کاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی

برنامه ریزی نیروی انسانی یكی از وظایف مهم مدیریت است كه تاثیر عمیقی بر سایر فعالیتها در سازمان دارد.
كاهش هزینه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات جاری روز ازجمله مزایای كاربرد برنامه ریزی اثربخش و كارایی نیروی انسانی است.
چنانچه سازمانها توانایی استفاده درست از نیروهای انسانی را نداشته باشند، در آن صورت در عرصه رقابت موفق نخواهند شد.
مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی كارآمد می تواند توانائیهای نیروهای موجود را ارتقا بخشد.
نداشتـــن دید استراتژیك در كاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی یكی از چالشهــای طراحی و اجرای این نوع سیستم هاست.
برنامه ریزی نیروی انسانی یكی از اولویتهای مهم مدیران آینده ساز است.
مدیران با داشتن اطلاعات موردنیاز ازطریق مدیریت آینده ساز می توانند قبل از شروع هر بحرانی برای رویارویی با مشكلات درحال و آینده آماده شوند.
برنامه ریزی نیروی انسانی امروزه یكی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به شمار می آید كه تاثیر عمیقی بر سایر فعالیتهای مدیریت دارد. اگر ازطریق برنامه ریزی كارا بتوانیم افراد شایسته را جذب سازمان كنیم به علت كاربرد روش علمی و نگرش سیستمی كه در برنامه ریزی نیروی انسانی وجود دارد بسیاری از مشكلات مدیریتی در سازمانها رفع خواهدشد. كاهش هزینه ها، آموزش مستمر كاركنان و همگام شدن با تحولات محیطی و فنــــاوری روز را از جمله مزایای كاربرد برنامه ریزی اثربخش و كارای نیروی انسانی باید دانست.
ارتباط تنگاتنگ برنامه ریزی و اطلاعات سبب ایجاد و بكارگیری سیستم های اطلاعاتی موردنیاز باتوجه به اندازه، نوع و فناوری موجود سازمانها شــده است. بكارگیری كامپیوتر و شبكه های اطلاع رسانی را باید به عنوان عامل پیوند دهنده برنامه ریزی و سیستم های اطلاعاتــــی دانست. در این مقاله سعی شده به طور مختصر تعاریفی از برنامه ریزی نیروی انسانی و سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی و كاربرد آن و درنهایت طراحی، اجرا و چالشهای پیش روی (HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEMS = HRIS) بیان شود.
نیروی انسانی را باید به عنوان مهمترین سرمایه یك سازمان دانست كه نقش كلیدی و مهمی در دستیابی سازمان به اهدافش دارد. امروزه سازمانها هزینه های بالایی جهت جذب و نگهداری منابع انسانی صرف می كنند تا در عرصه رقابت از سایر رقیبان عقب نمانند. در عصر حاضر، به دلیل وجود رقابت بین سازمانها و شركتها درجهت كسب منافع بیشتر، تسلط بر منابع موجود اهمیت ویژه ای یافته است.
سازمانها اگر دارای بهترین تكنولوژی بوده و از بهترین امكانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و كارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و كارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل كنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد كه سایر منابع را پردازش كرده و خدمات و كالاهایی را پدید آورد كه سازمان به خاطر آن تاسیس شده است.
یكی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی كارآمد و اثربخش می تواند حجم و تركیب نیروی انسانی موردنیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائیهای نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و كارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد.
امروزه یكی از مشكلات، عدم بكارگیری سیستم اطلاعات مناسب است. سیستم های اطلاعات مدیریت، توانایی پردازش اطلاعاتی در زمینه های جمعیت شناسی، آموزش، اشتغال و همچنین عوامل موثر بر عرضه و تقاضای نیــــروی كار دارند كه درنهایت در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی كاربرد فراوانی خواهند داشت.
باتــــوجه به اهمیت اطلاعات در امر برنامه ریزی نیروی انسانی، اطلاعات را باید یكی از منابع مهم سازمان دانست. ایجاد و بكارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی را باید از اولویتهای هر سازمان برشمرد كه نسبت بــــه اجرای آن باید اقدام كرد. برنامه ریزی نیروی انسانی برپایه بكارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت در كمك به اتخاذ تصمیم هــــای مربوط به منابع انسانی پی ریزی می شود.
● فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی
برای فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی (HUMAN RESOURCES PLANNING = HRP) تعاریفی بیان شده كه تعدادی از آن به شرح زیر است:
۱ - برنامه ریزی نیروی انسانی را فرایند پدیدآوردن و تعیین هدفهــــا، سیاستها و برنامه هایی گویند كه به پرورش، كاربرد و توزیع نیروی انسانی می پردازد تا مقاصد اقتصادی، خدماتی و... تامین شود (صائبی، برنامه ریزی استراتژیك)؛
۲ - برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است كه به وسیله آن سازمان معین می كند كه برای نیل به اهداف خود به چه تعداد كارمند، با چه تخصص و مهارتهایی برای چه مشاغلی نیاز دارد (سعادت، مدیریت منابع انسانی)؛
۳ - برنامه ریزی نیروی انسانی عبارت است از تعیین تعداد افرادی كه در سالهای آینده برای تامین هدفهای سازمان باید انتخاب گردند، آموزش ببینند، ترفیع یابند، بازنشسته یا اخراج شوند و مانند آن، كه براساس تسهیلات و وسایل موردنیاز تخمین زده می شود (رضائیان، اصول مدیریت).
برای برنامه ریزی نیروی انسانی تعاریف مشابه دیگری بیان شده كه به موارد بیان شده اكتفا می كنیم.
ذكر این نكته ضروری است كه بعضی از صاحبنظران مدیریت برنامه ریزی نیروی انسانی را دراصل یك برنامه ریزی استراتژیك می دانند كه درجهت اهداف كلی سازمان و شیوه های لازم برای نیل به اهداف كلی حركت می كند. منابع اعم از مالی، فیزیكی، اطلاعاتی، انسانی، اوضاع و احوال بازار كار، توسعه خدمات و بسیاری دیگر از عوامل درون و برون سازمان در برنامه ریزی نیروی انسانی باید موردتوجه قرار گیرند كه همه آنها را باید عوامل استراتژیك دانست (ابطحی، مدیریت منابع انسانی).
● مراحل
بــرنامه ریزی منابع انسانی را در ۴ مرحله می توان به اجرا درآورد (ال دولان، مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی):
۱ - گردآوری، تحلیل و پیش بینی داده ها به منظور پیش بینی عرضه منابع انسانی (و برپاداشتن یك نظام اطلاعاتی منابع انسانی) و پیش بینی تقاضای منابع انسانی (و افزودن بر نظام اطلاعاتی منابع انسانی)؛
۲ - تعیین هدفها و سیاستهای كلی منابع انسانی و جلب حمایت مدیران بلندپایه درمورد آنها؛
۳ - طــراحی و به انجام رساندن طرحها و برنامه های عملی در زمینه هایی مانند كارمندیابی، آموزش و ترفیع كه سازمان را قادر خواهدساخت به هدفهای منابع انسانی خود دست یابد؛
۴ - نظارت بر طرحها و برنامه های امور كاركنان و ارزیابی آنها به منظور آسان كردن پیشرفت به سوی هدفهای برنامه ریزی منابع انسانی.
بدون برنامه ریزی منابع انسانی اثربخش، شغلهای بی متصدی را اغلب می توان تشخیص داد تا بی متصدی بودن آنها اعلام گردد. درنتیجه كارمندیابی، گزینش و به كارگماری ممكن است بدون آگاهی از شغلهایی صورت گیرند كه بدون مشاغل هستند یا آنكه این گامها چنان به شتاب برداشته شوند كه به كارگرفتن فرایند كامل كارمندیابی و گزینش شدنی نباشد (ال دولان).
● سیستم های اطلاعات منابع انسانی
مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهمترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است (بنیسون، برنامه ریزی نیروی انسانی). به عقیده »مالكلم بنیسون« اطلاعات را باید به منزله كلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین كرد. باید توجه داشت كه هدف سیستم های اطلاعات منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلكه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی نیروی انسانی كمك می كنند.
● تعاریفی برای سیستم های اطلاعاتی بیان شده كه تعدادی از آنها به شرح زیر هستند:
۱ - سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یك روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد:
الف - اطلاعات به روز باشد و به موقع دراختیار استفاده كننده قرا رگیرد؛
ب - اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛
پ - اطلاعات مربوط و موردنیاز مدیران باشد؛
ت - كلیه اطلاعات موردنیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طور سریع دراختیار قرار گیرد. (میرسپاسی، مدیریت منابع انسانی)
۲ - منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی، استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای كسب اطلاعاتی است كه تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امكان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، كوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، كامل و بهنگام باشد. (سعادت)
۳ - سیستم اطلاعــات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتكا و معتبر عنوان می شود كه برای برنامه ریزی نیروی انسانی به كار می رود.
