روش ارزیابی ادارات مبتکر

امروزه در بسیاری از سازمانها و ادارات، طرحها و برنامه های نوآور در زمینه های مختلف ارائه می شود. این طرحهای جدید و ابتکاری درراستای تغییر نیاز شرکتها و سازمانها پدید می آیند و هرکدام به نوعی در ساختار و برنامه های سازمان اثر گذارند. این تغییر و تحول متناسب با ماهیت فعالیت سازمان شکل گرفته و به منظور ارتقای سطح کیفی و کمی محصولات در ادارات اجرا می شود و اینکه آیا واقعاً اجرای طرح جدید مفید است و بر پیشرفت کاری سازمان اثر مثبت داشته، بسته به نوع طرح ابتکاری و فعالیت آن سازمان با سازمان دیگر متفاوت است.
برای ارزیابی عملکرد اینگونه ادارات مبتکر، روشهای متعددی وجود دارد. روش ارزیابی که در این مقاله معرفی و توضیح داده می شود اثرات یک وضعیت جدید را پس از دوره معلومی از زمان ارزیابی می کند. در این روش امکان دارد اثرات محیط کاری مبتکرانه بر روی فرایند کار به وسیله مقایسه وضعیت کاری قبل از اجرای طرح و بعداز اجرای طرح، سنجش شود.
● طراحی آزمایشگاهی
یک روش مناسب برای انجام یک مطالعه ارزیابی استفاده از طراحی آزمایشگاهی (تجربی) است. در چنین طراحی تجربی هر دو تغییر یعنی تغییرات زمان و تغییرات موقعیت سنجش می شوند. منظور از تغییرات زمان، سنجش موقعیت کاری به دفعات مکرر در دوره گسترده ای از زمان است. سنجش موقعیت کاری را که قبل از حرکت به یک اداره مبتکر انجام شده باشد سنجش مرجع می نامیم. سنجشی را که پس از حرکت به محیط کاری جدیـــــد انجام گرفته باشد سنجش تاثیری می نامیم. این مطلب حائزاهمیت است که سنجشهــــای تاثیری متعددی داشته باشیم (..., t۲, t۱). زیرا برخی از اثرات فقط در دوره ای از زمان آشکار خواهندشد.
اثرات نیز می توانند در اثنای زمان استفاده از مفهوم جدید اداری تغییر کنند. اگر تمامی سنجشهای تاثیری، نتایج مشابهی داشته باشند می توان نتیجه گرفت که پیامد آن قابل اعتماد است. به این معنا که اثری که نسبت به وضعیت قبل از اجرای طرح (سنجش مرجع) درتمامی سنجشهای تاثیری به طور یکسان و مستقل از زمان مشاهده می شود می تواند اثر واقعی اجرای طرح جدید را به ما نشان دهد.
سنجش مرجع بایستی سه یا چهار ماه قبل از تغییر مکان به محیط کاری مبتکر انجام شود. استفــــاده کنندگان از موقعیت جدید متاثر نمی شوند و بنابراین بهتر می توانند درمورد محیط کاری حاضر قضاوت کنند.
سنجشهای تاثیری باید چهار الی پنج ماه (t۱) و در حدود یک سال (t۲)پس از انجام حرکت اجرا شوند.
برای سنجش تغییرات درموقعیت بایستی سازمانهای دیگر و مشابهی را که تحت عمل چنین تغییری در محیط کاری نیستند مطالعه کنیم. چنین گروه کنترلی جهت چک کردن نتایج ارزیابی لازم و ضروری است. بدین ترتیب، احتمال اینکه تغییرات اشتباهی را به محیط کـــاری جدید نسبت دهیم به حداقل می رسد. اگر این تغییرات مشابه در سازمانی رخ دهند که تحت عمل تغییر در محیط کاری قرار نگرفته اند جایگاه کاری نمی تواند علت تغییر باشد.
برای انجام یک مقایسه معتبر بین دو سازمان این مطلب حائزاهمیت است که گروه کنترل با گروه تجربی بسیار مشابه باشد. این یک روش پژوهشی است که نیروی انسانی گسترده ای را نیز لازم دارد تا توسط پژوهشگر تجربی به انجام برسد. بنابراین، برای مثال اگر این امکان وجود نداشت که سنجش مرجع صورت پذیرد یا اینکه اگر گروه کنترلی نتوان پیدا کرد نتایج مطالعــه ارزیابی باید با دقت فوق العاده ای تفسیر گردد.
● سنجش متغیرها: شاخصهای راندمان
هرگونه مطالعه ارزیابی درمورد تاثیر اجرای یک طرح ابتکاری در سازمان نیاز به راهبرد خاصی دارد که به اهداف پروژه بستگی دارد. به بیان دیگر تحقیق باید براساس سنت باشد. تمامی پروژه ها دارای اهداف متفاوت و بافت خاصی هستند که در آن کار می کنند. از این رو روش تحقیق پیشنهادی دراین مقاله مطمئناً روش استانداردی نیست که در هر پروژه ای مورداستفاده قرار گیرد. ابزارهای ارزیابی لازم است با اهداف پروژه جفت شود. با این حال بافت و اهداف هر پروژه ای از دیگری متمایز است. و تاثیر تغییر محیط کاری بر روی راندمان سازمانها و کارکنان آنها همواره موضوع اصلی مطالعه است. در اینجا باید پرسید که اثرات یک محیط کاری ابتکاری برای راندمان فرایندهای کاری یک سازمان و کارکنان آن چه هستند؟
با نشان دادن این پرسش قصد داریم رابطه بین محیط کاری و راندمان استفاده کنندگان آن را نشان دهیم. برای انجام این کار در ابتدا باید متغیرها به طور روشن توضیح داده بشوند.
