرصه جهانی خواهدبود.

منابع
۱ - DECISION SUPPORT SYSTEMS AND INTELLIGENT SYSTEMS, EFRAIM TURBAN AND JAY E. ARONSON, ۶TH EDITION COPYRIGHT ۲۰۰۱, PRENTICE HALL, UPPER SADDLE RIVER, NJ.
۲ - LEWIN, R.(۱۹۹۹): COMPLEXITY: LIFE AT THE EDGE OF CHAOS. CHICAGO: THE UNIVERSITY OF CHICAGO PRESS, ۲ND EDITION.
۳ - MORRISON, F. (۱۹۹۱): THE ART OF MODELING DYNAMIC SYSTEMS. NEW YORK: WILEY.
۴ - STRUCTURE OF MANAGMENT INFORMATION SYSTEMS JERRY FJERMESTAD COPYRIGHT ۱۹۹۸-۱۹۹۹.
مهندس اسحاق سعیدی رباط

منبع : ماهنامه تدبیر