۴ - سیستم اطلاعات منابع انسانی به یك نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود كه در مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی به كار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یك سیاهه از شغلها و مهارتهای موجود در سازمان است.
سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است كه مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدفهایی برپا دارند و میزان كامیابی در رسیدن به این هدفها را تعیین كنند. (دولان)
درمورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد كه برنامه ریزی نیروی انسانی درحقیقت یك فرایند استراتژیك است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیك برخوردارند و آن را باید به عنوان یك مقوله استراتژیك در نظر گرفت.
● طراحی سیستم اطلاعات منابع انسانی
پیاده كردن یك نظام اطلاعات تنها با خرید سخت افزارها و نرم افزارها پایان نمی یابد. این كار شامل دگرگونی در كارها، مهارتها، مدیریت و سازمان نیز می گردد. بنابه فلسفه »فنی - اجتماعی« بدون رویكرد به كاربران، نمی توان یك نظام نوین اطلاعات برپا ساخت.
دیــــدگاه »فنی - اجتماعی« خاطرنشان می كند كه برپاكنندگان نظامهای نوین هر دو مسئولیت فنی و اجتماعی را به عهده دارند. (لاودن، مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی) همچنین تكنولوژی، محیط، اندازه یا بزرگی سازمان تعیین كننده نوع سیستم اطلاعاتی و شیوه پــــردازش آنها در سازمان می باشند. (ال دفت، تئوری سازمان و طراحی ساختار) طراحی و راه اندازی یك سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را می توان در ۵ مرحله انجام داد. (سعادت)
مرحله اول: مطالعه و شناخت سیستم فعلی: اولین مرحله در طراحی یك سیستم اطلاعاتی بررسی وضعیت سیستم اطلاعات موجود در سازمان است و درصورت عدم وجود یك سیستم اطلاعاتی رسمی در سازمان، ضروری است كه هر سیستم دیگر موجود شناسایی گردد. هدف از بررسی سیستم اطلاعاتی فعلی پاسخ به سوالاتی از این قبیل است:
▪ حجم اطلاعاتی كه سیستم فعلی می تواند آن را پردازش كند چقدر است؟
▪ كیفیت اطلاعات درچه حدی است؟
▪ چه نوع اطلاعاتی موردنیاز است؟
▪ اطلاعات از چه منابعی به دست می آید؟
همچنین مطالعه سیستم اطلاعات موجود باید برای ما روشن سازد كه آیا سیستم اطلاعات مركزی وجود دارد یا اینكه هر قسمتی به طور مستقل اطلاعات موردنیاز خود را پردازش می كند.
مرحله دوم: تعیین اولویتهای اطلاعاتی: همه اطلاعات به یك اندازه دارای ارزش و اهمیت نیست. فقدان برخی از اطلاعات می تواند موجب ناكامی در برنامه ها شود. بنابراین، سیستم های اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد كه اولاً اطلاعـــات ضروری و مهم برای تصمیم گیــــری را تهیه كند و دراختیار تصمیم گیرندگان قرار دهد و سپس درصورت لزوم و به صرفه بودن ازنظر وقت و هزینه، اطلاعات كم اهمیت را دراختیار بگذارد.مدیران علاوه بر شناخت سیستم ها نیاز به شناخت سازمان و عوامل آن خواهند داشت. از این رو شناخت كل سازمان برای آنها ضروری است. درك نظام همراه با شناخت سازمان دستمایه گزینش شكل ویژه و مناسب نظام اطلاعات برای سازمان می شود كه بدان معماری نظام اطلاعات (INFORMATION SYSTEM ARCHITECTURE) عنوان می دهند كه می توان آن را تركیبی از اطلاعات و مدیریت دانست. (لاودن) اولویتهایی كه می توان برای سیستم اطلاعـــاتی منابع انسانی در زمینه برنامه ریزی نیروی انسانی درنظر گرفت شامل: اطلاعاتی در زمینه جمعیت و نیروی كار، روندها و دگرگونیهای اقتصادی و اجتماعی و قوانین و مقررات و فعالیتهای دولت به انضمام مسایل مربوط به عرضه و تقاضای نیروی انسانی است.