● محیط کاری مبتکر:
منظور از محیط کاری مبتکر محیطی است که بعد از معرفی یک مفهوم جایگاه کاری جدید کارکنان سازمان در آن محیط مشغول کار باشند.
منظور ما از این تعریف، محیط کاری در وسیعترین معنای آن است یعنی نه تنها ترکیب جایگاه کاری بلکه حتی تمهیدات ثانویه مانند مبلمان، سرویس شستشو، رستوران و... است.
● راندمان فرایند کاری: اگر فرایند کاری مبنا گرفته شود راندمان را می توان به چهار گروه زیر تقسیم کرد:
۱ ) بهره وری
۲ ) کیفیـت
۳) انعطــاف یا تغییرپذیری
۴) ابتکار
۱ ) بهره وری:
بهره وری دربرگیرنده دو عنصر تاثیر و بازده است. از آنجا که در عبارت تاثیر و بازده هنوز کاملاً معرفی نشده اند ما به دنبال عبارتهای دیگری هستیم که بتوانند تاثیر و بازده فرایند کاری را بیان کنند. این عبارات که آنها را شاخصهای راندمان می نامیم عبارتند از: الگوی فعالیت، تولید / خروجی، پرشدگی، ارتباطات داخلی و خارجی، تمرکز موجودیت و امکان پیدا شدن ملزومات. در پاراگرافهای بعدی مفهوم این شاخصها را روشن خواهیم کرد.
عبارت الگوی فعالیت به انواع فعالیتهایی اطلاق می شود که یک کارمند انجام می دهد تا وظیفه خویش را به انجام برساند. علی رغم اینکه ما بیشتر متوجه تاثیر فرایندکاری او هستیم باید گفت که خط بین شاخصهای مختلف راندمان بسیار باریک است.
تولید یا خروجی به کیفیت، کمیت، و تاثیر کلی اینکه کار چگونه انجام می شود اشاره دارد و همچنین پرشدگی اشاره به روشی دارد که سیستم با آن سازماندهی شده و کارمندان از آن راضی هستند.
درمورد ارتباطات داخلی و ارتباطات خارجی احتمالات سفارشات محیط کاری برای ارتباط و همچنین برآورده شدن روابط همکاری با خارج را اندازه گیری می کنیم. ارتباط در سازمانهای امروزی یک موضوع روانساز است و بنابراین، یک موضوع بسیار مهم در این روش تحقیق محسوب می شود.
و بالاخره منظور ما از تمرکز عکس ارتباط است. تمرکز نشان دهنده احتمال سفارش محیط کاری به کار بدون اشتباه و برهم خوردن حواس توسط دیگران است.
۲ ) کیفیت:
طبقه دوم یعنی کیفیت را می توان به دو گروه: رضایت استفاده کننده درمورد سرویسها و تسهیلات و رضایت استفاده کننده درمورد استفاده از چنین تسهیلات و سرویسهایی تقسیم کرد. تسهیلات سفارشی و روشــی که از این تسهیلات استفاده می شود می تواند فرایندکاری را تحت تاثیر قرار دهد.
و این طور به نظر می رسد که وقتی آنها دروضعیت نامطلوبی باشند از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد. برای یک استفاده کننده همیشه آسانتر این است که از محیط کاری شکایت داشته باشد تا اینکه آن را تحسین کند. به طور مثال به دستگاه کپی یا تلفنی فکر کنید که کار نمی کند. زمانی که طول می کشد تا یک مسئله حل شود (=زمان پاسخ) نیز حائزاهمیت است.
شاخص سوم راندمان این است که کارکنان چگونه درمورد کیفیت کاری خود و اینکه چگونه این کیفیت کاری تحت تاثیر محیط قرار می گیرد فکر می کنند.
۳ ) انعطاف پذیری (یا تغییرپذیری):
منظور ما از انعطاف پذیری ظرفیت محیط کاری درانطباق با تغییرات درفرایند کاری است. به عبارت دیگر جایگاه کاری تاچه مقدار می تواند فرایند کاری سازمان را آسان سازد. این مسئله به وسیله پرسش از کارکنان درباره برداشت آنها از محیط کاریشان و نیز اینکه چگونه در آن کار می کنند سنجش می شود.
۴ ) ابتکار:
طبقــه چهارم به این مطلب اشاره می کند که استفاده کنندگان اجرای یک طرح ابتکـــــاری در محیط کـار را چگونه تجربه می کنند. فرایند کاری چگونه در محیط کاری جدید سازماندهی می شود. و این محیط کاری جدیــد روش انجام کار آنان را چگونه تغییر می دهد. درسنجش مرجع از استفاده کنندگان سوال می شود: فکر می کنید تا چه میزان اجرای طرح ابتکاری در محیط کاری بر فرایندهای کاریتان تاثیر می گذارد؟
● مرحله نهایی
آخرین مرحله تبدیل شاخصهای راندمان به موارد سنجش پذیر است که مبنای پرسشهای بررسی را تشکیل می دهد. شایان ذکر است علاوه بر این پرسشنامه می توان با تمامی استفاده کنندگان از طرح ابتکاری اعم از کارکنان و مدیران، مصاحبه کرد.
مــــــراحلی که دراین مقاله ذکر شد گوشه هایی از فعالیتهایی است که می توان در راستای ارزیابی یک طرح و یا عملکرد کارکنانی که درمحیطهای مختلف مشغولند، انجام داد.

هژیر حومئی و محدثه توحیدی نسب

منبع : ماهنامه تدبیر