مرحله سوم: طراحی سیستم اطلاعاتی جدید: در این مرحله طراحی و پیشنهاد سیستم اطلاعاتی جدید انجام می شود. سیستم جدید باید جوابگوی تمام نیازهای اطلاعاتی سازمان درمورد منابع انسانی باشد. یكی از مشخصات چنین سیستمی ورودیهای متعدد و زیاد است. انواع اطلاعات خام از منابع و مراكز مختلف ازطریق این ورودیها به سیستم وارد، بعد از پردازش به صورت اطلاعات طبقه بندی شده و گزارشهـــــا در یك جا متمركز و برای برنامه ریزی نیروی انسانی و سایر برنامه ریزیها دراختیار مــــــدیران سطوح مختلف و تصمیم گیرندگان قرار می گیرد. مهمترین ویژگی چنین سیستمی ادغام و یك كاسه كردن تمام اطلاعات مربوط به نیروی انسانی است. باید توجه داشت وجود اطلاعات بی حد و حصر یا انفجار اطلاعات خود عاملی درجهت عدم كارایی سازمان ممكن است تبدیل شود. بنابرایــن، ویژگیهای یك طراحی مناسب سیستم های اطلاعاتی مدیریت منابع انسانی جهت برنامه ریزی عبارت است از:(زاهدی، تجزیه و تحلیل سیستم ها)
۱ - دردسترس بودن(ACCESSABILITY) ، یعنی امكان دستیابی به اطلاعات از راههای ساده و با زبانهای طبیعی؛
۲ - به هنگام بودن(TIME LINESS) ، یعنی امكان دریافت اطلاعات در زمان مناسب به گونه ای كه فرصت اقدام از دست نرفته باشد؛
۳ - دقیق بودن(ACCURACY) ، یعنی گزارشها باید درحد امكان بدون خطا یا اشتباه باشد؛
۴ - مرتبط بودن(RELEVANCE) ، یعنی اطلاعــات حاوی جزئیات كسل كننده و حاشیه های نامربوط نباشد؛
۵ - قابلیت كاربرد(USABILITY) ، یعنی شكل خروجی با چگونگی شناخت، اولویتها و مطلوبیتهای كاربران تطابق داشته باشد.
نكته ای دیگر كه در طراحی سیستم اطلاعاتی باید مدنظر قرار داد این ست كه در عصر اطلاعات ارزش افزوده ازطریق تبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود.
بنابراین، اگر شبكه اطلاعات سرعت كافی نداشتــــه باشد ارزش سیستمی كه طراحی می شود صفر خواهدبود.(رضائیان) در طراحی سیستم جــدید همراهی و مشاركت كاركنان می تواند درجهت افزایش كارایی و كاهش تنش، اثرات مثبتی در سازمان برجای گذارد.
درمورد انتخاب و طراحی سیستم جدید، مدیران باید آن را برای مدت زمان كوتاهی، به كار گیرند كه این مرحله را در اصطلاح نصب آزمایشی گویند. سپس بر ارزیابی نتایج بپردازند و درصورت مثبت بودن نتایج، نصب موقت به نصب دایم تبدیل كنند و در غیر این صورت از ادامه فعالیت سیستم جلوگیری به عمل آورند.
درصورت عدم رضایت سیستم طراحی شده باید مجدداً از مرحله اول فرایند را آغاز كنیم تا با رفع معایب و مشكلات سیستم موردنظر را به اجرا درآوریم.
مرحله چهارم: انتخاب و نصب كامپیوتر (درصورت لزوم): درصورتی كه سرعت عمل، دقت و صحت یك سیستم دسته اطلاع رسانی قابل قبول نباشد و نتواند نیازهای اطلاعاتی سازمان را رفع كند لازم است از كامپیوتر استفاده شود. همچنین باید توجه داشت كامپیوتر را مطابق سیستم اطلاعاتی انتخاب كرد نه برعكس. درمورد سیستم هایی نیز كه از كامپیوتر استفاده می كنند، ارتقا سیستم ها و بكارگیری سخت افزار و نرم افزار جدید با توجه به دگرگونی محیط و تغییرات مستمر ضروری است.
همچنین با توجه به تغییرات سریع در صنایع كامپیوتر و سخت افزارهای مربوط به آن سیستم باید توانایی روزآمد شدن همگام با تغییرات جدید را نیز داشته باشد.
مرحله پنجم: حفظ كیفیت سیستم اطلاع رسانی: كیفیت اطلاعـاتی كه از سیستم موجود بیرون می آید به كیفیت داده هایی كه وارد سیستم شده است بستگی دارد. بنابراین، تمام قسمتها باید بتوانند اطلاعات مهم را از اطلاعات بی ارزش تشخیص دهند و با ارسال اطلاعات مفید و همچنین فرستادن گزارشهای صحیح، دقیق و به موقع كیفیت سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را بهبود بخشد. منظور از كیفیت اطلاعات این است كه مدیران باید بین »باید«ها و »هست«های گزارش شده مقایسه ای انجام دهند. اطلاعات دقیق تر، كیفیت بالاتری را برای مدیران و امنیت بیشتر را به وجود می آورند. درعیــــن حال هزینه بیشتری را نیز موجب می شود. (رضائیان)
درصورت تداوم كاربرد سیستم، مدیران باید به منظور نكات ایمنی و حفاظتی، برنامه منسجم و جامع تعمیر و نگهداری را تهیه و تدوین كنند تا درصورت بروز هرگونه مشكلی با رفع سریع آن، سلامت را به سیستم بازگردانند.
● كاربردها
تعدادی از كاربردهای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی دربرنامه ریزی نیروی انسانی به شرح زیرند: (ال دولان)
۱ - جمعیت شناسی، برنامه ریزی و تحلیل سازمانی: نظام اطلاعاتی منابع انسانی توانایی سازمان را برای گردآوری و ردیابی ویژگیهای بنیادی چون سن، جنس، سطح آموزش و پــــــرورش، طول خدمت، نژاد... را فراهم می آورد. ایــن اطلاعـات تصمیم گیری در زمینه هایی چون برنامه ریزی جانشینی كاركنان، تحلیل بهره دهی نسبت به بهره گیری و تحلیل دستمزد نسبت به بهره وری را آسان می كند.
۲ - برنامه ریزی برابری استخدامی و ردیابی آن: نظام اطلاعاتـــی منابع انسانی می تواند به برنامه ریزی برابر استخدامی برای زنان و دیگر گروههای اقلیت یاری بسیار دهد و درنتیجه سازمان را قادر می سازد تا ضرورتهای قانونی را در این زمینه رعایت كند.
۳ - تهیه طرحهای راهنما و پیش بینی: بروندادهــــای نظام اطلاعاتی منابع انسانی می تواند مبنایی برای پیش بینی اثرهای طرحهای گوناگون باشد. این كار به تعیین و تشخیص كمبودها یا مهارتهای آینده، هدایت مسیر كارراهه، سنجش كارمندیابیهای گذشته یا پیش بینی شده، الگوهای ترجیح و جایگزینی برای كاركنان دارای كاركرد بالا یا پایین و كارهایی از این شمار یاری می دهد.
۴ - تحلیل بهره وری و ارزیابی برنامه: نظام اطلاعاتی منابع انسانی می تواند برای ردیابی پیامدهای برنامه هــــای آموزشی و دیگر برنامه های بهبود بهره وری برپایه میزانهای گوناگـــون اندازه گیری عملكرد به كار برده می شود.
● مشكلات طراحی و اجرا
برخی سازمانها درمی یابند كه منابع اطلاعـاتی نیروی انسانیشان به یكپارچگی برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی سازمانی كمكی نمی كند. اطلاعات نیروی انسانی در بسیاری از سازمانها:
الف - به آسانی دسترسی پذیر نیست.
ب - درجه تفضیل آن برای دستیابی به مقصود كفایت نمی كند. (بنیسون)
مشكلات و تنگناهایی درامر طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی وجود دارد كه تعدادی از آنها عبارت است از:
۱ - در طراحی و اجرای هر طرحی مسلماً مشكلات مالی بیشترین نمود را خواهند داشت كه این مسئله درمورد این نوع سیستم ها نیز صدق می كند. درصورتی كه هزینه های طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی منابع انسانی بالا باشد مدیریت عالی ممكن است از انجام آن چشم پوشی كند. یا به نحوی ناقص صورت پذیرد. بنابراین، مشكل هزینه را باید از بزرگترین چالشهای در راه اجرای طراحی و اجرای سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی دانست. با این حال، اگر مدیران از ارزش این امر آگاه باشند، آن را به عنوان، یكی از اولویتهای مهم سازمان درنظر می گیرند.
۲ - عدم دید استراتژیك در كاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی را نیز باید یكی از مشكلات و چــالشهای طراحی و اجرای سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی دانست. انتظار بازدهی كوتاه مدت را باید یكی از تنگناها در این زمینه دانست. از آنجایی كه برنامه ریزی نیروی انسانی دارای افق زمانی بلندمـدت یا به عبارتی استراتژیك است بالطبع سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی نیز به نحوی از آن تبعیت می كند. باید توجه داشت یك سیستم اطلاعاتی منابع انسانی كارا در كوتاه مدت نیز بازدهی بالایی خواهدداشت.
۳ - عدم آشنایی طراحان و اجراكنندگان با نوع فعالیت سازمانها، گاهی اوقات مسایل فرهنگی و فرهنگ سازمانی موجود را نیز باید ازجمله چالشهای سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی دانست.
۴ - فقدان نیروی متخصص و خبره در زمینه طراحی، اجرا و بكارگیری سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی خصوصاً فقدان كارشناسان آشنا به مدیریت و سازمان و فناوری اطلاعات نیز از محدودیتهای طراحی و اجرای این سیستم ها باید دانست.
۵ - تغییرات سریع محیطی در عصر حاضر در زمینه های اقتصادی، تكنولوژی و محیط زیست و سایر موارد استراتژیك نیاز به روزآمد كردن مداوم سیستم های اطلاعاتی جهت همگام شدن با تحولات را می طلبد كه به علت مشكلات مربوط به هزینه و كمبود نیروی انسانی متخصص و عدم آموزش مستمر و مداوم به كاركنان می تواند سبب كاهش اثربخشی و كارایی سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی گردد.
۶ - ضعف شدید امكانات و سازمانهای جنبی و فراساختاری یا زیربنایی (INFRA STRUCTURES) و مشكلات ناشی از ساختار سازمانی و شیوه های مدیریت.
● نتیجه گیری
برنامه ریزی نیروی انسانی را نه به عنوان یك تعریف بلكه باید ابزار مدیریت برای دستیابی به نیروی متخصص و كارا دانست. یك برنامه ریزی نیروی انسانی كارآمد با قدرت پیش بینی و آینده نگری توانایی جذب بهترین منابع انسانی و نگهداری و بهسازی منابع موجود را دارد.
درحقیقت برنامه ریزی نیروی انسانی را بایـــد یكی از اولویتهای مهم برای مدیران آینده ساز (PROACTIVE MANAGEMENT) دانست. مدیران با نگرش و دیدی استراتژیك و داشتن اطلاعات موردنیاز، قبل از هر بحران و چالشی ازطریق مدیریت آینده ساز می توانند آماده رویارویی با هر مشكلی درحال و آینده باشند. هرچند كه ممكن است برخی از مدیران و صاحبنظران این مقوله را ایده آل بدانند ولی درنهایت این شیوه در درازمدت درصورت نهادینه شدن دید بلندمدت و داشتن تخصص و تجربه كافی توانایی بالایی جهت رسیدن به اهداف را دارد. از این رو، برنامه ریزی نیروی انسانی باتوجه به اینكه نیروی انسانی مهمترین سرمایه هر سازمان است در حفظ و ادامه حیات سازمانها نقش تعیین كننده ای خواهد داشت.
از آنجایی كه هر برنامه ای نیاز به اطلاعات دارد و اطلاعات نیز یكی از سرمایه های سازمان و عامل قدرت در آن است، موجودیت یك سیستم اطلاعاتی را ضروری می سازد. باتوجه به اینكه هر اطلاعاتی برای سیستم مفید نیست، وجود یك سیستم اطلاعاتی كه توانایی بالایی در پردازش اطلاعات مورد نیاز را داشته باشد لازم است. از این رو طراحی و ایجاد چنین سیستمی را از اولویتهای هر سازمانی باید دانست.
مدیران ازطریق سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی از تخصصهای موجود در فقدان تخصصهای موردنیاز آگاه می شوند. گسترش و توسعه فناوری اطلاعات در اقتصاد و سایر عرصه های جهان امروز توجه هرچه بیشتر را به سیستم های اطلاعاتی می طلبد. كاربرد گسترده كامپیوتر و اتصال به شبكه های اطلاع رسانی، دسترسی به هر نوع اطلاعاتی را برای مدیران و كاربــران فراهم ساخته است. لذا كیفیت تصمیم های اتخاذ شده دربرنامه ریزی درجهت تامین نیروی انسانی به كارآمدی و قابلیت انعطاف پذیری سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی بستگی خواهد داشت.
از آنجایی كه به اطلاعات جدید در هر زمان جهت امر برنامه ریزی نیاز است آموزش مستمــر كاركنان نیز همگام با بكارگیری سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی ضروری به نظر می رسد. به عبارتی یك ارتباط دوسویه بین این نوع سیستم ها و آموزش نیروی انسانی وجود خواهد داشت.
هرچند كه بكارگیری سیستم های اطلاعاتی، خصـوصاً در زمینه برنامه ریزی هزینه هایی گاه بالا برای سازمانها درپی خواهد داشت ولی درصورت وجود مدیریت كارآمد می توان آن را به عنوان یك فرصت برای سازمانها تبدیل كرد. بنابراین، هزینه های موردنظر را باید به نوعی سرمایه گذاری تلقی كرد نه هزینه.
پدیده فرارمغزها (BRAIN DRAIN)را شاید بتوان یكی از پیچیده ترین كاربرد سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی در مراكز آموزشی و شركتهای معظم و معتبر جهان دانست كه نیروی انسانی مستعد موردنیاز را قبل از ورود به مراكز آموزش عالی شناسایی و با اعطای امكانات و پرداختهای بالا و گذراندن دوره های آموزشی موردنیاز جذب می كند، تا درجهت اهداف موردنظرشان به كار گیرند. ۱

علیرضا كیانی
منابع
۱ - ابطحی، سیدحسین - مدیریت منابع انسانی - انتشارات دانشگاه پیام نور - چاپ پنجم - ۱۳۷۷.
۲ - ال دفت، ریچارد - تئوری سازمان و طراحی ساختار - ترجمه علی پارسائیان و سیدمحمد اعرابی - شركت چاپ و نشر بازرگانی وابسته به موسسه مطالعات و پژوهشهای بازرگانی - چاپ اول - ۱۳۷۴.
۳ - الوانی، سیدمهدی؛ زاهدی، شمس السادات؛ فقیهی، ابوالحسن - فرهنگ جامع مدیریت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی - چاپ دوم - ۱۳۷۹.
۴ - بنیسون، مالكلم؛ كیسون، جاناتان - برنامه ریزی نیـروی انسانی - ترجمه علیرضا جباری - نشر افكار - چاپ اول - ۱۳۷۵.
۵ - رضائیان، علی - تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم - سمت - چاپ دوم - ۱۳۷۷.
۶ - رضائیان، علی - اصول مدیریت - سمت - چاپ ششم - ۱۳۷۴.
۷ - زاهدی، شمس السادات - تجزیه تحلیل و طراحی سیستم ها - مبانی سیستم های اطلاعاتی مدیریت - انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی - چاپ دوم - ۱۳۷۸.
۸ - سعادت، اسفندیار - مدیریت منابع انسانی - سمت - چاپ دوم - ۱۳۷۶.
۹ - شیمون ال دولان و رندال اس.شولر - مدیریت امور كاركنان و منابع انسانی - ترجمه محمدعلی طوسی و محمد صائبی - مركز آموزش مدیریت دولتی - چاپ سوم - ۱۳۷۷.
۱۰ - لاودن، كنت سی و لاودن جین پریس - نظامهای اطلاعات مدیریت - ترجمه عبدالرضا رضایی نژاد - موسسه خدمات فرهنگی رسا - چاپ اول - ۱۳۷۷.
۱۱ - صائبی، محمد - جزوه درسی برنامه ریزی استراتژیك نیروی انسانی - مركز آموزش مدیریت دولتی - ۱۳۷۸.
۱۲ - كهن، گوئل - استراتژی تكنولوژی اطلاعاتی و توسعه ملی - فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۳۸ - ۱۳۷۶.
۱۳ - ممی زاده، جعفر - سیستم های اطلاعات مدیریت - فصلنامه مدیریت دولتی شماره ۲۴ - ۱۳۷۳.
۱۴ - میرسپاسی، ناصر - مدیریت منابع انسانی و روابط كار - انتشارات شروین - چاپ چهارم - ۱۳۷۴.
! علیرضا كیانی: كارشناس ارشد مدیریت دولتی

منبع : ماهنامه تدبیر